TUTORIAL LOGÍSTICA DE INVENTARIOS

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1 Fecha: 18/07/2018 Responsables: AR - PG Vo.Bo.: Rev.3.0 TUTORIAL LOGÍSTICA DE INVENTARIOS Versión 8.1 Objetivo Aprender a configurar la rutina Logística con el fin de obtener información de pedidos y despachos que afectan cada referencia, conociendo los saldos actuales de inventario y la cantidad sugerida para generar ordenes de compra directamente desde esta ventana. Ruta de Acceso Menú «Gestión», Opción «Logística» DESCRIPCIÓN La gestión de inventarios es un punto fundamental en el manejo estratégico de toda organización, por está razón Mekano incluye en el módulo Gestión Administrativa la rutina Logística, que permite conocer a partir de una fecha determinada, que referencias se han solicitado y despachado a través de documentos clasificados como Pedido o Despacho y según el grupo al que pertenecen, es decir, Compra o Venta. Los análisis que se realizan a través de esta ventana permiten tener información precisa sobre la disponibilidad de existencias en el momento que el usuario lo requiera y tomar decisiones relacionadas con la configuración de los métodos de registro, los puntos de rotación, las formas de clasificación y los modelos para suplir de nuevo el inventario, determinados por los métodos de control, que eviten incrementar costos por faltantes o por exceso en bodegaje. Con el ánimo de optimizar, controlar y generar de forma automática el proceso de compras, esta rutina incluye opciones que permiten Tramitar y Aprobar pedidos, labor que puede ser realizada por diferentes personas en la empresa. AMBIENTE DE TRABAJO Según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, para que un usuario pueda ingresar a esta ventana es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Gestión» y la opción «Logística» así mismo, contar con los permisos que requiera como: Moldear, Visualizar, que fueron fijados previamente por el usuario Supervisor. Recuerde que esta ventana es de sólo consulta y podrá hacer uso del teclado para activar algunas opciones del programa: [Ctrl]+[L] Análisis [Ctrl]+[F] Terceros [ Ctrl ]+[ M ] Moldear [ Tabl ] Navegar entre campos [ F6 ] Vista Previa Pág.1/15

2 CONFIGURACIÓN DE LA RUTINA Para ejecutar esta rutina es indispensable tener presente la siguiente configuración en las ventanas Documentos y Referencias. 1. CONFIGURACIÓN TIPOS DE DOCUMENTOS ATRIBUTO LOGÍSTICA Los tipos de documentos utilizados en los procesos de compra y venta ( Cotización, Remisión, Facturas de Venta, Orden de Compra y Factura de Compra), que podrán ser auditados a través de esta rutina, deben tener asignado en el campo «Logística» que es de múltiple selección, una de las siguientes opciones según el caso. La configuración se puede hacer en cualquier momento y las alternativas de selección son: PEDIDO: Seleccione esta opción en los tipos de documento que dan inicio al proceso, es decir, cuando el cliente hace una solicitud o cuando la empresa hace una orden de pedido a un proveedor. REMISIÓN: Este atributo se asigna a las remisiones utilizadas en algunas empresas como documentos internos o de control, mediante los cuales se transfiere mercancía entre un documento inicial (pedido) y un documento final (Despacho). Útil en el manejo de la rutina pipeline al momento de generar consultas comparativas entre Remisiones vs Pedidos y Despachos vs Remisiones. DESPACHO: Seleccione esta opción en los tipos de documentos donde se registra mercancía, puede ser factura de compra, factura de venta, según el caso. finalmente el envío de la ATRIBUTO GRUPO Además, el grupo al que pertenece cada tipo de documento debe estar asignado correctamente, para ello ubíquese en el campo Grupo y seleccione si es Compra o Venta. Pág.2/15

3 2. CONFIGURACIÓN REFERENCIAS ATRIBUTO STOCK MÍNIMO Con el fin de evitar que se agoten las existencias y reponerlas de manera oportuna, Mekano permite establecer una cantidad mínima por cada referencia al momento de su creación, de esta forma cuando el sistema detecta que el saldo de inventario ha alcanzado la cantidad mínima, se generan alertas que permiten realizar oportunamente las gestiones de compra o adquisición de la mercancía. Esta cantidad debe ser digitada por el usuario en la columna Stock Mínimo. Para la rutina Logística el stock mínimo es de gran importancia, porque la cantidad asignada a cada referencia se tendrá en cuenta al momento de calcular de forma automática la cantidad en la columna Sugerido, que se observa al ingresar a la ventana Análisis EJECUCIÓN DE LA RUTINA - BOTÓN ANÁLISIS PASO 1 Al dar clic en el botón Logística el sistema se ubica de forma automática en la ventana Análisis. El primer paso para visualizar los resultados de la rutina es diligenciar la región de filtro ubicada en la parte inferior de la ventana, para ello ubíquese en el campo Desde y digite la fecha a partir de la cual desea que el sistema tome en cuenta los movimientos para los cálculos, luego ubíquese en el campo Bodega y seleccione la bodega de la cual desea obtener información, después y según el tipo de información que desea generar active el botón Demanda según despacho lado derecho o Demanda según pedido lado izquierdo. PASO 2 A continuación de clic en el botón Analizar, de esta forma el sistema discrimina la información clasificandola en la franjas Productos, Saldos y Pedidos. Los campos que se incluyen en cada franja son: Pág.3/15

4 PRODUCTOS En esta franja se discriminan los datos de identificación y ubicación de las referencias, así mismo incluye la columna Procesar útil para tramitar, aprobar y generar compras de forma automática. CAMPO Procesar Referencia Nombre de Referencia Bodega DESCRIPCIÓN Mekano permite generar órdenes de compra desde esta ventana y para hacerlo se deben seleccionar primero las referencias a través de esta nueva columna «Procesar», es un campo de tipo ON - OFF y puede activarse a través del mouse o con barra espaciadora. Si lo desea puede marcar todas las referencias que están en pantalla a través del botón «Marcar» y así mismo desmarcarlas dando clic en el botón «Desmarcar». En este campo se observa el código identificador único de la referencia. Corresponde a la descripción detallada de la referencia. En esta columna el sistema discrimina la ubicación de cada referencia según la bodega establecida para cada una de estas. SALDOS En esta franja se discriminan los datos relacionados con el saldo total de referencias solicitadas y despachadas en compras y ventas desde Movimiento Gestión y desde la Rutina Pipeline, así mismo los saldos pendientes, el saldo final y el saldo proyectado teniendo en cuenta las cantidades solicitadas. CAMPO Pedido en Compra DESCRIPCIÓN Es la cantidad de unidades solicitadas a los proveedores a través de órdenes de compra u otro tipo de documento similar. Pág.4/15

5 Despacho Compra Pedido en Venta Despacho Venta Saldo Inventario Pendiente Compra Pendiente Venta Saldo Compra Saldo Venta Saldo Final Proyectado Corresponde al número de unidades efectivamente compradas de cada referencia. Es la cantidad de unidades solicitadas por los clientes a través de cotizaciones u otro tipo de documento similar. Corresponde al número de unidades efectivamente vendidas de cada referencia. En este campo se observa el saldo total de cada referencia con corte a la fecha actual. Es la diferencia entre la columna pedido en compra vs la columna despacho compra. Es la diferencia entre la columna pedido en venta vs la columna despacho venta. Es la suma de las columnas Saldo Inventario más Pendiente compra. Es la diferencia entre las columnas Saldo Inventario y Pendiente Venta. Corresponde al saldo actual del Inventario más el saldo pendiente en compra, menos el saldo pendiente en venta. Saldo Final = Saldo Inventario + pedido en compra - pedido en venta. PEDIDOS Esta franja permite visualizar las cantidades que el sistema sugiere comprar para cumplir con los stock mínimos y máximos de cada referencia, tomando como base las ventas, días y tiempos de reposición. CAMPO DESCRIPCIÓN Venta Días Demanda Tiempo de Reposición Mínimo Tiempo de Reposición Máximo Stock Manual Es el total de unidades vendidas de cada referencia en el rango de fecha establecido a partir de la fecha desde. Corresponde al número de días transcurridos entre la fecha desde y la fecha actual. En esta columna se muestra el resultado de dividir la columna ventas entre la columna días. Demanda = Ventas / días Es el tiempo de reposición mínimo en días, asignado a la referencia al momento de su creación. Este valor es tomado en cuenta al momento de calcular el stock Mínimo de forma automática. Es el tiempo de reposición máximo en días, asignado a la referencia al momento de su creación. Este valor es tomado en cuenta al momento de calcular el stock Máximo de forma automática. Es el stock de inventario que el usuario asigna a cada referencia al momento de su creación. Pág.5/15

6 Stock Mínimo En este campo se muestra la cantidad digitada en stock Manual, siempre y cuando sea diferente a cero, si el stock manual es cero ( no asignada desde referencias), el sistema calcula los stock mínimos y máximos de forma automática: Stock mínimo = Demanda x Tiempo de Reposición Stock Máximo Es el valor resultante de sumar el stock mínimo más la demanda. Este valor se tendrá en cuenta al momento de calcular la cantidad en el campo sugerido (stock máximo menos saldo de inventario). Stock Máximo = Stock mínimo + Demanda Sugerido Cantidad Recordemos que a través de esta rutina Mekano permite generar la compra de mercancía de forma automática. En este campo el sistema indica la cantidad de unidades que sugiere comprar para cumplir con los stock de inventario. Para hacerlo toma como base la cantidad registrada en el campo stock manual menos saldo inventario. Los valores negativos indican el excedente de mercancía. Cuando el Stock es diferente de CERO, Mekano toma el Stock asignado manualmente, por lo tanto la fórmula será: Sugerido = Stock manual - saldo final Si en el campo sugerido existe un valor positivo, este valor se muestra también en el campo cantidad, el cual se tendrá en cuenta al momento de elaborar el comprobante, caso contrario el valor asignado en cantidad será cero. Este campo es editable, allí podrá digitar la cantidad que desee. Recuerde que en el campo Sugerido se observa la diferencia entre las columnas stock Máximo y saldo final, el valor de esta columna será la cantidad sugerida para cubrir las cantidades mínimas requeridas de cada referencia. Unidad en Compra Corresponde a la cantidad exacta o presentación del producto suministrado por el proveedor, (Ejemplo paquete de 30 unidades), de esta forma el valor asignado en el campo cantidad, será aproximado a la presentación establecida, es decir que si por ejemplo la cantidad es 33 y la presentación es 30, el sistema aproxima las cantidades sugeridas a 30 unidades, (según los múltiplos de la unidad en compra) y en el caso de las 158 unidades el sistema aproxima a 160 unidades. Pág.6/15

7 Tercero Nombre Tercero En esta columna encontrará el Nit del Proveedor asignado a cada referencia desde la opción Stocks por Bodega. Allí el sistema muestra el nombre del Proveedor asignado a cada referencia desde la opción Stocks por Bodega. IMPORTANTE: Cuando el Stock es igual a CERO, Mekano calcula automáticamente la demanda, el mínimo y el máximo Cuando no se han realizado ventas del producto, se sugiere que se asigne un Stock manualmente, desde la pestaña 'Stocks Bodega' para poder lograr que Mekano calcule con ese dato el pedido sugerido. Recordemos que el sistema sintetiza en la columna Cantidad la demanda de cada referencia según las entradas, salidas y stock de inventario, siendo este valor la cantidad solicitada por cada referencia en la orden de compra. La generación de los cálculos en la columna sugerido incluye en algunos casos cifras con decimales que se redondean en esta columna. BOTÓN APROBACIÓN - ÓRDENES DE COMPRA AUTOMÁTICAS Esta opción es útil para que los usuarios del programa aprueben y generen de forma automática las órdenes de compra según las cantidades que el sistema sugiere adquirir para cumplir con los stock de inventario. Las funciones Tramitar y Aprobar pueden ser realizadas por diferentes personas en la empresa; por ejemplo el Auxiliar de compras Analiza y Tramita los productos requeridos y luego el Gerente de Compras Aprueba y Genera automáticamente el documento de Pedido a Proveedores; en su defecto, si su empresa sólo tiene un responsable de compras, dicha persona podrá realizar todo el proceso. Para ejecutar la rutina tenga en cuenta el siguiente paso a paso: 1. Asigne el Rol Trámite al Perfil del usuario encargado de verificar y tramitar los pedidos. 2. Asigne el " Rol Aprobación " al perfil del usuario encargado de aprobar los pedidos tramitados previamente. 2. Verifique la existencia del tipo de documento para generar las órdenes de compra, este debe tener inactivado el atributo «Afecta Saldos», debido a que la factura de compra será la encargada de alimentar el inventario. Pág.7/15

8 3. Luego debe relacionar el tipo de documento para generar la orden de compra con cada bodega creada en el programa directamente desde el menú «Referencias» Opción «Bodegas» columna «Documento Orden de compra» si lo desea también podrá asignar las sedes a cada tipo de documento. 4. Ubicado en el Menú Logística, opción «Análisis», seleccione cada una de las referencias que desea incluir en el comprobante, activando el campo «Procesar». Cada columna incluye filtro, esto permite establecer criterios de selección que facilitan el proceso. 5. A continuación de clic en el botón Tramitar, de esta forma el sistema traslada las referencias seleccionadas hacia la ventana Aprobación, allí el usuario encargado podrá generar el comprobante de forma automática teniendo en cuenta la funcionalidad de los siguientes botones: Genera cada documento orden de compra en «Movimiento Gestión» y lo deja en tránsito para que el usuario encargado realice las respectivas modificaciones y lo termine. Genera cada documento orden de compra y no permite su modificación porque de manera automática queda terminado y listo para imprimir desde la opción Impresión ubicada en el Menú «Gestión». A través de este botón podrá eliminar información registrada en la ventana Aprobación, basta con activar el campo Procesar en los registros que requiera eliminar y dar clic en dicho botón. Pág.8/15

9 Después de seleccionar cualquiera de estas opciones el sistema muestra en pantalla el recuadro para digitar el «Tipo de Documento», «Tercero» y «Bodega» relacionados con el comprobante. 6. Luego de clic en el botón «Generar» y el sistema informa que el comprobante queda creado en el módulo «Gestión», el mensaje indica si queda congelado o si esta terminado dependiendo del botón seleccionado previamente. IMPORTANTE: Los datos del encabezado del comprobante son tomados directamente desde la ventana «Valores por Defecto» y la fecha del comprobante será la fecha actual. Pág.9/15

10 PEDIDOS Y DESPACHOS POR TERCERO A través de esta opción Mekano permite obtener información de los terceros relacionados con pedidos y despachos, dicha información se visualiza por una referencia específica, para hacerlo seleccione la referencia estando ubicado en la ventana Análisis y de clic en el botón Terceros, allí observará los datos relacionados con la cantidad de referencias de los pedidos y despachos realizados por cada uno de ellos, en caso que la cantidad de despacho supere al pedido, se refiere a que esta referencia no hizo parte de una orden de pedido o cotización. DETALLES La información que se observa en esta ventana depende de la referencia seleccionada desde la ventana «Análisis», en ella se muestran de forma detallada todos los comprobantes en los cuales se solicitan y se despachan dichas referencias, la información es discriminada en los siguientes campos: CAMPO Tipo, Prefijo y Número Fecha Tercero DESCRIPCIÓN Son los datos relacionados con la identificación del comprobante. Corresponde a la fecha de elaboración del comprobante. Indica el código del cliente o proveedor, según el caso, asignado al comprobante. Pág.10/15

11 Cliente o Proveedor Pedido Compra Despacho Compra Pedido Venta Despacho Venta Bruto Es el nombre del cliente o proveedor asignado al comprobante. Con relación a la referencia que se está analizando, en este campo el sistema indica la cantidad de unidades solicitadas por la empresa a través de Órdenes de Compra. Recordemos que dichos documentos tienen activado el atributo Pedido. En este campo el sistema indica la cantidad de unidades vendidas o despachadas, con relación a la referencia que se está analizando, basado en los documentos que tienen activado el atributo Despacho. Con relación a la referencia que se está analizando, en este campo el sistema indica la cantidad de unidades solicitadas a la empresa a través de Cotizaciones. Recordemos que dichos documentos tienen activado el atributo Pedido. En este campo el sistema indica la cantidad de unidades vendidas o despachadas, con relación a la referencia que se está analizando, basado en los documentos que tienen activo el atributo Despacho. Corresponde al valor unitario asignado a la referencia al momento de elaborar el comprobante. Descuento Corresponde al descuento asignado a la referencia al momento de elaborar el comprobante. Nota: Recuerde que Mekano permite realizar operaciones como Suma, Mínimo, Máximo, Contar y Promedio de acuerdo a la columna seleccionada, ubicándose en el nombre de la columna y con clic derecho seleccionar la opción Nota al Pie. Pág.11/15

12 ANÁLISIS CRUZADO El análisis cruzado se incluye en esta ventana con el fin de brindar una herramienta que permita analizar las referencias pedidas y despachadas por tercero, al ingresar encontrará en la parte superior los campos Tercero y Nombre del Tercero que podrán ser movilizadas para personalizar la consulta, de acuerdo a la ubicación de estos campos el sistema genera el listado de los terceros a partir del código o del nombre, para ver el detalle de la información de clic en el botón ( + ) y la información se discrimina en las siguientes columnas: CAMPO Referencia Nombre Referencia Pedido en Compra DESCRIPCIÓN Indica el código de cada referencia relacionada con el tercero que se está analizando. Indica el nombre de cada referencia relacionada con el tercero que se está analizando. Muestra el total de unidades solicitadas al proveedor según la fecha Desde establecida en la parte inferior de la ventana. Despacho en Compra Muestra el total de unidades despachadas por el proveedor según la fecha Desde establecida en la parte inferior de la ventana. Pendiente en Compra Pedido en Venta Despacho en Venta Es el total de unidades pendientes por entregar de cada proveedor. Son las unidades solicitadas por cada cliente según la fecha Desde establecida en la parte inferior de la ventana. Es el total de unidades vendidas a cada cliente según la fecha Desde establecida en la parte inferior de la ventana. Pendiente en Venta Es el total de unidades pendientes por entregar al cliente según la fecha Desde establecida en la parte inferior de la ventana. Pág.12/15

13 MOLDEAR VENTANA Las columnas que contienen cada una de estas ventanas podrán ser ordenadas y desplazadas a su gusto, conservando dicha presentación para futuras conexiones a Mekano, para hacerlo de clic en la opción «Moldear» o use las teclas de función [ Ctrl ]+[ M ]. STOCKS BODEGA Esta herramienta es útil para definir el Stock mínimo por bodega para cada una de las referencias que se manejan en la empresa. Este campo hará parte del análisis de las referencias al momento de totalizar la columna Sugerido, con fin de discriminar la información por bodega. Para su configuración oprima la tecla Insert y configure los siguientes campos: CAMPO Referencia Bodega Stock Tercero Nombre del Tercero DESCRIPCIÓN Digite en este campo el código de la referencia a configurar. En este campo también podrá hacer uso de la búsqueda por coincidencia. Digite el código de la bodega, si no lo recuerda podrá hacer uso de la búsqueda por coincidencia. Digite en este campo la cantidad de existencias mínima que desea establecer para la bodega previamente seleccionada. Digite en este campo el Nit del Proveedor de la referencia. En este campo el sistema muestra el nombre del proveedor según el Nit seleccionado. en el campo tercero. Pág.13/15

14 TRUCOS DE MANEJO Ambiente de Trabajo : Gracias a que Mekano es un so ware de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver «Ambiente de Trabajo»). Ordenar por Campo : Para ordenar las columnas en orden ascendente o alfabético según la información que contienen de clic sobre el título de cada columna; recuerde que puede hacer lo mismo con cualquier campo de esta ventana y luego si desea conservar dicha presentación, oprima «Moldear». Botones Marcar y Desmarcar: Con el fin de agilizar los procesos en los cuales se requiere activar (marcar) o inactivar (desmarcar )múltiples registros, podrá hacer uso de estos botones ubicados en la parte superior de la ventana. Selector de Columnas : Si requiere personalizar esta ventana ocultando algunos campos, despliegue el selector utilizando el botón asterisco [ * ], ubicado en el punto donde inician las columnas. Basta con usar el mouse para marcar o desmarcar, también puede usar las teclas [ Flecha Arriba ] o [ Flecha Abajo ] para desplazarse y rápidamente con la tecla [ Espacio ] activar e inactivar cada campo. Ayuda en Línea : Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [ F1 ] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet. TUTORIALES RELACIONADOS A continuación, un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces: Tipos de Documentos Gestión Referencias Productos Ambiente de Trabajo Rutina Pipeline Pág.14/15

15 CUESTIONARIO Qué atributos adicionales debe tener cada documento activo para que se visualicen los saldos de las mercancías en la rutina Logística? a. Logística y Grupo b. Rotación y Grupo c. Análisis de Costo d. Todas las anteriores En qué opción del sistema se define la cantidad de Stock mínimo que debe tener nuestro producto en el inventario? a. Documentos b. Valores por defecto c. Referencias d. Todas las anteriores En esta columna se observa la diferencia entre las columnas stock Manual y saldo final: a. Pedido b. Despacho c. Sugerido d. Saldo Inventario Esta opción es útil para que los usuarios del programa aprueben y generen de forma automática las órdenes de compra según las cantidades que el sistema sugiere adquirir. a. Análisis b. Aprobación c. Análisis Cruzado d. Stocks Bodega Al dar clic en este botón se genera la orden de compra en «Movimiento Gestión» y lo deja en tránsito para ser editado y terminado a. Generar Congelados b. Generar Terminados c. Detalles d. Análisis Cruzado Pág.15/15