DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS (Tipo P Compra)

Transcripción

1 DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS (Tipo P Compra) Cuál es la ruta para definir documentos? Para ingresar a parametrizar documentos es posible hacer uso del buscador de menú con el icono o ingresar por la ruta: Contabilidad - Parámetros de documentos Definición de documentos. Allí el sistema despliega una ventana con todos los documentos que maneja SIIGO, cada uno de ellos identificado con una letra que indica el Tipo de documento y su correspondiente nombre. La funcionalidad del documento Tipo P Compra es registrar las compras de inventarios, servicios y/o activos fijos; afectando la correspondiente carga tributaria y cuentas por pagar; para el caso de los productos dependiendo del cruce de documentos que maneje la empresa, también puede cargar las unidades en el inventario.

2 Es necesario repasar los parámetros genéricos del documento Tipo P Compra y asignar los campos específicos solo si al momento de instalar la empresa se seleccionó la casilla Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de definir el documento Tipo P - Compra? En los documentos existen campos genéricos que tienen la misma funcionalidad para todos y también existen otros campos que son específicos para cada documento, entre ellos tenemos: a. Campos genéricos: Tipo: Letra que identifica el documento que se requiere definir. Comprobante: Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio. Descripción: Corresponde a un nombre corto que identifica el tipo de contabilización que realizara el documento. Documento inactivo: Esta opción permite inhabilitar el documento para no ser visualizado al momento de elaborar documentos. Desea modificar descripciones de las secuencias: Permite al momento de elaborar un documento modificar el nombre o las observaciones en cada transacción. Numeración automática: Seleccionar cuando la empresa requiere que al momento de grabar un documento el programa asigne el número con el cual se contabilizara el comprobante en SIIGO. Número de ítems: Digitar el número de secuencias que se pueden incluir al momento de elaborar un comprobante, SIIGO máximo permite incluir 250 ítems. Tipo de impresión: Combo que permite seleccionar como se requiere la impresión del documento:

3 Formato para la impresión: Esta campo solo se habilita si en la anterior casilla fue seleccionado el formato moderno y permite asociar en cual de ellos se realizara la impresión En el botón de es posible cambiar el orden, eliminar o incluir los campos que se desean visualizar en el detalle del documento Título: Digitar el nombre del documento el cual se visualizara al momento de realizar la impresión. Utiliza cantidades de producto con dos decimales - Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar estas opciones el sistema imprime en cantidades y/o valores dos decimales de lo contrario imprimirá cinco decimales. b. Campos específicos En el documento Tipo P Compras habilitan los siguientes campos específicos:

4 Cruce o.cmpra/n.ent/no Cruza/o.Activos (C/E/N/M): Se digita la letra de acuerdo al tipo de documento que según las necesidades del usuario se elabore antes de la compra (Orden de Compra Nota de Entrada Orden de Compra de activos fijos) o también puede no cruzar. Este cruce permite traer la información que se ha capturado en el documento anterior. Estos cruces de documentos son implementados por cada compañía y se pueden dar en el siguiente orden: TIPO DE DOCUMENTO Orden de Compra (Tipo Y) Compra (Tipo P) Nota de Entrada (Tipo E) Compra (Tipo P) Orden de Compra (Tipo M) Compra (Tipo P) Compra (Tipo P) TIPO DE DOCUMENTO Obliga Cruce: Se habilita solo si se marcó cruce con algún documento y el objetivo es NO permitir elaborar la Compra sin elaborar el documento previamente definido. Cuando la Compra cruza con la Nota de entrada; es indispensable marcar la opción de Obliga cruce de lo contrario los productos contabilizados en las compras NO ingresaran al inventario ni será posible asignar un costo de ventas. Actualiza inventario: Seleccionar la casilla si la factura de compra es el único documento que se utiliza en el proceso de compras (esto permite que una vez se realice una compra se carguen los productos al inventario)

5 El tercer descuento es de retención en la fuente: Asignar (S) si desea hacer la contabilización de la retención en la fuente. Generar certificado de retención al grabar documento: Marcar la opción si se requiere que una vez realizada una contabilización del documento se genere el certificado de su correspondiente retención. Iva a régimen simplificado Cuenta retención de Iva Cuenta tarifa diferencial Reteiva Cuenta reteiva beneficio DIAN: Campos donde es necesario asignar las cuentas contables correspondientes, con ello el sistema realizara la contabilización de manera automática en cada una de ellas cuando el registro de la transacción lo requiera. Cargos y descuentos: En cada columna se pueden incluir hasta tres conceptos, es de aclarar que SIIGO realiza en forma correcta el cálculo de retención en la fuente cuando la cuenta contable se asigna en el tercer descuento y de igual forma para el impuesto a las ventas (IVA) la cuenta contable es necesario que se encuentre en el tercer cargo. Registra secuencias en donde incluye IVA como mayor valor de la compra: Esta marcación permite que cada uno de los ítems del documento el IVA sean un mayor valor de la compra. El IVA que se incluya como valor mayor de compra no suma como base de retenciones