LIQUIDACIÓN PRIMA DE SERVICIOS NÓMINA NUBE

Transcripción

1 LIQUIDACIÓN PRIMA DE SERVICIOS NÓMINA NUBE Qué es la prima de servicios? La prima de servicios es una prestación social que corresponde a un pago que hace el empleador al trabajador, para que de alguna forma el empleado también disfrute de las utilidades arrojadas por la Compañía. Toda empresa debe pagar a sus empleados como prima de servicios 15 días de trabajo por cada semestre laborado, es decir, un salario mensual por cada año laborado, o si la vinculación es inferior a un año, el pago será proporcional al tiempo que el trabajador lleve vinculado, cualquiera que este sea. Aspectos a tener en cuenta para la liquidación de la prima de servicios en nómina nube. A continuación describiremos los pasos que se deben tener presente para la correcta generación de las primas semestrales en Nomina Nube: 1. Concepto de la liquidación de primas (Base de Cálculo). Se debe ingresar por la ruta: Configuración Nomina / Usuarios - Parámetros de Nomina Conceptos de Nomina y revisar el Concepto para la Liquidación de Primas el cual es un concepto creado por el Sistema. Se debe Seleccionar la opción de la Base de cálculo que se desea utilizar, el sistema nos presenta dos opciones posibles a escoger.

2 Promedio: Tomará el acumulado de todos aquellos conceptos que estén marcados como base para prima. Sueldo + Auxilio de Transporte: El sistema tomará como base el Sueldo que tengamos asociado en el catálogo del empleado y le sumara el Auxilio de Transporte para aquellos empleados que tengan derecho. Importante: La prima de Servicios se liquida promediada sobre 360 días base prestacional. Los semestres se toman desde el 1 de Enero a 30 de Junio y del 1 de Julio a 30 de Diciembre. En caso de manejar nóminas quincenales y en la primera quincena de junio se incluye prima se proyectarán 15 días de sueldo. 2. En la opción PROMEDIO validar los conceptos que harán base para el cálculo de la prima de servicios. En caso de haber escogido la opción de Promedio en la base de cálculo del concepto de Prima se deben ingresar y revisar cada uno de los conceptos que se necesiten como base para la Prima. Como sugerencia pueden ser los mismos que forman base para la Provisión de la Prima.

3 3. Nóminas y Acumulados iniciales Nóminas en Estado Terminado: Verificar se encuentren en el Sistema todas las nóminas en estado Terminado y únicamente en proceso las que se estén utilizando para liquidar la Prima (el sistema No tomara como base aquellas nóminas que no estén terminadas). Acumulados Iniciales: Mediante esta opción se podrá incluir la información que se tenga en las nóminas actuales; Por ejemplo: El usuario adquirió Nómina Nube a partir del mes de Marzo de 2016 y desde esta fecha ha realizado las nóminas por el programa y el usuario desea incluir la información de Enero y Febrero en el programa logrando de esta manera tener el semestre completo y poder realizar el cálculo de la prima correctamente, es aquí donde se podrá utilizar la opción de acumulados iniciales. Para poder incluir los acumulados iniciales se podrán utilizar dos opciones: a) Manual: Al ingresar por la ruta: Nomina Procesos Captura de acumulados iniciales. Se podrá escoger cada empleado y colocar los acumulados iniciales de los meses deseados para cada uno de los conceptos de nómina que formen base para la Liquidación de Prima de servicios.

4 b) Automático mediante interface de Excel: Al ingresar por la ruta Configuración Importaciones Nomina Acumulados Iniciales se debe diligenciar una hoja de cálculo con los datos de los acumulados iniciales para luego incorporarla a Nómina Nube, el sistema permitirá descargar una plantilla de ejemplo para poder realizar esta labor. Al descargar el archivo de ejemplo permitirá llenar la información, se debe tener en cuenta que las columnas en Color rojo son de obligatorio diligenciamiento de la información. A continuación una imagen de guía.

5 Una vez se tenga la información lista en el archivo se procede a importar el archivo al sistema para ello se debe ingresar por la misma ruta y seleccionar el archivo de Excel que se desea importar con los respectivos acumulados iniciales. Se continúa con el Asistente de Importación hasta que termine el proceso y validación satisfactoriamente.

6 Importante: Se podrán incluir acumulados iniciales desde el año 2015 Aunque se trabajen nominas quincenales se podrán incluir los datos de acumulados iniciales de manera mensual Se pueden incluir acumulados iniciales en periodos de nómina donde ya existan nominas terminadas Los conceptos de días podrán incluir un máximo de 30 días por mes Estos acumulados iniciales SOLO se tendrán en cuenta para el proceso de Liquidación de Primas y NO para efectos de Liquidación de Nómina. 4. Creación de la nómina de liquidación de la prima e inclusión del concepto de prima Realizar la creación de la nómina donde se va a incluir el concepto de Prima, si se desea cargar a todos los empleados de la nómina podemos incluir el concepto en el paso Numero 1 de la nómina, pero si lo que se requiere es realizar un anticipo de prima a un empleado o algunos empleados específicos se podrá cargar el concepto en el paso 2 o 3 de la nómina, cabe aclarar que el mismo concepto de nómina se puede utilizar para pago de la prima de servicios o como pago de un ant icipo de prima de servicios. Al realizar la revisión de la nómina en el paso 3 notaremos que el sistema ya liquido la prima de servicios para los empleados

7 5. Verificación del reporte de prima y terminación de la nómina. En el 4to y último paso de la nómina el sistema mostrará un nuevo cuadro con el valor Total de la Prima, y también se podrá ver el informe detallado de la Prima liquidada dando clic en ver detalle. El siguiente es el informe detallado de la Prima la cual presentará las siguientes columnas:

8 No. Contrato: Número de contrato asignado al momento de contratar el empleado. Nombre: Nombre del empleado. Fecha Inicio Contrato: Fecha inicio del Contrato de Trabajo del empleado. Fecha Fin Contrato: Fecha finalización Contrato. Sueldo: Valor del sueldo Asignado actualmente al empleado. Días Licencia no remunerada: En caso de haber marcado el concepto como base para prima el sistema arrojará el número de días de Licencia no remunerada. Valor Licencia no remunerada: En caso de haber marcado el concepto como base para prima el sistema arrojará el valor de los días de Licencia no Remunerada. Acumulado: El sistema al momento de dar clic sobre el hipervínculo nos mostrará un resumen de los acumulados propios para ese empleado, en estos acumulados se tendrán en cuenta, los acumulados iniciales + las nóminas terminadas + la nómina que está en proceso donde se está incluyendo la Prima de servicios. Salario Promedio: Al seleccionar este hipervínculo el sistema nos mostrará las fórmulas que el sistema está efectuando para poder calcular el Salario Promedio.

9 Días Trabajados: En esta opción el sistema mostrará los días trabajados desde la fecha de ingreso del empleado hasta la fecha de retiro del mismo, siempre tomando el semestre, quiere decir que normalmente serán 180 días para empleados que han trabajado el semestre completo y cambiaria si existen empleados que hayan ingresado con una fecha posterior o se hayan retirado con anterioridad. Valor de la Prima: En este campo el sistema muestra el valor calculado de prima para el semestre, teniendo en cuenta los valores anteriores de acumulado, salario promedio y días trabajados, al dar clic en el hipervínculo el sistema mostrará las fórmulas aplicadas para calcular el valor de las Primas de Servicios. Anticipo: El sistema nos mostrará el valor de los anticipos por prima pagados con anterioridad al empleado. Valor Neto: Corresponde al valor neto a pagar al empleado por concepto de primas el cual resulta de la diferencia entre el valor de la prima y el valor de los anticipos. Importante: Con los anteriores Pasos se concluye el proceso de liquidación de Primas de Servicios por Nomina Nube y se debe dar clic en Termina Tu Nomina para Finalizar.