SIIGO WINDOWS. Parámetros Modulo Clasificaciones. Cartilla

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1 SIIGO WINDOWS Parámetros Modulo Clasificaciones Cartilla

2 I Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son Clasificaciones en SIIGO? 3. Cómo se Instala el Modulo de Clasificaciones? 4. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Empezar a Manejar Clasificaciones? 5. Cuáles son los Parámetros que se Deben Definir en el Sistema para Implementar el Modulo de Clasificaciones? 5.1 Clasificación Uno y Clasificación Dos Cuál es la Ruta para Crear Clasificaciones? Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear las Clasificaciones? 5.2 Vencimiento por Lotes Cuál es la Ruta para Crear Clasificaciones? Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear las Clasificaciones?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica los aspectos a tener en cuenta y los parámetros necesarios a definir en el sistema para implementar el manejo de Clasificaciones en el Modulo de Inventarios. Sin embargo la selección de la forma de clasificar los inventarios será una decisión del usuario, este documento planteara las opciones que tiene el programa y realiza una descripción de cada una de ellas

4 PARAMETROS MÓDULO DE CLASIFICACIONES Qué son Clasificaciones en SIIGO? El módulo de clasificaciones fue diseñado para empresas dedicadas a la elaboración y comercialización de prendas de vestir, pero también puede tener aplicación a otro tipo de empresas como las farmacéuticas controlando su inventario por lotes y fechas de vencimiento ejerciendo un control en forma más desagregada. Las Clasificaciones son un complemento del Módulo de Inventarios y que se puede definir o parametrizar de dos formas a saber: 1. Clasificación Uno (1) y Clasificación Dos(2): Esta marcación está destinada básicamente para controlar el movimiento de los productos a través de la implementación de dos características que aplican para la mayoría de los productos Ejemplo. Talla y Color (La más utilizada) Presentación y Color Forma y Tamaño, entre otros Importante: Esta forma de clasificar los inventarios aplica para aquellas empresas que comercializan Ropa, Pinturas, Zapatos, etc. 2. Vencimiento por Lotes: Esta marcación está destinada básicamente para tener el control de las fechas de vencimientos por lotes de los productos Importante: Esta forma de clasificar los inventarios aplica para aquellas empresas que comercializan productos perecederos y/o medicamentos. Cómo se Instala el Módulo de Clasificaciones? Después de verificar que se tiene instalado el módulo de Inventarios se debe: 1. Ubicar el archivo INSESP.EXE que se encuentra en el directorio de programas es decir en SIIGO Windows Ejemplos: Si el sistema operativo de la maquina esta en español el archivo se encuentra en la ruta: [Unidad]:\Archivo de Programas\Informática y Gestión S.A\SIIGO Windows Si el sistema operativo de la maquina esta en ingles el archivo se encuentra en la ruta: [Unidad]:\Program Files\Informática y Gestión S.A\SIIGO Windows

5 2. Luego se debe ejecutar el archivo INSESP.EXE; para ello se presiona dobleclic y con ello el sistema habilita la siguiente pantalla permitiendo seleccionar la empresa en la cual se desea instalar el Modulo de Clasificaciones Importante: El Modulo de Clasificaciones se puede instalar en todas las empresas que se encuentren en el software o solamente en algunas de ellas

6 3. Después de definir la empresa en la cual se realizara el proceso, se debe seleccionar el modulo que se desea instalar, en este caso CLASIFICACIONES 4. A continuación el sistema pregunta la fecha de instalación, corresponde a la fecha en la cual se va a iniciar el manejo de las clasificaciones en el inventario Importante: Esta fecha NO corresponde a la fecha de saldos iníciales de la empresa

7 En esta pantalla se deben seleccionar los campos de acuerdo al tipo de producto que maneja la empresa: Vencimiento por Lotes: Al seleccionar este campo también permite asignar una descripción en el campo descripción uno; un ejemplo de esto son los medicamentos o productos perecederos que manejan lotes y fechas de vencimientos Descripción Clasificación Uno y Dos: Al seleccionar esta opción se debe dar un nombre o descripción a las dos clasificaciones, las cuales describen más detalladamente cada uno de los productos que comercializa la empresa; un ejemplo de esto son las prendas de vestir o el calzado, que manejan tallas y colores Importante: El manejo de Fechas de Vencimiento y Clasificaciones Uno y Dos son excluyentes; cada empresa debe verificar el tipo de productos que comercializa para así mismo realizar esta marcación 5. Luego el sistema solicita confirmación de la instalación del módulo; opción en la cual se debe responder en forma afirmativa 6. En el momento de la instalación se puede seleccionar el rango de los productos que manejaran clasificaciones

8 Importante: Se pueden seleccionar todos los productos o permite incluir rangos de ellos. Máximo se pueden seleccionar 10 rangos 7. El sistema inicia el proceso de instalación del módulo, el cual demora de acuerdo a la capacidad de la máquina y a la cantidad de productos que se hayan seleccionado para marcar con clasificaciones, cuando el sistema termine la validación y marcaciones correspondientes en el catálogo de productos se habilita la siguiente ventana: 8. Al dar aceptar se habilita un mensaje informativo indicando el proceso a seguir, el cual corresponde a ingresar a SIIGO.

9 9. El primer ingreso a SIIGO después de instalado el modulo se recomienda hacerlo con clave de administrador, de esta forma el sistema regenera el menú permitiendo así la inclusión del nuevo módulo instalado Importante: Se debe ingresar al sistema con clave de administrador, para que el sistema regenere el menú y pueda incluir en el menú el nuevo módulo instalado. 10. Al momento de terminar el proceso de regenerar el menú, el Modulo de Clasificaciones se visualiza como un módulo mas

10 Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Empezar a Manejar Clasificaciones? Los aspectos principales antes de empezar a manejar clasificaciones son: 1. Tener instalado y parametrizado el Modulo de Inventarios 2. Realizar la adquisición del módulo de clasificaciones, para que la licencia quede marcada con este modulo 3. El usuario de acuerdo a los productos que comercialice decidirá que parámetro definir si Clasificación Uno y Dos o Vencimiento por Lotes 4. No es necesario que todos los productos que tenga la empresa manejen clasificaciones, este parámetro se puede asignar a uno o varios rangos de productos o a todo el inventario. 5. El módulo de clasificaciones se puede instalar en varias empresas y cada una de ellas puede manejar una clasificación diferente, es decir, en una empresa se puede instalar el módulo de clasificaciones como vencimiento por lotes y en otra empresa se instala manejando clasificación uno y clasificación dos Cuáles son los Parámetros que se Deben Definir en el Sistema para Implementar el Modulo de Clasificaciones? A continuación se describen los parámetros que solicita el SIIGO dependiendo del tipo de clasificación seleccionada 1. Clasificación Uno y Clasificación Dos: Los parámetros que se deben definir en el programa al manejar Clasificación Uno y Clasificación 2 son: a. Registro de Control: Ingresar por la ruta: Parametrizacion Registro de Control

11 No solicitar clasificación de inventarios en documentos extracontables: Esta opción se marca si se requiere que al realizar documentos extracontables al digitar el producto no solicite clasificaciones, es decir, en el documento no captura la clasificación ni la imprimirá. Esto aplica tanto en la elaboración de los documentos extracontables como en el mantenimiento. b. Catálogo de Productos: Ingresar por la ruta: Inventarios Catálogos Apertura de Productos

12 En el catálogo de productos se debe marcar la casilla Utiliza Clasificaciones ; en el momento de la instalación del módulo el sistema permite definir el rango de productos que manejaran clasificaciones, pero de igual forma al repasar cada uno de los productos se puede cambiar esta marcación c. Apertura de Clasificaciones: Ingresar por la ruta: Clasificaciones Catalogo de Clasificaciones Apertura En esta opción se relaciona el ingreso de las clasificaciones, es decir se ingresa la información de los dos criterios que se definieron al momento de instalar el modulo Cuál es la Ruta para Crear Clasificaciones? La ruta para ingresar clasificaciones es: Clasificaciones Catalogo de Clasificaciones Apertura

13 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear las Clasificaciones? Al momento de crear las clasificaciones se habilita la siguiente ventana: Importante: Las descripciones que aquí se presentan son las definidas al momento de instalar el módulo de clasificaciones Talla: En este campo se deben definir todas las tallas que puedan manejar todos los productos que comercializa la empresa.

14 El campo de código es Alfanumérico y consta de diez (10) posiciones El campo de Descripción es Alfanumérico y consta de cincuenta (50) posiciones, en el cual se digita la descripción de la talla para cada uno de los códigos Color: En este campo se deben definir todos los colores que pueden tener todos los productos que comercializa la empresa. El campo de código es Alfanumérico y consta de ocho (8) posiciones El campo de Descripción es Alfanumérico y consta de cincuenta (50) posiciones, en el se asigna la descripción de talla para cada uno de los códigos 2. Vencimiento por Lotes: Los parámetros que se deben definir en el programa al manejar Vencimiento por Lotes son: a. Registro de Control: Ingresar por la ruta: Parametrizacion Registro de Control

15 No solicitar clasificación de inventarios en documentos extracontables: Esta opción se marca si se requiere que al realizar documentos extracontables al digitar el producto no solicite clasificaciones, es decir, en el documento no captura la clasificación ni la imprimirá. Esto aplica tanto en la elaboración de los documentos extracontables como en el mantenimiento. b. Catálogo de Productos: Ingresar por la ruta: Inventarios Catálogos Apertura de Productos

16 En el catálogo de productos se debe marcar la casilla Utiliza Vencimiento por Lotes ; en el momento de la instalación del módulo el sistema permite definir el rango de productos que manejaran clasificaciones, pero de igual forma al repasar cada uno de los productos se puede cambiar esta marcación c. Apertura de Clasificaciones: Ingresar por la ruta: Clasificaciones Catalogo de Clasificaciones Apertura En esta opción se relaciona el ingreso de las clasificaciones, es decir se ingresa la información de los dos criterios que se definieron al momento de instalar el modulo Cuál es la Ruta para Crear Clasificaciones? La ruta para ingresar clasificaciones es: Clasificaciones Catalogo de Clasificaciones Apertura

17 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear las Clasificaciones? Al momento de crear las clasificaciones de vencimiento por lotes se habilita la siguiente ventana: El campo de código es Alfanumérico y consta de diez (10) posiciones, se recomienda allí colocar la fecha de vencimiento El campo de Descripción es Alfanumérico y consta de (50) posiciones, en el se asigna una descripción o el número del lote