SISTEMA DE CONTABILIDAD CORPORATIVA CATÁLOGO CONTABLE MANUAL DE SISTEMAS FECHA : 07/08/2009 VERSION 1.0. E. CATÁLOGOS E.1 Catálogo Contable

Transcripción

1 E. S E.1 Catálogo Contable El catálogo contable le permite dar de alta cuentas que manejará dentro del sistema para el registro contable. Las cuentas que se den de alta sólo podrán ser utilizadas a partir del mes en el que se este trabajando. ACTUAL: Hace referencia al mes seleccionado para su operación en el que se está dando de alta, consultado o modificando una cuenta. En la barra que se encuentra en la parte inferior de la pantalla seleccione el mes en el que desea trabajar. Los cambios a la cuenta serán guardados y a partir de ese mes podrán ser utilizados. Las modificaciones no son guardadas en los meses anteriores. A. Aquí se muestran los datos de la cuenta que se le requiere consultar y/o modificar. MONEDA: Este es el primer registro a seleccionar; el campo hace referencia a la moneda con la que es manejada la cuenta. Éstas deben haber sido capturadas en el catálogo de monedas para poder ser utilizadas por una cuenta.

2 CUENTA: Hace mención de la cuenta que se está utilizando. Para seleccionar una cuenta vaya al combo que aparece en la parte inferior de la pantalla y busque la cuente que desea manejar. Si desea agregar una nueva cuenta haga clic en el botón que se encuentra junto al combo; al seleccionar este botón aparecerá la siguiente pantalla: Este asistente le ayudará a crear una nueva cuenta añadiendo en cada uno de los campos los valores necesarios. Las cuentas estás divididas siempre en: Cuenta de Mayor (Cta.): Tiene valor de cuatro dígitos. Cuenta (Cta.): Con valor de dos dígitos. Sub-sub-cuenta (SSCta): Con valor de dos dígitos. Sub-sub-sub-cuenta (SSSCta): Con valor de dos dígitos. Auxiliar: Con valor de seis dígitos. Por ejemplo:

3 La cuenta puede estar formada por un mínimo de 2 y un máximo de 5 niveles, parámetro Numero de Niveles que se configura dentro del Sistema para delimitar los niveles que se van a manejar en cada una de las empresas, cabe mencionar que los niveles van a definir la estructura por la que estará formado su catálogo de cuentas, a continuación se menciona la estructura en forma de árbol de un catalogo que maneja 3 niveles. CUENTA MAYOR CUENTA AUXILIAR NIVEL: Marca la posición o jerarquía en la que se encuentra una cuenta. Nivel 0 La Cuenta no Afecta Contabilidad Nivel1 Hace referencia a la cuenta de auxiliar y la Cuenta Afecta Contabilidad DESCRIPCIÓN: Hace mención de la cuenta que se está utilizando; es decir, el nombre o descripción de la cuenta. B. En esta sección de la pantalla el sistema muestra los saldos de los movimientos que se han realizado sobre esa cuenta. SALDO ANTERIOR: Hace referencia al resultado de la cuenta con el que concluyó el movimiento anterior. CARGOS Y ABONOS: Menciona los movimientos que se hacen en relación a la cuenta ya sea un cargo o un abono. SALDO ACTUAL: Hace referencia al monto actual sobre la cuenta, es decir, el resultado total de los movimientos al día de hoy. DEPARTAMENTIZABLE: Cuando esta opción se encuentra activada el sistema permite generar o relacionar la cuenta con uno o más departamentos. Este campo no puede ser manipulado por el usuario, se actualiza con base a los siguientes criterios:

4 SubRango departamentizable: Se refiere a que el SubRango al que pertenece la cuenta pueda ser relacionada a uno o varios departamentos y pueda ser afectada en el movimiento contable. Cuentas nivel 1. Es necesario que sea una cuenta auxiliar, para que pueda ser afectada en el movimiento contable. Estos botones son activados cuando se da clic en modificar. Éste permite realizar cambios en la cuenta que se esta manejando. Despliega una lista de los departamentos existentes si la cuenta tiene activada la opción departamentizable. Agregue nuevos centros de costos a la cuenta que está utilizando, modifique descripción y al final de clic sobre este botón para salvar los cambios. Seleccione distintos centros de costos presionando la tecla CONTROL (CTRL) y dando clic con el Mouse sobre el centro que desee agregar.

5 Para borrar centros de costos de la cuenta sobre la cual está trabajando de clic en sobre este botón. Aparecerá una lista con los distintos centros de costos. Elija cuáles de éstos desea eliminar. De la misma manera puede seleccionar diferentes presionando la cuenta CONTROL (CTRL) y dando clic con el Mouse. Después de clic sobre el botón el sistema enviará un mensaje. Si no desea salvar las modificaciones realizadas a la cuenta de clic en este botón y comience de nuevo. Para obtener un reporte e clic en el botón y aparecerá la siguiente pantalla:

6 Moneda: Seleccione la moneda que desea para realizar la consulta. Es importante elegir una moneda, de lo contrario el sistema no le permitirá realizar la consulta. Orden: Seleccione el orden en el que desea que aparezca el reporte, puede elegir entre: Alfabético Cuentas Opciones de reporte: El sistema permite seleccionar lo datos que de cómo desea que se presente el reporte. Con saldos Sin saldos Sin promedios Solo movimientos Todos Selección de cuenta: El sistema le permite seleccionar entre realizar el reporte en base a todas las cuentas o seleccionando un rango de cuentas específico.

7 REPORTE POR ORDEN ALFABÉTICO

8 REPORTE POR ORDEN DE CUENTA BÚSQUEDA: Este botón despliega una asistente para realizar una búsqueda de las cuentas que haya ingresado en el sistema; usted podrá ingresar el nombre de una cuenta y de esta manera buscarla en el catálogo de cuentas.

9 Localizar: Ingrese el nombre de la cuenta desea buscar. Dirección: Despliegue el combo y seleccione la dirección de la búsqueda. Arriba: Parte de la cuenta en la que esta situado y busca por encima de ésta. Todas: Busca en todas las cuentas sin importar la cuenta en la que esté situado. Abajo: Partiendo de su posición comienza su búsqueda hacia las cuentas que se encuentran por debajo. Coincidir en: Seleccione una opción del combo para realizar la búsqueda. Estas opciones pueden ser: En cualquier parte: Refiere a que la palabra que se busca puede estar ubicada al principio, en medio o final del nombre de la cuenta, el sistema realiza la búsqueda sin importar la posición de la palabra clave. Igual: Refiere que la búsqueda es realizada por el concepto igual al que se busca, no se regresan resultados similares, ni resultados que contengan esas palabras. Solo al principio: La palabra clave es buscada sólo al principio del nombre de las cuentas y el sistema arroja los resultados de los conceptos que cumplan con esta condición. Localizar: En esta sección de la pantalla usted encuentra tres botones. Estos botones sirven para realizar la búsqueda. El botón PRIMERO le permite ir al primer valor encontrado por el sistema al momento de realizar la búsqueda. El botón siguiente le permite ir al próximo valor encontrado por el sistema y por último el tercer botón regresa a la pantalla de DE CUENTAS y para navegar ahora entre los registros de cuentas utilice la barra: FILTRO: Este botón extiende un asistente para generar filtros. El filtro ayuda a obtener una cantidad de cuentas específicas, es decir, se obtiene del total de las cuentas un conjunto de cuentas pertenecientes los parámetros que se marquen en el filtro.

10 CAMPO: Despliegue el combo y aparecerán distintos campos, seleccione una de estas opciones para generar el filtro. OPERADOR ARITMÉTICO: El operador aritmético indicará el rango para marcar los parámetros del filtro. Elija si el dato que va a introducir será =, >, <, o <>. DATO: Ingrese el dato de acuerdo al campo que haya elegido, por ejemplo si su elección fue moneda, coloque 00 o 01 que son los valores para pesos y dólares respectivamente. Al terminar de ingresar la información presione ENTER. Y de clic en el botón para generar el filtro. El sistema enviará un mensaje con el número de registros encontrados. Si desea borrar los registro de clic en antes de confirmar el filtro. Si desea deshacer lo escrito de clic en. Ahora un ejemplo de cómo se realiza esta operación.

11 Seleccione la opción NIVEL como CAMPO. Ahora en operador aritmético seleccione =

12 Enseguida en DATO ingrese 01 Después presione ENTER, se ha creado el filtro: De clic en el botón para generar el filtro, aparecerá el siguiente mensaje: Después de haber realizado esto muestra la pantalla principal de DE CUENTAS y se puede navegar entre las cuentas mostradas por el filtro con los botones que aparecen en la parte inferior de la pantalla.

13 E. S E.2 Tipos de Pólizas Este módulo es un catálogo de los tipos de pólizas que se pueden manejar dentro del sistema. Cada tipo de póliza lleva el control de un consecutivo de pólizas por cada mes generado lo que hace que se inicialice al iniciar el mes. CLAVE: Es un identificador de 3 caracteres del tipo de póliza, estas sigla van a permitir hacer referencia al tipo de póliza al generar un movimiento contable. DESCRIPCION: Nombre del tipo de Póliza.

14 E. S E.3 Moneda En este catálogo usted podrá dar de alta las monedas a utilizar en los movimientos de su empresa. Moneda No: Éste es un consecutivo que el sistema mantiene por default a medida que se agrega un nuevo registro. Moneda ID: Esta clave identifica la moneda en el sistema y es definida por el usuario. Descripción Corta: Esta descripción hace referencia al nombre con el que se conoce comúnmente la moneda. Este nombre aparecerá en las búsquedas que se realicen en el sistema. Descripción Larga: En este campo se debe colocar el nombre oficial de la moneda. Este nombre aparecerá en reportes y consultas.

15 E. S E.4 Rangos de Cuentas En este módulo el SISTEMA DE CONTABILIDAD le permite capturar las diferentes categorías de las cuentas contables. Recordando que existen cuentas de tipo ACTIVO, PASIVO, CAPITAL, entre otras, asigne valores a cada una de estas clases para determinar su rango. Rango: Asigne dos letras mayúsculas que identifiquen a la categoría que dará de alta. Naturaleza: Estos valores están cargados en el sistema por default. Éstos son: Activo Ingresos Pasivo Cuenta de orden acreedoras Capital Cuenta de orden deudoras Egresos Descripción: Asigne en este campo un nombre para el rango que está creando. Cuenta Inicial: Se refiere a la CUENTA MAYOR donde comienza el rango válido a utilizar para la categoría que se está describiendo. Cuenta Final: Se refiere a la CUENTA MAYOR donde finaliza el rango válido a utilizar para la categoría que se está describiendo. Orden: Este valor es ocupado en los reportes y el balance general, es decir, el orden en el que se configuren las categorías será el orden en el que aparezcan al presentar reportes y balance general. Estos valores son totalmente configurables por el usuario, éste puede ordenarlos conforme a sus necesidades.

16 E. S E.5 Subrangos de Cuentas Los subrangos de las cuentas es la clasificación de cada cuenta en particular, es decir, en este módulo se determina la cuenta inicial y la cuenta final MAYOR para las cuentas contables. Así el sistema realiza el acumulativo de la contabilidad, identificando todas las cuentas que pertenezcan al rango que se ha definido. Rango: Estas dos letras identificarán a la cuenta contable conforme al RANGO al que pertenecen; ACTIVO FIJO, ACTIVO CIRVCULANTE, PASIVO DIFERIDO, etc. Subrango: Nombre de la cuenta contable a la que se le asignara un subrango. Es importante mencionar que el subrango debe corresponder con los limites determinados para el rango en el que se establecerá de otra forma el sistema mandará un mensaje de error diciendo que el valor es incorrecto. Ejemplo: El rango para el ACTIVO CIRCULANTE (AC) está definido entre 1000 y 1099 en sus cuentas de mayor. Para la cuenta de CLIENTES que se ha definido como una cuenta de ACTIVO CIRCULANTE se tiene:

17 De esta manera hace referencia que la cuenta de clientes es una cuenta de activo circulante donde su cuenta de mayor comienza en 1003 y termina en el mismo número; para generar más cuentas a partir de esa misma se forman con las combinaciones de las subcuentas y auxiliares. Cuenta Inicial: Se refiere a la CUENTA MAYOR donde comienza el rango válido a utilizar para la CUENTA que se está describiendo. Cuenta Final: Se refiere a la CUENTA MAYOR donde finaliza el rango válido a utilizar para la CUENTA que se está describiendo. NOTA: Antes de poder dar de alta una cuenta contable es necesario que hayan dado de alta el Rango y Subrango al que pertenece la cuenta de lo contrario el Sistema mandara un mensaje y no permitirá registra la nueva cuenta

18 E. S E.6 Área o Región Este módulo es un catálogo de áreas que se encuentran registrados en el sistema. Éstas integran junto con los departamentos los centros de costos. En este módulo usted puede dar de alta las áreas o regiones. Sólo ingrese los datos de los mismos en cada uno de los campos. ÁREA ID: Hace referencia al valor que hace la función de identificador de área. Éste es un consecutivo que comienza en 0 (cero). El valor cero es un valor predeterminado en el sistema; éste hace referencia al área CORPORATIVO. Los movimientos que sea hagan hacia cuentas no departamentizables serán hechos por default hacia el corporativo. ÁREA: Introduzca el nombre del área o región que dará de alta. En caso de que el ID sea cero el departamento por default es CORPORATIVO. DATOS DE ÁREA: Ingrese los datos de la sucursal que dará de alta en el sistema. Introduzca: Dirección Código postal Municipio Ciudad Estado Teléfonos Fax

19 E. S E.7 Departamento o Sucursal Este catálogo presenta los departamentos que se han registrado en el sistema. Permite también dar de alta nuevas sucursales o departamentos. Estos departamentos son importantes en el movimiento contable pues junto con el área o región forma el centro de costos. Este catálogo permite también registrar las sucursales que se ocuparán en las cuentas cuando éstas tengan activadas el parámetro departamentizable. ÁREA ID: Introduzca el identificador del ÁREA o REGIÓN al cuál dirigirá el departamento. El consecutivo del identificador comienza en cero, éste hace referencia al área corporativo y está por default en el sistema. DEPARTAMENTO ID: Introduzca un identificador para el departamento que está dando de alta. Si el área es CORPORATIVO automáticamente el departamento se vuelve corporativo también y el identificador será cero. DEPARTAMENTO: Introduzca el nombre del departamento que se está registrando. Si el área es CORPORATIVO automáticamente el departamento se vuelve CORPORATIVO, este departamento es ocupado en las pólizas cuando la cuenta no es departamentizable.

20 DATOS DE SUCURSAL: Ingrese los datos de la sucursal que dará de alta en el sistema. Introduzca: Dirección Código postal Municipio Ciudad Estado Teléfonos Fax

21 E. S E.8 Contadores En el sistema existe un valor conocido como ID que identifica a diferentes conceptos, en esta pantalla ese ID es conocido como contador; el catálogo muestra la cantidad de registros que tiene dicho concepto. No. CONT: Hace referencia al identificador del concepto. DESCRIPCIÓN: Menciona el nombre del catálogo o concepto. VALOR: Indica el número de registros que tiene el concepto, incrementa uno cada que es ingresado un nuevo valor.

22 E. S E.9 Cuentas Predeterminadas En el sistema existen dos cuentas predeterminadas con una función específica cada una. CUENTA DE RESULTADO DEL EJERCICIO, es ocupada en el ejercicio contable cada vez que se inicia el mismo, es decir, al cierre del ejercicio se presenta un resultado el cuál se coloca directamente en esta cuenta y se comienza el ejercicio con ese movimiento. La segunda cuenta predeterminada, CUENTA AUXILIAR DE CANCELACIÓN con la que se cuenta ayuda a la cancelación de pólizas, ya que hace que no se pierda el consecutivo generado por la póliza, pues en la contabilidad siempre se debe guardar este consecutivo, sin embargo los movimientos son eliminados guardando los registros en la cuenta auxiliar de cancelación con valor cero.