SIIGO WINDOWS. Generador de Documentos. Cartilla I

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1 SIIGO WINDOWS Generador de Documentos Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Generador de Documentos 2.1 Qué es Generador de Documentos? 2.2 Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Diseñar o Modificar el Generador? 2.3 Cuál es la Ruta Para Elaborar un Generador de Documentos? 2.4 Cómo se Elabora un Generador de Documentos? 3. Recomendaciones Generales para la Definición del Generador de Documentos

3 Presentación El presente documento ofrece al usuario una guía sobre como diseñar un generador de documentos, bien sea para diseñar completamente un formato o para definir solo algunas ariables sobre un formato pre impreso que tenga la empresa

4 GENERADOR DE DOCUMENTOS Qué es Generador de Documentos? Generador de documentos es un funcionalidad del programa, la cual permite elaborar un formato de acuerdo a algunas necesidades del usuario; esto puede ser elaborando el documento completo o solamente insertar ariables (Valores, Nombres, Descripciones, etc.) sobre un formato pre impreso Importante: El Generador de Documentos se utiliza cuando el usuario no quiere imprimir sus documentos en el formato estándar que maneja el programa. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Diseñar o Modificar el Generador? Importante: Diseñar el Generador de Documentos solo aplica cuando se tiene el Modulo de Documentos, pues su funcionalidad es solo para la impresión de los documentos Los aspectos a tener en cuenta antes de elaborar un Generador de Documentos son: 1. Tener copia de seguridad del directorio de la empresa (Ej. SIIWI01) sobre la cual se a a diseñar el generador 2. Si se a a diseñar el generador sobre un formato Pre impreso, contar con dicho formato para poder definir cuáles son las ariables que se necesitan incluir en el generar y la ubicación de cada una de ellas 3. Cuando no se tiene formato pre impreso, es necesario que el usuario tenga claridad en el diseño y los campos que requiere definir en el generador 4. Se recomienda tener el archio PLANTILL.TXT, este archio define el número de la línea y columna en una hoja; su funcionalidad se base en imprimir este documento sobre una hoja o formato para determinar la línea y columna en la cual se debe incluir cada una de las ariables El archio PLANTILL.TXT puede encontrar en el directorio de programa es decir SIIGO Windows o en el directorio de la empresa SIIWInn (donde nn corresponde al número de la empresa) En caso de no tener el archio lo puede solicitar en el área de Sericio al Cliente El archio PLANTILL.TXT se abre con cualquier editor de texto y se isualizar de la siguiente forma

5 Luego se debe realizar la impresión del archio PLANTILL.TXT, se recomienda que la impresión se debe realizar sobre una copia del formato y se debe realizar sobre la misma impresora en la cual se a a realizar la impresión del documento, para que consere la misma posición y el generador no se distorsione. Ejemplo: Formato Documento:

6 La impresión del archio PLANTILL.TXT sobre el formato del documento para el cual se a a realizar el generador, se isualizara de la siguiente forma: Cuál es la Ruta Para Elaborar un Generador de Documentos? Para elaborar un Generador de Documentos es necesario ingresar a la definición de documentos y la ruta para definir el generador es: Contabilidad Parámetros Parámetros de Documentos

7 Al ingresar allí se isualizaran los Tipos de Documentos con que cuenta el programa: Se debe seleccionar e ingresar al Tipo y Número de documento al cual se le a a diseñar el Generador de Documentos. Importante: Se puede diseñar un solo Generador de Documentos por cada uno de los documentos que tiene el programa; de igual forma se pueden elaborar generadores para uno o arios de los documentos con que cuenta el software. Se debe ingresar y repasar o definir los parámetros del documento al cual se le a a definir el formato hasta llegar y seleccionar la casilla, a continuación

8 se habilita una nuea casilla para confirmar el tipo de generador a elaborar. Luego el sistema habilita la siguiente entana Si: Permite el ingreso a elaborar o modificar el generador No: Permite continuar con la definición del documento sin ingresar al generador

9 Cómo se Elabora un Generador de Documentos? Al momento de ingresar a la definición de un generador de documento se habilita la siguiente entana: Podemos decir que esta entana se diide en tres: 1. Parte Superior: En esta sección se encuentran los iconos que tienen alguna función específica en el diseño del generador

10 Se encuentra la tecla de Función F6 que no tiene icono definido pero con ella se habilita un recuadro donde se habilita un menú de ayuda y se describe la funcionalidad de la mayoría de los iconos que se encuentran en la parte superior de la pantalla. La entana se presenta de la siguiente forma: A continuación se define cada uno de los iconos que se habilitan en el diseño del generador de documentos: Con el icono o la tecla ESC: Se puede salir de la definición del generador de documentos Con el icono o tecla de función F1: El sistema permite ir guardando la definición o las modificaciones que se estén realizando y continuar en el diseño del generador

11 Con el icono o tecla de función F2: El sistema habilita una entana que permite realizar la búsqueda y seleccionar las ariables que se encuentran en el programa y se pueden incluir en el diseño del generador. Al utilizar esta función el teclado debe estar en Letra MAYUSCULA, de lo contrario el sistema no realizara la búsqueda de la ariable Importante: Se debe buscar y asignar ariable por ariable; no es posible seleccionar arias ariables en solo una búsqueda

12 Con el icono o tecla de función F3: Se habilita la edición del campo o ariable seleccionada. Para ello el cursor debe estar ubicado en el primer carácter de la ariable Al utilizar la función sistema presenta la siguiente pantalla informando: Como se llama la ariable, el número de caracteres que tiene y puede ser modificado y permite la selección si maneja o no posición decimal al ser una ariable numérica

13 Con el icono o tecla de función F4: Se marca el detalle del documento; se utiliza para las ariables que an en el detalle del documento y son campos que deben ser repetitios. Importante: Normalmente esta función se aplica en el detalle del documento, allí se encuentran las ariables de cantidad, cuenta contable, descripción, alor unitario, alor total entre otros; y son los campos que se requieren repetir en la impresión pues corresponden a cada una de las secuencias que se ingresaron en la elaboración del documento. Para hacer uso de esta función es necesario que el cursor este ubicado en el primer carácter de la ariable Allí el sistema habilita la siguiente pantalla donde permite digitar una cifra (Max. Ocurrencias); la cual corresponde el número de líneas que se requiera repetir la ya creada

14 Importante - Máximo de Ocurrencias: Se define una sola ez por documento El número de eces que se digite corresponde al espacio que tenga el formato pre impreso o al definido por el usuario Se utiliza para repetir todas las ariables de un mismo renglón Si se requiere desmarcar se debe estar ubicado en el mismo renglón, en el primer carácter de la primera ariable y se utiliza nueamente el icono o la tecla de Función F4. Con el icono o tecla de función F5: El sistema borra todas las ariables de la línea donde se encuentre el cursos ubicado; no importa la posición o si esta sobre alguna ariable. Con el icono o tecla de función F7: El programa permite borrar una sola ariable para ello se debe estar ubicado en el primer carácter de la ariable que desea eliminar Con el icono o tecla de función F8: Se marca fin del documento, para ello se debe estar en la línea siguiente a la cual se ingreso la ultima ariable del generador; allí el sistema de manera automática coloca una letra F para su identificación. Importante: Esta opción aplica para que para que en el momento de la impresión, la impresora se detenga una ez impreso el último dato del documento.

15 Con el icono o tecla de función F9: Se inserta una línea, la nuea línea será en el renglón superior a la línea en la cual se encuentra ubicado el cursor en ese momento de utilizar la opción Con el icono o tecla de función F10: El sistema duplica una línea completa con todas las ariables que se encuentren definidas. Importante: Su funcionalidad es como Copiar y Pegar; y el sistema solo lo hace en la fila inmediatamente siguiente Con el icono o tecla de función F11 o Ctr + K: El sistema permite grabar el generador de documentos elaborado o lo que se llee parametrizado y sale inmediatamente del editor o pantalla de elaboración del generador de documentos y deja el cursor en la definición de documentos

16 Con el icono o tecla de función F12 o Ctr + L: El sistema suprime una línea Con el icono o Ctr + N: El programa permite editar una leyenda, es decir se puede incluir un texto fijo en el generador y siempre saldrá en la impresión del documento. Ej. Aprobó, erifico, reiso, Numero de resolución, etc. Para ello el cursor debe estar ubicado en la línea que se requiera se isualice el texto al momento de la impresión, y el sistema habilita un recuadro para ingresar el texto o descripción fija Se isualizara de la siguiente forma:

17 Con el icono o Ctr + V: Se marca el registro de encimientos, esta funcionalidad aplica para las fechas de encimiento, razón por la cual es necesario haber incluido en el diseño del generador la(s) ariable(s) de fecha de encimiento; se utiliza cuando en el mismo documento se manejan arias formas de pago o arios periodos de pago (fechas de encimiento). Para hacer uso de esta función es necesario que el cursor este ubicado en el primer carácter de la ariable; luego el sistema habilita un recuadro donde permite digitar una cifra (Max. Ocurrencias); la cual corresponde el número máximo de líneas que se requiera repetir la información de la ariable de forma de pago o fechas de encimiento Con el icono o Ctr + P: Se genera la impresión del prototipo, es decir de cómo está definido el generador. Importante: Se recomienda esta impresión hacerla sobre una copia del formato pre impreso que la empresa para erificar ubicación da cada ariable.

18 Con el icono o Ctr + R: Permite la impresión del listado de todas las ariables que se encuentran en el programa para ser utilizadas en el generador de documentos. Se isualizara de la siguiente forma:

19 Con el icono o Ctr + O: Se marca registro de detalle o máximo de ocurrencias para presupuesto en SIIGO OFICIAL, es una imagen de la línea de presupuesto y puede ser utilizada en el diseño de los documentos Factura, Registro de Compra, Comprobante de Egreso, Recibo de Caja y Orden de compra. Se debe tener en cuenta que esta funcionalidad solicita un máximo de ocurrencias Con el icono : Se marca el detalle de pie de página al manejar Pasan y Vienen, se utiliza cuando el formato pre impreso del usuario tenga un final predefinido ejemplo firma, Fecha, Aceptado, etc. y el cual se requiere imprimir en el final de cada hoja Su funcionalidad es definir en el programa a partir de que línea se debe repetir el formato el cual ira al final de cada página. Importante: El detalle de pie de página solo tiene aplicación cuando el documento se definió que maneja pasan y ienen

20 2. Parte Media: En esta sección se encuentra la grilla de trabajo donde el sistema permite desplazarse entre líneas y columnas con las flechas del teclado. En la parte superior el sistema informa la Línea y Columna en la cual se encuentra ubicado el cursor para realizar la asignación de las ariables y dar inicio a crear el formato del documento; adicional también informa el tipo de documento que se esta parametrizando 3. Parte Inferior: En esta parte el programa muestra los espacios ya definidos en el generador con alguna ariable Importante: Cuando se inserta una ariable alfanumérica o alfabética el sistema mostrara el campo con XXXXXXXXXXXX, si se inserta una ariable numérica el sistema mostrara el campo con

21 Recomendaciones Generales para la Definición del Generador de Documentos Algunas recomendaciones generales para el manejo del generador de documentos se describen a continuación: a. El generador permite ingresar obseraciones solo en el momento de la impresión del documento y son opcionales si el usuario desea o no incluir información en estos campos. Para realizar este proceso en el momento de diseñar el generador de Documentos se INCLUYE en la línea y columna requerida la ariable 114 CAMPO DIGITADO Este es un campo de 99 posiciones alfanuméricas y permite su edición en caso que se requieran menos caracteres, adicional permite asignar un titulo el cual se isualizar en el momento de la impresión Importante: Los campos que se quieran parametrizar y no se encuentren definidos entre las ariables se deben manejar como CAMPO DIGIOTADO el sistema no tiene un límite para este tipo de campo; el nombre que se asigna será solo para referenciarlo al momento de la impresión.

22 Importante: Los datos ingresados en los campos digitados al momento de la impresión el sistema no los guarda; por ello si luego se enía el documento por impresión de documentos preios es necesario nueamente digitar los datos. b. Las ariables de ítems de inentarios (código de producto, descripción de producto, cantidad, alor unitario, alor total, etc.) se deben ubicar en el cuerpo del documento. De igual forma esta ariables solo aplican cuando se tiene el Modulo de Inentarios c. Las ariables de la forma de pago (código de la forma de pago, nombre de la forma de pago, fecha de encimiento, etc.), se deben ubicar después de los ítems del inentario para que aparezcan en la impresión y solo se pueden utilizar una ez por generador. d. El generador de documentos aplica solo para la impresión, en el momento de la elaboración del documento el sistema solicitara los mismos datos que tiene el formato estándar. e. Las ariables NIT DEL TERCERO, SUCURSAL NIT, se utilizan para el Nit del encabezado, y que las ariables NIT-MOVIMIENTO y SUCURSAL DEL MOVIMIENTO son las que se deben definir para la impresión de las secuencias.

23 f. Al imprimir comprobantes de egreso con generador de documentos y se imprime Cheque se debe configurar la definición del documento como Pagina completa; si se enía la impresión solamente del comprobante de egreso sin cheque se puede parametrizar a media página. g. El generador de documentos se puede definir para formatos a media página y página completa este ultimo puede ser en tamaño carta y tamaño oficio h. El número de líneas por página y el Manejo de Pasan y Vienen son campos que NO se asignan en la elaboración del generador de documentos; sino en la definición del documento Las líneas por pagina NO es 66 en página completa ni 33 en media página; este número depende de la impresora que se esté utilizando; por lo anterior se recomienda disminuir este número y emplear 65 o 64 en página completa y 32 o 31 en media pagina Importante: El NO disminuir el número de líneas por página de acuerdo a la anterior obseración ocasionara que al momento de eniar la impresión de un documento salga una hoja de más. i. Cuando NO se tiene un formato pre impreso es necesario en el generador definir las líneas erticales y horizontales; diseño que se isualizara de la siguiente forma:

24 Importante: Las líneas horizontales se crean con la tecla de raya al piso y para las líneas erticales se puede utilizar el comando o la tecla Alt y el numero124.