PREGUNTAS FRECUENTES

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1 PREGUNTAS FRECUENTES

2 1 Índice Configuración Inicial... 2 Principales Funciones... 8

3 2 Configuración Inicial Cómo dar de alta...? 1. Usuarios 2. Sucursales 3. Productos (precios, costos, etc.) 4. Inventarios 5. Tickets de venta

4 3 1. Cómo dar de alta usuarios Entrar a la página en Solicitar Demo y llenar los siguientes campos: -Nombre -Nombre del negocio -Mail -Teléfono (10 digitos) -Ciudad/ Estado/ País Posteriormente llegará al mail el correo de confirmación para poder darse de alta con el usuario y contraseña. Una vez activado el demo, se podrá utilizar los siguientes 15 días. Como parte de nuestros procesos de calidad en el servicio un representante de Vonus se comunicará vía telefónica.

5 4 2. Cómo dar de alta una Sucursal Menú Configuración, submenú Sucursales, se da clic en el botón Agregar y se despliega la pantalla de captura de Sucursal. Ahí puedes dar de alta información de la sucursal: -Nombre de la Sucursal -Dirección (Calle, Colonia, número, etc.), -Estado -Definir si aplica un Impuesto Especial. En esta misma sección se puede Desactivar una Sucursal.

6 5 3. Cómo dar de alta Productos Ya que tenemos nuestra caja abierta, vamos al menú de Productos, submenú Productos. Se da clic en el botón Agregar se despliega la pantalla de Producto, donde puedes dar de alta información de: Foto, Nombre, Descripción, Sublínea, Código de producto, Código de venta, Precio de venta unitario (antes de impuestos), Impuestos relacionados al producto, Costo de venta unitario del producto. Vonus permite manejar 5 diferentes listas de precios las cuales puedes asociar a los clientes que se tienen dados de alta en el sistema, y de esa forma tener 5 diferentes tipos de cliente: Clientes Mayoristas, Clientes Menudeo, etc. Y definir una lista de precios para cada uno de ellos.

7 6 4. Cómo dar de alta inventarios Dentro del mismo menú Productos, pasamos al submenú Inventario Se da clic en el botón Alta de Inventario pantalla de captura de Inventario y se despliega la Se selecciona el Producto del cual se va a dar de alta el inventario, se define la Sucursal donde está dicho inventario, la cantidad del producto en el espacio de Existencia y también se puede definir un inventario de seguridad en el campo de Punto de Reorden. *Nota Importante: Esta sección es únicamente para la captura de Inventarios Iniciales, las Compras de Producto, Transferencias de Producto Entradas/Salidas y Salidas por Merma o Pérdida se dan en el submenú de Movimientos de Inventario.

8 7 5. Configuración del Ticket de Venta Menú Configuración submenú Configuración donde puedes capturar Información General del negocio como: -Nombre del Negocio -Dirección -Teléfono Así como también puedes personalizar tus tickets de venta dentro de la sección Leyendas del Recibo donde dar de alta el Logo de tu negocio e incluir leyendasen el ticket de venta como: -Notas de Agradecimiento -Notas Finales -Un Saludo, etc.

9 Principales funciones Cómo dar de alta...? 1. Clientes 2. Vendedores y asignación de un Porcentaje de Comisión de Venta 3. Porcentaje de Comisión de Venta a un producto (SKU) 4. Descuentos 5. Inventario inicial 6. Compras de productos 7. Impuestos Cómo hacer...? 8. Trasferencias de inventario entre sucursales 9. Movimiento de salida de inventarios por pérdidas 10. Asignación de una caja registradora 11. Una Venta 12. Devoluciónes 13. Apertura de caja 14. Cierre de caja Consultar 15. Información de una sucursal específica 16. Información de ventas y márgenes de una fecha específica 17. Ventas 18. Movimientos de Inventarios 19. Inventarios 20. Venta específica y/o reimprimir un Ticket de Venta Facturación

10 Menú Ventas, submenú Clientes se da clic en el botón Agregar y se abre la pantalla de captura de Cliente donde se pueden dar de alta Datos Generales del cliente como: -Nombre -Persona -Contacto -Teléfono -Dirección -Correo electrónico -Website, etc. En esta sección es donde se asocia con el Cliente una determinada Lista de Precios. También se pueden dar de alta datos fiscales del cliente como Registro Federal de Causantes*, Dirección Fiscal, Datos contacto para envío de factura electrónica. * Nota: El Registro Federal de Contribuyentes aplica sólo para México. 9 1.Cómo dar de alta Clientes

11 10 2. Cómo dar de alta Vendedores y % de Comisión de Venta Dentro del menú Ventas, submenú Vendedores, se da clic en el botón Alta de Vendedor y se abre la pantalla de captura de Vendedor, donde se puede definir: -Nombre de Vendedor, -Comisión sobre Ventas -Código del Vendedor. La Comisión de Venta que se defina en esta sección aplicará para el total de los productos sin excepción que venda dicho Vendedor, siempre y cuando sea asociado en el momento que se realice la venta.

12 11 3. Cómo dar de alta un % de Comisión de Venta a un Producto (SKU) Dentro del menú Ventas, submenú Comisiones por Producto, se da clic en el botón Alta de Comisión y se abre la pantalla de captura de Alta de Comisión por Producto, donde se selecciona el Vendedor y el Producto (SKU) y se define una comisión específica para dicho vendedor/producto, la cual sustituye a la comisión que se haya definido en la sección de Comisiones por Vendedor.

13 4. Cómo dar de alta Descuentos Menú Ventas, submenú Descuentos, se da clic en el botón Agregar y se abre la pantalla de captura de Descuento, donde se puede crear un descuento para una fecha específica. Puedes seleccionar diferentes criterios o definir un solo criterio para un Cliente Específico con ciertos productos, líneas, fabricantes, etc. o para un grupo de producto, marcas, fabricantes, etc. También se puede aplicar un descuento de forma directa en el momento de la Venta, dentro del Punto de Venta, dando clic en el botón de Descuento ubicado en la parte superior de la pantalla del Punto de Venta, donde a continuación se despliega una pantalla que permite teclear el porcentaje del descuento a aplicar y el motivo por el cual se otorga dicho descuento. Lo anterior se aplica para la compra total, y no queda registrado el descuento como descuento recurrente, solo se aplica una sola vez. 12

14 5. Cómo dar de alta Inventario Inicial MenúProductos, submenú Inventario, se da clic en el botón Agregar y se despliega la pantalla de captura de Inventario (es prescindible el tener dado de alta el Producto para poder capturar el Inventario), en esta sección se selecciona el producto del cual se va a dar de alta el inventario, se define la Sucursal donde está dicho inventario, la cantidad del producto en el espacio de Existencia y también se puede definir un inventario de seguridad en el campo de Punto de Reorden. *Nota Importante: Esta sección es únicamente para la captura de Inventarios Iniciales, las Compras de Producto, Transferencias de Producto Entradas/Salidas y Salidas por merma o Pérdida se dan en el submenú de Movimientos de Inventario dentro de la sección de Productos. 13

15 6. Cómo dar de alta Compra de Productos Menú Productos, submenú Movimientos de Producto, se da clic en el botón Registrar Movimiento y se despliega la pantalla de captura de Movimiento de Inventario (Entradas/Salidas), en esta sección se selecciona el tipo de movimiento que se quiere realizar: se selecciona la opción: Entrada por Compra (En esta esta misma sección se realizan los movimientos de Entrada por Transferencia, Salida por Pérdida, Salida por Transferencia), se selecciona el producto del cual se va a dar realizar la Entrada por Compra de inventario, se define la Sucursal donde quedará registrado dicho inventario, la cantidad del producto en el espacio de Cantidad. El campo de Número de referencia sirve únicamente para los movimientos de Entradas/ Salidas por Transferencias entre Inventarios de Producto entre sucursales, por otro lado hay también hay un campo de Comentarios el cual sirve para incluir alguna nota adicional. 14

16 7. Cómo dar de alta Impuestos Vonus es un sistema 100% flexible y puede ser utilizado en cualquier país, para esto usted puede dar de alta diferentes tipos de impuestos en la sección de Impuestos. Para dar de Alta un Impuesto, selecciona la opción Configuración del menú principal, del submenú seleccionamos la opción Impuestos, y da clic en el botón verde de Agregar. A continuación se despliega la venta de captura de Impuestos y se define el Nombre del Impuesto, El Porcentaje del Impuesto, y en caso de que un mismo Impuesto tenga diferentes tasas para diferentes regiones se da de alta en el campo de Impuesto Zona Especial, en esta misma sección se pueden modificar y desactivar impuestos creados previamente. Para asociar un Impuesto a un Producto es necesario hacerlo en la sección de Producto en el submenú Producto. Es importante saber que los precios de Venta de los productos se deben dar de alta con el valor antes de impuestos. 15

17 8. Cómo hacer Transferencias de Inventarios Menú Productos, submenú Movimientos de Producto, se da clic en el botón Registrar Movimiento y se despliega la pantalla de 2 cosas: Salida por Transferencia (sale la mercancía) y Entrada por Transferencia (recibe la mercancía). Para cada movimiento se usa un Número de referencia del movimiento (debe ser exactamente igual) se puede dar un dato numérico consecutivo, para una responsabilidad compartida entre las sucursales que hacen dicho movimiento. Movimiento de Inventario (Entradas/Salidas), se selecciona el tipo de movimiento a realizar, se selecciona el producto, se define la Sucursal donde quedará registrado el inventario, la cantidad del producto en el espacio de Cantidad y se define un Número de referencia. También hay un campo para incluir algún comentario adicional. 16

18 9. Cómo hacer movimientos de Salida por Pérdidas Menú Productos, submenú Movimientos de Producto, se da clic en el botón Registrar Movimiento y se despliega la pantalla de captura de Movimiento de Inventario (Entradas/Salidas), en esta sección se selecciona el tipo de movimiento que se quiere realizar: se selecciona la opción: Salida por Pérdida, se selecciona el producto del cual se va a dar realizar la Salida por Pérdida de inventario, se define la Sucursal donde quedará registrado dicho inventario, la cantidad del producto en el espacio de Cantidad. El campo de Número de Referencia sirve únicamente para los movimientos de Entradas/ Salidas por Transferencias entre Inventarios de Producto entre sucursales, por otro lado también hay un campo de Comentarios el cual sirve para incluir alguna nota adicional. 17

19 10. Asignación de una Caja Registradora Para poder hacer una venta es necesario tener una caja asignada. Esta acción se puede realizar en el Menú Venta, en la sección Control de Cajas. Apertura de caja: Se da clic en el botón Apertura de Caja, se despliega la pantalla de apertura de caja y allí se selecciona la Caja para abrir, el Cajero que operará, y el Monto Inicial de Efectivo que se tendrá, también conocido como Caja Chica. (No se puede dar apertura a una Caja que este abierta, primero se tiene que cerrar). Cierre de Caja: Se selecciona la caja que se desea cerrar (las cajas abiertas tienen un signo de un candado abierto en la columna derecha nombrada con la descripción de Estatus y 2 pequeños íconos de color verde, a continuación se despliega la pantalla de resumen de la Caja, donde se debe capturar el Monto de Cierre Esperado (la suma del monto de caja chica inicial más el dinero en ventas) y se da clic en Guardar. 18

20 11. Cómo hacer una Venta En el menú Ventas submenú Punto de Venta Se despliega la pantalla donde se puede realizar las ventas de productos (Es opcional la selección de Cliente y Vendedor). Se selecciona el producto de diferentes formas: En el campo Producto, tecleando su descripción ó tecleando el Código de Venta (SKU), o bien utilizando el scanner lector de código de barras, o también dando clic en los productos directamente (Imágenes de Productos más vendidos-accesos rápidos). Después se define la Cantidad de productos a vender, y ya que tenga lista la venta se da clic en el botón Pagar, aparece la pantalla donde el cajero selecciona el Tipo de Pago, entre los diferentes métodos de pago: Efectivo, Tarjeta de Crédito, Débito, Bono o Cuentas por Cobrar, si la transacción se realiza con Tarjeta de crédito o débito puede capturar un Número de Referencia. 19

21 Cómo hacer Devoluciónes En el Menú Ventas, submenú Devoluciones, se despliega la pantalla del Devoluciones, en el lado superior izquierdo aparece el campo de Ticket, se teclea el número de ticket (Folio)*. Al teclear el Folio, aparece el ticket total de venta, en el campo Productos Vendidos teclea el Nombre del Producto a devolver, se teclea la cantidad a realizar y se da clic en el botón Aplicar, se despliega una pantalla con el monto de la devolución y en el campo Motivo de Devolución se capturan comentarios de la causa de dicha devolución.

22 13. Cómo hacer una Apertura de Caja Nuestro primer paso para poder hacer una venta es asignar una caja. Del lado izquierdo vamos al menú Ventas submenú Control de Cajas. Se da clic en el botón del lado derecho y se abre una ventana para seleccionar la Caja para abrir, el Cajero que operará la caja, y el Monto Inicial de Efectivo que se tendrá en caja, también conocido como Caja Chica. (No se puede dar apertura a una Caja que este abierta, primero se tiene que cerrar). Apertura de Caja Cuando ya se llenan todos los datos se da clic en el botón Guardar o en Regresar si no se quieren guardar los datos. Regresando al submenú podemos confirmar que la caja está abierta al ver el ícono de un candado abierto. 21

23 14. Cómo hacer un Cierre de Caja Menú Venta, sección Control de Cajas. Se selecciona la caja que se desea cerrar (las cajas abiertas tienen un candado abierto nombrada con la descripción de Estatus y 2 pequeños iconos de color verde, luego se despliega la pantalla de resumen de la Caja, donde el usuario debe capturar el Monto de Cierre Esperado, el cual es la suma del monto de caja chica inicial más el monto de dinero en ventas y se da clic en la opción guardar. Se pueden ver los reportes detallados de venta con el fin de cotejar las ventas con el efectivo en caja, en la sección de Control de Cajas dentro del menú Ventas y aparecen en el renglón de la caja abierta en la columna de Estatus, se pueden ejecutar dando clic en cualquiera de los 2 íconos: El primero con la letra D en el cual se puede generar un reporte de ventas detallado de dicha sesión de caja donde puede visualizar todos los movimientos de venta por producto, el otro con la letra Z donde el usuario puede generar un reporte de ventas de dicha sesión de caja de todas las ventas totales. 22

24 15. Consultar información de una Sucursal específica En el Tablero hay información disponible sólo para los usuarios con perfil de Administrador y Supervisor. Él podrá visualizar: Ventas, Descuentos, Costos, Márgenes Bruto (Rentabilidad) en tiempo real desde cualquier lugar. También puede visualizar indicadores claves del negocio como: Venta promedio por sucursal, Venta promedio por cliente, número de clientes por sucursal. Además de filtrar la información por fecha, se puede filtrar para una sucursal específica. Por default aparece la pantalla con información de Todas las Sucursales, sin embargo en la parte superior derecha aparece un recuadro que al dar clic muestra las Sucursales que se tengan dadas de alta, y al seleccionar una de ellas la información del tablero principal se actualizará de forma automática. 23

25 16. Consultar información de ventas y márgenes de una fecha específica En el Menú Tablero, hay información disponible sólo para los usuarios con perfil de Administrador y Supervisor. Él podrá visualizar: Ventas, Descuentos, Costos, Márgenes Bruto (Rentabilidad) en tiempo real desde cualquier lugar. También puede visualizar indicadores claves como: Venta promedio por sucursal, Venta promedio por cliente, número de clientes por sucursal. Además de filtrar la información por sucursales, se puede filtrar para una fecha específica. Por default la aplicación trae a pantalla la información de Las Ventas de los Últimos 7 Días, sin embargo en la parte superior derecha aparece un ícono de un calendario, al dar clic da la opción de seleccionar información de: el día de Hoy, Ayer, Últimos 7 días, Últimos 30 días, Este mes, Último mes o también se puede definir un rango específico de fechas, y al seleccionar la fecha el Tablero actualizará de forma automática la información de la fecha que se haya especificado. > 24

26 Consultar Ventas En el Menú Ventas, submenú Consultar Ventas el resumen de ventas. En el campo Buscar puedes localizar una venta específica tecleando el número de ticket o folio de venta, también se puede determinar un rango de fechas para generar una consulta específica de ventas. La información disponible en esta sección es un registro de las ventas, ordenadas por fecha y hora, número de ticket, monto, impuestos, descuentos, y en el lado derecho aparecerá un botón de Recibo en el cual se puede visualizar el ticket de venta. En esta misma sección puede reimprimir los tickets, dando click en el Ticket de Venta da la opción de Imprimir o de Cancelar.

27 Consultar Movimientos de Inventarios En el Menú Productos, submenú Movimientos Producto puedes visualizar todos los movimientos de inventarios por: -Venta de Producto -Compras -Transferencias entre Sucursales -Salidas por Pérdida. Puedes filtrar la información por fecha, y puedes buscar tecleando una palabra clave como: -Nombre del Producto -Nombre del usuario -Nombre de la sucursal, etc. En el campo de Buscar.

28 Consulta de Inventarios En el Menú Productos, submenú Inventario puedes visualizar las existencias de inventarios al día con información como: -Nombre del producto, -Marca -Sucursal -Cantidad. Se puede hacer búsquedas específicas tecleando el nombre del producto, o bien el nombre de la sucursal en el campo Buscar.

29 Consultar Venta específica y/o reimprimir un Ticket de Venta En el Menú Ventas, submenú Consultar Ventas el resumen de ventas. En el campo Buscar puedes buscar una venta específica tecleando el número de ticket o folio de venta, también se puede determinar un rango de fechas para generar una consulta específica de Ventas. La información disponible en esta sección es un registro de las ventas, ordenadas por fecha y hora, número de ticket, monto, impuestos, descuentos, y en el lado derecho aparecerá un botón con la leyenda de Recibo en el cual el usuario puede visualizar el ticket de venta. En esta misma sección puede reimprimir los tickets, dando clic en el ticket de venta da la opción de imprimir el ticket de venta.

30 Facturación En el Menú Ventas, submenú Consultar Ventas Producto aparece del derecho del tablero Opciones y se da clic en el botón Facturar. En el recuadro Definir Cliente se dan de alta los datos generales y fiscales y se da clic en Aceptar. Para poder emitir la factura del cliente en el lado derecho está el botón de Facturar y de lado izquiero Imprimir. Para ver el estado de la factura se le da clic en Regresar para volver al tablero de Ventas. Cuando está en color rojo es que aun no se emite la factura, en color morado indica que faltan datos para poder completar la factura y en color azul indica que se hizo con éxito.