SIAP MANUAL DE USUARIO

Transcripción

1 SIAP MANUAL DE USUARIO

2 1. Instalación 2. Configuración Importar Alumnos 3. Ingresos Catalogo de Conceptos Aspirantes Prestadores de Servicio y Clientes Captura de Ingresos Fundación Escalera Relación de Registros 4. TIMBRADO ELECTRONICO 5. HISTORIAL

3 INSTALACION

4 Des compactar el archivo previamente descargado, es necesario tener instalado winrar en el equipo. Obtenemos la carpeta con el instalador.

5 Ejecutar el archivo SetupSIAP

6 La instalación se llevara acabo en dos pasos, en el orden en que se aprecia la imagen. 1 2

7 1 2 El primer paso es instalar la base de datos.

8 1 2 El segundo paso es instalar el sistema

9 De igual manera que el primer paso, dar click en next y completar la instalación. 1

10 Cerrar la ventana de instalación para finalizar.

11 CONFIGURACION

12 Al ingresar al sistema la primera vez, se utiliza el usuario de Administrador. Usuario: Admin Contraseña: 1234

13 A continuación se configura el sistema en el modulo de UTILERIAS

14 Configuramos los Datos del Plantel ingresando al modulo correspondiente.

15 *La comisión y el convenio aparecen de manera automática. Borrar los datos Guardar Click para habilitar la edición

16 IMPORTAR ALUMNOS

17 Para descargar la base de datos de alumnos del plantel es necesario ingresar a la pagina web del Sistema Integral Administrativo (SIA). 1-Ingresar al Modulo de Financieros

18 2- Click en el modulo de Ingresos

19 3- Click en Exportar Alumnos

20 4- Click en el icono de Exportar Datos y Aceptar la descarga Guardar el archivo en la ubicación que deseé

21 El siguiente paso es Importar la base de datos de alumnos del sistema en línea. Click para ingresar al modulo de importación.

22 A continuación Click en el botón de Importar Alumnos

23 Seleccionar la ubicación del archivo de alumnos previamente descargado y dar Click en Abrir

24 El proceso dura de 10 a 40 segundos aproximadamente dependiendo de la cantidad de alumnos

25 Una vez concluido el proceso, regresamos al menú de inicio. Click en Regresar Click en Menú Principal

26 INGRESOS

27 Concluida la configuración inicial, es momento de ingresar al modulo de Ingresos.

28 Menú Principal CATALOGO DE CONCEPTOS Para comenzar, es necesario configurar el catalogo de conceptos

29 Es necesario editar la Fecha Limite de cada concepto. *La fecha limite se aplicara a la referencia bancaria generada para el pago de de los conceptos de la lista.

30 Click en Editar Editar la Fecha, Editar Importe si fuera necesario, y Click en Guardar

31 Realizar el proceso para todos los conceptos

32 En el modulo de Aspirantes capturamos a los alumnos que quieran obtener su ficha. *Para los planteles que utilizan el sistema de fichas en línea, el modulo de Aspirantes se utilizara para capturar a los alumnos de nuevo ingreso que tengan que pagar otro concepto aparte de la inscripción. ASPIRANTES

33 Si el aspirante es extranjero habilite la casilla para que permita guardar el registro sin capturar la CURP -Todos los campos son obligatorios -La matricula se substituye con una matricula provisional con la condición de cumplir con la misma cantidad de caracteres de una matricula normal (13). Click para Agregar el nuevo Aspirante

34 Editar Datos Eliminar *Si el Aspirante ya tiene hecho un pago a su nombre, no se podrá eliminar, únicamente editar los datos.

35 El modulo de Prestadores de servicios sirve para registrar a los dueños de vendimias dentro del plantel Prestadores de servicios y Clientes

36 Al igual que en el modulo de Aspirantes, todos los campos son obligatorios a excepción del Numero Interior Click para Agregar el Prestador de Servicio

37 Editar Datos Status Si el prestador de servicio terminara el contrato con el plantel, existe la opción de quitarlo de la lista.

38 Click en Mostrar Borrados para ver la lista de Prestadores inhabilitados. *Si se requiere, el prestador de servicio puede ser habilitado nuevamente volviendo a cambiarle su Estatus.

39 Click para cambiar al modulo de clientes.

40 *Aquí se capturan los usuarios que pidan un comprobante fiscal, por ejemplo un padre de familia. El RFC con homoclave es obligatorio.

41 *El funcionamiento del modulo de Clientes es el mismo que el de prestadores de servicio. *El RFC genérico de Colegio de Bachilleres no puede ser borrado ni modificado.

42 CAPTURA DE INGRESOS La captura de movimientos se hace en el modulo de Fichas de Deposito

43 Click para desplegar la ventana de alumnos *Captura múltiple De esta manera se pueden hacer varios registros al mismo tiempo si los movimientos son del mismo concepto.

44 Seleccionar semestre, grupo, turno y presiona el icono de buscar. De esta manera se desplegaran los alumnos de el semestre y grupo escogido.

45 Click en las casillas para seleccionar a los alumnos requeridos, o click en la casilla superior para seleccionar a todos los alumnos del grupo.

46 Una vez seleccionados los alumnos, seleccionar el concepto de pago. Incluir una observación si fuera necesario.

47 Click para Guardar los registros.

48 *La captura individual se lleva acabo escribiendo la matricula del alumno y presionando la tecla Enter, automáticamente se despliegan los datos del alumno. Esta forma de captura es opcional.

49 Después de seleccionar el concepto, pulsar el botón de guardar La cantidad es modificable en el caso de tener la necesidad de pagar el mismo concepto mas de una vez, por ejemplo el concepto de segunda recuperación.

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51 Click para cambiar al modo de captura para prestador de servicio.

52 *De igual manera que los alumnos, la captura individual se lleva acabo escribiendo el RFC del prestador de servicio y presionando la tecla Enter, automáticamente se despliegan los datos. En este caso la captura de observaciones es obligatoria.

53 2 1 El importe del concepto 18 es el único que puede ser modificado en el proceso de captura si fuera necesario. *Después de modificar el importe es obligatorio volver a capturar la cantidad para que la casilla de importe total detecte el cambio.

54 FUNDACION ESCALERA Si el registro será pagado por la fundación, al momento de generarlo aplicar el cambio de Tipo y seleccionar Fundación Escalera. *En el modulo de relación de registros se tiene la lista de movimientos que se han capturado.

55 *Para registrar el pago es necesario modificar el Tipo de Pago y Cliente El cliente Fundación Escalera nos permite guardar mas de una vez el mismo numero de autorización. Seleccionar Transferencia Electrónica como tipo de pago y la fundación como cliente.

56 *En el modulo de relación de registros se tiene la lista de movimientos que se han capturado. RELACION DE REGISTROS

57 *Los registros que se muestran inicialmente siempre son los pendientes de pagar.

58 De inicio solo muestra los últimos cincuenta registros capturados, si los registros que necesita no aparecen utilice el filtro por grupo.

59 Escribir el nombre matricula o RFC en la caja de texto para localizar un registro especifico. Borrar la caja de texto para visualizar todos los registros nuevamente.

60 Click sobre el icono de la impresora para generar la hoja con la referencia bancaria.

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62 Click en el icono de la impresora para desplegar las opciones de impresión.

63 Click para guardar la hoja con la referencia. -Únicamente con los formatos Acrobat PDF y TIFF.

64 Es posible imprimir múltiples referencias en una sola hoja. Para ello seleccione por lo menos 2 registros y pulse el botón de impresión múltiple.

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66 *El Segundo icono nos permite desplegar la ventana de registro del deposito.

67 Para registrar el deposito es necesario capturar la fecha del deposito, el RFC del cliente y el numero de autorización del ticket del banco. Por ultimo click en el icono de guardar.

68 *El RFC del cliente se elige de la lista solo si dicho cliente solicita su comprobante fiscal, de otro modo se utiliza el RFC generico del Colegio de Bachilleres que se encuentra previamente capturado.

69 Click para seleccionar al cliente Click para desplegar la lista de clientes

70 *El tercer icono genera un comprobante de pago para el alumno o padre de familia que lo solicite.

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72 Click para eliminar el registro. Se puede eliminar únicamente si no ha sido pagado.

73 Click para mostrar los registros pagados. De igual manera Click para mostrar los registros no pagados.

74 TIMBRADO ELECTRONICO

75 Concluido el proceso de pago, es necesario subir la información capturada en el sistema local al sistema en línea, este proceso se hará una vez cada quince días. Comenzamos exportando los registros del sistema local. Click en Exportar Ingresos

76 Elegir la ubicación y click en guardar. El archivo obtenido es similar al de los alumnos.

77 Para subir la información, ingresamos de nuevo al Sistema Integral Administrativo (SIA). 1-Ingresar al Modulo de Financieros

78 2- Click en el modulo de Ingresos

79 3- Click en Importar Ingresos

80 Click en Importar y seleccionar el archivo de ingresos previamente generado.

81 Una vez concluida la importación de los ingresos, el siguiente paso es el timbrado de dichos registros. Click en Timbrar

82 Click para seleccionar los registros a timbrar.

83 Click para calcular los registros sin timbre. *La fecha inicial y final se refiere al rango de fechas de captura de los registros a timbrar.

84 Click para calcular los registros sin timbre. *La fecha inicial y final se refiere al rango de fechas de captura de los registros a timbrar.

85 Terminado el proceso obtenemos la lista de registros timbrados.

86 Click en Exportar Ingresos Para concluir el circulo de información, el ultimo paso es llevar los registros timbrados en línea al sistema local.

87 Click para exportar los registros

88 *Esperar hasta que la barra de carga desaparezca, y dar click en aceptar. NO presionar el botón de aceptar si la barra de carga sigue visible

89 Click en Aceptar Elegir la ubicación y guardar el archivo de ingresos timbrados.

90 De nuevo en el sistema local (SIAP), importamos los registros timbrados. Click en Importar Ingresos

91 Seleccionar el archivo y click en abrir

92 En la Relación de Registros se puede comprobar que los registros han sido timbrados.

93 HISTORIAL

94 *El Historial de Alumnos tiene la function de llevar un registro de los pagos que ha hecho cada alumno. HISTORIAL DE ALUMNOS

95 Para imprimir el reporte seleccionar el alumno y click en el icono de imprimir En el historial se puede ver el listado de pagos que han hecho tanto alumnos como prestadores de servicio.

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97 Click para cambiar al listado de prestadores de servicio