TUTORIAL PRESUPUESTO COMERCIAL

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1 Fecha: 11/10/2016 Responsable: FB - AS VoBo: TH - MB - LH Rev. 2.1 TUTORIAL PRESUPUESTO COMERCIAL Ver. 7.2 y superiores Objetivo Elaborar un presupuesto comercial, siguiendo los pasos necesarios para su puesta en marcha y ejecución. Ruta de Acceso Menú «Contable», Opción «Presupuesto Comercial» DESCRIPCIÓN El Presupuesto Comercial es una herramienta administrativa fundamental en cualquier organización. Es implementada por Mekano, para proyectar o estimar los gastos e ingresos, con el objetivo de realizar seguimiento y control efectivo, que le permita anticipar y corregir aspectos negativos que perjudiquen la economía de la empresa. El control presupuestario permite tomar decisiones acertadas y verificar el cumplimiento de las metas, realizando un análisis comparativo de los resultados, con los datos previamente presupuestados. La rutina es tan versátil que su consulta se puede generar si así lo desea por unidades de negocios o centros de costos. Las partidas del presupuesto son utilizadas como guías durante la ejecución de programas en un determinado periodo de tiempo y sirven como norma de comparación. AMBIENTE DE TRABAJO Según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, para que un usuario pueda ingresar a esta ventana es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Contable» y la opción «Presupuesto Comercial», además que estén activos los permisos requeridos, como: Adicionar, Editar, Modificar y Eliminar, los cuales son asignados previamente por el usuario Supervisor, quien tiene la facultad para activar o restringir. (ver «Perfiles» ). Gracias a que Mekano es un so ware amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Para mayor ilustración, observe en el siguiente recuadro: Pág.1/11

2 Adicionar [I ns ] Grabar [ F3 ] Editar [ F2 ] Borrar [ Supr ] Nota: Estas teclas se utilizan únicamente en las pestañas «Presupuesto» y «Presupuesto Inicial», dado que la última pestaña «Presupuesto Comercial» es de sólo consulta y únicamente podrá usar las teclas para navegar en los registros de la ventana. CONFIGURAR Y CONSULTAR EL PRESUPUESTO COMERCIAL El proceso para configurar y consultar el «Presupuesto Comercial», se resume en cuatro pasos a ejecutar: 1. Configurar las Cuentas que se van a presupuestar. 2. Crear el presupuesto según el periodo y el factor (para años posteriores). 3. Definir el «Presupuesto Inicial» digitando los valores a presupuestar (Débito Crédito), según la naturaleza de las cuentas y por cada uno de centro de costos que se va a controlar. 4. Consultar el «Presupuesto Comercial» definiendo el período y el centro de costos. Nota: Cabe resaltar que para configurar dicho presupuesto, los dos primeros pasos se deben efectuar solo una vez al año y en estricto orden, y los siguientes, son pasos cotidianos donde únicamente con un clic podrá ejecutar el presupuesto cada mes cuántas veces lo requiera. Para mayor claridad cada uno de ellos será explicado a continuación: PASO 1 - CONFIGURAR LAS CUENTAS QUE SE VAN A PRESUPUESTAR Ingrese por el menú «Configuración», opción «Cuentas», en la pestaña «Plan de Cuentas Norma Local», busque las cuentas auxiliares de gasto o ingreso que desea presupuestar y marque el atributo «Presupuesto» presionando la tecla [ F2 ] y activando el campo con el mouse o con [ Espacio ]. Nota : Generalmente se presupuestan los ingresos y gastos, sin embargo, el sistema permite presupuestar cualquier cuenta. Tenga en cuenta que cualquier atributo aplica sólo para cuentas auxiliares, es decir, NO es necesario seleccionar las cuentas de Nivel. Puede marcar o desmarcar el atributo «Presupuesto» en cualquier momento. Pág.2/11

3 Grabar : Luego de terminar un proceso de inserción o modificación y antes de salir de la ventana, siempre deberá guardar el registro, para ello basta con usar la tecla [F3] o hacer clic en el botón Aceptar ubicado en la barra de funciones, si lo desea también puede oprimir la tecla [ Flecha Arriba ]. Editar : La forma de modificar una Cuenta es muy simple basta con usar la tecla [ F2 ] o el botón Editar de la barra de funciones para efectuar los cambios respectivos; recuerde usar la tecla [ F3 ] para Grabar. PASO 2 - CREAR EL PRESUPUESTO SEGÚN EL PERIODO Adicionar : Para agregar un nuevo registro, siempre debe oprimir la tecla [ Insert ] o el botón Adicionar de la barra de funciones, luego configure los respectivos campos. A. PRESUPUESTOS : En esta opción, se crea el encabezado de los presupuestos cada año, con los siguientes campos: Periodo CAMPO Descripción del Presupuesto DESCRIPCIÓN Año en el cual se va a realizar el presupuesto. Ejemplo: 2014, 2015, 2016, etc. Nombre asignado al periodo de tiempo. Ejemplo: Presupuesto año Pág.3/11

4 Factor Campo para establecer un Factor que aumente o disminuya el valor presupuestado en el año inmediatamente anterior. El Factor no es un porcentaje sino un número o valor por el cual será multiplicado el débito o crédito que fue presupuestado el año anterior. En el primer presupuesto puede asignar uno o cero, puesto que no existe uno anterior que sirva como base. Para realizar correctamente el cálculo, es importante que tenga claros los siguientes conceptos: MANEJO COLUMNA FACTOR 1. Si desea Incrementar : Al porcentaje requerido le debe sumar el número 1. En otras palabras y a manera de ejemplo: si desea incrementar el presupuesto en un 10%, el Factor es 1.10 y si desea incrementar en un 8%, el Factor es Si desea Disminuir : El número uno (1) debe dividirlo entre el porcentaje requerido más el número uno (1). En otras palabras y a manera de ejemplo: si desea disminuir el presupuesto en un 10%, la operación a realizar es 1/1.10 donde el Factor es 0.90, y si desea disminuir en un 8%, la operación a realizar es 1/1.08 donde el Factor es Si desea Conservar : El Factor es el número uno, para dejar el presupuesto igual. El Factor afectará todas las cuentas presupuestadas que tengan valores en el presupuesto inicial del año anterior, es decir, no es una multiplicación selectiva, sino general. Grabar : Luego de terminar un proceso de inserción o modificación y antes de salir de la ventana, siempre deberá guardar el registro, para ello basta con usar la tecla [F3] o hacer clic en el botón Aceptar ubicado en la barra de funciones, si lo desea también puede oprimir la tecla [ Flecha Arriba ]. Editar : La forma de modificar una Cuenta es muy simple basta con usar la tecla [ F2 ] o el botón Editar de la barra de funciones para efectuar los cambios respectivos; recuerde usar la tecla [ F3 ] para Grabar. Eliminar : Para borrar un registro oprima la tecla [ Supr ] o el botón Eliminar de la barra de funciones. Recuerde que este proceso es irreversible y sólo lo puede ejecutar el Usuario con el atributo «Borrar» en su Perfil. Pág.4/11

5 PASO 3 - DEFINIR EL PRESUPUESTO INICIAL PRESUPUESTO INICIAL Una vez generado el encabezado del Presupuesto, dé clic en la pestaña «Presupuesto Inicial», donde podrá visualizar todas las cuentas seleccionadas con el atributo «Presupuesto» en el Plan de Cuentas, si su contabilidad maneja centro de costos el sistema traerá las cuentas que maneje este atributo con cada uno de los centros de costos activos que tenga en su contabilidad. Adicionar : Para agregar un nuevo registro, siempre debe oprimir la tecla [ Insert ] o el botón Adicionar de la barra de funciones, luego configure los respectivos campos. PPTO CAMPO DESCRIPCIÓN Año que se está presupuestando, tomado de la pestaña anterior según el presupuesto seleccionado. Cuenta Código de las cuentas que se están presupuestando, las cuales se crean automáticamente con las que están marcadas con el atributo «Presupuesto» en el plan de cuentas. Si desea incluir nuevas cuentas basta con oprimir la tecla [ Insert ] o el botón Adicionar de la barra de funciones, luego colocar el código de la cuenta o realizar su búsqueda para insertarla. Si desea eliminar una de las cuentas, porque no se va a presupuestar en el año, dé clic el botón Eliminar en la barra de funciones o en su teclado presione [ Supr ]. Centro de Costos Descripción Cuenta En esta columna el sistema muestra los centros de costos que tienen marcado el atributo «Activo» por cada una de las cuentas presupuestadas. Cuando se arma el presupuesto por primera vez el sistema genera toda las combinaciones por cada uno de los centros de costos, Si desea eliminar una de las cuentas, con un centro de costo en específico, porque no se va a presupuestar en el año, dé clic el botón Eliminar en la barra de funciones o en su teclado presione [ Supr ], al igual que si decide incluir una misma cuenta con otro centro de costos presionar la tecla [ Insert ] o el botón Adicionar de la barra de funciones. Campo automático, allí el sistema muestra el nombre de la cuenta a presupuestar. Si requiere insertar una cuenta desde este campo, puede digitar el nombre de alguna de las cuentas que tengan el atributo «Presupuesto» marcado, para que el sistema la inserte rápidamente. Pág.5/11

6 Débito Crédito Valor a asignar por cada una de las cuentas de gasto o que sean de naturaleza débito y que se va a presupuestar para todo el año, por cada uno de los centros de costos activos. Si el presupuesto no se generó al multiplicarlo por un factor, este valor débito viene en cero para que sea colocada la cifra a presupuestar; en caso haber seleccionado el factor, éste tomará el Débito del año anterior para las cuentas de ingreso y lo multiplicará por el factor. Valor que se va a presupuestar para todo el año de las cuentas de los ingresos, por cada uno de los centros de costos activos. Si el presupuesto no se generó al multiplicarlo por un factor, este valor crédito viene en cero para que sea colocada la cifra a presupuestar; en caso haber seleccionado el factor, éste tomará el Crédito del año anterior para las cuentas de ingreso y lo multiplicará por el factor. Nota: Esta pestaña es la base del presupuesto anual. Si una vez ejecutado, desea incluir nuevas cuentas o agregar un nuevo centro de costos, puede realizarlo con la tecla [ Insert ] o el botón Adicionar de la barra de funciones y asignar el valor débito o crédito. Los débitos o créditos pueden aparecer en cero porque es el primer presupuesto, o porque no se va a multiplicar por un factor sino que se va a realizar manualmente; en este caso, se debe digitar el valor esperado para el año frente a cada cuenta: si es de ingresos (4xxxxx) en la casilla «Crédito», y si es de gastos (5xxxxx) en la casilla «Débito». Si no desea presupuestar una cuenta la puede eliminar de la ventana con la tecla [ Supr ] o el botón Eliminar de la barra de funciones. Tenga en cuenta que en el sistema no existe un mecanismo para realizar adiciones o traslados de los valores presupuestados, pero si el usuario lo requiere, es posible modificar el valor inicial. Grabar : Luego de terminar el proceso de inserción o modificación y antes de salir de la ventana, siempre deberá guardar el registro, para ello basta con usar la tecla [F3] o hacer clic en el botón Aceptar ubicado en la barra de funciones, si lo desea también puede oprimir la tecla [ Flecha Arriba ]. Editar : La forma de modificar el valor presupuestado en una Cuenta es muy simple basta con usar la tecla [ F2 ] o el botón Editar de la barra de funciones para efectuar los cambios respectivos; recuerde usar la tecla [ F3 ] para Grabar. Eliminar : Para borrar un registro oprima la tecla [ Supr ] o el botón Eliminar de la barra de funciones. Recuerde que este proceso es irreversible y sólo lo puede ejecutar el Usuario con el atributo «Borrar» en su Perfil. PASO 4 - CONSULTAR EL PRESUPUESTO La información que toma el «Presupuesto Comercial» es la que diariamente se agrega en cualquiera de los Módulos: Contable, Gestión, Nómina o Cartera Financiera; no se requieren procesos adicionales, es decir, que el sistema provee automáticamente la información al Módulo de Presupuesto. Pág.6/11

7 Una vez configurado el Presupuesto Inicial para cada periodo, el usuario puede consultar el proceso de ejecución del Presupuesto Comercial cuando lo necesite, de dos maneras: 1. Ingresando al Menú «Contable», opción «Presupuesto Comercial», señale el periodo luego seleccione en la parte izquierda el centro de costos que va a consultar, si desea generarlo por todos los centros seleccione la opción Todos los Centros, para que con un solo clic en el botón «Consultar», pueda visualizar la información. 2. Desde el Menú «Consultas», opción «Informes», elija Módulo: Contable, Grupo: Presupuesto, el informe que se llama: «Ejecución Presupuesto Contable por Meses», en el que podrá visualizar la información del Presupuesto Comercial. Al ejecutar el Presupuesto Comercial, el sistema trae automáticamente los movimientos contables de las cuentas para presupuestar realizados en cada mes del año, la información se visualiza por todos los centro de costos ó filtrado por el seleccionado y el «Total Ejecutado» hasta la fecha, comparado con el valor «Planeado» que fue digitado en el Presupuesto Inicial. Además, puede visualizar un valor que falta «Por Ejecutar» y un «Porcentaje Ejecutado». Los campos que se muestran son los siguientes: CAMPO DESCRIPCIÓN Cuenta Descripción de la Cuenta Planeado Meses Total Ejecutado Por Ejecutar Porcentaje Ejecutado Código de la cuenta que fue incluida en el presupuesto y tiene movimiento en el año. Nombre de la cuenta que fue incluida en el presupuesto y tiene movimientos en el año. Valor digitado, bien sea en el débito o crédito que fue colocado en el Presupuesto Inicial. Los meses del año de Enero a Diciembre, con el saldo de la cuenta para cada mes. La suma total de los saldos para cada una de las cuentas presupuestadas que tienen movimiento en el periodo. Es el valor que falta por ejecutar y se obtiene de restar el Planeado entre el Total Ejecutado. Si se visualiza de manera negativa es lo que está pendiente por ejecutar y si es positivo es el valor excedido en lo planeado. Se visualiza el porcentaje por cada cuenta que se ha ejecutado. Este valor es calculado al dividir el Total Ejecutado entre el Planeado) por 100. Si se genera un porcentaje superior al 100%, indica que se ha excedido en la ejecución, es decir, lo que se planeó no cubre todo lo que se ha ejecutado hasta el momento de la consulta. Y si es inferior a 100%, indica el porcentaje que se ha ejecutado según lo que planeado. Pág.7/11

8 Por Ejemplo: El presupuesto de ventas «Planeado» para este año es $100 y para el mes de julio el «Total Ejecutado» es $60. Es decir, que los $40 que faltan son el valor «Por Ejecutar» y el «Porcentaje Ejecutado» es del 60%. INFORME DE PRESUPUESTO COMERCIAL El presupuesto también se puede consultar a través de un Informe (tabla dinámica), lo que le permitirá al usuario realizar los filtros, agrupamientos, sumas al vuelo y demás ventajas de Mekano, para visualizar la información a su gusto. (Ver «Informes» ). Para generar el Informe de Presupuesto ingrese por «Consultas», opción «Informes». Ubique el reporte expandiendo el «Módulo: Contable», «Grupo: Presupuesto», seleccione el Informe «Ejecución Presupuesto Contable por Meses», para visualizar la información del Presupuesto Comercial con todos los campos mencionados anteriormente, o si requiere un resumen sin los meses puede consultar el informe «Ejecución Presupuesto Contable». TRUCOS DE MANEJO Acceso Rápido : También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas [ Alt ]+[ C ]+[ P ], combinación que puede variar según la configuración de su teclado y en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo. Ambiente de Trabajo : Gracias a que Mekano es un so ware de fácil uso, todas las ventanas tienen el mismo método para adicionar, editar o eliminar registros, pero si requiere conocer el proceso, utilice el tutorial respectivo. (ver «Ambiente de Trabajo») Motores de Búsqueda : Mekano brinda al usuario varias alternativas para buscar datos e información requerida (ver «Búsquedas»); en esta ventana puede utilizar, por ejemplo, la Búsqueda Incremental, ubicándose en el campo «Código» o «Nombre» según el caso, y digitar algunos caracteres hasta encontrar la coincidencia completa. Selector de Columnas : Si requiere personalizar esta ventana ocultando algunos campos, despliegue el selector dando clic en el asterisco [ * ], ubicado en el punto donde inician las columnas. Marque y desmarque Pág.8/11

9 con el mouse o con las teclas [ Flecha Arriba ] o [ Flecha Abajo ] para desplazarse, y activar e inactivar cada campo con la tecla [ Espacio ]. Ventana Modo Ficha : Para visualizar o editar esta información desde la Ventana Modo Ficha y ver los campos preseleccionados con Selector de Columnas, use las teclas [ Ctrl ]+[ Espacio ], y el sistema abrirá una nueva ventana, por ende, si desea regresar o salir, bastará con oprimir las teclas [ Ctrl ]+[ F4 ] o dando clic en la ( X ) de la parte inferior de la ventana, donde dice Ficha Presupuesto. Ayuda en Línea : Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana oprima la tecla [ F1 ], o sin salir de esta opción, desde el menú «Conexión», clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución requiere señal de internet. Otros Módulos : Este es un Presupuesto Comercial y no es un Presupuesto Público, en el que existen más variables para ejecutarlo. Si requiere manejar un presupuesto más detallado donde se identifiquen los diversos traslados o adiciones, registro presupuestales, certificados de disponibilidad... Mekano cuenta con un Módulo de Gobierno, el cual está parametrizado con todos estos requerimientos. Cuentas a Presupuestar : Sólo puede presupuestar Cuentas Auxiliares y no de Nivel. Aunque no es común, permite presupuestar Cuentas de Balance. Si la cuenta a presupuestar no tiene Movimiento Contable durante el año, el sistema no muestra dicha cuenta en la pestaña «Presupuesto Comercial». TUTORIALES RELACIONADOS A continuación, un resumen con los temas relacionados y sus respectivos enlaces: Plan de Cuentas Centros de Costos Informes Movimiento Contable TECLAS DE FUNCIÓN A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación: [ F1 ] Menú de ayuda en Línea [ Insert ] Insertar registro [ F2 ] Editar registro [ F3 ] Guardar registro [ Supr ] Eliminar registro actual [ Ctrl ]+[ Espacio ] Modo Ficha NOTA : Si desea más información Ver aquí imagen teclado completo o Ver aquí video teclado Pág.9/11

10 BARRA DE FUNCIÓN La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema. PASOS PARA CONFIGURAR Y CONSULTAR EL PRESUPUESTO COMERCIAL Para parametrizar y consultar el Presupuesto Comercial, realice los siguientes pasos: 1. Verifique que las «Cuentas» a presupuestar tengan marcado el atributo «Presupuesto». 2. Ingrese por el Menú «Contable», opción «Presupuesto Comercial», y establezca el periodo anual que va a presupuestar; si es necesario utilice el factor para aumentar o disminuir un presupuesto anterior. 3. De clic en la opción «Presupuesto Inicial», rectifique o establezca los respectivos Débitos y Créditos, recuerde que lo puede hacer por centros de costos. 4. Con la información ya insertada en el sistema, consulte mensualmente el presupuesto de la siguiente manera: a. Ingrese por «Contable», opción «Presupuesto Comercial», señale el periodo b. Luego seleccione si desea consultar por un centro de costo específico o por todos. c. Dé clic en el botón «Consultar» para visualizar la información. d. O desde el Menú «Consultas», opción «Informes», elija el «Módulo: Contable», «Grupo: Presupuesto» y elija uno de los informes para visualizar la información. De esta forma podrá obtener con un clic la información que necesita. Pág.10/11

11 GLOSARIO PRESUPUESTO : Representa el conjunto de las cuentas de los gastos e ingresos previstos para un determinado período de tiempo. FACTOR: Valor que determina el aumento de decremento de un valor establecido, el factor en Mekano no es un porcentaje sino un número o valor por el cual será multiplicado (para aumentar) o dividido (para disminuir el débito o crédito que fue presupuestado el año anterior. CUESTIONARIO 1. Para configurar y utilizar el Presupuesto Comercial debe ejecutar las siguientes acciones, excepto: a. Marcar las cuentas en el Plan Contable b. Digitar el Presupuesto Inicial c. Digitar el Presupuesto cada mes d. Elaborar con un clic el Presupuesto 2. Para aumentar el presupuesto en un 5%, de acuerdo a los valores del año anterior, el «Factor» es: a b. 0.5 c d Si el Porcentaje Ejecutado aparece con un valor que supera el 100%, significa: a. Saldo en Contabilidad es menor al Presupuestado b. Saldo en Contabilidad es mayor al Presupuestado c. Saldo Presupuestado es errado d. Ninguna de las anteriores 4. Al generar el presupuesto inicial que centros de costos trae el sistema para ser presupuestados? a. Los de Nivel b. Los que tengan densidad 1 c. Los activos d. Trae todos. Pág.11/11