Creación de Tickets en SEUS para usuarios que reportan Nómina

Transcripción

1 Creación de Tickets en SEUS para usuarios que reportan Nómina

2 Registro de cambios Fecha Usuario Versión Acciones 14/07/2017 Clara I. Roldán 1.0 Creación

3 Objetivo Orientar a todo el personal autorizado para realizar reportes a la Coordinación de Nómina en la creación de ticket a través de SeUS. Único medio autorizado para reportes de Nomina y Prestaciones Sociales.

4 Procedimiento Ingreso a SEUS Desde la red interna a través de la siguiente URL Desde una red externa Una vez se ingresa a la pantalla de inicio, el usuario debe registrar el usuario y contraseña de red. Es importante aclarar que solo podrá acceder a herramienta con perfil de Agente el personal autorizado por la Coordinación de Nómina.

5 Después de iniciada la sesión, en la parte superior izquierda de la pantalla, el Usuario puede visualizar la opción Tickets de la cual se despliega el siguiente menú:

6 Al ingresar a la opción Nuevo Ticket, el Usuario visualizará el siguiente formulario: Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios. En caso de no diligenciar alguno, la herramienta no permitirá la creación del Ticket.

7 Los campos que conforman el formulario de Nuevo Ticket hacen referencia a: Tipos: Corresponde al Tipo del Ticket a crear. En este caso, se selecciona SOLICITUD PROCESO NOMINA, en caso de seleccionar una opción distinta, la solicitud no llegará al destino que correspondiente. Usuario del cliente: En este campo se diligencia el Login del usuario que está generando el reporte.

8 Seleccionado el tipo SOLICITUD PROCESOS NOMINA, se activaran en el campo Cola las opciones NOMINA y PRESTACIONES SOCIALES. NOMINA: Corresponde a las novedades reportadas en la Plantilla de reporte de nómina para el pago quincenal de acuerdo al período que aplique. En ella se registran las horas trabajadas y descansos remunerados. También podrá reportar novedades como anticipos y bonos, cambios contractuales y encargos, licencias remuneradas y no remuneradas, notificación de embargos, pagos especiales y legalización de soportes académicos. Cabe recordar que cada reporte cuenta con una Plantilla publicada en la herramienta SeUS en el campo FAQ PROCESOS NOMINA. PRESTACIONES SOCIALES: Corresponde a las novedades reportadas para para pagos en liquidación definitiva o reliquidación. En esta opción, el usuario también podrá hacer solicitudes para pago de Cesantías parciales o del Fondo. Categoría: Siempre se selecciona PROCESOS NOMINA Servicio: Permite seleccionar el proceso para el cual va dirigido el reporte. Causa: En este campo desplegable, podrá seleccionar la opción de acuerdo al reporte, las opciones brindadas en este campo están vinculadas al proceso seleccionado en el campo Servicio.

9 Recuerde seleccionar la opción correcta para garantizar una atención oportuna. Proceso de Criticidad: La criticidad aplica solo para incidentes de TI. Por lo tanto, para solicitudes a Nómina en este campo se diligenciará por defecto como NO AFECTA PROCESO CRITICO.

10 Acuerdo de nivel de servicio (ANS): Es un acuerdo de tiempo de respuesta de una solicitud. La Coordinación de nómina define los siguientes ANS para cada servicio: COLA SEUS SERVICIO ANS HORAS PRESTACIONES SOCIALES NOMINA PAGO CESANTÍAS PARCIALES Y DEL FONDO 80 SOLICITUD DE RELIQUIDACIÓN 80 SOLICITUD DE PAGO EN LA LIQUIDACIÓN 20 REPORTE DE NÓMINA Y EXTEMPORANEOS 30 REPORTE DE ANTICÍPOS Y BONOS 20 REPORTE DE CAMBIOS CONTRACTUALES Y ENCARGOS 80 REPORTE LICENCIAS REMUNERADAS Y NO REMUNERADAS 80 NOTIFICACIÓN EMBARGOS 20 PAGOS ESPECIALES 30 LEGALIZACIÓN SOPORTES ACADÉMICOS 20 Asunto: En este campo se debe diligenciar un Nombre o frase que describa brevemente lo que se está reportando en el Ticket.

11 Texto: Es un campo enriquecido que permite al Usuario el diligenciamiento de la información que describe la solicitud o incidente. Este campo cuenta con la opción de adjuntar archivos que permitan brindar más claridad de la información o que la complemente. Sede: Permite al usuario determinar la Sede del usuario al cual se le atenderá el Ticket, bien sea por Solicitud o Incidente.

12 Cliente: Permite al usuario determinar el Cliente o área de trabajo donde se encuentra el usuario afectado, bien sea por Solicitud o Incidente. Cliente2: Hace referencia al identificador del Cliente Corporativo para el cual se está creando el Ticket. Es importante consultar el Centro de Costos del Cliente afectado ingresando a la siguiente ruta:

13 Número telefónico: Corresponde al número del Cliente que requiere el soporte, esta información es importante para el Agente de Mesa en caso de requerir comunicación con el Cliente. Cantidad Usuarios Afectados: Corresponde al Número de usuarios que se están viendo afectados o que requieren soporte sobre determinado Servicio. Este campo debe diligenciarse con un cero (0) Unidades de tiempo: Corresponde al tiempo invertido por cada usuario en la creación del ticket en SeUS Al dar clic en el botón Crear, se crear un nuevo Ticket.