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Transcripción

1 Manual de Usuario Intelisis 2009 INTELISIS MÉXICO, D.F. Av. Reforma No 2654 Colonia Lomas Altas, C.P Contáctanos Tel: + 52 (55) Fax:+ 52 (55) Web Sites desarrollo.intelisis.com Software Development Contacto Pedro Rodriguez prodriguez@intelisis.com.mx Fuente Daniel Soria dsoria@intelisis.com

2 MODULO CONCILIACIONES Edición # 1

3 Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión 2009 Fecha de Emisión 05 / Diciembre /2008 Elaboró: Noemi Ramírez Actualizó Karen Garduño Reviso: Pedro Rodríguez Valido: Daniel Soria

4 ÍNDICE Introducción Acceso a Intelisis Procesos: Descripción y Operación del Modulo Conciliaciones... 7

5 MV-MC-CONC /12 / /01 / de 18 INTRODUCCIÓN Al igual que en los otros módulos de ERP, el funcionamiento de este módulo depende de la definición de determinados parámetros, entre los cuales uno fundamental es el que establece el formato de importación para cada banco. Cada institución bancaria presenta los estados de cuenta en formatos que le son propios y difieren de los formatos de otros bancos. Intelisis cuenta con software que sabe acceder a la mayoría de los formatos de los bancos y solamente hay que especificar cual es el banco en cuestión. Asimismo se pueden agregar elementos de control que permitan determinar que la información a importar es la correcta (Número de cuenta y moneda). El módulo de CONCILIACIONES bancarias establece un registro de partidas pendientes, por lo que se pueden realizar las conciliaciones de cualquier mes con independencia de si las conciliaciones de meses anteriores están cerradas o no. Esto favorece un control mucho más cercano al momento de las transacciones a la vez que establece un control estable en el tiempo que previene modificaciones de registros históricos: en caso de ocurrir inmediatamente aparecerán partidas conciliatorias Pendientes con la fecha que corresponda. Las conciliaciones que actualmente se pueden realizar son para los bancos de: Santander, HSBC, Bancomer, Banamex, Banregio y Banorte.

6 MV-MC-CONC /12 / /01 / de ACCESO A INTELISIS 1. Para ingresar a Intelisis dar doble clic sobre el icono. 2. Ingresar la siguiente información en los campos: Acceso a Intelisis. Usuario: Registrar el nombre de usuario que se le haya asignado. Contraseña: Ingresar la contraseña. Empresa: Seleccionar la Empresa Correspondiente al usuario. Sucursal: Seleccionar el número de sucursal correspondiente al usuario.

7 MV-MC-CONC /12 / /01 / de Procesos: Descripción y Operación del Módulo Conciliaciones Menú Principal Ingresar en el Menú Principal / Procesos/ Conciliaciones. Tablero de Control Descripción del tablero de control. Acceso a Conciliaciones. A Filtros de Búsqueda. C Formas de Presentación. Tablero Control Conciliación. B Área de Movimientos. D Botones de Acceso.

8 MV-MC-CONC /12 / /01 / de Descripción del Tablero de Control A) Filtros de Búsqueda: Se puede buscar registros por uno o varios caracteres, el tipo de movimiento, el estatus, la fecha, el usuario y la sucursal. B) Área de Movimientos Realizados: Muestra la información de los movimientos registrados. C) Formas de Presentación. ICONO NOMBRE DESCRIPCIÓN Actualizar Iconos grandes Iconos pequeños Vista con detalles D) Botones de Acceso Al presionar este botón se actualiza la información generada en el sistema. Indica al tablero generar una vista de la información en forma de botones grandes. Vista de Información con Botones Pequeños. Al presionar este icono el tablero desplegara la información en forma de botones pequeños. Le indica al tablero mostrar la información de los movimientos y sus detalles en forma de lista. BOTÓN DESCRIPCIÓN Con este botón podrá consultar la información detallada de cada uno de los movimientos o en su caso dar su continuidad para concluirlo al hacer clic en él. Al presionar este botón podrá iniciar el proceso para registrar un nuevo movimiento de un cliente en específico, para aumentar o disminuir la cuenta por pagar de éste. Al presionar este botón se cerrará la pantalla del tablero de control automáticamente. 2. En el TABLERO DE CONTROL dar clic en Nuevo. Clic en Nuevo.

9 MV-MC-CONC /12 / /01 / de Antes de iniciar con el movimiento el usuario deberá de tener el archivo del banco con los movimientos correspondientes del día. Y el archivo donde explique su estructura. Ejemplo Layout del Banco Banamex.

10 MV-MC-CONC /12 / /01 / de Pantalla de CONCILIACIÓN: Descripción de su estructura. Barra de Herramientas. Nivel Encabezado. Nivel Detalle de la pestaña seleccionada. Pestañas de los Movimientos. Campo Movimiento: Fecha Emisión: Del: Al: Cuenta: Saldo Banco: Saldos Libros: Saldos Conciliado: Conciliación (Movimiento Nuevo). Nivel Encabezado Descripción Seleccionar el movimiento Conciliación. Registra el día, mes y año en el cual se realiza el movimiento de conciliación. Registra la fecha a partir de la cual se inicia la conciliación. Indica la fecha hasta la cual concluye el período de conciliación. Registra la cuenta de dinero de la cual se lleva a cabo la conciliación de movimientos. Es el saldo Inicial del banco. Es el saldo final de Intelisis. Es el saldo de los movimientos conciliados.

11 MV-MC-CONC /12 / /01 / de 18 Nivel Detalle Campo Fecha: Concepto: Referencia: Cargo: Abono: Manual: Tipo Movimiento: Movimiento: Concepto Gasto: Obligación Fiscal: Descripción Es la fecha en la cual se realizo el movimiento bancario. Es el concepto bancario. Puede ser el número de cheque, ficha de depósito. Cargar o debitar una cuenta es hacer una anotación en el Debe Abonar o acreditar una cuenta es hacer una anotación en el Haber Si al momento de conciliar el sistema no encuentra el movimiento, se puede realizar la conciliación manual. Este campo se activa presionando las teclas CTRL+M. Es el movimiento de Intelisis con el cual se concilia. Es el ID del movimiento de Intelisis. Es el concepto del Gasto si es que se realizo el movimiento tipo gasto. Indicar el tipo de obligación fiscal (IVA, ISR, IETU). Estos campos se configuraron en Instituciones Financieras. Pestañas de los Movimientos Campo Movimientos Banco Pendientes Empresa Pendientes Banco Descripción En esta pestaña aparecen los movimientos importados del Layout. En esta pestaña aparecen los movimientos no conciliados de la Empresa. En esta pestaña aparecen los movimientos no conciliados del banco. Icono Barra de Herramientas Descripción Esta opción se utiliza para importar el Layout Bancario. Esta opción es utilizada para conciliar solo movimientos seleccionados movimientos pendientes Una vez importado el Layout bancario, dar clic en esta opción y el sistema automáticamente concilia los movimientos del Layout con Intelisis.

12 MV-MC-CONC /12 / /01 / de 18 Menú Edición La opción Conceptos (Conciliación) se utiliza para configurar los conceptos que emplean los Bancos e indicando el movimiento en Intelisis que lo origina. 5. Seleccionar el movimiento Conciliaciones. 6. Indicar la Cuenta que se desea conciliar. Catálogo de Cuentas de Dinero.

13 MV-MC-CONC /12 / /01 / de Capturar el Saldo Inicial del Banco, al inicio de las operaciones. 8. Una vez capturados los datos del encabezado seleccionar de la barra de herramientas el icono. 9. Indicar la ruta donde se encuentra el Layout Bancario que se va a importar. 2. Clic en Iniciar. 1. Seleccionar el Archivo. Importar Archivo a Conciliar. 3. Clic en Aceptar.

14 MV-MC-CONC /12 / /01 / de El sistema despliega en el nivel Encabezado pestaña Movimientos Banco la información contenida en el Layout. Layout Descargado Nota: Al realizar la carga del Layout lo nuevo es que ya no habrá que generar un número excesivo de conceptos con su respectivo número consecutivo gracias a la ayuda del comodín (*) y otro punto importante la identificación de los movimientos (cargo abono) al capturar el número de contrato + <RB> y en el catálogo del CLIENTE indicar la Referencia Bancaria (para mayor información ver el Manual de Configuración de Conciliaciones MV-MC-CONC-001 páginas 18 y 19).

15 MV-MC-CONC /12 / /01 / de Una vez que se importaron los datos, seleccionar de la barra de herramientas el icono 3. El sistema busca cada uno de los movimientos, es decir, cuando los movimientos de bancos (Layout) sean iguales a los capturados en Intelisis se conciliarán, de lo contrario en las columnas Tipo de Movimiento y Movimiento quedaran en blanco. Movimientos Conciliados. Movimientos Conciliados. Movimientos Conciliados y No Conciliados. Movimientos No Movimientos Conciliados. No conciliados.

16 MV-MC-CONC /12 / /01 / de Si el sistema no concilia algún movimiento que ya se haya realizado e identificado en Intelisis, se puede realizar de forma manual, para activar el comando presionar las teclas CTRL+M. Seleccionar el movimiento. 5. Una vez que los registros son conciliados, Afectar el movimiento. Afectar el Movimiento. Conciliación (Sin Afectar).

17 MV-MC-CONC /12 / /01 / de El movimiento queda en estatus Concluido. Conciliación (Concluido).

18 MV-MC-CONC /12 / /01 / de En las pestañas Pendientes Banco y Pendientes Empresas se encuentran los movimientos que no han sido conciliados. Movimientos no Conciliados. Los Pendientes del Banco y de la Empresa serán trasladados al próximo movimiento que se realice hasta que sean conciliados. FIN DEL MANUAL