Portal Financiero de Terceros. Manual de Usuario. Grupo Éxito

Transcripción

1 Portal Financiero de Terceros Manual de Usuario Grupo Éxito

2 ÍNDICE ÍNDICE... 2 INTRODUCCIÓN... 3 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA Login Ingresar al sistema Salir del sistema Home PQR Consulta PQR Búsqueda de PQR Visualizar Detalle de Reclamo Visualizar PDF... Error! Marcador no definido Exportar la Consulta... Error! Marcador no definido Creación de PQR Crear Reclamo Página 2 de 16

3 INTRODUCCIÓN El objetivo del presente manual es brindar al usuario los conocimientos adecuados y necesarios para que pueda interactuar con la aplicación Portal Financiero de Terceros - módulo PQR, implementada para Grupo Éxito, de una manera correcta y eficaz. En el mismo se detalla la forma de operar y el resultado esperado para cada una de las opciones de menú que conforma el Portal para el perfil de usuario Tercero. DESCRIPCIÓN GENERA DEL SISTEMA El sistema Portal Financiero de Proveedores proporciona una plataforma web por medio de la cual los terceros que se relacionan con el Grupo Éxito y sus filiales pueden tener acceso a información y servicios especializados de una manera ágil, oportuna y segura que garantiza la comunicación constante con este grupo de aliados El portal brinda servicios financieros a terceros tanto para consultas, administración de información en formatos de Excel, CSV, PDF o archivos planos que se puedan cargar fácilmente a sus sistemas contables. Además de un sistema de Factoring y confirmación de pagos que permita generar diversos tipos de notificaciones. A continuación se detallan cada uno de los componentes: Página 3 de 16

4 1. Login En esta sección se describe la funcionalidad de login en la aplicación y las acciones relacionadas Ingresar al sistema Para ingresar al Portal Financiero de terceros, el usuario deberá acceder a la página que se muestra en la Figura, y seguir los pasos que se detallan a continuación: 1. Ingresar Nombre de Usuario. 2. Ingresar Clave (contraseña). 3. Ingresar el texto de seguridad (captcha) palabra a continuación. Debe digitarse tal y como lo muestra la imagen, considerando mayúsculas y minúsculas 4. Presionar el botón. A continuación se desplegará el home del sistema. 5. Luego de 3 intentos fallidos para ingresar al sistema, el usuario queda bloqueado para ingresar a la aplicación, para lo cual debe solicitar un cambio de contraseña al usuario habilitado para esto. Página 4 de 16

5 El usuario ingresa su nombre de usuario y la clave de acceso. Pantalla de Inicio de Sesión 1.2. Salir del sistema Para terminar la sesión, el usuario debe hacer clic en el botón que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla y automáticamente el sistema re-direcciona al usuario a la página principal del sistema que se muestra en la Figura. Página 5 de 16

6 1.3. Home Pantalla Principal Una vez que ha ingresado los datos correspondientes y son validados correctamente, se accede a una pantalla como la de la Figura: 2. PQR Home del usuario tercero El portal financiero de terceros provee el módulo de PQR, mediante el cual los usuarios podrán realizar el proceso para la gestión de Peticiones, Quejas y Reclamos dentro del Grupo Éxito. Página 6 de 16

7 Las opciones de este menú están relacionadas con la visualización de la Consulta de PQR y Creación de PQR. 1. Consulta de PQR 2. Creación de PQR 2.1. Consulta PQR Este módulo se encarga de permitir la consulta y visualización de los reclamos. Para ingresar a esta opción se debe hacer clic en la pestaña PQR -> Consulta PQR, como se muestra en la Figura. Opción del Menú PQR Consulta PQR Búsqueda de PQR Para realizar la búsqueda de un reclamo se deberán seguir los siguientes pasos: 1. Ingresar algún criterio de búsqueda para efectuar un filtro de reclamos registrados en el sistema. Los filtros de búsqueda son los siguientes: Tipo de Reclamo: Se permite seleccionar en una lista desplegable el tipo del reclamo a consultar. Estado: Se permite seleccionar en una lista desplegable el estado en el que se encuentra el reclamo. Fecha Ingreso Desde: Se permite seleccionar la fecha inicial del período de los reclamos a consultar. Este campo se puede ingresar manualmente (dd/mm/aaaa) ó seleccionando el botón (calendario). Este filtro es obligatorio. Fecha Ingreso Hasta: Se permite seleccionar la fecha final del período de los reclamos a consultar. Este campo se puede ingresar manualmente (dd/mm/aaaa) ó seleccionando el botón (calendario). Este filtro es obligatorio. El rango de fechas a seleccionar no puede ser mayor a 30 días. Nro. Reclamo: Se permite ingresar el número del reclamo a consultar. Página 7 de 16

8 Pantalla de búsqueda de Reclamos Luego de haber ingresado los filtros de búsqueda, se debe presionar el botón consulta y posteriormente desplegará la siguiente pantalla:, el cual iniciará la Pantalla con los resultados de la búsqueda de Reclamos El sistema muestra una tabla con la información encontrada de acuerdo a los criterios ingresados, la cual está compuesta por las siguientes columnas: Nro.Reclamo: Es el numero con el que quedó radicado el reclamo. Fecha de Ingreso: Es la fecha en la cual se creó el reclamo en el sistema. Tipo de Reclamo: Es el tipo de reclamo. Cobros y pagos o incumplimiento de buenas prácticas Título: Es el título del reclamo. Estado: Es el estado en el que se encuentra el reclamo Acciones: Son los conjuntos de botones que permiten visualizar un reclamo Visualizar Detalle de Reclamo Si se desea Visualizar el detalle de un reclamo se deben seguir los siguientes pasos: 1. Ingresar los filtros para visualizar el reclamo que se desea buscar Página 8 de 16

9 2. Dar click en el botón Buscar 3. Seleccionar el reclamo 4. Dar click en el botón Visualizar ubicado en la columna de Acciones Botón Visualizar Detalle del reclamo 5. Una vez se da click en el botón visualizar, se verá la siguiente pantalla: Página 9 de 16

10 Visualizar Detalle del Reclamo La pantalla muestra toda la información del detalle del reclamo, la cual está compuesta por las siguientes secciones: o o o o o Información del Tercero Información de quien ingresa el reclamo Detalles del Reclamo Adjuntos Historia Para cancelar la operación y volver a la pantalla de Búsqueda de Reclamos se debe dar click en el botón Aceptar Creación de PQR Este módulo se encarga de permitir la creación, modificación y eliminación de PQR. Para ingresar a esta opción se debe hacer clic en la pestaña PQR -> Creación de PQR, como se muestra en la Figura. Página 10 de 16

11 Opción del Menú PQR Creación de PQR Crear Reclamo Para crear un nuevo reclamo se deben seguir los siguientes pasos: Ingresar a la opción del menú Creación de PQR. A continuación se presentará la pantalla de creación de Nuevo PQR. Página 11 de 16

12 Creación de Nuevo PQR Ingresar los datos para crear un nuevo Reclamo: DATOS GENERALES Proveedor: Se debe ingresar o seleccionar el proveedor para el cual se ingresa el reclamo. Sociedad: Se debe seleccionar una sociedad de las que aparecen en el listado. Tipo de Reclamo: Se debe seleccionar el tipo de reclamo a realizar. Los tipos existentes son: Reclamos por Cobros y Pagos e Incumplimiento de acuerdo de buenas prácticas. Una vez se selecciona el tipo de reclamo se habilita la sección DETALLES RECLAMO donde el usuario que ingresa el reclamo puede agregar los detalles del mismo. Nombre y Apellido: Se debe ingresar el nombre y apellido de quien que realiza el reclamo. Cargo: Se debe ingresar el cargo de quien realiza el reclamo. Dirección: Se debe ingresar la dirección de quien realiza el reclamo. Se debe ingresar el de quien realiza el reclamo. Ciudad: Se debe ingresar la ciudad donde se encuentra de quien realiza el reclamo. Teléfono: Se debe ingresar el teléfono de quien realiza el reclamo. Pantalla con Datos Generales para el Reclamo Si en el tipo de reclamo se seleccionó la opción Reclamos por Cobros y Pagos, es necesario ingresar los siguientes datos: Página 12 de 16

13 DETALLES RECLAMO POR COBRO Y PAGO Subtipo de Reclamo: Se debe seleccionar del listado el subtipo al que corresponde el reclamo. Al lado derecho de este campo se visualiza el botón Ver Requisitos en el cual si se da click se podrá visualizar la información que se debe ingresar o adjuntar para que la reclamación no sea rechazada. Cantidad de documentos a Reclamar: Se debe ingresar la cantidad de documentos para los cuales se desea realizar el reclamo. Sublínea: Se debe seleccionar del listado la Sublínea a la que corresponde el reclamo. Es opcional Valor a Reclamar: Se debe ingresar el valor que se desea reclamar. Menos de 90 días: Se debe seleccionar del listado las opciones SI o No para indicar si el reclamo tiene o no menos de 90 días. Mensaje: Se debe ingresar un mensaje con la explicación, para dar claridad al reclamo. Pantalla con Datos del Detalle del Reclamo POR Cobro y Pago DETALLES RECLAMO INCUMPLIMIENTO DE ACUERDO DE BUENAS PRÁCTICAS Gremio al que pertenece: Se debe seleccionar del listado el gremio al que corresponde el reclamo. Sublínea: Se debe seleccionar del listado la Sublínea a la que corresponde el reclamo. Causa de Reclamación: Se debe seleccionar del listado de Causas la correspondiente al reclamo que se está ingresando. Explicación de las causas: Se debe ingresar una explicación sobre la causa del reclamo para dar claridad al mismo Conducta del acuerdo viciada: Se debe ingresar la conducta del acuerdo que se está incumpliendo y sobre la cual se está realizando el reclamo. Página 13 de 16

14 Pantalla con Datos del Detalle del Reclamo por Incumplimiento de Acuerdo de Buenas Practicas ADJUNTOS Dar click en el botón Adjuntar Archivo para adjuntar los documentos que hacen parte de reclamo y los cuales son el soporte para el reclamo que se está realizando. Para los archivos adjuntos, se permitirá en la creación del caso hasta 3 archivos adjuntos. Cada archivo adjunto no debe a superar el tamaño 2 Mbytes Pantalla de Sección de Adjuntos para el Reclamo Al dar click en adjuntar aparece la siguiente pantalla: Página 14 de 16

15 Pantalla para Adjuntar Archivos En ella se debe buscar el archivo y seleccionarlo, como se muestra en la siguiente pantalla, para que sea cargado: Pantalla para buscar los adjuntos del reclamo Se debe ingresar una descripcion del archivo que se esta adjuntando Página 15 de 16

16 Pantalla para Adjuntar Archivos Para cancelar la operación de carga de archivos adjuntos y volver a la pantalla de creación de reclamos se debe dar click en el botón Cancelar. Dar click el botón Aceptar para cargar el archivo adjunto al reclamo. El sistema mostrará el archivo que se adjuntó en la tabla de adjuntos. Pantalla con Documentos Adjuntos para el Reclamo Dar click el botón Aceptar informando que el reclamo se creó. para crear el reclamo. El sistema mostrará un mensaje Para cancelar la operación y volver a la pantalla de Creación de Reclamos se debe dar click en el botón Cancelar. Una vez se creó el reclamo, el sistema envía un correo electrónico confirmando el envío Página 16 de 16