CREACIÓN DE CONCEPTOS Y ASOCIACIÓN DE CUENTAS

Transcripción

1 CREACIÓN DE CONCEPTOS Y ASOCIACIÓN DE CUENTAS Al momento de ingresar a la opción de medios magnéticos el sistema habilita la siguiente ventana, para este ejercicio se seleccionara la primera opción llamada Creación de conceptos y asociación de cuentas 1. Creación de conceptos: El primer paso para la generación de medios magnéticos corresponde a la creación conceptos y asociación de cuentas contables de acuerdo a la normatividad vigente, para ello en el recuadro que se habilita es necesario seleccionar la opción 1; con lo cual se pueden presentar las siguientes situaciones: a. No existen creados conceptos en el año actual ni en el año inmediatamente anterior: En este caso el sistema presentara Conceptos Predefinidos los cuales están basados en la norma vigente de medios magnéticos y se pueden consultar enviando el informe a Excel con el icono pantalla: que se visualiza en la parte superior de la

2 b. Cuando no existen conceptos creados en el año actual pero si existen conceptos creados en el año anterior: El programa válida que ya existen conceptos en el año anterior y presentara el siguiente mensaje, permitiendo seleccionar el proceso a seguir de acuerdo a las necesidades de la organización: Si: El sistema traerá los formatos y los conceptos tal como se encontraban en el año anterior, en este caso es necesario realizar la asociación de cuentas. NO trae los nuevos formatos definidos para la normatividad vigente, como son el formato ; de igual forma no se incorporan los conceptos asociados a estos formatos. No: El sistema traerá los conceptos predefinidos por el sistema quedando listo para asociar únicamente las cuentas contables a los conceptos que corresponda. El sistema trae los nuevos formatos ( ) cada uno de ellos con sus conceptos.

3 De igual forma para crear nuevos conceptos cuando aplique es necesario utilizar el icono con ello se habilita la siguiente ventana en la cual se definen los siguientes campos: Concepto: Es un campo numérico de cuatro (4) caracteres que corresponde al código del concepto con el cual se reporta la información según las especificaciones dadas en la resolución de medios magnéticos dada para el año vigente. Tipo monto: Lista donde se define el tipo de monto a tener en cuenta, según la cuantía a reportar. Los tipos de monto que permite seleccionar el sistema son: 1 = Costos / Deducciones: Aplica para los conceptos a reportar como pagos o abonos en cuenta (formato 1001), diferente a salarios. 2 = Salarios: Aplica para los conceptos a reportar como salarios y demás pagos laborales (formato 1001). 3 = Ingresos: Aplica para los conceptos a reportar en el formato Ingresos recibidos.

4 4 = Pasivos: Aplica para los conceptos a reportar en el formato Saldo cuentas por pagar. 5 = Cuentas por cobrar: Aplica para los conceptos a reportar en el formato Saldo cuentas por cobrar. 6 = Sin tope general: Aplica para los conceptos a reportar SIN IMPORTAR LA CUANTIA, es decir, todos los valores mayores a 0 y que son necesarios informar (formatos 1001, 1003, 1004, 1005, 1006, 1011, 1012, 2275, 2276, 2278). 7 = Base de impuestos generados: Aplica para los conceptos de IVA generado a reportar validando el tope de ingresos (formato 9898) Descripción: Nombre con el cual se identifica el concepto, este texto NO se visualizara en la generación de los archivos planos ni los archivos con formatos XML. Formato: El sistema genera un listado de los formatos existentes y donde es necesario seleccionar aquel en el cual se va a reportar la información del concepto que se está creando. Los formatos que se habilitan son: 1001 Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas 1003 Retenciones que le practicaron 1004 Descuentos tributarios solicitados 1005 Impuesto descontable (IVA) 1006 Impuesto generado (IVA) 1007 Ingresos recibidos 1008 Cuentas por cobrar (Deudores con créditos activos a 31 de diciembre de 2015) 1009 Cuentas por pagar (Saldos de los pasivos a 31 de diciembre de 2015) 1010 Socios, accionistas, comuneros, cooperados y/o asociados Declaraciones tributarias (Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional Rentas exentas Costos y Deducciones) 1012 Declaraciones tributarias (Inversiones) 2276 Certificación de ingresos y retenciones personas naturales empleados 2278 Información de la compra de bonos electrónicos 9998 Base del impuesto generado Un concepto puede asociarse UNICAMENTE a un solo formato, mientras que un formato puede tener VARIOS conceptos asociados. TODOS LOS CAMPOS DE ESTA VENTANA SON OBLIGATORIOS. NOTAS ACLARATORIAS Para el Formato Impuesto Generado es necesario crear un concepto DIAN 9998, asociarlo al Tipo de Monto 7 = Base Impuesto Generado y asociarlo al formato 9998 Base Impuesto Generado (ESTE CONCEPTO Y ESTE FORMATO SON SOLO EN SIIGO); para permitir al programa generar en forma correcta la base del impuesto.

5 En el concepto DIAN 9998 es necesario enlazar las cuentas contables que generaron el IVA que se va a reportar. Existen formatos que en la resolución vigente no tienen conceptos asociados pero en SIIGO para la correcta generación de los archivos planos es necesario asignar unos conceptos (Comodines) para la creación del formato, estos son: Formato 1005 crear el concepto 5555 Formato 1006 crear el concepto 6666 Formato 1010 crear el concepto 7777 Formato 2276 crear el concepto 4444 Formato 2278 crear el concepto 3333 Estos conceptos NO se verán reflejados en la generación de los Archivos XML que se envían a la DIAN. Para borrar un concepto es necesario realizar la búsqueda del concepto con el icono, digitar el código del concepto a eliminar y por último utilizar el icono o la tecla de función F5.

6 Para borrar un concepto DIAN es necesario que no tenga asociadas cuentas contables, en caso de tenerlas es necesario primero borrar las cuentas y luego si el concepto. 2. Asociación de cuentas: a. Una vez se encuentren definidos los conceptos bien sea por que se tomaron los que el sistema trae o por que se copiaron los del año anterior, SIIGO permite asociar a cada uno de ellos las cuentas contables que el sistema tomara para reportar los valores; para este proceso se habilita la siguiente ventana: En ella es necesario empezar a ingresar la información; inicialmente es necesario ingresar el código de la cuenta contable y cada uno de los datos que el sistema solicita como son:

7 Cuenta contable: La cual se debe encontrar previamente creada y con movimiento. Concepto: El sistema te permite digitar el código y con esto el sistema trae en forma automática el formato al cual se encuentra asociado dicho concepto. Tipo de suma: Por cada rango de cuentas es necesario definir el tipo de valor a incluir, estos son: (Sumar Débitos, Sumar Créditos, Débitos Créditos, Saldo Inicial y Saldo General), según el caso de acuerdo al tipo de movimiento que el usuario requiera reportar en el archivo. 1 = Suma débitos: El sistema permite generar un valor por cada uno de los terceros con movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN con naturaleza débito de los registros causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar. Estando en un balance de comprobación por terceros corresponde a la columna Débitos. 2 = Suma créditos: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros con movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN con naturaleza crédito de los registros causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar. Estando en un balance de comprobación por terceros corresponde a la columna Créditos. 3 = Débitos menos créditos: Permite obtener un valor por cada uno de los terceros con movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN realizando la correspondiente resta de débitos menos créditos; de los registros causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar. Estando en un balance de comprobación por terceros; realiza la resta de la columna Débitos menos la columna Créditos.

8 4 = Saldo general: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros con movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN realizando la correspondiente operación de tener el saldo inicial al cual se le suma el movimiento débito y luego se resta el movimiento crédito, estos registros serán los causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar. Estando en un balance de comprobación por terceros el sistema toma el valor de la columna nuevo saldo; (valor que resulta de sumar los valores de las columnas saldo anterior y Débitos y a ese total restar los valores de la columna Créditos). 5 = Saldo inicial: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros del valor con que inician las cuentas asociadas al concepto DIAN el día 1 de enero del año a reportar. Ubicados en un balance de comprobación por terceros; el sistema toma el valor de la columna saldo anterior. Categoría: Este campo permite clasificar el rango de cuentas seleccionado en una característica específica, estas categorías se habilitan dependiendo del formato: Para el Formato 1001 las categorías a utilizar son: Para el Formato 1004 las categorías a utilizar son:

9 Para el Formato 1005 las categorías a utilizar son: Para el Formato 1006 las categorías a utilizar son: Para el Formato 1007 las categorías a utilizar son: Para los Formatos 1011 y Formato 2275 y las categorías a utilizar son: Para el Formato 2276 las categorías a utilizar son:

10 Para el Formato 2278 las categorías a utilizar son: Para los demás formatos 1003, 1008, 1009, 1012, 9898 no se activa el combo de categoría pues no es requerida esta clasificación de información. b. Si se requiere borrar una cuenta contable asociada a un concepto, es necesario ubicar el cursor sobre la secuencia. Dar doble sobre el ítem, de esta forma el registro sube a la grilla superior

11 Por último se elimina la cuenta con el icono habilita en la parte superior de la pantalla. o la tecla de función F5 que se c. En este momento SIIGO da la posibilidad de incorporar la asociación de cuentas contables por medio de interfaces, para ello al momento de ingresar a la asociación de cuentas contables, en la parte superior se habilita un cuadro llamado, el cual te permite generar la plantilla, para ello el sistema te solicita la ruta donde será guardada esta información. Aquí se genera un archivo en Excel el cual contiene la estructura que permite la incorporación de estos datos al programa. Es necesario diligenciar la plantilla con la información requerida por cada empresa.

12 Luego al volver a la pantalla de SIIGO es necesario dar clic en el icono y luego seleccionar la ruta del archivo a incorporar. Es necesario confirmar la incorporación de información por medio del icono que se habilita en la siguiente ventana. Con este proceso el sistema carga los datos al programa, generando un listado del proceso realizado, en caso de presentarse inconsistencias el sistema también las reporta.

13 Luego al momento de volver a ingresar a SIIGO a revisar la asociación de cuentas conceptos, se visualizara los datos incorporados. Para que el sistema mantenga esta información en SIIGO es necesario dar clic en el icono que se encuentra en la parte superior de la ventana