DIGITANDO REMISIÓN DE MAQUINARIA EN ALQUILER.

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1 T072 - Rastreo Responsable: Mariela Yaneth Trejos Isaza Título: Rastreo Objetivo: Realice el Rastreo de sus máquinas y lleve el control de las horas de uso Ruta de Acceso: Gestión / Movimiento Gestión / Rastreo Descripción: Mediante esta rutina el sistema permite realizar un Rastreo de máquinas para alquiler y horas de uso, permitiendo generar la factura por concepto del alquiler. DIGITANDO REMISIÓN DE MAQUINARIA EN ALQUILER. Para ejecutar la rutina de rastreo tenga en cuenta: 1. El tipo de documento que realiza la salida de la máquina o equipo a alquilar, debe estar configurado en Parámetros \ Documentos como Ajuste de salida, afectando saldos con atributo Rastreo de Tiempo activo. 2. El tipo de documento que realiza la entrada o devolución de la máquina o equipo que se alquiló, debe estar configurado en Parámetros \ Documentos como Ajuste de entrada, afectando saldos con atributo Rastreo de Tiempo activo. 3. La referencia del producto, máquina o equipo objeto del rastreo, debe tener asignada en Parámetros \ Referencias el atributo Medida Rastreo que define la unidad a tener en cuenta para realizar la facturación. Dicho campo puede tomar cualquiera de estos valores: Segundo, minuto, hora, día o unidad. El valor NO se asigna si la referencia no requiere facturación por rastreo de tiempo. Para el concepto de transporte usualmente se utiliza la medida de rastreo Unidad. 4. El documento de venta que se usa para realizar la facturación, no puede tener activo el atributo Afecta saldos. Una vez verifique que estas condiciones se cumplen, ingrese por Gestion / Movimiento Gestión, ubíquese en Básico / Documentos, seleccione el documento de Ajuste de Salida que configuró para dar salida en alquiler a la máquina o equipo, oprima la tecla enter e inserte el nuevo comprobante con la combinación de teclas CTRL+N, el sistema inmediatamente lanzará la ventana Creando un nuevo tercero, seleccione el tercero de la transacción, use la búsqueda ya sea por código o nombre y oprima la tecla enter, en caso de que el tercero sea nuevo, ubíquese en la pestaña Nuevo y proporcione los datos generales del tercero y oprima el botón Aceptar, así el sistema creará automáticamente el tercero sin tener que ingresar a Parámetros / terceros. Para digitar la salida o remisión diligencie los siguientes campos: - Prefijo: Código del prefijo asociado a la transacción, el sistema asigna el prefijo por defecto adicionado en el perfil de usuario, en caso de requerir cambiarlo use la búsqueda asociada al campo con la tecla enter; si el prefijo no existe, puede crearlo al vuelo, basta con digitar un punto (.) y darle enter, el sistema lanza automáticamente una ventana para crear el código y nombre del nuevo prefijo. - Número: Número que identifica el comprobante. - Fecha: Fecha de salida de la máquina o equipo en alquiler. - Hora: Hora de salida de la máquina o equipo en alquiler. Si en este campo se asigna 12:00 mm o un horario de la mañana, al momento de generar la factura, si se devuelve la máquina o el equipo en el mismo horario am, el sistema tomará un día; pero si la referencia se devuelve en hora pm, el sistema facturará otro día completo, esto si la medida de rastreo de la referencia esta por días. Al momento de la inserción, esta hora es asignada por defecto tomando la hora del equipo en el que se esté digitando la información.

2 - Tercero: Persona o sociedad a quien se le esta alquilando la maquina o equipo. Para asignar el tercero use la búsqueda asociada al campo digitando parte del código o nombre y usando la tecla Enter. En caso de que el tercero no exista aún en la base de datos, puede crearlo al vuelo con solo digitar un punto (.) y darle enter, así el sistema lanza automáticamente la ventana de crear tercero, donde debe asignar los atributos básicos ubicándose en la pestaña Nuevo: código, primer nombre, segundo nombre, primer apellido, segundo apellido, dirección, teléfono, , empresa, este último en caso de ser un tercero con razón social. - Sucursal: Código de la sucursal asociada al tercero a la cual se le esta realizando el alquiler. Este campo se solicita únicamente si el tercero tiene asignadas sucursales por Parámetros / Terceros / Sucursales y es de gran utilidad si se requiere discriminar el código de la obra a la cual se está remisionando la máquina o el equipo. Para efectos de la rutina es obligatorio, por lo tanto se debe asignar por lo menos una sucursal por defecto al tercero. - Lista de precios: Código de la lista de precios a utilizar para traer automáticamente el precio del alquiler asociado a la referencia que se esta remisionando. Para asignar la lista haga uso de la búsqueda digitando parte del nombre o código y oprima la tecla enter. - Nota: Campo que permite asignar una descripción general a la salida o remisión de la máquina. Una vez digitada la Nota oprima enter y el sistema activará la banda de registros de movimiento, donde se deben insertar la referencia y valor del alquiler, para ello configure los siguientes campos: - Bodega: Código de la bodega de la cual se esta dando salida la máquina o equipo en alquiler. Es de aclarar que si el documento tiene activo el atributo Válida Saldos, el sistema validará la existencia en la bodega para poder realizar la respectiva salida de inventario. - Centro de costos: Código del centro de costos que se afectará al momento de contabilizar automáticamente la factura de venta. - Referencia: Código de la referencia que corresponde a la máquina o equipo que se esta alquilando. Para asignarlo digite parte del código o nombre de la referencia y oprima la tecla enter. - Nombre Referencia: Campo de sólo lectura donde el sistema muestra el nombre de la referencia correspondiente al código asignado en el campo inmediatamente anterior. - Salida: Campo que corresponde al número de máquinas o equipos en alquiler. - Unitario: Valor unitario del alquiler, si esta usando las listas de precios, el sistema trae automáticamente el precio del alquiler. - Nota: Descripción al detalle de la transacción. Desde este campo podrá digitar una nota relacionada a cada una de las referencias que esta alquilando. Finalmente guarde los registros con la tecla F3. Use la tecla F6 para obtener una vista previa del comprobante. Si desea imprimir y terminar la salida o remisión de maquinaria use la tecla F7, esta función activará el motor de impresión, si oprime la opción aceptar el sistema enviará a impresión y bloqueará el comprobante, es decir la oculta de pantalla para evitar modificaciones y sólo podrá verla nuevamente al desbloquearla con las teclas Ctrl + F3 desde el documento correspondiente; pero si oprime la opción cancelar el sistema bloqueará únicamente la salida sin generar una impresión. DIGITANDO ENTRADA DE MAQUINARIA EN ALQUILER. Al momento de recibir nuevamente la maquinaria o equipo producto del alquiler, ingrese a Gestion / Movimiento Gestión, ubíquese en Básico / Documentos, seleccione el documento de Ajuste de Entrada que configuró para dar entrada a la máquina o equipo, oprima la tecla enter e inserte el

3 nuevo comprobante con la combinación de teclas CTRL+N, el sistema inmediatamente lanzará la ventana Creando un nuevo tercero, seleccione el tercero de la transacción, use la búsqueda ya sea por código o nombre y oprima la tecla enter. Para digitar la entrada o arribo diligencie los siguientes campos: - Prefijo: Código del prefijo asociado a la transacción, el sistema asigna el prefijo por defecto adicionado en el perfil de usuario, en caso de requerir cambiarlo use la búsqueda asociada al campo con la tecla enter; si el prefijo no existe, puede crearlo al vuelo, basta con digitar un punto (.) y darle enter, el sistema lanza automáticamente una ventana para crear el código y nombre del nuevo prefijo. - Número: Número que identifica el comprobante. - Fecha: Fecha de entrada de la máquina o equipo en alquiler. - Hora: Hora de entrada de la máquina o equipo en alquiler. Al momento de la inserción, esta hora es asignada por defecto tomando la hora del equipo en el que se esté digitando la información. - Tercero: Persona o sociedad a quien se le alquilo la máquina o equipo. Para asignar el tercero use la búsqueda asociada al campo digitando parte del código o nombre y usando la tecla Enter. - Sucursal: Código de la sucursal asociada al tercero a la cual se le alquilo la Este campo se solicita únicamente si el tercero tiene asignadas sucursales por Parámetros / Terceros / Sucursales y es de gran utilidad si se requiere discriminar el código de la obra a la cual se le remisionó la máquina o el equipo. Para efectos de la rutina es obligatorio, por lo tanto se debe asignar por lo menos una sucursal por defecto al tercero. - Lista de precios: Código de la lista de precios a utilizar para traer automáticamente el precio del alquiler asociado a la referencia. Para asignar la lista haga uso de la búsqueda digitando parte del nombre o código y oprima la tecla enter. - Nota: Campo que permite asignar una descripción general a la entrada o arribo de la máquina en alquiler. Una vez digitada la Nota oprima enter y el sistema activará la banda de registros de movimiento, donde se deben insertar la referencia y valor del alquiler, para ello configure los siguientes campos: - Bodega: Código de la bodega a la cual se esta ingresando nuevamente la máquina o equipo en alquiler. - Centro de costos: Código del centro de costos que se afectará al momento de contabilizar automáticamente la factura de venta. - Referencia: Código de la referencia que corresponde a la máquina o equipo que se esta alquilando. Para asignarlo digite parte del código o nombre de la referencia y oprima la tecla enter. - Nombre Referencia: Campo de sólo lectura donde el sistema muestra el nombre de la referencia correspondiente al código asignado en el campo inmediatamente anterior. - Entrada: Campo que corresponde al número de máquinas o equipos que se están recibiendo producto del alquiler. - Unitario: Valor unitario del alquiler, si esta usando las listas de precios, el sistema trae automáticamente el precio del alquiler. - Nota: Descripción al detalle de la transacción. Desde este campo podrá digitar una nota relacionada a cada una de las referencias recibidas. Finalmente guarde los registros con la tecla F3. Use la tecla F6 para obtener una vista previa del comprobante. Si desea imprimir y terminar la entrada o arribo de maquinaria use la tecla F7, esta función activará el motor de impresión, si oprime la opción aceptar el sistema enviará a impresión y bloqueará el comprobante, es decir la oculta de pantalla para evitar modificaciones y sólo podrá verla nuevamente al desbloquearla con las teclas Ctrl + F3 desde el documento correspondiente; pero si oprime la opción cancelar el sistema bloqueará únicamente la entrada sin generar una impresión.

4 GENERANDO FACTURACIÓN POR RASTREO Para generar la factura correspondiente al tiempo de uso de maquinaria, ingreso por la opción Gestión \ Rastreo, el sistema lo ubica automáticamente en la pestaña Parámetros, donde debe diligenciar los parámetros a tener en cuenta por la factura en el momento de generarse automáticamente. Diligencie los siguientes campos: - Lista de precios: Código de la lista de precios a utilizar para traer automáticamente el precio de alquiler asociado a la referencia de la cual se esta generando la factura de alquiler. - Tercero: Digite espacio con la barra espaciadora para recolectar el rastreo de la máquina. - Desde la Fecha: Fecha desde la cual se tendrán en cuenta las remisiones de alquiler de maquinaria pendientes por facturar. - Hasta la Fecha: Fecha hasta la cual se tendrán en cuenta las remisiones de alquiler de maquinaria pendientes por facturar. - Tipo de Documento: Tipo de documento de la factura que se generará automáticamente una vez se ejecute el proceso. Recuerde que dicho documento no puede afectar saldos. - Prefijo: Código del prefijo con el cual el sistema adicionará la factura generada automáticamente con el proceso de rastreo. - Recalcula Precios basados en Tiempos: Opción que debe activarse o desactivarse con el fin de validar si el precio con el que se digitó la remisión o salida de la maquinaria en alquiler, se sostiene o puede cambiarse por el precio que en el momento tiene la referencia de la máquina o equipo en la lista de precios, esto en el caso de que en la lista de precios se hayan recalculado los valores a la fecha. Esta opción de recalculo de precios basados en tiempos es válido si la referencia tiene en medida de rastreo segundo, minuto, hora o día. - Recalcula Precios basados en unidades: Opción que debe activarse o desactivarse con el fin de validar si el precio con el que se digitó la remisión o salida de la maquinaria en alquiler, se sostiene o puede cambiarse por el precio que en el momento tiene la referencia de la máquina o equipo en la lista de precios. Esta opción de recalculo de precios basados en unidades es válido si la referencia tiene en medida de rastreo por unidad, como es el caso del transporte, donde se cobra un flete y se sostiene el valor al momento de generar la factura. Una vez configurados estos datos, oprima la opción Vista previa, el sistema automáticamente lanza el mensaje La vista previa de la facturación esta lista. Ubíquese en la pestaña Vista previa Facturación y seleccione la primera pestaña Comprobantes, donde aparecen las facturas con el respectivo total a facturar. Es de aclarar que en esta ventana todos los campos son calculados y asignados por el sistema, por tanto no podrán modificarse. Los campos que componen la ventana de comprobantes son: - Tipo: Tipo de documento de la factura que se generará automáticamente una vez se ejecute el proceso. Recuerde que dicho documento no puede afectar saldos. - Prefijo: Código del prefijo con el cual el sistema adicionará la factura generada automáticamente con el proceso de rastreo. - Número: Número consecutivo interno del documento que se requiere generar automáticamente. - Facturar: Campo de chequeo que permite validar si se facturara o no el tiempo de servicio de la maquinaria o equipo en alquiler. Es el único campo editable en la ventana. - Nombre Tercero: Nombre completo del tercero a quien se le realizará la factura por concepto de alquiler de - Nombre Sucursal: Nombre completo de la sucursal a quien se le esta realizando la facturación por concepto de alquiler. - Valor: Valor total de la factura, resultado de la multiplicación del valor unitario del alquiler por el tiempo total del servicio.

5 - Tercero: Cédula o NIT del tercero a quien se le realizará la factura por concepto de alquiler de - Sucursal: Código de la sucursal a quien se le realizará la factura por concepto de alquiler de - Fecha: Fecha con la que se registra la factura una vez se ejecute el proceso. Esta fecha se indicó inicialmente en la opción Rastreo \ Parámetros. - Vence: Fecha de vencimiento de la factura. El sistema toma el número de días de plazo que el documento tiene asignado en los valores por defectos en Parámetros \ Usuarios. Si requiere confirmar el detalle de la factura, es decir el registro de movimiento, ubíquese en la pestaña Saldos de esta misma ventana y verifique los siguientes campos: - Tipo: Tipo de documento de la factura que se generará automáticamente. - Prefijo: Código del prefijo con el cual el sistema adicionará la factura generada automáticamente. - Número: Número consecutivo interno del documento que se requiere generar automáticamente. - Fecha: Fecha con la que se registra la factura una vez se ejecute el proceso. - Vence: Fecha de vencimiento de la factura. - Tercero: Cédula o NIT del tercero a quien se le realizará la factura por concepto de alquiler de - Renglón: Número de registro interno del sistema. - Sucursal: Código de la sucursal a quien se le realizará la factura por concepto de alquiler de - Centro de costos: Código del centro de costos que se afectará al momento de contabilizar automáticamente la factura de venta. - Bodega: Código de la bodega de la cual se esta facturando la máquina o equipo en alquiler. Es de aclarar que esta no será afectada debido a que el documento de venta no afecta saldos. - Referencia: Código de la referencia que corresponde a la máquina o equipo por el cual se esta generando el cobro de la factura. - Tiempo: Cantidad total de unidades de tiempo a facturar, por ejemplo si la unidad de medida de rastreo es DIA, esta corresponde al total de días que estuvo la máquina en alquiler. - Medida: Unidad de medida de rastreo asignada a la referencia de la máquina o equipo en alquiler. - Valor: Valor total de la factura, resultado de la multiplicación del valor unitario del alquiler por el tiempo total del servicio. Cabe anotar que en esta pestaña ninguno de los campos puede modificarse. Una vez se valide que es correcto los datos de la factura, ubiquese nuevamente en la pestaña Comprobantes y ejecute el proceso de facturación por rastreo con la tecla F8. Al terminar el proceso, el sistema lanzará el mensaje Facturación creada con éxito, esto indica que la factura ya fue creada y adicionada al movimiento, observe en Gestion \ Movimiento Gestión en el tipo de documento de la factura el comprobante generado. En esta ventana la factura aparecerá con el número consecutivo temporal, use la tecla F6 para obtener una vista previa del comprobante. Si desea imprimir y terminar la factura use la tecla F7, esta función activará el motor de impresión, si oprime la opción aceptar el sistema enviará a impresión y bloqueará la factura, es decir la oculta de pantalla para evitar modificaciones y sólo podrá verla nuevamente al desbloquearla con las teclas Ctrl + F3 desde el documento correspondiente; pero si oprime la opción cancelar el sistema bloqueará únicamente la factura sin generar una impresión. Trucos de Manejo: El tipo de documento que realiza la salida de la máquina o equipo a alquilar, debe afectar saldos con atributo Rastreo de Tiempo activo.

6 El tipo de documento que realiza la entrada o devolución de la máquina o equipo que se alquiló, debe afectar saldos con atributo Rastreo de Tiempo activo. El tercero que alquila la máquina o equipo, debe tener asignada mínimo una sucursal por defecto para ejecutar el proceso. La referencia del producto, máquina o equipo objeto del rastreo, debe tener asignado el atributo Medida Rastreo. El documento de venta que se usa para realizar la facturación, no puede tener activo el atributo Afecta saldos. Tutoriales Relacionados: Movimiento (Digitación FV Contado y Crédito) Impresión