MANUAL DE USUARIO PARA LIQUIDAR RETEFUENTE

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1 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 21 PARA LIQUIDAR RETEFUENTE Página 1

2 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 2 / 21 Contenido 1. GENERALIDADES INTRODUCCIÓN OBJETIVO DEL MANUAL ALCANCE DEL MANUAL PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG Tabla de Comandos Ingreso a la Aplicación ICEBERG PARAMETRIZACIÓN Agrupador RTS Verificar Concepto 540 alivios tributarios Ingreso de Alivios Tributarios Alivios por Disminución Vivienda o leasing Habitacional Valor Disminución Salud y Educación Verificar los Alivios Tributarios Verificar valor de la UVT Crear el calendario de nómina Verificar Agrupador CRS Liquidar Rete fuente Comparación de Valores Página 2

3 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 3 / GENERALIDADES 1.1. INTRODUCCIÓN La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran Colombia necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las actividades realizadas en el departamento de desarrollo Humano: a. Ingreso de novedades a la base de datos reportada por los Usuarios. b. Mantenimiento de las novedades y detectar errores, ajustando la parametrización del programa ICEBERG para mejorar los procesos. c. Revisar y controlar la información y velar por su correcto ingreso al sistema y optimizar los procesos para el mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación ICEBERG OBJETIVO DEL MANUAL Procesos y procedimientos del usuario en el módulo de Nómina donde realiza la parametrización para realizar Rete fuente semestral a los empleados de la universidad ALCANCE DEL MANUAL Precisar los procesos y procedimientos para realizar Retención fuente que será aplicada a empleados de la Universidad, buscando mejorar y así lograr una buena calidad en el proceso PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG Los procesos realizados en el Departamento de Desarrollo humano son registrados en la base de datos con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos deben seguir un determinado orden el cual está presentado en este manual de Usuario. Página 3

4 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 4 / PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows 2.1. Tabla de Comandos Objeto o Tecla descripción Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda Tabulador Tecla F3 Tecla F4 Tecla F6 Tecla F7 Tecla F8 Tecla F9 Tecla F10 Flechas abajo arriba Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Duplica el valor de un solo campo anterior Duplica los valores de la ventana Borrar Registros en la ventana Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles Guarda los datos de la ventana Desplazamiento por los valores de algunos registros al pulsar flecha abajo Ingreso a la Aplicación ICEBERG Username: Se digita el nombre de usuario Password: Se digita la Contraseña asignada Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana. Página 4

5 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 5 / 21 Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula. Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de árbol al pulsar los iconos con el símbolo + se desplegaran los submenús. ++: Despliega todos los submenús del árbol --: Cierra todos los submenús del árbol Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar nuevamente a la aplicación Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación 3. PARAMETRIZACIÓN Se deberán tomar los pagos laborales de los 12 meses anteriores a dicha fecha ejemplo: i) De diciembre 2011 a noviembre Que se aplica en el semestre enero- junio 2013 ii) De junio 2012 a mayo Que se aplica en el semestre julio-diciembre de b) Todas las Nóminas del año inmediatamente anterior deben estar Liquidadas y Acumuladas. c) No realizar incrementos salariales y tener los parámetros de ley actualizados a Junio y Diciembre respectivamente. d) Se debe correr en los meses de Julio y Enero, justo antes de correr cualquier nómina de esos meses. Página 5

6 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 6 / Agrupador RTS Verificar en iceberg que el agrupador RTS tenga todos los conceptos base para sacar el promedio. Se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO- Instalación- Agrupadores Se pulsa F7 y se digita RTS en la celda Código luego se pulsa F8, en el segundo bloque, se revisa que estén todos conceptos base incluidos en el agrupado, si falta alguno se debe incluir, con la tecla F6 Página 6

7 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 7 / Verificar Concepto 540 alivios tributarios Se deben haber reportado todos los alivios tributarios para agregar o verificar se ingresa por ICEBERG-TALENTO HUMANO- Nómina- Novedades- Alivio Rete fuente Se ingresa a la celda concepto y se pulsa F7 se ingresa el número del concepto 540- Retención en la Fuente Salario se quita la marca a Consulta y se pulsa F8 En el bloque FIJO: Teniendo los documentos solicitados a los empleados como certificaciones de estudio de hijos, préstamo hipotecario, leasing, medicina pre-pagada, pago voluntario a pensión etc., se registran los valores como se muestra a continuación: Página 7

8 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 8 / Ingreso de Alivios Tributarios Se ubica el cursor en la celda Empleado y se pulsa F7 ingresa el código del Empleado se carga Primer apellido y Nombre automáticamente, luego se analiza la documentación para agregar los valores en las columnas, el valor de Porcentaje Rtefte, se calcula Automáticamente al ingresar todas la novedades y se guarda con F Alivios por Disminución Vivienda o leasing Habitacional Se ingresa el valor de los interés que paga el empleado por el préstamo mensualmente no deben sobrepasar el tope que registra la norma. Página 8

9 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 9 / Valor Disminución Salud y Educación. a- Salud: Se ingresa el valor que paga el empleado por medicina pre-pagada mensualmente, No debe superar el tope que establece la norma. b- Educación: Para alivio de educación se debe verificar las personas a cargo para ello se ingresa por ICEBERG-TALENTO HUMANO- Hoja de Vida- Persona TH Página 9

10 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 10 / 21 Al ingresar se ubica el cursor en Nit y se pulsa F7, se ingresa el número de identificación y se pulsa F8, se carga información del empleado Se revisa y se verifica con la información presentada por el empleado, en el campo A cargo se registran las personas que tiene a cargo y en la celda Declarante se verifica si está declarando rete fuente, si declara se coloca un Si o si no declara se deja vacío. Luego se guarda con F10 Página 10

11 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 11 / Verificar los Alivios Tributarios Ingresar por ICEBERG- NOMINA- REPORTES- NOVEDADES FIJO- Alivio Tributario Registrado en Nómina En esta ventana se pulsa sobre el semáforo En el reporte generado saldrán los valores que se registraron en el concepto 540 Página 11

12 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 12 / Verificar valor de la UVT Se verifica que en los parámetros generales el valor de la UVT Unidad de Valor Tributario, corresponda al de la norma, Se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO- Instalación- Parámetros Generales Se pulsa F7 en campo Código se ingresa las siglas UVT y se pulsa F8, se carga el valor y la descripción, si hay que modificar el valor, se ingresa y se guarda con F10. Página 12

13 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 13 / Crear el calendario de nómina Crear un calendario con los periodos que se deben tener en cuenta para tomar los acumulados para el promedio: Fechas: 01/Junio del año anterior al 31/Mayo del año en curso o 01/diciembre del año anterior al 30 de noviembre del año en curso. El periodo del empleado es de acuerdo a la periodicidad de pago de la nómina, Mensual o Quincenal Descripción: Asignar nombre a la nómina Estado: abierto Año: Año actual Número Periodo: número de mes actual Orden de periodo: el consecutivo Periodo*: Se digita Fecha Inicial*: primer día del mes junio del año anterior Página 13

14 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 14 / 21 Fecha Fin*: Último día del mes mayo del año actual Fecha Pago: Fecha Actual Agrupador: Se selecciona CRS- Calcular Rete-Fuente Semestral Periodos: Quincenal En el bloque Novedades todos los cuadros de texto se dejan en el valor No Verificar Agrupador CRS Luego se revisa que los conceptos de rete fuente estén en el agrupador que va a utilizar este calendario de nómina se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO- Nómina- Instalación-agrupadores Se ubica el cursor en la celda Código y se digita CRS luego se pulsa F8, la información es cargada automáticamente En el bloque detalle agrupador se revisa que estén registrados los conceptos 540 y 544 Página 14

15 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 15 / Liquidar Rete fuente Se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO-Liquidación prestaciones- Cálculo Semestral de Rete fuente Se realiza la liquidación de la pre-nomina pulsando en el botón Liquidar En esta pantalla le damos OK Página 15

16 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 16 / 21 Luego de correr el proceso en pre nómina se puede validar con el reporte que está en: ICEBERG- TALENTO HUMANO- NOMINA- REPORTES- Acumulados- Retención en la fuente Semestral Se registra fecha inicial y final igual a como están en el calendario de nómina y se pulsa en el semáforo El resultado del reporte presenta los acumulados de cada empleado: Página 16

17 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 17 / 21 En Fijo consultando el concepto 540 se puede visualizar la base de la Retención antes de dividir entre los UVT y el porcentaje de retención semestral que calculó Iceberg (Cuando está en pre nómina), se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO- Administración- Fijos Página 17

18 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 18 / 21 Una vez este correcto el cálculo después de verificarlo como dice el numeral 3.8, se corre en definitiva para que se actualice en Fijo la novedad al procedimiento Pro.RTF = 2 y en la columna Factor Retfte el porcentaje respectivo se actualice. Página 18

19 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 19 / Comparación de Valores Se ingresan los valores generados en una hoja de Excel para ser calculados manualmente Se crea una hoja en Excel con los valores generados en el reporte Se ingresan los valores que están en Excel al archivo que se descarga de internet en la página actualicese.com para calcular el porcentaje de fijos de rete fuente. Página 19

20 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 20 / 21 Se ingresa la información dependiendo de la celda donde se solicita Se ingresan los valores correspondientes Al finalizar en la celda D61 se genera el valor en porcentaje se compara con el que genero iceberg ese valor se digita en la celda D62, luego se verifica el porcentaje y se compara con el generado en el reporte de iceberg y si hay diferencia se verifica la información ingresada. Ej.: 8.44 es el porcentaje calculado para este empleado y valor generado por iceberg es de 7.65 y la diferencia es de Página 20

21 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 21 / 21 Si a información es correcta se genera nuevamente la liquidación y se realiza el proceso desde el ítem 3.7 se liquida en Definitiva se realiza una verificación como se muestra en el numeral 3.4 si todo está correcto aquí finaliza el proceso. Página 21