MÓDULO DE RESERVACIONES SISTEMA ADMINISTRATIVO PARA EL CONTROL DE BARES Y RESTAURANTES SOFT RESTAURANT (Versión 9.0.0) National Soft de México

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2 MÓDULO DE RESERVACIONES SISTEMA ADMINISTRATIVO PARA EL CONTROL DE BARES Y RESTAURANTES SOFT RESTAURANT (Versión 9.0.0) National Soft de México

3 MÓDULO DE RESERVACIONES Controla las reservaciones para mejorar la atención a sus clientes, permitiendo especificar la mesa, fecha, hora, área del restaurante, número de personas, algún comentario especial, etc. Esta información la puede consultar la hostess para saber que clientes se esperan, recibirlos y asignarlos a su mesa. También le permite controlar las comisiones por los clientes que son canalizados a su restaurante como por ejemplo a través de una agencia u hotel. Para poder hacer uso del módulo de reservaciones es necesario dar de alta los siguientes catálogos que son necesarios para poder operar. CATÁLOGO DE TIPOS DE MESAS Entre al modulo de administración de SoftRestaurant y diríjase al menú Catálogos > Tipo de mesa. El catálogo de tipo de mesa permite definir la categoría de las distintas mesas definidas en el restaurant, así como el icono que se empleara dentro del mapa de mesas y el número de comensales que tendrá la mesa. Los campos son los siguientes: Clave tipo de mesa: Contiene el identificador único del tipo de mesa. Tipo de mesa: Contiene el nombre del tipo de mesa. Ícono en mapa de mesas: el tipo de imagen representativa en el mapa de mesas. Número de comensales: Contiene el número de comensales máximo a soportar por las mesas que se configuren con el tipo seleccionado. Nota: no aplican las mesas de juegos. CATÁLOGO DE MAPA DE MESAS Ingresar al módulo de administración de SoftRestaurant y diríjase al menú Catálogos > Mesas. Contiene la información de las distintas mesas agregadas al sistema, el área donde se encuentran y el tipo de las mismas. Las mesas son empleadas en los módulos de reservación. Los campos son los siguientes: Mesa: Identificador único de la mesa. Área: Clave que indica el área donde se ubica la mesa incorporada. Tipo de mesa: Indica el tipo de mesa correspondiente al valor seleccionado.

4 Fumar: Especifica si la mesa se encuentra en una área de fumar, no fumar o si es indistinto el fumar/no fumar. Empresa: Clave de la empresa. RESERVACIONES Filtros de reservaciones: Estos nos permite realizar búsquedas en específico en específico, pudiendo filtrar por la fecha, área de fumar, área de restaurante o tipo de reservación. También se puede encontrar una opción para ordenar las reservaciones, se puede ordenar por Estatus, hora o solo Hora.

5 NUEVA RESERVACIÓN Presione el botón Nuevo para agregar una nueva reservación, a continuación se despliega una ventana en la cual se ingresan los datos para la reservación. Campos a llenar para una nueva reservación: Fecha: Es para seleccionar la fecha que el comensal desea reservar, también muestra el día de la fecha seleccionada (en caso de editar la reservación). Hora: Hora de la reserva. Personas: Cantidad de personas que llegarán para ocupar la mesa. Fumar: El comensal puede decidir si estar en el área de Fumar, No fumar, o No importa. Área: Es el área del restaurante en el que desea estar el comensal, estas áreas se pueden definir en el catálogo de áreas de restaurante desde el módulo de administración en el menú Configuración > Áreas de venta. Mesa (s): Presione el botón Seleccionar para abrir la lista de mesas disponibles para el día y hora que desea reservar el comensal. Puede seleccionar una o varias mesas, o en caso de haberse equivocado solo presione el botón Eliminar para quitar las mesas seleccionadas y seleccionar la que se desee. Tipo de reservación: Es el tipo de reservación a realizar, en este caso puede ser que el comensal tenga la referencia del restaurante por parte de una agencia de viajes o es directo. El tipo de reservación se puede dar de alta en el modulo de administración en el menú: Catálogos > Comisionistas y reservaciones > Tipo de reservaciones. Descuento: Este dato depende del tipo de reservación que se dio de alta en el catálogo. Cliente: Es la persona que hace la reservación, presione el botón Buscar para seleccionar el nombre de cliente existente, en caso de que sea un cliente nuevo presione el botón Nuevo de la pantalla de clientes para darlo de alta. Comisionista: Son las personas o establecimientos como hoteles o agencias de viaje que tienen convenios con los restaurantes y llevan a sus clientes a consumir al restaurante, en este caso el hotel puede decidir dar un porcentaje de comisión sobre el consumo de los comensales. Presione el botón buscar para buscar un comisionista existente, en caso de que sea un comisionista nuevo presione el botón Nuevo o en el modulo de administración en el menú: Catálogos > Comisionistas y reservaciones > Comisionistas externos. Observaciones: Es para escribir algún comentario sobre la reservación. Después de capturar todos los datos de la reservación, presione el botón Guardar para grabarla, enseguida se mostrará en la lista de reservaciones realizadas.

6 EDITAR RESERVACIÓN En caso de haberse equivocado al agregar una reservación o el cliente llama para cambiar la hora de su reservación es posible editar la reservacion. Seleccione la reservación a editar y presione el botón Editar, enseguida se desplegarán los datos de la reservación. Campos editables de una reservación: Fecha. Hora. Personas. Fumar. Área. Mesa (s). Cliente. Tipo de reservación. Observación. Después de modificar los datos deseados, presione el botón Guardar. IMPRIMIR RESERVACIÓN Esta funcionalidad le permite imprimir un documento con la lista de las reservaciones realizadas con sus respectivos estados en el que se encuentra, por ejemplo; llegaron, sentados o cancelados. Presione el botón Imprimir para visualizar el reporte e imprimirlo si así lo desea.

7 BUSCAR RESERVACIÓN En caso de tener una lista muy grande de reservaciones puede buscarlas con el nombre de la persona que hizo la reservación. Presione el botón Buscar para desplegar la lista de clientes que tienen reservaciones realizadas ahí escriba todo o parte del nombre del cliente para ir filtrando, luego haga doble clic al registro seleccionado y enseguida se seleccionará la reservación deseada. ACTUALIZAR RESERVACIÓN Permite actualizar la lista de reservaciones realizadas, en caso de que se cuente con varias estaciones que levantan reservaciones. Presione el botón Actualizar para volver a cargar toda la lista de reservaciones. CONFIGURACIÓN Esta parte es para configurar opciones visualización y/o pago de comisionistas de las reservaciones. Los campos a configurar son los siguientes: Formato: Le permite seleccionar el tipo de formato a imprimir al dar de alta una reservación. Los formatos se clasifican en: o Consecutivo: Imprime valor de consecutivo único. o Compuesto 1: Imprime Fecha de Reservación + Día de la semana + Usuario + Consecutivo por día. o Compuesto 2: Imprime Fecha de Reservación + Consecutivo por día. o Compuesto 3: Imprime Usuario + Fecha + Consecutivo por día. Bloquear mesa reservada: Es el tiempo (hora) en el que se tiene que bloquear la mesa cuando está reservada. Mostrar mesa con estatus de reservada: se eligen los minutos que se desea mostrar como reservada la mesa en el mapa antes de la hora de reservación. Selección de mesas a reservar: se elige entre la lista de mesas o el mapa de mesas para la reservación.

8 El pago de comisiones, calcularlo del total: Permite definir la forma en la que el sistema debe calcular el pago de comisiones, en este caso puede ser Con impuestos y Sin impuestos. Prioridad en secuencia de cliente: Al momento de dar de alta una reservación conforme se va avanzando en la captura y llegar a la parte de clientes manda a la pantalla de clientes ya sea como modo búsqueda o para capturar un nuevo cliente. Etiqueta Tipo de reservación: Esta opción es para renombrar el campo que se imprime en el ticket de una reservación. Etiqueta Comisionista: Esta opción es para renombrar el campo que se imprime en el ticket de una reservación. ESTATUS DE RESERVACIONES Las reservaciones se van listando con su estatus correspondiente, el cual se visualiza de un color diferente para poder identificarlos. Los estatus que utiliza son: PENDIENTE: es cuando la reservación se acaba de dar de alta. LLEGARON: Cuando los comensales llegan al restaurante se cambia de status para preparar la mesa. Para cambiar el status a llegaron presione el botón de la columna Llegaron. SENTADOS: Si la mesa esta lista, los comensales pueden pasar a sentarse, para esto presione el botón de la columna Sentados. CANCELADO: En caso de que el cliente llame para cancelar su reservación, es necesario cambiar el status presionando el botón de la columna Cancelado.