Usuario Coordinador. Sistema de Seguimiento de Proyectos 1

Transcripción

1 Sistema de Seguimiento de Proyectos Usuario Coordinador Sistema de Seguimiento de Proyectos 1

2 CONTENIDO CONTENIDO... 2 I. OBJETIVOS: Objetivo General: Objetivo del Manual:... 3 II. ACCESO AL SISTEMA... 3 III. PERFIL DEL COORDINADOR REGISTRO DE PROYECTOS PRELIMINAR INGRESO AL BANCO DE PROYECTOS... 5 b.1. Registro de manera individual ASIGNACION DIRECTA REVISION DE EXPEDIENTES... 8 a. Consulta al banco de proyecto - SNIP... 8 b. Nombre del Proyecto... 8 c. Checklist d. File e. Informes f. Calendario g. Trámite Documentario CONSULTA DE PROYECTOS CAMBIO DE ESTADO DE REVISION Sistema de Seguimiento de Proyectos 2

3 Sistema de Seguimiento de Proyectos I. OBJETIVOS: 1. Objetivo General: Desarrollar un Sistema de Seguimiento de Proyectos que permita realizar el seguimiento, gestión y monitoreo de los proyectos transferidos al Ministerio. 2. Objetivo del Manual: Brindar a los usuarios monitores instrucciones específicas del correcto uso del Sistema de Seguimiento de Proyectos II. ACCESO AL SISTEMA Se podrá acceder al sistema desde el Portal Web, haciendo clic en la imagen ubicada en la parte inferior derecha SSP Sistema de Seguimiento de Proyectos que se encuentra en la zona derecha de la página: Para acceder al Sistema debe ingresar los datos USUARIO y CONTRASEÑA, que serán brindados por el Administrador del sistema. Sistema de Seguimiento de Proyectos 3

4 Si los datos del usuario son correctos, a continuación aparecerá la siguiente página donde podrá ver, en la parte superior, la Cabecera del Sistema con el nombre del usuario, área al que pertenece, el botón regresar (retorna a la página anterior), fecha actual y el botón de Cerrar Sesión, este botón será usado cuando el usuario desee finalizar su sesión activa y salir del sistema. Cabecera del Sistema III. PERFIL DEL COORDINADOR El usuario coordinador tiene las siguientes funciones: Registro de proyectos preliminar Ingreso al banco de proyectos Asignación Directa Revisión de expedientes Consulta de proyectos Cambio de estado de revisión Sistema de Seguimiento de Proyectos 4

5 Por defecto el sistema mostrará, la pantalla de revisión de expediente, que se detallará más adelante. 1. REGISTRO DE PROYECTOS PRELIMINAR Esta opción permite visualizar todos aquellos nuevos proyectos ingresados por trámite documentario que no se encuentran en el Sistema de Proyectos. A través de esta opción haciendo clic en la figura de la columna Cargar en Banco, se puede cargar el proyecto al banco siempre y cuando el proyecto corresponda al PNSU o PMB. 2. INGRESO AL BANCO DE PROYECTOS Sistema de Seguimiento de Proyectos 5

6 En la opción Ingreso Banco de Proyectos, permitirá registrar los proyectos en el banco de dos formas, individual o masivo. b.1. Registro de manera individual En la opción tipo de carga, se debe seleccionar Carga de Uno, en la parte inferior de la tabla, se mostrará un formulario con los campos a llenar: departamento, provincia, distrito, subsector, SNIP, unidad ejecutora, nombre del proyecto, monto SNIP, aprobación viabilidad y documentación presentada al MVCS; para cargar al banco hacer clic en grabar datos. Para registrar una nueva solicitud, ingreso el número de SNIP. La opción Ver MEF, permitirá enlazar a la página del Banco de Proyectos SNIP donde me mostrara los datos del proyecto a través del código SNIP. La opción Extraer MEF permite enlazarse al sistema del MEF a través del código SNIP y registrar automáticamente en la pantalla la información básica como: nombre del proyecto, departamento, provincia, distrito, unidad ejecutora, monto SNIP, aprobación viabilidad, estado del proyecto. Existen datos que son propios del expediente y deben de ser registrados por el responsable como son: Documentación presentada al MVCS (Solicitud, Perfil, Expediente Técnico, ninguna) Ámbito (Urbano, rural) y Solicita Financiamiento (Perfil, Obra, Expediente Técnico, Pre-Factibilidad y Factibilidad). Sistema de Seguimiento de Proyectos 6

7 Si el proyecto tiene un SNIP relacionado, se registra. Luego registramos todas las localidades del ámbito del proyecto. 3. ASIGNACION DIRECTA Esta opción permite asignar proyectos para revisión sin necesidad de que los proyectos se encuentren priorizados Se ingresa el SNIP, clic en buscar y seleccionar a que ingeniero asignar el o los proyectos Sistema de Seguimiento de Proyectos 7

8 4. REVISION DE EXPEDIENTES Esta opción permite visualizar todos los proyectos priorizados que se encuentran en proceso de revisión por parte de los ingenieros. Se muestra el total de proyectos, el subsector, el SNIP, departamento, provincia, distrito, nombre del proyecto, población, unidad ejecutora, monto SNIP, monto inversión, costos MVCS, el estado de la revisión, coordinador asignado, técnico asignado, detalle del checklist, apto, fecha de inicio y fin de la revisión, informes realizados y el calendario de revisiones. a. Consulta al banco de proyecto - SNIP Esta consulta se realizara haciendo clic en al código SNIP en color rojo, del listado de revisión de expediente, mostrando una página externa del MEF con la información del proyecto. b. Nombre del Proyecto En el nombre del proyecto se encuentra la información de componentes del proyecto, que será cargada por el técnico obligatoriamente cuando se registre en la ficha checklist. Sistema de Seguimiento de Proyectos 10

9 c. Checklist Esta opción me permite visualizar y registrar el Checklist de la revisión de cada proyecto. d. File En esta opción se encuentran los archivos (Oficio, Memorándum, Carta, Informe, Acta de Revisión) cargados por el ingeniero, producto de las coordinaciones con las Unidades Ejecutoras. e. Informes En este módulo se mostrarán los informes realizados para el proyecto seleccionado. Se divide en dos zonas, en la zona izquierda se muestra el listado de informes ordenados descendentemente, la zona derecha se muestra el contenido del informe seleccionado, de manera automática se cambiara según vaya cambiando la selecciona de informe. f. Calendario Se muestra el calendario, donde el Ingeniero registra las coordinaciones (Reunión, Telefónica, Correo, Etc.) realizadas con la Unidad Ejecutora. g. Trámite Documentario Es el vínculo al sistema de Trámite Documentario. 5. CONSULTA DE PROYECTOS Este módulo sirve para consultar la situación actual del proyecto dentro del MVCS (si se encuentra en el banco de proyectos, priorizado, o en ejecución), en la última columna se encuentra el vínculo al Sistema de Trámite Documentario. Sistema de Seguimiento de Proyectos 11

10 6. CAMBIO DE ESTADO DE REVISIÓN Este módulo permite cambiar el estado del o los proyectos. Al hacer clic en el botón Editar, se mostrará la interfaz para cambiar el estado del proyecto Sistema de Seguimiento de Proyectos 12