Windows (LIQUIDACIÓN DE NÓMINA) Cartilla II

Transcripción

1 Windows (LIQUIDACIÓN DE NÓMINA) Cartilla II

2 PRESENTACIÓN A través de esta cartilla se realizara una explicación del proceso de liquidación de nomina, para luego llevarlos a la practica mediante un taller donde el estudiante deberá aplicar todos los conceptos vistos.

3 OBJETIVO Al desarollar esta cartilla se pretende que el usuario aprenda a realizar la correcta captura de las diferentes novedades y ejecute los diferentes procesos que hacen parte de la liquidación de nomina de acuerdo al tipo de nomina que maneje en la empresa para la cual labora.

4 PROCESOS DE NOMINA Los procedimientos que se describen a continuación se deben ejecutar, para efectuar la liquidación, pago y generación de informes de nómina. FIJAR NOVEDADES A través de esta opción se puede generar la captura de aquellas novedades que son fijas en la liquidación de todos los periodos de nómina para uno o varios empleados. Ruta: Nómina - Procesos Manejo de Novedades Captura de Novedades Fijación de Novedades Estos conceptos se pueden fijar con los siguientes criterios: a.) Individual: En esta opción se puede seleccionar un empleado para efectuar la fijación de una novedad. Los campos que se deben diligenciar son: Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto que se quiere fijar. Con el icono se pueden consultar los conceptos creados. Nit: En este campo se debe digitar el número de cédula del empleado al que se le efectuará la fijación del concepto. Con el icono se pueden consultar los empleados creados. Valor: En este campo se debe digitar el valor correspondiente al concepto que se quiere fijar. b.) Centro de Costo: Seleccionado esta opción se podrá efectuar la fijación de una novedad para un centro de costo específico.

5 Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto que se quiere fijar. Con el icono se pueden consultar los conceptos creados. C. De Costo: En este campo se debe digitar el código del centro de costo al que se le efectuará la fijación del concepto. Al presionar Enter se selecciona el asterisco (*) el programa tomará todos los centros de costo. Con el icono pueden consultar los centros de costo creados. se Valor: En este campo se debe digitar el valor correspondiente al concepto que se quiere fijar. c.) Numérico: A través de esta opción se puede efectuar la asignación de un concepto por rango de NITs.

6 Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto que se quiere fijar. Con el icono se pueden consultar los conceptos creados. Del Número: Corresponde al número de identificación inicial del empleado desde el que se desea fijar el concepto. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla Enter el programa asumirá desde el nit cero (0). Al número: Corresponde al número de identificación final del empleado hasta el que se desea fijar el concepto. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla Enter el programa asumirá hasta el NIT 9999,999,999,999. Valor: En este campo se debe digitar el valor correspondiente al concepto que se quiere fijar.

7 GENERACION DE NOVEDADES Esta opción permite efectuar el ingreso en bloque de novedades que aplican para todos los empleados en un período de nómina determinado. Así mismo permite liquidar de forma automática los dominicales cuando el pago de la nómina es semanal. Ruta: Nómina - Procesos Manejo de Novedades Generación de Novedades Una vez se ha ingresado a esta opción el programa mostrará las siguientes opciones: Escogiendo la opción Únicas el programa mostrará el siguiente mensaje: Se debe dar clic sobre el cuadro en blanco para continuar e inmediatamente el programa solicitará el número de la nómina a procesar o liquidar. Se debe tener en cuenta que la nómina se emplea para hacer consolidaciones. En este proceso se crea la pareja de archivos Z29NNNNNNNNNN y Z29NNNNNNNNNN.idx, donde NNNNNNNNNN es el número de la nómina que se está liquidando.

8 Una vez se ha escogido el periodo de nómina a liquidar el programa desplegará la siguiente pantalla en la que se debe registrar los siguientes datos: Cpto: En este campo se deben digitar los conceptos o novedades que se van a liquidar en el período de nómina escogido. Una vez se ha escogido el concepto, el programa automáticamente mostrará la descripción del mismo. Con el icono o las teclas de función F2 o F3, se puede realizar la búsqueda de los conceptos creados. Variable: En este campo se debe digitar la cantidad de los días u horas que se desean liquidar para los conceptos seleccionados.

9 Después de incluir todos los conceptos, dando clic sobre el icono tecla de función F1 aparecerá el siguiente mensaje: o presionando la Digitando SI el programa ejecutará un proceso automático en el que le asignará las novedades escogidas para todos los empleados. Digitando NO el programa mostrará uno a uno los empleados y preguntará si la nómina aplica para el empleado que se está visualizando en pantalla. Se debe digitar Si o No según corresponda hasta finalizar la lista de empleados. CAPTURA DE NOVEDADES A través de esta opción se debe efectuar la entrada de novedades por cada uno de los empleados. Se debe escoger un período de nómina en el que se deben incluir todos los ingresos y deducciones, excepto el subsidio de transporte, los aportes de salud, pensión, fondo de solidaridad y retención en la fuente. Ruta: Nómina Manejo de Novedades Captura de Novedades Para efectuar la captura de novedades se ejecutarán los siguientes pasos:

10 Digite la Nómina a Procesar (01/99): En este campo se digita el número de la nómina en el cual se efectuará la captura de las novedades. Es la Quincena 1 o 2?: Esta opción únicamente aplica para el pago de nóminas quincenales. Cuando el pago de la nómina se hace de forma mensual, esta pregunta se omite. Con pago decanal es necesario indicar si es el período 1, 2 o 3; y si el período de nómina es semanal, se debe escoger la semana 1, 2, 3, 4 ó 5 de acuerdo al período que se quiere liquidar. Se debe tener en cuenta que la nómina se emplea para hacer consolidaciones. Quiere Iniciar Proceso (SI/NO): Cuando el pago de la nómina se realiza por primera vez se debe contestar a esta pregunta NO o en el caso de que ya se hayan capturado novedades para el período de nómina escogido y se quieran mantener, la respuesta también debe ser NO. Cuando el período de nómina en el que se van a capturar las novedades fue utilizado anteriormente, a la pregunta se debe digitar SI, porque en caso contrario aparecerá un mensaje en la captura de novedades que dice NOMINA YA GIRADA. También se debe responder SI cuando el período de nómina ya fue contabilizado o pagado y se borraron todos los comprobantes y se requiere recuperar las novedades del período de nómina reversado, porque de igual manera aparecerá el mensaje NOMINA YA GIRADA Después de haber contestado la pregunta anterior el programa mostrará la siguiente pantalla donde se efectuará la captura de las novedades.

11 NIT: En este campo se debe digitar el No. de cédula del empleado. Con el icono la tecla de función F2 o F3 se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados. CTO.: En este campo se deben digitar los códigos de los conceptos o novedades que se van a generar para el empleado seleccionado. Las novedades que se hayan incluido en la generación de novedades aparecerán de forma automática. Si no se ejecutó la generación de novedades, será necesario capturar cada una de las novedades para el empleado seleccionado. Variable: En este campo se digita la cantidad de los días u horas que se desean liquidar para los conceptos seleccionados. Esta opción únicamente aplica para los conceptos creados con fórmula. Valor: En este campo se debe digitar el valor de la novedad o concepto que se está capturando. Para los conceptos con fórmula, el programa calcula automáticamente el valor después de digitar la variable. Si el concepto no tiene fórmula, se debe digitar el valor del concepto que se esta capturando. Con el icono empleado. o con la tecla de función F1 guarda las novedades para el LIQUIDACION DE COMISIONES Esta opción no se trabaja directamente desde el módulo de nómina, pero las

12 comisiones se pueden liquidar desde el módulo de ventas y esta novedad se generará automáticamente en el módulo de nómina ejecutando el siguiente procedimiento: Ruta: Ventas - procesos Liquidación de Comisiones Comisiones Con IVA: Si se escoge esta opción el programa liquidará las comisiones sobre el valor total de la factura incluido el IVA. Sin IVA: Si se escoge esta opción el programa liquidará las comisiones sobre el valor bruto de la factura, es decir, el valor antes de IVA. Después de escoger esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla: Desde: En este campo se debe digitar el rango inicial de fechas desde el que se van a liquidar las comisiones. Hasta: En este campo se debe digitar el rango inicial de fechas desde el que se van a liquidar las comisiones. Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:

13 Liquida en Nómina: Se debe marcar esta opción para que la liquidación de las comisiones se efectúe directamente en el periodo de nómina que se esta liquidando. Nro. De Nómina: En este campo se debe digitar el número de la nómina en la que se van a liquidar las comisiones. Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto de nómina creado para las comisiones. Si no se conoce el código del concepto se puede efectuar la búsqueda con la tecla de función F2 o con el icono. Vendedor Desde: En esta campo se debe digitar el código inicial del vendedor desde el que se quieren liquidar comisiones. Vendedor Hasta: En este campo se debe digitar el código final del vendedor hasta el que se quieren liquidar comisiones.

14 Incluido Descuentos de la Factura (S/N): Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa el programa tomará el valor bruto de la factura menos el valor de los descuentos aplicados y sobre este valor liquidará las comisiones. Si la respuesta es negativa el programa no tendrá en cuenta los descuentos realizados en la factura y liquidará las comisiones sobre el valor bruto de la factura. Incluye Cargos en la Factura (S/N): Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa el programa liquidará las comisiones incluidos los cargos generados en la factura de venta (recuerde que en la definición de la factura el IVA se parametriza en el tercer cargo). Si la respuesta es negativa el programa liquidará las comisiones sobre el valor bruto de la factura. Digite las Cuentas de Descuentos Utilizadas en el Recibo de Caja: Si se manejaron descuentos condicionados, estos deben ser registrados en el momento de elaborar el recibo de caja, por lo tanto se deben digitar las cuentas contables en las que se contabilizaron estos descuentos. AUXILIO DE TRANSPORTE AUTOMATICO A través de este proceso el programa liquida y calcula de forma automática el Subsidio de Transporte para aquellos empleados cuyo salario básico mensual sea inferior a dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Este concepto no es necesario generarlo o capturarlo como una novedad, ya que con este proceso el programa lo hace automáticamente. Para ejecutar este proceso es necesario ingresar a la opción: Ruta: Nómina Procesos -Manejo de Novedades Subsidio de Transporte Automático y diligenciar los siguientes datos que se describen a continuación:

15 Nro de Nómina: En este campo se debe digitar el número de la nómina en la que se desea generar la novedad del Subsidio de Transporte. Es la Primera o la Segunda Quincena 1 ó 2: Esta opción únicamente aplica para el pago de nóminas quincenales. Cuando el pago de la nómina se hace de forma mensual esta pregunta se omite. Si el pago es decanal es necesario indicar si es el decanal 1, 2 ó 3 y si el periodo de nómina es semanal se debe escoger la semana 1, 2, 3, 4 ó 5 de acuerdo al periodo que se quiere liquidar. Genera la Novedad de Subsidio de Transporte Para Todo el Mes (S/N): Esta pregunta aparece cuando en la opción anterior se indica al programa que es la segunda quincena, el tercer decanal o la cuarta semana. Si no se marca, únicamente se liquidará el Subsidio de Transporte correspondiente al periodo de nómina que se está liquidando, de lo contrario, al marcar la opción, el sistema liquidará el Subsidio de Transporte para todo el mes, independiente que el pago de la nómina se efectúe quincenal, decanal o semanal.

16 Y en el momento de verificar, se presenta el subsidio de transporte liquidado a quienes corresponda: Para liquidar correctamente subsidio de transporte, en la creación del concepto (Nómina Parámetros Catálogos Apertura de Conceptos), se debe indicar Cálculo Automático T-Auxilio de Transporte, digitar el valor del Subsidio, el cual debe ser modificado cada año y/o según las disposiciones de la Ley, y el tope máximo de números de SMLV (2 en este caso)

17 COMPROBANTE AUTOMATICO Este proceso realiza el cálculo automático de los descuentos que se deben efectuar a los empleados por salud, pensión, fondo de solidaridad pensional y retención en la fuente. Ruta: Nómina Procesos Captura de Novedades - Generación Comprobante Automático El cálculo de la retención en la fuente y del fondo de solidaridad pensional únicamente se realizarán en el último periodo de nómina de cada mes. Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: Importante: En su nómina pueden haber empleados que ya se han retirado Desea Procesarlos, Ignorarlos o Eliminarlos? : En esta opción se recomienda escoger la opción de Ignorarlos para que el programa omita a los empleados retirados y efectúe los cálculos correspondientes de salud, pensión, fondo de solidaridad y retención en la fuente a los empleados activos. Calcula Retención a la Prima de Servicios?: Esta opción únicamente aplica para el cálculo de la retención en la fuente cuando se esta la liquidación de la prima de servicios en el mismo periodo en el que se hará el pago de la nómina.

18 Si se esta aplicando el procedimiento 1 el programa efectuará el cálculo de la retención en la fuente sobre la prima de servicios y por separado calculará la retención para los demás conceptos que forman base de retención como el salario, horas extras, comisiones, etc. Si se esta aplicando el procedimiento 2 la prima de servicios se suma a los demás conceptos que forman base para el cálculo de retención en la fuente. Después de Marcar estas opciones el programa mostrará la siguiente opción: Desea Aplicar el Descuento por Porcentaje o por Valor? En esta opción se determina el cálculo de la retención en la fuente: aplicando el valor en UVT establecido en la tabla de retención ó de acuerdo al porcetaje parametrizado en la hoja de vida del empleado. Después de seleccionar esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:

19 Desea Incluir la Retención: Si se marca esta opción el programa calculará automáticamente el descuento de retención en la fuente para aquellos empleados con salario integral o cuyos ingresos estén dentro de los rangos establecidos en la tabla de retención. Si no se marca esta opción únicamente se efectuarán los cálculos para los descuentos de salud y pensión. Recuerde que la retención en la fuente se calcula en el último periodo de pago del mes. Posteriormente presenta la siguiente ventana en la cual solicita la siguiente información: Número de la Nómina: Se digita el periodo o tipo de nómina para el cual se realiza el cálculo.

20 Es La Quincena 1 ó 2: Esta opción únicamente aplica para el pago de nóminas quincenales. Cuando el pago de la nómina se hace de forma mensual esta pregunta se omite. Si el pago es decanal es necesario indicar si es el decanal 1, 2 ó 3 y si el periodo de nómina es semanal se debe escoger la semana 1, 2, 3, 4 ó 5 de acuerdo al periodo que se quiere liquidar. Calcula Las Novedades de Salud y Pensión de Todo el Mes: Esta pregunta aparece cuando en la opción anterior se indica al programa que es la segunda quincena, el tercer decanal o la cuarta semana. Si no se marca la opción únicamente se calculará salud y pensión correspondiente al periodo de nómina que se esta liquidando, si se marca la opción el programa liquidará salud y pensión para todo el mes, independiente que el pago de la nómina se efectúe quincenal, decanal o semanal. Después de ejecutar la opción anterior el programa ejecutará un proceso de verificación y aparecerá el siguiente mensaje: Si el periodo de nómina que se esta liquidando es semanal, decanal o quincenal se debe marcar la opción Ingresos para que el programa calcule los descuentos de salud y pensión sobre los ingresos del empleado. El programa genera este mensaje porque no se esta liquidando todo el mes sino un periodo. Ej. A un empleado que gana el salario mínimo legal vigente se le liquida una quincena, su salario real para este periodo será el mínimo legal vigente dividido en dos. Este resultado es el que detecta el programa en el periodo de nómina que se esta liquidando. Sin embargo al final del mes después de haber liquidado las dos quincenas del mes, el total de los descuentos de salud y pensión corresponderán al total del cálculo efectuado sobre el salario mínimo legal vigente. Después de ejecutar este proceso aparecerá el siguiente mensaje:

21 Procedimientos De Retención En La Fuente De acuerdo a la Ley 1111 de Diciembre de 2006 (reforma Tributaria) la tarifa a aplicar para realizar retención en la fuente para asalariados ha cambiado: ARTICULO 23. Modificase el artículo 383 del Estatuto Tributario, el cual queda así: Artículo 383. Tarifa. La retención en la fuente aplicable a los pagos gravables, efectuados por las personas naturales o jurídicas, las sociedades de hecho, las comunidades organizadas y las sucesiones ilíquidas, originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria, será la que resulte de aplicar a dichos pagos la siguiente tabla de retención en la fuente: TABLA DE RETENCION EN LA FUENTE PARA INGRESOS LABORALES GRAVADOS ANGOS EN UVT TARIFA MARGINAL IMPUESTO DESDE HASTA > > % (Ingreso laboral gravado, expresado en UVT menos 95 UVT) x 19% > % (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT) x 28% mas 10 UVT >360 En Adelante 33% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 360 UVT) x 33% mas 69 Parágrafo. Para efectos de la aplicación del Procedimiento 2 a que se refiere el artículo 386 de este Estatuto, el valor del impuesto en UVT determinado de conformidad con la tabla incluida en este artículo, se divide por el ingreso laboral total gravado convertido a UVT, con lo cual se obtiene la tarifa de retención aplicable al ingreso mensual. Parágrafo Transitorio. Para el año gravable 2010, la tarifa a que se refiere el último rango de esta tabla será del treinta y cuatro por ciento (33%).

22 Con base a lo anterior, a continuación se ilustran dos ejemplos que presentan la forma de liquidación de retención para Procedimientos 1 y 2 Procedimiento 1 De Retención En La Fuente Manejo en SIIGO Salarios Integrales SUELDO $ ,00 30% FACTOR PRESTACIONAL $ ,00 TOTAL BASE DE PENSION $ ,00 DESCUENTO PENSION OBLIG. 4% $ ,00 DESCUENTO F.P.S. 1% $ ,00 DESCUENTO F.S.SUB. Según Tabla $ - DESCUENTO TOTAL PENSION $ ,00 SUELDO $ ,00 DESCUENTO TOTAL PENSION $ ,00 SUBTOTAL $ ,00 BASE GRAVADA 75% $ ,00 VALOR UVT $ ,00 BASE EXPRESADA EN UVT * 290,18 PORCENT APLICACIÓN DE UVT ** 28% APLICACIÓN TABLA UVT*** 140,18 RETENCION EXPRESADA EN UVT**** $ 39,25 VALOR IMPUESTO SEGÚN TABLA***** 10,00 RETENCION EN UVT + VR IMPUESTO $ 49,25 RETENCION EXPRESADA EN PESOS $ ,00

23 BASE EXPRESADA EN UVT *: Hace referencia al resultado de dividir la Base Gravada (de Retención) sobre el valor del UVT; para el ejemplo se define así: 7,125,000/24554 = PORCENT APLICACIÓN DE UVT **: Este porcentaje está registrado en la tabla de retención, para este caso, se busca el rango, que en este caso esta entre > 150 hasta 360, y la tarifa marginal correspondiente al 28%, que es el Porcentaje de aplicación: APLICACIÓN TABLA UVT***: Es la aplicación de la primera parte de la fórmula de la columna IMPUESTO de la tabla. En nuestro ejemplo, al estar ubicado en el rango >150 hasta 360 (345), el Impuesto se aplica de la siguiente manera: Donde Ingreso Laboral grabado expresado en UVT: 345 Por tanto:

24 = Esta cifra corresponde a la aplicación de la tabla (impuesto) en UVT. RETENCION EXPRESADA EN UVT****: Corresponde a la continuación de la aplicación del impuesto, donde se toma el resultado de la aplicación de la tabla, que en este caso es 195 UVT y se multiplica por el 28%, así: X 28% = VALOR IMPUESTO SEGÚN TABLA *****: Es el valor en UVT adicional que se aplica al final de la fórmula del Impuesto; para nuestro ejemplo es 10 UVT. Finalmente, la RETENCION EXPRESADA EN PESOS, es el resultado de multiplicar, el producto de la operación RETENCION EN UVT + VR IMPUESTO, entre el valor de la UVT, así: X = 1m,209,272 Manejo en SIIGO Salarios No Integrales SUELDO $ ,00 DESCUENTO PENSION OBLIG. 4% $ ,00 DESCUENTO F.P.S. 1% $ ,00 DESCUENTO F.S.SUB. Según Tabla $ - DESCUENTO TOTAL PENSION $ ,00 SUELDO $ ,00 DESCUENTO TOTAL PENSION $ ,00 SUBTOTAL $ ,00 BASE GRAVADA 75% $ ,00

25 VALOR UVT $ ,00 BASE EXPRESADA EN UVT * 145,09 PORCENT APLICACIÓN DE UVT ** 19% BASE APLICACIÓN TABLA UVT*** 50,09 RETENCION EXPRESADA EN UVT**** $ 9,52 VALOR IMPUESTO SEGÚN TABLA***** RETENCION EN UVT + VR IMPUESTO $ 9,52 RETENCION EXPRESADA EN PESOS $ ,30 EXPRESA EN UVT *: Hace referencia al resultado de dividir la Base Gravada (de Retención) sobre el valor del UVT; para el ejemplo se define así: 4,750,000/24554 = PORCENT APLICACIÓN DE UVT **: Este porcentaje está registrado en la tabla de retención, para este caso, se busca el rango, que en este caso esta entre > 95 hasta 150, y la tarifa marginal correspondiente al 19%, que es el Porcentaje de aplicación:

26 APLICACIÓN TABLA UVT***: Es la aplicación de la primera parte de la fórmula de la columna IMPUESTO de la tabla. En nuestro ejemplo, al estar ubicado en el rango > 95 hasta 150 (145), el Impuesto se aplica de la siguiente manera: Donde Ingreso Laboral grabado expresado en UVT: 145 Por tanto: = Esta cifra corresponde a la aplicación de la tabla (impuesto) en UVT. RETENCION EXPRESADA EN UVT****: Corresponde a la continuación de la aplicación del impuesto, donde se toma el resultado de la aplicación de la tabla, que en este caso es 50 UVT y se multiplica por el 19%, así: X 28% = 9.52 VALOR IMPUESTO SEGÚN TABLA *****: Es el valor en UVT adicional que se aplica al final de la fórmula del Impuesto; para nuestro ejemplo no se debe adcionar UVT. Finalmente, la RETENCION EXPRESADA EN PESOS, es el resultado de multiplicar, el producto de la operación RETENCION EN UVT + VR IMPUESTO, entre el valor de la UVT, así: 9.52 X 24,554= 233,672.30

27 Procedimiento 2 De Retención En La Fuente Manejo en SIIGO Salarios Integrales SUELDO $ 15,000, % FACTOR PRESTACIONAL $ 4,500, TOTAL BASE DE PENSION $ 10,500, DESCUENTO PENSION OBLIG. 4% $ 420, DESCUENTO F.P.S. 1% $ 105, DESCUENTO F.S.SUB. 0.4% - Según Tabla $ 42, DESCUENTO TOTAL PENSION $ 567, PORCENTAJE DE RETENCION*: Este porcentaje debe ser calculado por el usuario fuera del programa, y luego digitado en el campo Retención en la Fuente, de la Apertura de Empleados (Ruta: Nómina Parámetros Catálogos Apertura de Empleados):

28 Manejo en SIIGO Salarios No Integrales SUELDO 5,000, DESCUENTO PENSION OBLIG % DESCUENTO F.P.S. 1% DESCUENTO TOTAL PENSION SUELDO 5,000, DESCUENTO TOTAL PENSION SUBTOTAL BASE GRAVADA 75% PORCENTAJE DE RETENCION 22.83% RETENCION EXPRESADA EN PESOS PORCENTAJE DE RETENCION*: Este porcentaje debe ser calculado por el usuario fuera del programa, y luego digitado en el campo Retención en la Fuente, de la Apertura de Empleados (Ruta: Nómina Parámetros Catálogos Apertura de Empleados):

29 GENERACION DE INFORMES INFORMES DE NOMINA. INFORME POR CENTRO DE COSTO Con este informe se podrá realizar la verificación de la captura correcta de las novedades de nomina por cada uno de los empleados y por cada centro de costo. Para generar el informe se deberá ingresar a: Ruta: Nomina Informes y Consultas Informe de Novedades Planilla por centro de costo Al ingresar a dicha opción el sistema solicitara la siguiente información. General: Al seleccionar esta opción el sistema generar la planilla por centro de costo por cada empleado

30 Escogencia: al realizar la selección de esta opción el sistema permitirá escoger los diferentes conceptos de ingresos y/o egresos que se desean revisar en la planilla. Imp/Columnas: al marcar esta opción el sistema generara la planilla por filas y columnas, mostrando en las filas a cada uno de los empleado y en las columnas mostrara cada uno de las novedades capturadas. Formato 2: Cuando se marca esta opción el sistema genera el informe mostrando en las filas los empleados y los conceptos; en las columnas mostrara si la novedad es ingreso o deducción y el respectivo valor, empleado por empleado. Nomina No.: se deberá digitar o seleccionar el número de la nomina con la cual se desea generar el informe. Planilla: Al seleccionar este campo el sistema genera el informe con los datos anteriormente seleccionados Resumen: al marcar esta opción el sistema mostrara un total por cada centro de costos seleccionado. Centro y Subcentro de Costo Desde / Hasta: se deberá selecciona el centro de costos inicial hasta el centro de costos final con el cual se desea generar el informe, al igual que el subcentro de costo. Tan pronto se hayan seleccionado los parámetros anteriores el sistema generara el informe el cual podrá enviar a Excel, Vista preliminar, Impresora. IyG.SIIGO - EMPRESA D Procesado en :2010/04/2 PLANILLA DE NOMINA POR CENTROS DE COSTO NOMINA : NOMINA DEL MES DE ABRIL ENE/31/2010 SUELDO SUB. DE TOTAL FONDO DE FONDO DE TOTAL TOTAL TOTAL CENTRO DE COSTO S.CENTRO EMPLEADO NOMBRE EMPLEADO VAR TRANSPOR DEDUCCIONE VAR BASICO T INGRESOS SALUD PENSION S NETO EMPLEADOS 0001 ADMINISTRACION 1 CONTABILIDAD 43,523,254 ACEVEDO CALA DANY MERCEDES , , ,011, (38,000.00) (38,000.00) 76, , ADMINISTRACION 1 CONTABILIDAD 52,838,454 NUNEZ SANDOVAL ALFA AUM 30 1,750, ,750, (70,000.00) (70,000.00) 140, ,610, ADMINISTRACION 1 CONTABILIDAD 79,451,254 ORELLANA PABLO 30 1,750, ,750, (70,000.00) (70,000.00) 140, ,610, ADMINISTRACION 1 CONTABILIDAD 1,020,737,852 SANDOVAL MARTIN 30 1,100, ,100, (44,000.00) (44,000.00) 88, ,012, CONTABILIDAD Total 5,550, , ,611, (222,000.00) (222,000.00) 444, ,167,

31 PAGO DE NOMINA Una vez se han generado e incluido todas las novedades del periodo de nómina, se han ejecutado los procesos de subsidio de transporte automático y comprobante automático, se procede a efectuar el proceso de causación o pago de la nómina. RUTA: Nomina Procesos Procesos de Nomina Pago de nomina. Para el registro contable o causación de la nómina se deben diligenciar los siguientes campos una vez se ingresa a la opción: Nómina Número? (01/ ): En este campo se debe digitar el número de la nómina a pagar. Es la Quincena 1 o 2: Esta opción aplica únicamente para el pago de nóminas quincenales. Cuando el pago de la nómina se hace de forma mensual esta pregunta se omite. Si el pago es decanal es necesario indicar si es el decanal 1, 2 o 3 y si el periodo de nómina es semanal se debe escoger la semana 1, 2, 3, 4 ó 5 de acuerdo al periodo que se quiere liquidar. Recuerde que la nómina se emplea para hacer consolidaciones. Cheque Comprobante: Si el pago de la nómina se efectúa en Cheque se debe escoger esta opción para que el programa genere un comprobante de egreso y un cheque por cada empleado. Si el pago de la nómina se realiza en efectivo o abono a través de una cuenta de ahorros, se debe escoger la opción de Comprobante

32 para que el programa genere un comprobante de contabilización de la nómina por cada empleado. Si se selecciona la opción de Cheque ó comprobante el el programa desplegará la siguiente pantalla: Esta ventana saldrá siempre y cuando la parametrización realizada se haya efectuado de manera correcta Al seleccionar la opción de Cheque el sistema preguntara: Proceso Automático: Si se omite esta opción el programa solicitará por cada comprobante de egreso la cuenta del banco del que se girarán los cheques, el número del cheque que se va a girar y de forma automática comienza a mostrar a cada uno de los empleados, graba el comprobante de egreso y permite efectuar la impresión del cheque. Tipo de Documento: Se debe escoger un documento tipo G Comprobante de Egreso y automáticamente se desplegará la siguiente pantalla:

33 NOTA: Si la opción de proceso automático fue marcada, el programa solicitará un documento tipo G Comprobante de Egreso y grabará de forma automática un comprobante de egreso por cada empleado, pero únicamente solicitará la cuenta del banco y el número del cheque para el primer comprobante de egreso. Los cheques pueden ser impresos por cada comprobante de egreso. Si se escoge la opción de Comprobante el programa desplegará la siguiente pantalla:

34 Actualiza Todos los Empleados: Si se omite esta opción el programa activará una pantalla en la que solicitará el tipo y número del comprobante que se va a generar y la cuenta de nómina por pagar (220505). Una vez se han ingresado estos datos el programa mostrará a cada uno de los empleados para que se grabe un comprobante en el que contabilizará la nómina. Si se escoge esta opción el programa grabará un comprobante de forma automática por cada empleado. Tipo de Documento: Se debe escoger un documento tipo L Otros, que debe estar previamente creado. Número de la Cuenta: Se debe digitar la cuenta Nómina por Pagar. GENERACION DE VOLANTE DE PAGO DE NOMINA A través del sistema se podrá realizar la impresión del volante de pago que se le entregara al empleado. Para generar dicho proceso se deberá ingresar a: Ruta: Nomina Informes y Consultas Informe de Novedades Planilla General.

35 Periodo de pago del: Se deberá indicar entre que año-mes-día hasta que año-mes-día, se desea generar el respectivo volante de pago. Nomina: Se deberá buscar o digitar el numero de la nomina que se causo o pago y del cual se desea generar el volante de pago. Impresión por página: Se deberá seleccionar cuantos desprendibles por hoja desean imprimir. Generación: se deberá seleccionar a que tipo de empleado se le va a generar el volante de pago. Nit desde/hasta: se deberá seleccionar el numero de cedula del empleado al cual se le va a generar el desprendible de nomina hasta el empleado. Imprime resumen por centro de costo: se deberá marcar esta opción siempre y cuando se desee generar un resuemen de ingresos y gastos por centro de costos. Centro de Costo Desde/Hasta: se deberá seleccionar el centro de costos hasta el centro de costos para el cual se va a generar los volantes de pago. Recuerde que después de seleccionar los parámetros anteriormente mensionados el sistema habilitar las siguientes opciones para generar el volante de pago: Envia la impresión a una impresora que se seleccione Envia el informe a la vista preliminar Envia el volante de pago a un Template

36 Envia el volante de pago al correo electrónico del empleado.