CURSO DE COMPUTACIÓN A2 ADMINISTRATIVO MÓDULO CONFIGURABLE

Transcripción

1 CURSO DE COMPUTACIÓN A2 ADMINISTRATIVO MÓDULO CONFIGURABLE Uso educativo

2 Menú Mantenimiento REGISTROS: En el menú mantenimiento es donde se hace la carga de información de datos importantes: departamentos, depósitos, inventario, zonas, clientes, vendedores, tarjetas de crédito, monedas, proveedores, bancos, conceptos y beneficiarios. Al hacer clic en el Menú Mantenimiento aparecerá una ventana tal como se muestra en la siguiente figura. En el menú mantenimiento se incluyen los registros. A continuación se procede por recomendación el siguiente orden para incluir los registros en este menú del Menú Mantenimiento.

3 Menú Mantenimiento: Bancos En esta ventana se caracterizan las cuentas bancarias utilizadas por la aplicación para llevar el control de: Emisión de Cheques Depósitos Notas de Débito Bancarias Notas de Crédito Bancarias Transferencias entre cuentas Bancarias Conciliaciones Bancarias Ficha de Bancos La información mínima requerida de la cuenta es: Número de Cuenta, Descripción, Tipo y Moneda. Se pueden configurar cuentas con moneda distinta a la utilizada por la aplicación como base. El nombre descriptivo de esta opción en el Menú Principal de la aplicación es Bancos, lo cual no indica que su función sea la de crear nombres de bancos sino de Cuentas Bancarias.

4 Si en un mismo banco se tiene más de una cuenta, se debe crear el banco tantas veces como cuentas existan, por tal motivo en el campo Descripción debe describirse de forma inequívoca el nombre de la cuenta, es decir el nombre del banco más una descripción de funcionalidad de la misma, Ej.: UNIDO PRINCIPAL.. Otras Opciones: Banco Activo: Al estar marcado indica que la cuenta bancaria puede ser utilizada. Débito Bancario: Activa el impuesto al Débito Bancario. Imprimir Comprobante: Activa la impresión de comprobantes por cada documento realizado. Cheques No Endosables: Predetermina el sello de No Endosable en los cheques. (Puede ser desactivado en la emisión de cheques) Cuando empezar a controlar el banco con la aplicación? R: La recomendación es comenzar el primer día del mes en curso, con la finalidad de poder cuadrar a futuro las conciliaciones bancarias. Partiendo de esta premisa se explica en esta ayuda como configurar una cuenta bancaria correctamente. Paso a Paso: Crear: 1. Haga click en el botón Incluir de la barra de botones. 2. Introduzca los datos requeridos. 3. Haga click en el menú Detalles, seleccione Saldos y luego Formatos. 4. Para grabar haga click en botón Grabar. Si desea cancelar haga click en el botón Cancelar. 5. Para terminar haga click en el botón Salir. Modificar o Borrar: 1. Para modificar haga click en el botón Modificar de la barra de botones. Para borrar haga click en el botón Borrar.. En ambas opciones se muestra la lista de Cuentas Bancarias para ser seleccionada una de ellas. Si eligió Borrar confirme su acción. 2. En caso de Modificar, realice los cambios necesarios. Recuerde el paso 3 de Crear. 3. Para grabar haga click en botón Grabar. 4. Para terminar haga click en el botón Salir.

5 Entrada del Saldo Inicial en Bancos: Al momento de incluir un banco nuevo, el sistema al momento de grabar el banco, abre una ventana para que el saldo anterior conciliado sea incluido. Al momento de Incluir un banco se abre la ventana de forma automática para la inclusión del saldo anterior conciliado. De esta forma se genera una nota de débito ó crédito en el estado de cuenta del banco que permite cuadrar el disponible con el saldo que muestra el gris de transacciones. Esto para evitar crear un banco nuevo sin colocarle el saldo de la última conciliación. Sin embargo queda a criterio del usuario incluirlo ó no y hacerlo luego como se explica en el siguiente punto (Saldos Bancarios). Saldos Bancarios:

6 Saldo Banco En la ventana de saldos se establecen tres parámetros muy importantes en la configuración de cuentas bancarias que son: Saldo última conciliación: Es el saldo de la conciliación del periodo pasado inmediato, es decir si el mes actual es Febrero la última conciliación es Enero. Este saldo debería ser el Saldo según el estado de cuenta del mes anterior. Crea de manera automática en las transacciones bancarias, una nota de crédito con la descripción "Movimiento de Apertura de Cuenta". Fecha última conciliación: fecha de la última conciliación, la cual debería ser la el último día del mes anterior. Depósitos en tránsito: muestra el saldo total de todos depósitos elaborados con cheques y notas de débitos con diferimientos. Débitos diferidos: muestra el saldo de los cheques y notas de créditos diferidas. Saldo Actual: Saldo según banco, para la fecha. Se recomienda no modificar este campo. Saldo Disponible: Saldo obtenido de efectuar la siguiente operación: Saldo Actual menos movimientos diferidos (no del banco, sino aquellos movimientos procesados por la aplicación más no entregados o realizados en la entidad bancaria en otras palabras "Engavetados"). Se recomienda no modificar este campo. Nota: En esta ventana se permite obtener por pantalla los últimos 20 movimientos bancarios ingresados en la aplicación. Haga click en el botón titulado "Vistazo". Paso a Paso 1. Introduzca los datos solicitados. 2. Haga click en el botón Aceptar.

7 Formatos de Impresión Bancos: En esta ventana se realiza la selección de los formatos de impresión para los documentos de: Cheques, Notas de Débito y Notas de Crédito. Para cada uno de ellos pueden existir varios tipos de formatos de los cuales hay que seleccionar uno para su uso al momento de elaborar estos documentos en el módulo de transacciones bancarias. Reporte de Transacciones Bancos: Cuando se selecciona esta opción se visualiza la siguiente ventana:

8 Reporte de Transacciones Bancarias Este reporte muestra un listado de las transacciones del banco seleccionado. Puede seleccionar la denominación de la moneda. Cuando se activan las monedas, se puede expresar todas las transacciones en moneda local o dejarlas en su moneda original. Las transacciones pueden estar agrupadas por bancos o por los beneficiarios de la cuenta. Los datos se muestran en dos o tres líneas, dependiendo de si se detallan los conceptos o no. La primera línea contiene la información del banco: número de cuenta, nombre del banco y si está activo o no. En la segunda línea se tienen los datos referentes a las transacciones: fecha de creación, fecha de liberación, tipo, documento, beneficiario o concepto, monto de la transacción, saldo a la fecha y estatus de la transacción (conciliadas, no conciliadas y diferidas). En la tercera línea, si se visualiza, se indican los conceptos, los cuales son: código, nombre del banco, el monto del débito y el monto del crédito. Si se detalla el movimiento, en la primera línea, se imprime el concepto. En el pie o fin de las líneas, se presenta un cuadro donde se totaliza el número de transacciones por cheque con su respectivo monto final, e igualmente el número de notas de débito, depósitos, notas de débito, el total de débitos y créditos diferidos.

9 Estadísticas y Proyecciones Bancos: Podemos Visualizar: Saldo Inicial: Saldo ingresado como saldo inicial al crear el banco o según última conciliación hecha. Saldo Final: Saldo al final del periodo actual según conciliación. No. Cheques: Cantidad de cheques emitidos. Monto Cheques: Monto total obtenido de todos los cheques emitidos. No. depósitos: Cantidad de Depósitos procesados. Monto Depósitos: Monto total obtenido de todos los depósitos realizados. No. Notas Débito: Cantidad de Notas de Débitos procesadas. Monto Notas Débito: Monto total obtenido al sumar todas las Notas de Débito. No. Notas Crédito: Cantidad de Notas de Crédito procesadas. Monto Notas Crédito: Monto total obtenido al sumar todas las Notas de Crédito. Conceptos y Cuentas Contable Bancos: Una de las características más resaltantes de esta versión es la facultad de consolidar la información administrativa hacia la contabilidad con una gran flexibilidad en cuanto a la manera de construcción del comprobante, a2 siempre siguiendo un esquema innovador y practico implementa esta nueva alternativa para crear comprobante sin alterar el estilo de contabilización de la empresa o contador, para complementar la gestión consolidada se le incluyo la posibilidad de implementar centros de costos en todas las transacciones para luego ser trasladadas hacia la contabilidad, todas estas nuevas características tiene como finalidad la de satisfacer la diferentes gamas de usuarios del mercado.

10 En Bancos Consolidación Bancaria - Contable le permitirá postear todos los movimientos generados en el módulo de bancos a contabilidad de forma automática. Consolidación Bancaria, Cuentas Contables La consolidación Administrativa Contable es un concepto moldeable al estilo de trabajo del departamento contable o al contador, de manera que no es un patrón fijo por el contrario el usuario establece como va a estar constituido el comprobante contable para ello es necesario que se configure en el módulo de sistema, el cual es explicado detalladamente en el punto Integración Administrativa Contable a2.