SIIGO CONTADOR. Saldos Iníciales. Cartilla I

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1 SIIGO CONTADOR Saldos Iníciales Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son Saldos Iníciales? 3. Qué debe Realizar el Usuario Antes de Ingresar Saldos Iníciales? 4. Cuál es la Ruta para Ingresar los Saldos Iníciales? 5. Qué Tipo de Saldos Iníciales se Pueden Incluir en el Software? 5.1 Saldos Iníciales del Disponible Qué son Saldos Iníciales del Disponible? Qué Datos Solicita el Sistema para Ingresar Saldos Iníciales del Disponible? 5.2 Saldos Iníciales de Cuentas por Cobrar Qué son Saldos Iníciales de Cuentas por Cobrar? Qué Datos Solicita el Sistema para Ingresar los Saldos Iníciales de Cuentas por Cobrar? 5.3 Saldos Iníciales de Cuentas por Pagar Qué son Saldos Iníciales de Cuentas por Pagar? Qué Datos Solicita el Sistema para Ingresar los Saldos Iníciales de Cuentas por Pagar?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía para realizar la inclusión del Balance General o saldos iníciales de corte a una fecha determinada, el cual es de vital importancia para iniciar la digitación de las operaciones comerciales diarias de la empresa y para tener una óptima y oportuna información de acuerdo a las necesidades del usuario.

4 SALDOS INICIALES Qué son Saldos Iníciales? Los saldos iníciales corresponden a la información de Balance General con la que inicia registros comerciales la compañía, a partir del cual se debe incluir el movimiento diario de los registros contables. Se debe tener en cuenta que la fecha a utilizar para ingresar los saldos iníciales debe ser un día anterior a la fecha de ingresar movimiento. Ejemplo. Si la Empresa inicia a incluir movimiento el 1 de enero de 2014, los saldos iníciales se deben incluir el 31 de Diciembre de Qué debe Realizar el Usuario Antes de Ingresar Saldos Iníciales? Para realizar la inclusión de saldos iníciales, se debe: a. Crear todos los parámetros básicos del programa como son: Países y Ciudades Centros de Costos y Subcentro de Costos Registro de Control Plan Único de Cuentas Definición de Documentos Creación catálogos de Terceros Entre otros b. Es recomendable organizar, discriminar y clasificar la información de la siguiente manera, con fecha de corte y sus valores correspondientes: Caja: Cuantas y cuales se van a manejar Bancos: Saber las entidades bancarias que se tienen y sus números de cuenta bien sea ahorros o corriente Obligaciones financieras: Tales como Prestamos, Pagares, etc. Clientes: Tener discriminada la deuda adquirida con la empresa por cada uno de los Clientes, la información será: Saldo Total de la deuda adquirida con la empresa Valor de cada una de las Facturas pendientes de pago; estén vencidas o por vencer

5 Fechas de cada uno de los vencimientos Si existen anticipos de clientes detallar cual es el valor de ellos Inventarios: Saldos en valores Activos Fijos: Saldos en valores con su correspondiente depreciación Proveedores: Tener discriminada la deuda adquirida por la empresa con cada uno de los Proveedores, la información será: Saldo Total de la deuda adquirida por la empresa Valor de cada una de las Facturas de Compra pendientes de pago; estén vencidas o por vencer Fechas de cada uno de los vencimientos Si existen anticipos realizados a los proveedores y el correspondiente valor Patrimonio y Capital Social: Como están divididos con sus correspondiente valores Entre Otros c. Tener creada una cuenta puente, se sugiere la cuenta , esta es de uso temporal La cuenta puente solamente se utilizará para el ingreso de saldos iníciales, ya que esta cuenta no existe contablemente. Esta cuenta debe quedar con saldo cero (0) una vez se ingrese completamente el Balance Inicial d. Se debe definir un documento tipo L, el cual se RECOMIENDA codificar con el número 999 y se denomina SALDOS INICIALES. e. Se debe fijar una fecha de corte a la cual se va a ingresar el saldo inicial. La fecha en cual se ingresan saldos iníciales, es la fecha que fue incluida en el momento de la instalación de la empresa. Cuál es la Ruta para Ingresar Saldos Iníciales? Los saldos iníciales se ingresan por la ruta: Contador Control de Comprobantes - Entrada de Comprobantes

6 Qué Tipo de Saldos Iníciales se Pueden Incluir en el Software? En el sistema se pueden incluir saldos iníciales de todas las cuentas contables, tanto de activos, pasivos, patrimonio incluso cuentas de resultados; a continuación explicaremos las siguientes cuentas: 1. Saldos Iníciales del Disponible 2. Saldos Iníciales de Cuentas por Cobrar 3. Saldos Iníciales de Cuentas por Pagar 1. Saldos Iníciales del Disponible Qué son Saldos Iníciales del Disponible? Corresponde a los saldos iníciales de todas las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata total o parcial con que cuenta el ente económico y se utiliza para fines generales o específicos; dentro de las cuales podemos mencionar la Caja, los Depósitos en Bancos y otras entidades financieras. Así como se ingresan los saldos iníciales del Disponible se ingresan los saldos de todo tipo de cuentas contables (Inventarios Activos Patrimonio, etc.) con excepción de cuando la cuenta tiene detalles de por Cobrar o por Pagar Qué Datos Solicita el Sistema para Ingresar los Saldos Iníciales del Disponible? Al ingresar al sistema solicita la siguiente informacion la cual se divide basicamente en dos campos los cuales son: a. De carácter generar y obligatorios b. De caracter especifo

7 Los cuales se describen a continuacion: a. Campos de Carácter General: Tipo: Corresponde al tipo de documento que se va a utilizar para contabilizar los saldos iníciales en este caso Documento tipo L. Numero Comprobante: El definido previamente, para el ejemplo se escogerá el 999. Numero de Documento: Es el consecutivo del documento, este el sistema lo trae automáticamente para ello se pasa el campo con enter. Vendedor: Es un dato informativo, en caso de no estar creado o necesitar crear uno nuevo, al momento de realizar la búsqueda se puede crear uno nuevo Fecha: Corresponde a la que se digito en el momento de la instalación de la empresa.

8 b. Campos de Carácter Especifico: Secuencia: Corresponde al número de ítem del documento con la cual se ingresa la información, el sistema lo trae de forma automática Cuenta: Es posible digitar, realizar la búsqueda o crear la cuenta contable a utilizar para incluir el saldo inicial, para el ejemplo se ingresara una cuenta de Bancos. Centro de costo/ Sub Centro: Es posible digitar, realizar la búsqueda o crear el código del centro de costo y sub centro de costos (si el centro de costos lo maneja) que afectará el movimiento contable.

9 Este campo se habilitara siempre y cuando la cuenta contable utilizada este marcada como si Centros de Costo. Nit y Suc.: Es posible digitar, realizar la búsqueda o crear el número de Nit al cual se le cargará el saldo de esta cuenta. Este campo se habilitara siempre y cuando la cuenta contable utilizada este marcada como si Tercero.

10 Debito o crédito: Se debe digitar la naturaleza de acuerdo a la cuenta contable y a su saldo en el momento del ingreso del saldo inicial. Descripción: Se debe digitar la descripción del comprobante que se está incluyendo. En este campo el sistema siempre trae la descripción de la cuenta contable y puede ser modificado haciendo aclaración al tipo de documento que se está digitando, para mantener esta misma descripción en las siguientes secuencias cada vez que se llegue a este campo se debe digitar la tecla de función F2. Valor: Se digitará el saldo de la cuenta contable que se encuentra en el Balance Inicial. Base gravable: Aparece inmediatamente después de indicar el valor de la secuencia; siempre y cuando se digite una cuenta que posea una marcación diferente a retención

11 Este campo se habilitara siempre y cuando: En la definición del documento se marco la opción Solicita Marca para Base Gravable. Siempre y cuando se digite una cuenta que posea una marcación diferente a retención. El cursor se ubica inmediatamente en la segunda secuencia para seguir incluyendo los saldos iníciales cuenta por cuenta; así hasta registrar toda la información. Finalmente teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados (lo que quiere decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos), para cuadrar el comprobante de saldos iníciales se debe utilizar Cuenta Puente con el código y el Nit que se asigna a esta cuenta es el Nit de la empresa Luego se procede a grabar el comprobante con la tecla de Función F1 o el icono 2. Saldos Iníciales de Cuentas por Cobrar Qué son Saldos Iníciales de Cuentas por Cobrar? Corresponde a los saldos iníciales de las deudas que han contraído con la empresa los clientes y/o empleados, para el ingreso de la información se debe tener discriminada una a una las facturas de venta de cada uno de los clientes con sus respectivas fechas de vencimiento y el valor de cada uno de sus respectivos vencimientos. Estas facturas deben ser tanto las que estén vencidas como las que estén por vencer. Detallar los saldos, factura a factura con la información de vencimientos

12 CLIENTE NUMERO DE FACTURA VALOR NUMERO DE FACTURA NUMERO VENCIMIENTO FECHA VENCIMIENTO Qué Datos Solicita el Sistema al Ingresar los Saldos Iníciales de Cuentas por Cobrar? Al ingresar por entrada de comprobantes el sistema solicita la siguiente informacion, la cual se divide en: a. Campos de carácter General b. Campos de caracter especifo Los cuales se describen a continuacion: a. Campos de Carácter General: Tipo: Corresponde al tipo de documento que se va a utilizar para contabilizar los saldos iníciales en este caso Documento tipo L. Numero Comprobante: El definido previamente, para el ejemplo se escogerá el 999. Numero de Documento: Es el consecutivo del documento, este el sistema lo trae automáticamente para ello se pasa el campo con enter. Vendedor: Es un dato informativo, en caso de no estar creado o necesitar crear uno nuevo, al momento de realizar la búsqueda se puede crear uno nuevo

13 Fecha: Corresponde a la que se digito en el momento de la instalación de la empresa. b. Campos de Carácter Especifico: Secuencia: Corresponde al número de ítem del documento con la cual se ingresa la información, el sistema lo trae de forma automática Cuenta: Es posible digitar, realizar la búsqueda o crear la cuenta contable a utilizar para incluir el saldo inicial, para el ejemplo se ingresara una cuenta de clientes.

14 Centro de costo/ Sub Centro Es posible digitar, realizar la búsqueda o crear el código del centro de costo y sub centro de costos (si el centro de costos lo maneja) que afectará el movimiento contable. Este campo se habilitara siempre y cuando la cuenta contable utilizada este marcada como si Centros de Costo. Nit y Suc.: Es posible digitar, realizar la búsqueda o crear el número de Nit al cual se le cargará el saldo de esta cuenta.

15 Este campo se habilitara siempre y cuando la cuenta contable utilizada este marcada como si Tercero, en el caso de las cuentas por cobrar es obligatoria esta marcación para ser posible la inclusión de los saldos iníciales por cada uno de los clientes que maneja la empresa La anterior pantalla se habilitara siempre y cuando se tenga el modulo de CARTERA y la cuenta contable utilizada este detallada por cobrar

16 Datos Documento Cruce: Digitar los datos de la factura del cliente (Tipo de documento, número de comprobante, número de la factura, número de vencimiento y fecha de dicho vencimiento). Una sola factura puede manejar varios vencimientos, cada uno de ellos con un valor diferente. Debito o crédito: Se debe digitar la naturaleza de acuerdo a la cuenta contable y a su saldo en el momento del ingreso del saldo inicial. Descripción: Se debe digitar la descripción del comprobante que se está incluyendo. En este campo el sistema siempre trae la descripción de la cuenta contable y puede ser modificado haciendo aclaración al tipo de transacción que se está contabilizando para mantener esta misma descripción en las siguientes secuencias cada vez que se llegue a este campo se debe digitar la tecla de función F2. Valor: Digitar el saldo de la cuenta contable que se debe incluir en el Balance Inicial. Base gravable: Aparece inmediatamente después de indicar el valor de la secuencia; siempre y cuando se digite una cuenta que posea una marcación diferente a retención.

17 Este campo se habilitara siempre y cuando se digite una cuenta que posea una marcación diferente a retención. El cursor se ubica inmediatamente en la segunda secuencia para seguir incluyendo los saldos iníciales cuenta por cuenta; así hasta registrar toda la información. Finalmente teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados (lo que quiere decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos), para cuadrar el comprobante de saldos iníciales se debe utilizar Cuenta Puente y el Nit que se asigna a esta cuenta es el Nit de la empresa Por último se procede a grabar el comprobante con la tecla de Función F1 o el icono Para el ingreso de saldos iníciales de cuentas por Cobrar se debe en cada secuencia discriminar: cliente, factura, numero de vencimiento y fecha del vencimiento; esto siempre y cuando se tenga el modulo de cartera; caso contrario solo sería ingresar un valor general, detallando la cuenta por tercero, para ingresar el valor tercero a tercero pero sin la discriminación del documento y fechas de vencimiento.

18 3. Saldos Iníciales de Cuentas por Pagar Qué son Saldos Iníciales de Cuentas por Pagar? Corresponde a los saldos iníciales de las deudas adquiridas con los proveedores de la empresa, para el ingreso de información se debe tener discriminada una a una las facturas de compra de cada uno de los proveedores con sus respectivas fechas de vencimiento y el valor de cada uno de sus respectivos vencimientos. Estas facturas deben ser tanto las que estén vencidas como las que estén por vencer. Detallar los saldos, factura a factura con la información de vencimientos Qué Datos Solicita el Sistema para Ingresar los Saldos Iníciales de Cuentas por Pagar? Al ingresar al sistema solicita la siguiente informacion la cual se divide basicamente en dos campos los cuales son: a. De carácter generar y obligatorios b. De caracter especifo Los cuales se describen a continuacion: a. Campos de Carácter General: Tipo: Corresponde al tipo de documento que se va a utilizar para contabilizar los saldos iníciales en este caso Documento tipo L. Numero Comprobante: El definido previamente, para el ejemplo se escogerá el 999. Numero de Documento: Es el consecutivo del documento, este el sistema lo trae automáticamente para ello se pasa el campo con enter.

19 Vendedor Es un dato informativo, en caso de no estar creado o necesitar crear uno nuevo, al momento de realizar la búsqueda se puede crear uno nuevo Fecha: Corresponde a la que se digito en el momento de la instalación de la empresa. b. Campos de Carácter Especifico: Secuencia: Corresponde al número de ítem del documento con la cual se ingresa la información, el sistema lo trae de forma automática Cuenta: Digitar la cuenta contable a utilizar para incluir el saldo inicial, para el ejemplo se ingresara la cuenta de proveedores.

20 Centro de costo/ Sub Centro Es posible digitar, realizar la búsqueda o crear el código del centro de costo y sub centro de costos (si el centro de costos lo maneja) que afectará el movimiento contable. Este campo se habilitara siempre y cuando la cuenta contable utilizada este marcada como si Centros de Costo. Nit y Suc.: Es posible digitar, realizar la búsqueda o crear el número de Nit al cual se le cargará el saldo de esta cuenta.

21 Este campo se habilitara siempre y cuando la cuenta contable utilizada este marcada como si Tercero, en el caso de las cuentas por pagar estas cuentas estarán marcadas como si terceros para ser posible la inclusión de los saldos iníciales por cada uno de los proveedores con los cuales la empresa maneja relaciones i l La anterior pantalla se habilitara siempre y cuando se tenga el modulo de PROVEEDORES y la cuenta contable utilizada este detallada por pagar

22 Datos Documento Cruce: Digitar los datos de la factura del proveedor (Tipo de documento, número de comprobante, número de la factura, número de vencimiento y fecha de dicho vencimiento). Una sola factura puede manejar varios vencimientos, cada uno de ellos con un valor diferente. Debito o crédito: Se debe digitar la naturaleza de acuerdo a la cuenta contable y a su saldo en el momento del ingreso del saldo inicial. Descripción: Se debe digitar la descripción del comprobante que se está incluyendo. En este campo el sistema siempre trae la descripción de la cuenta contable y puede ser modificado haciendo aclaración al tipo de transacción que se está contabilizando para mantener esta misma descripción en las siguientes secuencias cada vez que se llegue a este campo se debe digitar la tecla de función F2. Valor: Digitar el saldo de la cuenta contable que se debe incluir en el Balance Inicial. Base gravable: Aparece inmediatamente después de indicar el valor de la secuencia; siempre y cuando se digite una cuenta que posea una marcación diferente a retención.

23 Este campo se habilitara siempre y cuando se digite una cuenta que posea una marcación diferente a retención. El cursor se ubica inmediatamente en la segunda secuencia para seguir incluyendo los saldos iníciales cuenta por cuenta; así hasta registrar toda la información. Finalmente teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados (lo que quiere decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos), para cuadrar el comprobante de saldos iníciales se debe utilizar Cuenta Puente y el Nit que se asigna a esta cuenta es el Nit de la empresa Por último se procede a grabar el comprobante con la tecla de Función F1 o el icono Para el ingreso de saldos iníciales de cuentas por Pagar se debe en cada secuencia discriminar: proveedor, factura de compra, numero de vencimiento y fecha del vencimiento; esto siempre y cuando se tenga el modulo de proveedores; caso contrario solo sería ingresar un valor general, detallando la cuenta por tercero, para ingresar el valor tercero a tercero pero sin la discriminación del documento y fechas de vencimiento.