Servicios Auxiliares

Transcripción

1 Servicios Auxiliares Documentación Intelisis. Derechos Reservados. Publicado en

2 Servicios Auxiliares 1 Introducción Introducción 4 Diagrama de Integración 5 Diagrama de Flujo 6 2 Con guración Con guración General 8 Con guración Usuario 9 Con guración de Módulos 10 Con guración de Movimientos 11 Con guración Módulos Relacionados 13 Con guración Catálogos Relacionados 14 3 Funcionalidad Tablero de Control 22 Funcionalidad Servicios Auxiliares 23 4 Reportes 4.1 Reportes 31 5 Exploradores 5.1 Exploradores 34 6 Temas Relacionados 6.1 Temas Relacionados 37

3 Introducción Servicios Auxiliares - 3

4 Introducción El Módulo de Servicios Auxiliares permitirá generar tareas especi cas para Áreas de Servicio, lo anterior resultado de una Venta o una Compra. Las áreas que atenderán cada tarea podrán asignar parámetros para evaluar la tarea o para registrar el resultado de la misma, las tareas atendidas podrán descargarse del inventario en el caso de que el servicio así esté con gurado. Para un mejor entendimiento en este documento se usará un ejemplo que a continuación se desglosa de manera detallada: Empresa: Laboratorio de Análisis Clínicos Productos: Venta de EGO (Examen General de Orina) Proceso: La Venta de dicho producto genera un Servicio para el Laboratorio con las siguientes tareas: Toma de Muestra EGO Análisis de Muestra EGO Entrega de Resultados EGO El Proceso Toma de Muestra EGO se mide con los siguientes parámetros: COLOR: Amarillo, Blanca, Roja ASPECTO: Turbio, Claro PH: Valor numérico Hemoglobina: Positivo, Negativo Bacterias: Texto libre El proceso de Toma de Muestra EGO descarga lo siguiente en el inventario: Envase para toma de muestra Servicios Auxiliares - 4

5 Diagrama de Integración Servicios Auxiliares - 5

6 Diagrama de Flujo Servicios Auxiliares - 6

7 Con guración Servicios Auxiliares - 7

8 Con guración General Para integrar la funcionalidad de Servicios Auxiliares se debe agregar desde la con guración de la Empresa el módulo al que se le añadirán las acciones. Ruta: Con gurar Empresa Seleccionar la Empresa Editar Con guración General Habilitar los checks Módulo Servicios Auxiliares y el Módulo de Gestión Nota: Para observar estos cambios se debe salir de Intelisis y volver a entrar. Servicios Auxiliares - 8

9 Con guración Usuario Para integrar la funcionalidad de Servicios Auxiliares al usuario se le agregará la siguiente con guración: Brindar acceso al usuario y/o Grupo de trabajo a los Movimientos del Módulo de Tesorería. En la pantalla anexa se brinda acceso al Usuario DEMO para Edición y Consulta. Ruta: Con gurar Usuarios Accesos. 1. Seleccionar los movimientos del Módulo de Servicios Auxiliares 2. Seleccionar el botón de Agregar para que los movimientos seleccionados sean agregados al Per l de seguridad. 3. Seleccionar el botón Aceptar para con rmar el acceso para los movimientos seleccionados. Nota: Para observar estos cambios se debe salir de Intelisis y volver a entrar. Servicios Auxiliares - 9

10 Con guración de Módulos Se deben con gurar los parámetros del Módulo de Servicios Auxiliares Ruta: Con gurar Empresa Seleccionar la Empresa Menú Edición Con guración Módulos. 1. Seleccionar la pestaña de Servicios Auxiliares. 2. De nir en qué movimiento se hará la descarga de inventarios. Se tienen dos opciones: Sol. Pendiente: Cuando la Solicitud está en estatus Pendiente. Sol. Concluida: Cuando se concluye con el servicio y por lo tanto la Solicitud de Servicio se concluye. (Para el ejemplo será Sol. Pendiente) 3. Dar click en Guardar y Cerrar. Servicios Auxiliares - 10

11 Con guración de Movimientos En este proceso se con gura el movimiento que generará la Orden de Consumo de Materiales o el Consumo de Materiales directo. Ruta: Con gurar Tipos de movimientos Servicios Auxiliares De nir de forma genérica el movimiento de Consumo de materiales que será generado y en qué estatus de la solicitud hará la descarga. 1. Nombre. Seleccionar Solicitud Servicio 2. Pestaña Servicios Auxiliares 3. Seleccionar en: Solicitud Pendiente: Si se desea consumir el material cuando la Solicitud esta pendiente, de nir si se genera Orden de Consumo de Servicio (Ord Consumo Servicio) o el Consumo de material directo (Consumo Material Ser) Solicitud Concluida: Si se desea consumir el material cuando la Solicitud esta concluida, de nir si se genera Orden de Consumo de Servicio (Ord Consumo Servicio) o el Consumo de material directo (Consumo Material Ser) Notas: Sólo debe de con gurarse la descarga en la Solicitud Servicio Pendiente o concluida. El consumo solo puede ser de nido en las Solicitudes de Servicio Clave de afectación: SAUX.SS, estos parámetros se llenan por omisión en la pestaña de Datos Generales. Para el ejemplo se tomará solo la Solicitud Concluida como se muestra en la imagen. 4. Dar click en Guardar y Cerrar. La afectación entre módulos es con gurable, deben revisarse las referencias a la con guración de otros módulos. Servicios Auxiliares - 11

12 Servicios Auxiliares - 12

13 Con guración Módulos Relacionados De nir los parámetros de con guración necesarios en otros módulos, lo anterior por dependencias, interfaces o relación en los Flujos. Se deben con gurar los Movimientos de otros Módulos que disparan servicios en el Módulo de Servicios Auxiliares Los movimientos de Servicio que serán generados en el módulo de Servicios Auxiliares, se disparan desde otros módulos, por tal razón es necesario con gurar los Módulos y Movimientos que deberán generar una Solicitud de Servicio. Ruta: Con gurar Tipo de Movimientos Ventas. Seleccionar el Módulo que disparará un movimiento de Servicio en el Módulo de Servicios Auxiliares. Para el ejemplo es Ventas Los movimientos que pueden ser con gurados sólo son dos: Compras. Ventas. 1. Nombre. Seleccionar el Movimiento Factura. 2. Ir a la Pestaña de Servicios Auxiliares. 3. Movimiento a Generar. Solicitud de Servicio. 4. Dar click en Guardar y Cerrar. Servicios Auxiliares - 13

14 Con guración Catálogos Relacionados Se debe con gurar los catálogos que se relacionan para la operación del Módulo de Servicios Auxiliares. Dar de alta Servicios Ruta: Con gurar Servicios Auxiliares Servicios. Se debe dar de alta los Servicios manejados por la Empresa, servicios a los que les dará seguimiento en el Módulo de Servicios Auxiliares. 1. Dar de alta la Clave. 2. Estatus. Por omisión es ALTA 3. Descripción. Toma de muestra EGO (para este ejemplo) 4. Movimiento. Seleccionar Ord Consumo Servicio Movimiento. Para el servicio registrado se debe de nir si generará descarga de materiales en el inventario y el movimiento con el que se llevará a cabo la descarga: Orden de Consumo de materiales (Ord Consumo Servicio) o Consumo de materiales directo (Consumo Material Serv). 5. Dar click en el icono de Guardar. Servicios Auxiliares - 14

15 Dar de alta Indicadores Los Indicadores serán los parámetros con los cuales se podrá evaluar un servicio o se podrá registrar el resultado del mismo. Un mismo indicador puede ser asociado a diferentes servicios. Ruta: Con gurar Servicios Auxiliares Indicadores y dar de alta los Indicadores con los que se evaluará cada servicio. 1. Clave. Escribir una clave para este ejemplo será COLOR. 2. Estatus. Por omisión será ALTA. 3. Descripción. Escribir una descripción para el indicador. 4. Tipo seleccionar del combo el que se requiera para este ejemplo será Lista Fija. Existen 4 tipos: Numérico. El indicador sólo aceptará valores numéricos (enteros y decimales). Lista Fija. El indicador mostrará en un Combo una Lista Fija de valores (mismos que se capturan en el apartado de Parámetros) y solo podrán seleccionarse de esa lista el valor para el Indicador. Alfanumérico Variable. Indicador que permite captura de texto libre. Lista Opcional. Indicador que permitirá asociar una lista de valores (registrada en Parámetros) o capturar un Valor diferente para el Indicador no contenido en la Lista. 5. Parámetro. Aquí se de ne el valor que se considera como válido para el servicio que se está evaluando o para el resultado que se está obteniendo del servicio. Ejemplo. Para este caso se de ne como Indicador el COLOR, indicador que está asociado al servicio de Toma de muestra del EGO (Examen General de Orina), y se de ne que el color AMARILLO es el parámetro válido para dicha muestra, es decir si durante el proceso de toma de muestra se registra un valor para el indicador de ROJO, el resultado de ese servicio se considera como inválido y de esta manera podrá ser explotado en los reportes. 6. Parámetro. Escribir el parámetro que se desea para el ejemplo como la clave es color se con gura el color Amarillo. 7. Observaciones. Para el ejemplo Muestra Válida. Servicios Auxiliares - 15

16 8. Dar click en Guardar y Cerrar. 9. Parámetro Válido. Seleccionar AMARILLO. 10. Dar click en el icono Guardar. 11. Dar click en Cerrar. Servicios Auxiliares - 16

17 Una vez que se dio de alta el indicador hay que agregarlo al Servicio. Ruta: Con gurar Servicios Auxiliares Servicio. 1. Dar click en Indicadores. 2. Indicador. Seleccionar el indicador. Para este ejemplo es COLOR. 3. Descripción del Indicador. 4. Guardar y Cerrar. Con gurar los Artículos que dispararán un Servicio o una Serie de Servicios en el Módulo Se deben con gurar o dar de Alta los Artículos que generarán Servicios Auxiliares en los procesos de Compra y/o Venta. Ruta: Cuentas Artículos Artículos. Al dar de alta el Artículo en la pestaña de Datos Generales en el campo Tipo se debe con gurar "Servicio" así aparecerá: 1. La pestaña de Servicios Auxiliares. Servicios Auxiliares - 17

18 2. Activar el check de Servicios Auxiliares ( al habilitarlo permitirá que el Artículo genere servicios Auxiliares). 3. Dar click en el icono Guardar. Asociar los Servicios al Artículo Asociar los Servicios que generará el Artículo en los procesos de Compra y/o Venta del mismo. Un artículo puede tener 1 o varios servicios asociados. Estando en el Alta o Modi cación de un Artículo Ir a Edición Servicios y dar de alta los Servicios que generará el Artículo en los procesos de Compra y/o Venta. 1. Dar click en el botón de selección que abrirá una ventana con las opciones con guradas. 2. Seleccionar la clave deseada. 3. Dar click en Seleccionar. 4. Aparece dentro del combo de Servicio. 5. Dar click en Guardar y Cerrar. Servicios Auxiliares - 18

19 Lista de Materiales a ser descargados para Artículo tipo Servicios Cuando un producto está con gurado para generar Servicios Auxiliares, se habilita la Lista de Materiales para con gurar la descarga de los mismos en el inventario cuando se procesan o generan los servicios. Ruta: Estando en el Alta o Modi cación de un Artículo Ir a Edición Lista de Materiales se debe dar de alta los Materiales que serán descargados del inventario. 1. Material. Dar click en la ayuda en captura que abrirá una ventana con los artículos disponibles seleccionar. 2. Cantidad. Colocar la cantidad que sea necesaria. 3. Unidad. En caso de que el Artículo cuente con unidad debemos colocarlo. 4. Merma. Indicar la merma determinada. 5. Desperdicio. Indicar el desperdicio calculado. 6. Almacén. Indicar el almacén de origen. 7. Centro. Se podrá seleccionar la estación de trabajo correspondiente. 8. Consumir en. Se debe seleccionar Sol. Concluida. 9. Dar click en Guardar y Cerrar. El parámetro importante para el Módulo de Servicios Importantes es de nir el lugar donde serán consumidos los materiales. (Sol. Concluida). El Consumo del material se realiza cuando la Solicitud de Servicio generada en el Módulo está en estatus concluida. (Sol. Pendiente). El Consumo del material se realiza cuando la Solicitud de Servicio generada en el Módulo está en estatus PENDIENTE. Algún servicio de los asociados al Artículo. El consumo del material se realiza al concluir con el Servicio registrado, es decir, aquí se de ne el material y el Servicio especi co que lo consumirá. Nota importante: El orden considerado para el consumo de materiales es como sigue: Se consume conforme la con guración de nida en la Lista de materiales si no hay de nición. Servicios Auxiliares - 19

20 Se consume conforme la con guración de nida para la Solicitud de Servicio en Con gurar Tipos de Movimiento Servicios Auxiliares. Servicios Auxiliares - 20

21 Funcionalidad Servicios Auxiliares - 21

22 Tablero de Control Tablero donde se muestran los movimientos del Módulo con diversos criterios de ltrado y desde donde es posible ingresar la Alta, Modi cación y/o Consulta de un Movimiento del Módulo. Ruta: Logistica Gestión. Los tableros de Control tienen una funcionalidad estándar en los diversos módulos que conforman el ERP: 1. Sección de Filtros. 2. Sección donde se muestran los movimientos del Módulo. 3. Barra totalizadora. 4. Barra de herramientas para actualizar la información del tablero y cambiar la visualización del Tablero. 5. Accesos para abrir movimientos seleccionados en la Consulta (Abrir), para la captura de Nuevos movimiento (Nuevo) y para Cancelar o Salir del tablero de Control. Servicios Auxiliares - 22

23 Funcionalidad Servicios Auxiliares El Flujo de Servicios Auxiliares inicia con una Factura en el Módulo de Ventas y se genera un movimiento en el Módulo de Servicios Auxiliares para los productos que así lo requieran y que así estén con gurados. Se debe dar de alta un movimiento tipo Factura (como se muestra en el ejemplo) para que genere el Movimiento de Solicitud de Servicio. Ventas - Factura. Generar una Factura en el Módulo de Ventas, utilizando un artículo que esté con gurado para generar una Solicitud de Servicio en el Módulo de Servicios Auxiliares y veri car que genere la Solicitud de Servicio en el Módulo correspondiente al afectarla y concluirla. Servicios Auxiliares - 23

24 En el ejemplo mostrado en la pantalla se puede observar: 1. El Artículo con gurado para generar Servicios Auxiliares 2. La posición del Movimiento donde es posible veri car que la Factura generó una Solicitud de Servicio en el Módulo de Servicios Auxiliares, por los servicios con gurados para el Artículo EGO. Ruta: Ver Posición del Movimiento Servicios Auxiliares - Solicitud de Servicio La Solicitud de Servicio generada, en el momento en que vaya a ser atendida, se afecta para generar el Servicio correspondiente. Servicios Auxiliares - 24

25 1. Afectar la Solicitud de Servicio 2. Aceptar la generación del Servicio, proceso que creará el Movimiento Servicio para que pueda iniciarse con el proceso de atención del mismo. La descarga de materiales puede llevarse a cabo en los siguientes momentos del Flujo (conforme con guración): a) Cuando se genera la solicitud en estatus Pendiente. b) Cuando se genera la solicitud en estatus Concluido. c) Cuando se concluye con la atención de algún servicio especi co. La de nición de los campos que conforman el Encabezado del Movimiento, estará enfocada a los campos especí cos para el Módulo de servicios auxiliares. Pestaña de Datos Generales 3. Movimiento. Movimiento del Módulo de Servicios Auxiliares. Los movimientos mostrados serán para los cuales el usuario tiene acceso. 4. Fecha de Entrega. La Solicitud de Servicio puede estar conformada por 1 o varios servicios, mismos que pueden tener diferentes Fechas Requeridas. La Fecha de entrega capturada en este campo, deberá ser la fecha en la que estarán concluidos los servicios. En el caso de que el movimiento haya sido generado automáticamente desde el Módulo de Compras o Ventas, la Fecha de entrega será la Fecha en la que serán concluidos todos los servicios del movimiento. 5. Origen. Muestra el Origen del Movimiento (Nombre del Movimiento + Consecutivo del Movimiento). Datos del Detalle del Movimiento: 6. Producto. Artículo al que está asociado el Servicio solicitado. En este ejemplo el producto que fue vendido es el EGO (Examen General de Orina). 7. Servicio. Servicio solicitado para el artículo adquirido o vendido. En este ejemplo se adquiere un Producto llamado EGO, el cual requiere un servicio llamado TMuestra (Toma de Muestra). 8. Código. No usado en este momento. 9. Cantidad. Por omisión se sugiere 1, entendiendo que es 1 Servicio el Servicios Auxiliares - 25

26 9. Cantidad. Por omisión se sugiere 1, entendiendo que es 1 Servicio el requerido. 10. Fecha Requerida. Fecha en la que se requiere se concluya con el Servicio. Servicios Auxiliares - Servicio - Captura de Indicadores de cada Servicio Una vez Generado el Servicio aparecerá en el tablero de control. Antes de procesar el Servicio Ir a Edición Indicadores y capturar los Indicadores asociados a cada Servicio. En el Ejemplo Anexo, se muestra el Indicador asociados al Servicio de Toma de Muestra, para cada indicador capturar: 1. Indicador. Se seleciona el indicador que se desee agregar 2. Valor. Valor del indicador, en este ejemplo en especí co el Valor corresponde a una Lista Fija de Valores, por lo que se muestra un combo con las Servicios Auxiliares - 26

27 Lista de Opciones válidas. 3. Guardar y Cerrar Una vez que los Indicadores de cada Servicio han sido capturados, afectar el movimiento para que se acepte y concluya el Servicio. En el caso de que no hayan sido capturados los movimientos, el sistema lo indicará y no permitirá la conclusión del Flujo. Al Afectar el Movimiento Servicio cambiará el estatus a "Concluido" los movimientos Servicio así como Solicitud de Servicio (éste último, solo en el caso de que todos los servicios incluidos en el mismo estén concluidos). Servicios Auxiliares - 27

28 Veri car el consumo de materiales El Módulo de Servicios genera el Consumo de Materiales en algún momento del Flujo, en el caso presentado en el Ejemplo el consumo lo generó la Conclusión del Movimiento Servicio del Módulo de Servicios Auxiliares. Conforme con guración el Consumo puede generarse en dos momentos: 1. Como Orden de Consumo Servicio, en cuyo caso se tiene que afectar para generar el Consumo del material. 2. Directamente como Consumo (Movimiento Consumo Material Servicio). El Consumo se genera automáticamente conforme la Lista de Materiales de nida en el Artículo que genera los Servicios Auxiliares. Ruta: Logística Inventarios Se verá re ejado en el Tablero de Control el movimiento tipo Ord Consumo Servicios Auxiliares - 28

29 Servicio con el respectivo Consecutivo. Al abrirlo se observará la orden y para ver el origen se debe ir a la siguiente: Ruta: Ver Posición del Movimiento Se observará a detalle la fuente del Servicio Nota: La orden de consumo para el inventario se generará de acuerdo a la con guración establecida, por ejemplo: al afectar o al concluir el movimiento, se debe especi car de manera correcta en que estatus se generará la orden de consumo. Servicios Auxiliares - 29

30 Reportes Servicios Auxiliares - 30

31 Reportes Servicios Auxiliares cuenta con Reportes a continuación se explica el funcionamiento de este: Servicios Auxiliares cuenta con Reportes a continuación se explica el funcionamiento de este: Ruta: Reportes Servicios Auxiliares Indicadores de Servicio 1. De la Fecha. Se debe indicar la fecha desde que se desea obtener el reporte. 2. A la fecha. Indicar hasta que fecha se desea obtener el reporte. 3. De la Fecha Requerida. Esta fecha indicará la fecha en la que serán requeridos los Artículos. 4. A la Fecha Requerida. Esta fecha indicará hasta qué fecha serán requeridos los Artículos. 5. Estatus. Este campo indica el estatus de los Artículos. 6. Servicio. La lista desplegará los servicios dados de alta. 7. Preliminar. Abrirá otra ventana con la visualización del reporte. 8. Imprimir. Si se le da click al botón de imprimir se enviará el reporte directamente a la impresora sin una visualización previa. Muestra del Reporte De acuerdo al ejemplo que se generó en este documento el Reporte muestra: 1. Movimiento. Indica el Servicio que se generó. 2. Contacto Tipo. El contacto al que se le anexa el servicio. Servicios Auxiliares - 31

32 3. Estatus. Indica el estatus en que se encuentra el Movimiento. 4. Contacto. Indica el contacto al que se le asignó el primer movimiento en el caso la Factura que se generó. 5. Fecha de Emisión. Indica la fecha en la que se dio de alta el movimiento. 6. Observaciones. Si el servicio tiene alguna observación en este campo se mostrará. 7. Servicio. Indicará el servicio que se dio de alta. 8. Producto. Describe el producto. 9. Fecha Requerida. La fecha en que se requiere el producto. 10. Indicador. Muestra la referencia del indicador que se dio de alta. 11. Descripción. Muestra la descripción del indicador. 12. Resultado. Muestra el resultado de indicador. 13. Valor Válido. Indica el valor del servicio. Descarga de Inventario Ruta: Reportes Servicios Auxiliares Descarga de Inventario. Servicios Auxiliares - 32

33 Exploradores Servicios Auxiliares - 33

34 Exploradores Para la funcionalidad de Servicios Auxiliares se cuenta con los Exploradores que se muestran a continuación Ruta: Exploradores Servicios Auxiliares El explorador abrirá un tablero que mostrará los siguientes campos: 1. Movimiento. Indica el movimiento que se generó (Solicitud Servicio, Servicio 1, etc). 2. Fecha de Emisión. Indica la fecha en la que se generó el movimiento. 3. Fecha de Entrega. Indica la fecha en que se concluyo el movimiento. 4. Tipo contacto. Muestra el tipo de contacto asignado al movimiento que se generó. 5. Contacto. Indica el contacto al que se le genero el documento. 6. Nombre. Señala el nombre del contacto al que se le generó el movimiento. 7. Tipo Origen. Indica el origen del movimiento para el ejemplo es VTAS o SAUX. 8. Movimiento origen. Indica la raiz del moviento. 9. Estatus Origen. Indica el estatus del documento. 10. Fecha Origen. Indica la fecha en que se generó dicho documento. 11. Importe Origen. Indica el iporte total del documento. La barra de heramientas superior: 12. Boton Cerrar. Cierra el tablero del explorador. 13. Botón imprimir. Envía el documento a impresión. 14. Botón Presentación Preliminar. Abrirá una ventana en la que mostrará una hoja con los datos del tablero. 15. Botón Excel. Envía el explorador a Documento tipo Excel. 16. Botón Movimiento. Desplegará una ventana con las propiedades del movimiento. Servicios Auxiliares - 34

35 Ventana Propiedades del Movimiento Mostrará las propiedades del movimiento indicado. Botones Auxiliares: 1. Posición. Desplegará una ventana donde mostrará la posición del movimiento el destino y el origen de este. 2. Examinar. Muestra un preliminar del servicio. 3. Anexos. Muestra el detalle del servicio si es que se le asignó un archivo anexo. 4. Usuarios. Muestra el detalle de los usuarios del movimiento. 5. Tareas. Muestra el detalle si le fue asignada una tarea al movimiento 6. Cerrar. Cerrará la ventana Propiedades del Movimiento Servicios Auxiliares - 35

36 Temas Relacionados Servicios Auxiliares - 36

37 Temas Relacionados Para mayor información revisar el manual de Ventas. Servicios Auxiliares - 37