SIIGO WINDOWS. Modelos Contables. Cartilla I

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1 SIIGO WINDOWS Modelos Contables Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación Qué son Modelos Contables? 3. Cuál es el Objetivo de Manejar Modelos Contables? 4. Cuál es la ruta para Crear un Modelo Contable? 5. Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de crear un Modelo Contable? 6. Cuál es la ruta para Contabilizar un Modelo Contable? 7. Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de contabilizar un Modelo Contable? 8. Cuál es la ruta para Generar un Informe de los Modelos Contables Parametrizados? 9. Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de generar los informes de los Modelos Contables Parametrizados?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica la funcionalidad o creación de Modelos contables, los cuales son una ayuda para ejecutar algunos documentos de una manera más rápida y de acuerdo a las necesidades del usuario.

4 MODELOS CONTABLES Qué son Modelos Contables? Los Modelos Contables en SIIGO, es una funcionalidad que permite definir o parametrizar una guía o formato que permite la captura de diversas cuentas contables y conceptos asociados a ellas; con el fin de poder ser utilizado en diferentes comprobantes contables, especificando que se puede o no modificar. Cuál es el Objetivo de Manejar Modelos Contables? El objetivo fundamental de su creación es realizar la contabilización automática de comprobantes contables que comúnmente se tiene que contabilizar de forma repetitiva, sin necesidad de recurrir a la digitación manual de secuencia por secuencia. CREACION MODELO CONTABLE Cuál es la ruta para Crear un Modelo Contable? La ruta para definir los Modelos Contables es: Contabilidad Parámetros - Definición Modelos Contables

5 Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de crear un Modelo Contable? Al ingresar a esta opción el sistema habilita la siguiente ventana: En su encabezado solicita los siguientes datos: Código: Corresponde a un consecutivo del programa, es un campo numérico el cual permite crear hasta modelos. Descripción: Corresponde a un nombre del modelo a definir, es un campo alfanumérico de 100 posiciones.

6 En sus secuencias solicita los siguientes datos: Secuencia: Código que el sistema trae en forma automática por cada ítem registrado o parametrizado Cuenta: Corresponde al código contable se puede digitar el numero, realizar la búsqueda con el icono o F3 (Búsqueda Numérica) o con las teclas de Función F2 (Búsqueda Alfabética) Cuando se maneje IVA diferencial y se ingrese una cuenta marcada como Tipo Impuesto IVA, el programa presenta un mensaje informativo que indica: Recuerde que el valor del IVA se debe cargar independiente por cada una de las tarifas asociadas a los productos. Al definir modelos contables NO se pueden ingresar cuentas contables Detalladas Por Cobrar o Por Pagar, por lo cual el sistema genera el siguiente mensaje: Descripción: El sistema trae en forma automática la descripción de la cuenta contable pero esta puede ser modificada de acuerdo a la necesidad del usuario.

7 Centro de Costo: Este campo se habilitara SOLO, si la cuenta digitada en su creación está marcada Centros de Costo Subcentro de Costo: Dependiendo del Tipo de SIIGO, si la cuenta esta marcada como centro de costos y este tiene la marca de manejar subcentro se habilitara este campo NIT: Este campo se habilita SOLO si la cuenta digitada está marcada como Si Tercero Sucursal: Se habilita si la cuenta contable que se digita está marcada como Si Tercero y el NIT asignado maneje sucursal a. Si la cuenta contable está marcada como Inventarios el sistema solicita el producto y sus datos: b. Si la cuenta esta marcada como Activo Fijo o Depreciación el sistema solicita código del Activos

8 c. Si la cuenta contable está marcada como Retención el sistema solicita la Base para realizar el cálculo del porcentaje de retención D/C: Digitar el tipo de contabilización que se debe registrar en la secuencia. Valor Total: Se debe ingresar el valor total contabilizar en esa cuenta contable Si el comprobante está moviendo cuentas contables que se encuentran parametrizadas en el módulo de Presupuesto y la clave de usuario tiene selección de Control de ejecución de presupuesto; el programa valida que el valor digitado más el saldo de la cuenta no supere el valor presupuestado Posterior a esto, después de haber ingresado todas las secuencias se debe grabar las secuencias con la Tecla de Función F1 o con el icono.

9 En los totales se habilitan los siguientes datos: Asignar campos Variables: En el evento en que el usuario en la ejecución desee manipular alguna de las variables capturadas en el modelo, el programa permite seleccionar los campos que pueden ser modificados; para tal efecto se habilita la siguiente pantalla: Graba Modelo Contable: Graba los campos digitados y refresca la pantalla para ingresar un nuevo modelo. Antes de guardar el Modelo, se debe validar que el documento haya quedado cuadrado, para ello como se visualiza en la siguiente pantalla:

10 Se realiza la validación que la suma de débitos debe ser igual a la suma de los Créditos y de no ser así, al momento de grabar el modelo el sistema presenta el mensaje de aclaración CONTABILIZACION MODELO CONTABLE Cuál es la ruta para Contabilizar un Modelo Contable? La ruta para ejecutar o contabilizar un Modelos Contables es: Contabilidad Procesos - Ejecución Modelos Contables

11 Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de contabilizar un Modelo Contable? Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente pantalla: En su encabezado solicita los siguientes datos: Código: Digitar el código del modelo previamente parametrizado Al seleccionar el código, el programa presenta en la parte inferior de carácter informativo, las secuencias definidas en el modelo.

12 Tipo de Documento: Se debe seleccionar el tipo de comprobante en el cual se realizara la contabilización. Únicamente permite la selección de los documentos Tipo L (Otros) N (Nota Interna) - C (Nota Crédito) y D (Nota Debito). Fecha: Corresponde a la fecha de contabilización del comprobante. El sistema sugiere la fecha de ingreso al sistema, pero esta puede ser modificada únicamente dentro del mismo mes. En sus secuencias: El sistema trae los datos de la información parametrizada en la de definición del modelo y SOLO en caso que en la parametrizacion se hayan asociado conceptos en los Campos Variables, estos se habilitaran para ser modificada la información en caso de ser necesario Para Nuestro Ejemplo en los Campos Variables se asociaron los conceptos de Centro de Costo y Valor y serán los únicos que permiten modificación Al terminar de repasar las secuencias se ejecutara el proceso de contabilización para lo cual el programa presenta un mensaje de decisión indicado si se desea generar el comprobante contable.

13 Al dar clic en SI el programa presenta un mensaje informativo indicando que Tipo de Documento, Numero del tipo de Documento y Numero del Documento a contabilizar se contabilizara el documento. Esta ventana se habilitara solo si en la definición del documento se marco Numeración Automática, de lo contario el sistema habilitara pantalla para indicar el número del documento a contabilizar A continuación comenzará a actualizar el comprobante. Al finalizar el proceso de contabilización el programa presenta la ventana para efectuar el proceso de impresión.

14 El documento puede ser enviado a impresión, vista preliminar o Excel, este ultimo siempre y cuando se haya definido el template para el documento. INFORME MODELO CONTABLE Cuál es la ruta para Generar un Informe de los Modelos Contables Parametrizados? La ruta para generar los informes de los Modelos Contables parametrizados es: Contabilidad Informes y Consultas - Informe Modelos Contables Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de generar los informes de los Modelos Contables Parametrizados? Posterior a la definición del Modelo Contable el programa permite generar un listado con los modelos definidos allí el sistema solicita:

15 Modelos: Asignar el rango de los modelos a consultar para verificar los parámetros establecidos y presenta las siguientes columnas: El informe puede ser enviado a impresión, vista preliminar o Excel.