TALLER PROCESO DE COMPRAS

Transcripción

1 TALLER PROCESO DE COMPRAS Importante: Para que puedas poner en práctica lo visto en la sesión de capacitación puedes ingresar a SIIGO en la empresa 98 Empresa Demo - taller. Una vez ingreses a la empresa demo, puedes definir algunos parámetros y realizar los siguientes procesos: 1. Definición de documentos Para el proceso de comprar la empresa decidió implementar el cruce completo, es decir, se van a elaborar los tres ( 3 ) documentos Para definir los parámetros de los documentos y el correspondiente cruce puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Definición o puedes ingresar por la ruta: Contabilidad Parámetros de documentos Definición de documentos. Importante: SIIGO trae definidos los parámetros de algunos documentos como la compra únicamente si al momento de instalar la empresa se marcó el plan de cuentas de empresas de servicios o comerciales y seleccionaste la casilla Teniendo en cuenta la información anterior es necesario que repases o definas los parámetros de los siguientes documentos:

2 a. Orden de compra La contadora de la empresa requiere parametrizar el comprobante Tipo Y 099 (Orden de compra), teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones, los demás datos se completan según tu criterio. El tercer descuento es retención en la fuente Si Y Descuento 3 - Rete fuente Cargo 3 - IVA descontable b. Nota de entrada La contadora dentro de su proceso de compras decide implementar que al momento de elaborar la nota de entrada este documento cruce con la orden de compra previamente elaborada, para esto es necesario definir el documento Tipo E teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones; para los campos adicionales completas la información según tu criterio. Tipo de cruce Cruza con orden de compra E 099 Obliga Cruce S Cruce factura compra/no cruza C c. Registro de compra La contadora sugiere que se parametrice el comprobante Registro de compras Tipo P - 099, documento que cruzara con la nota de entrada teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones; los demás datos se completan según lo requerido por tu empresa. Redondea cifras No Cruce Ord. Compra /Nota Entrada /No E Cruza/Ord. Compra Activos Obliga cruce Si P 099 Actualiza Inventario No El tercer descuento es retención en la fuente Si Generar certificado de retención al grabar el documentos No IVA régimen simplificado Ica retención Cuenta Retención IVA Descuento 3 Rete fuente Cargo 3 IVA Descon

3 d. Devolución en compras. Para contabilizar le devolución en compras es necesario en SIIGO definir el documento Tipo U Importante: Este documento deberá tener los mismos parámetros que se definieron en el registro de compra Documento U 099 Devolución en ventas e. Egreso La contadora sugiere definir el comprobante de egreso Tipo G - 099, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones. Los demás datos se completan según las necesidades de tu empresa. G 099 Cuenta Bancos f. Notas tipo L La contadora sugiere parametrizar el documento Tipo L - 099, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones. Los demás datos se completan según tus necesidades. L 099 Saldos Iníciales Solicita marca para base gravable N 2. Saldos iniciales de proveedores La empresa a decidió incluir los saldos iníciales al programa el día 31 de junio de 2015 con la siguiente información, para ello utilizaremos el comprobante Tipo L Saldos iniciales.

4 Para el ingreso de esta información al programa puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Comprobantes o puedes ingresar por la ruta: Contabilidad Generación de comprobantes Entrada de comprobantes BALANCE DE COMPROBACION INICIO DE ACTIVIDADES CUENTA DETALLE TERCERO CC DOCUMENTO VENCIMIENTO DÉBITO CRÉDITO S. Inicial ALMACEN MIL Proveedor EXITOS 100 P / 11 / 05 $ S. Inicial ALMACEN MIL Proveedor EXITOS 100 P / 12 / 15 $ Cuenta Empresa Puente Demo - taller 100 $ TOTAL PROVEEDORES $ $ Elaboración de documentos Una vez la empresa ha definido los parámetros de los documentos y ha contabilizado los saldos iniciales de proveedores, se inicia el proceso de compras a partir del mes de julio, para lo cual la contadora implemento el cruce completo, es decir, Orden de compra Nota de entrada Registro de compras; para ello es necesario iniciar la elaboración de documentos de la siguiente manera: a. Elaboración de órdenes de compras. Para registrar órdenes de compra en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Compra o puedes ingresar por la ruta: Órdenes de compra Elaboración de órdenes de compras En este momento puedes elaborar la orden de compra y contabilizarla al proveedor DAYMONT LTDA, Nit ; registrando la siguiente información: DESCRIPCION CANTIDAD TELEVISOR SONY DE 20 " PULGADAS 12 EQUIPO DE SONIDO LG 15

5 b. Elaboración nota de entrada Para registrar notas de entrada en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Notas o puedes ingresar por la ruta: Documentos Notas Documentos notas Nota de entrada. En este momento puedes elaborar la nota de entrada documento que debe cruzar con la orden de compra previamente contabilizada a DAYMONT LTDA, Nit ; registrando la siguiente información: DESCRIPCION CANTIDAD TELEVISOR SONY DE 20 " PULGADAS 10 EQUIPO DE SONIDO LG 12 c. Elaboración registro de compras Para contabilizar compras en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Compras o puedes ingresar por la ruta: Documentos Registro de compra. Al momento de elaborar la compra esta cruzara con la nota de entrada previamente contabilizada a DAYMONT LTDA, Nit ; este documento se cancelara en dos (2) cuotas, pagando 50% a crédito 30 días y el restante a 60 días. d. Elaboración comprobante de egreso Para registrar el pago o abono de la compra, lo contabilizas en el comprobante de egreso, para ello en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Egreso o puedes ingresar por la ruta: Documentos Comprobante de egresocheque Para este caso vas a contabilizar el documento Tipo G 099 al proveedor DAYMONT LTDA, el cual hace un abono del 50% de la compra previamente elaborada. Factura Fecha 2015 / 08 / 15 Tipo de contabilización Abono Nit (Proveedor) Factura No. P 099-??? (50% del valor de la compra) 4. Manejo de anticipos

6 a. Contabilización del anticipo (Egreso) Para contabilizar el anticipo realizado a un proveedor se utiliza el comprobante de egreso, para ello en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Egreso o puedes ingresar por la ruta: Documentos Comprobante de egresocheque En este caso el proveedor Almacén el gangazo S.A. Nit, , informa que para poder hacer envió de la mercancía es necesario realizar un anticipo de millón y medio de pesos ($ ). Factura Fecha 2015 / 08 / 02 Tipo de contabilización Anticipo de proveedores Nit (Proveedor) ALMACEN EL GANGAZO S.A Valor $ b. Cruce del anticipo (Elaboración registro de compra) Para contabilizar registro de compra en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Compra o puedes ingresar por la ruta: Documentos Registro de compra. Luego de contabilizar el anticipo se procede a elaborar el registro de compra documento que será el encargado de cruzar el anticipo previamente ingresado a SIIGO. Datos Fecha 2015 / 08 / 13 Nit ALMACEN EL GANGAZO S.A Forma de Pago Cruce del anticipo Crédito 30 días saldo restante Producto C.C / Subc Bod / Ubi Cantidad Valor unitario % Desc. Portátil Toshiba unidades $ % 5. Manejo de devoluciones En este caso el proveedor ALMACENES DE CADENA EL TESORO S.A.S Nit , compra a la empresa y días después realiza una devolución debido una unidad de los productos adquiridos tenían daños de fábrica.

7 a. Elaboración registro de compra Para contabilizar registro de compra en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Compra o puedes ingresar por la ruta: Documentos Registro de compra. Datos Fecha 2015 / 08 / 28 Nit ALMACENES DE CADENA EL TESORO S.A.S Forma de Pago Crédito 45 días Producto C.C / Bod / Ubi Cantidad Valor % Desc. Subc unitario Portátil Toshiba unidades $ % b. Elaboración nota de devolución Para contabilizar notas de devolución de compras en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Devolución o puedes ingresar por la ruta: Documentos Devolución de compras. Factura Fecha 2015 / 09 / 11 Nit (Cliente) ALMACENES DE CADENA EL TESORO S.A.S Cantidad 1 Unidad 6. Informes a. Parametrización edades de proveedores Para definir los parámetros de los informes de edades de proveedores en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Edades o puedes ingresar por la ruta: Cuentas por pagar Edades de proveedores - Actualiza a 5 columnas

8 Descripción Datos Actualiza a 5 Columnas Modelo 10 Nombre Proveedores vencidos Rango a a a b. Informes de cuentas por pagar Para generar informes de proveedores, puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Pagar o puedes ingresar directamente al módulo de Cuentas por pagar. Algunos de los informes de proveedores q ue se pueden y se recomiendan generar en el módulo son: Informe Ruta Datos Estados de cuenta Edades de proveedores Movimiento de proveedores Cuentas por pagar Estado de cuenta Informe impreso Cuentas por pagar Edades de proveedores Informe a cinco columnas Cuentas por cobrar Movimiento de cartera Movimiento auxiliar A un corte anterior: No Nit: Todos Cuentas: Todas Nivel: General Modelo a utilizar: 10 A un corte anterior: No Nit: Todos Cuentas: Todas Pantalla o impreso: Impreso Rango de meses: Todo el año Nit: Todos Cuentas: Todas 7. Entrada de comprobantes

9 a. Genera copia En el mes de julio Se registra un documento tipo L registrando una causación por el pago de arriendo de la oficina por un valor de $ En el mes de agosto Es necesario que registres el pago nuevamente del arriendo, en esta ocasión puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Entrada o puedes ingresar directamente por la ruta: Contabilidad Generación de comprobantes Entrada de comprobantes. Digitar el tipo y número del documento contabilizado en el mes de enero y marcar la opción Genera Copia Confirmar que deseas realizar el proceso, luego seleccionas la opción de Modificar y cambias el valor ahora por $ b. Comprobante predefinido En el mes de agosto Se registra un documento tipo L registrando el pago de elementos de aseo y cafetería por valor de $ En el mes de septiembre Es necesario que registres al siguiente mes nuevamente el pago de los implementos de aseo y cafetería, en esta ocasión puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Predefinidos o puedes ingresar directamente por la ruta: Contabilidad Parámetros de documentos Comprobantes predefinidos allí seleccionas el documento Tipo L contabilizado en el mes de agosto. Por último es necesario que ingreses a SIIGO y hagas uso del buscador digitando la palabra Notas o puedes ingresar por la ruta: Documentos Notas Documentos notas Documentos L y digitas el tipo y numero del documento L a elaborar con ello en la parte superior se habilitara el icono el cual te permite realizar la búsqueda del comprobante predefinido; a continuación es necesario que pases con enter incluyendo los datos faltantes y cambiando el terceros y el valor por $