Configuración y manejo de la interfaz: Aspel-CAJA con Aspel-SAE

Transcripción

1 Configuración y manejo de la interfaz: Aspel-CAJA con Aspel-SAE El objetivo principal de utilizar la interfaz entre el Sistema Aspel-CAJA con el Sistema Aspel-SAE consiste llevar el registro de todas las operaciones de venta a cliente mostrador por medio del Sistema Aspel-CAJA el cual, está enfocado en realizar dicha tarea lo más ágil posible y posterior a ello, finalizar con la administración de dicha información mediante el Sistema Aspel-SAE. Para realizar la interfaz entre el Sistema Aspel-CAJA con el Sistema Aspel-SAE es necesario seguir los pasos siguientes: 1. Configurar la interfaz 2. Importar la información 3. Sincronizar los datos 4. Actualizar las existencias y movimientos al inventario Opcional: 5. Registro de pagos y/o anticipos 6. Actualizar los movimientos de CxC A continuación de describen los pasos de forma detallada: 1. Configurar la interfaz a) Ingresar dentro del Sistema Aspel-CAJA al menú Configuración / Parámetros del sistema / Interfaz Aspel-SAE. Figura 1. Configuración de la interfaz Aspel-SAE 10/05/2016 1

2 b) Activar la opción. c) Seleccionar la versión y número de empresa con la que se estará enlazando el Sistema Aspel-CAJA. Figura 2. Selección de versión y número de empresa d) Establecer los números de los conceptos para pagos y anticipos así mismo como los conceptos de movimientos al inventario. Importante: indicar los números de conceptos de CxC y movimientos al inventario del Sistema Aspel-SAE. Figura 3. Asignación de conceptos de CxC y Movimientos al inventario e) Activar / desactivar la opción. Habilitado: Conforme al esquema de impuesto definido por producto se efectuará el cálculo correspondiente al ejecutar el proceso de Importación o Sincronización del inventario. Importante: es indispensable tener habilitada la opción sección Parámetros generales. dentro de la 10/05/2016 2

3 Deshabilitado: No se efectuará el calculo del esquema de impuesto definido por producto al efectuar el proceso de Importación o Sincronización del inventario. Importante: es necesario tener deshabilitada la opción para que el Sistema Aspel-CAJA calcule el impuesto indicado por producto al capturar las notas de venta. f) Aceptar los cambios para guardar la configuración. 2. Importar la información El proceso de importación de inventarios y clientes permite agregar los registros del inventario, líneas de productos, clientes, monedas y esquemas de impuestos del Sistema Aspel-SAE al Sistema Aspel-CAJA. Importante: este proceso no modifica los registros que previamente se tengan almacenados en el Sistema Aspel-CAJA. a) Ingresar al menú Procesos / Interfaz Aspel-SAE / Importación de inventarios y clientes y/o con el icono. b) Si es la primera vez que se ejecuta este proceso, es recomendable dejar todas las opciones activas e iniciar el proceso en caso contrario, establecer filtros dentro de la sección Avanzado conforme a las necesidades de la empresa. Figura 4. Asistente de importación sección General 10/05/2016 3

4 Figura 5. Asistente de importación sección Avanzado Importante: En caso de manejar varios almacenes en Aspel-SAE, establecer dicho valor previamente ingresando al administrador de catálogos dentro de la modificación para cada tienda. Importante: El parámetro de existencias es posible habilitarlo si se encuentra activa la opción Cambio a existencias dentro de los Parámetros del sistema en la sección Parámetros generales. c) Dar clic en el botón Importar para iniciar el proceso. 3. Sincronizar los datos El proceso de sincronización de inventarios y clientes consiste en igualar la información contenida tanto en el Sistema Aspel-SAE como en el Sistema Aspel-CAJA por lo tanto, es necesario ejecutarlo cada vez que la información se modifique dentro del Sistema Aspel-SAE y se requieran ver reflejados dichos cambios en el Sistema Aspel-CAJA. Importante: Después de haber ejecutado la importación de la información por primera ocasión, es indispensable iniciar este proceso dejando habilitados todos los parámetros antes de efectuar operaciones de venta dentro del Sistema Aspel-CAJA. Importante: Para un manejo correcto de la interfaz, los datos de los clientes, inventarios, esquemas de impuestos, líneas de productos y monedas deberán ser actualizados directo del Sistema Aspel-SAE por lo tanto, no es recomendable modificarlos directamente en Aspel-CAJA. a) Ingresar al menú Procesos / Interfaz Aspel-SAE / Sincronización de inventarios y clientes y/o con el icono. b) Activar las opciones de los datos que se deseen actualizar. 10/05/2016 4

5 Figura 6. Asistente de sincronización sección General c) Habilitar las opciones dentro de la sección Avanzado dependiendo de los requerimientos de la empresa. Figura 7. Asistente de sincronización sección Avanzado d) Dar clic en el botón Sincronizar para iniciar el proceso. 4. Actualizar las existencias y movimientos al inventario Para actualizar las existencias en Aspel-SAE por los movimientos registrados directo desde la consulta de movimientos al inventario y/o por las notas de venta o facturas realizadas, es obligatorio seguir los siguientes pasos: 10/05/2016 5

6 a) Ingresar al menú Procesos / Interfaz Aspel-SAE / Actualización de existencias y movimientos al inventario y/o con el icono. b) Indicar las tiendas y rangos de fechas dependiendo de los movimientos que se deseen actualizar. Figura 8. Asistente de actualización de existencias y Mov. al inventario sección General c) Dentro de la sección Avanzado indicar si se desean traspasar los movimientos no actualizados o todos. Importante: La opción Todos puede llegar a duplicar los movimientos en Aspel-SAE por lo tanto, seleccionarla solo en caso de presentar problemas con los datos de dicho sistema. Importante: El asistente únicamente muestra los conceptos que fueron configurados previamente desde los Parámetros del sistema en la sección Interfaz Aspel-SAE. Figura 9. Asistente de actualización de existencias y Mov. al inventario sección Avanzado 10/05/2016 6

7 d) Dar clic en el botón Actualizar para iniciar el proceso. 5. Registro de pagos y/o anticipos utilizando la interfaz con Aspel-SAE Para registrar un pago o anticipo utilizando la interfaz entre Aspel-SAE con Aspel-CAJA es indispensable ejecutar los siguientes pasos: a) Ingresar en la ventana de captura de notas de venta b) Dar clic en el botón Pagos y anticipos de Aspel-SAE. Figura 10. Ventana nueva nota c) Indicar cliente, documento y total a pagar. Figura 11. Alta de Pago / Anticipo Documento: Referencia para identificar el movimiento en el estado de cuenta del cliente. Total a pagar: Cantidad monetaria correspondiente al pago o anticipo. 10/05/2016 7

8 d) Dar clic en el botón pagar para registrar el movimiento. e) Seleccionar la forma de pago en la ventana Pagos y dar clic en aceptar. Figura 12. Selección de forma de pago f) Ingresar al administrador de notas de venta para validar que el movimiento se registró correctamente. Figura 13. Registro del Pago / Anticipo 6. Actualizar los movimientos de CxC Para registrar los pagos y/o anticipos en Aspel-SAE descritos en el proceso anterior, a continuación se indican los pasos a seguir: a) Ingresar al menú Procesos / Interfaz Aspel-SAE / Actualización de movimientos de CxC y/o con el icono. b) Seleccionar la tienda, caja y rango de fechas dependiendo de los movimientos que se deseen registrar en Aspel-SAE. 10/05/2016 8

9 Figura 14. Asistente de actualización de movimientos de CxC sección General c) Revisar en la sección Avanzado que se tengan definidos los conceptos con los que se quieran ver reflejados los movimientos de CxC si son correctos, dar clic en Actualizar. Figura 15. Asistente de actualización de movimientos de CxC sección Avanzado d) Al abrir la ventana de Aplicación de pagos y anticipos en Aspel-SAE se mostrará por automático la Clave en SAE dependiendo de las operaciones registradas conforme a los filtros indicados en el Asistente de actualización de movimientos de CxC, dar clic en Siguiente o Anterior para buscar entre las operaciones las cuales se desglosaran por cliente. 10/05/2016 9

10 e) Seleccionar el tipo de operación ya sea Pago o Anticipo y dar clic en Pagar Figura 16. Declaración de Pago / Anticipo Importante: Para la aplicación de un Pago previamente se debe tener registrada una factura o Nota de venta a crédito directamente en Aspel-SAE. Figura 17. Pago / Anticipo Registrado Aspel Soporte Técnico / aspel 10/05/