CURSO DE COMPUTACIÓN A2 ADMINISTRATIVO MÓDULO CONFIGURABLE

Transcripción

1 CURSO DE COMPUTACIÓN A2 ADMINISTRATIVO MÓDULO CONFIGURABLE Uso educativo

2 INTRODUCCIÓN La palabra administración viene del latín ad (dirección para, tendencia para) y minister (subordinación u obediencia) y significa a aquel que realiza una función bajo el mando de otro, es decir, aquel que presta un servicio a otro. La tarea actual de la administración es interpretar los objetivos propuestos por la organización y transformarlo en acción organizacional a través de la planeación, la organización, la dirección y el control de todas las actividades realizadas en las áreas y niveles de la empresa con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la situación. La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización, la dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la óptima utilización de los recursos. El control debe llevarse en cualquier nivel de la organización, garantizando de esta forma que en la misma se cumplan los objetivos. Pero hay que aclarar que el control no solo debe hacerse al final del proceso administrativo, sino que por el contrario, debe ser realizado conjuntamente se lleven a cabo las actividades para que, de esta forma, se solucionen de manera más eficaz y en el menor tiempo posible todas las desviaciones que se presenten. Aquí es donde a2 ofrece su mayor fortaleza, el control de todos los procesos administrativos y contables. Nuestra misión es proporcionar productos innovadores, prácticos y esenciales que aumenten la productividad, mejoren la calidad y que le permita tener un verdadero control de su empresa. a2 Herramienta Administrativa Configurable le permite consolidar operaciones administrativas bajo un sólido concepto y una amigable interfaz que la convertirá en la mejor aliada de la empresa moderna. a2 no es solo un producto tangible, es un servicio integrado con su red de distribuidores y asesores a2team comprometidos con los retos de la globalización y la alta competencia, para brindar a sus clientes herramientas poderosas que le permiten trabajar y crecer en un ambiente placentero. a2 Herramienta Administrativa Configurable, es un sistema administrativo de alta tecnología, cuya versatilidad lo hace funcional y de gran adaptabilidad, todo en un entorno gráfico amigable, con una estructura del programa muy sencilla, que le brinda gran estabilidad y velocidad de ejecución con requerimientos mínimos de hardware. Fue desarrollado con la herramienta Borland Delphi Versión 5.0 Enterprise Edición y el manejador de archivos de bases de datos utilizado fue el DBISAM versión 2.01,

3 proporcionando un producto confiable y fácil de usar, tanto para el usuario final como para el usuario administrador del sistema. Cuenta con un módulo de administración de usuarios, que reúne una serie de características que lo convierte en un producto único en su estilo, siendo esta una de las bondades más resaltantes del sistema ya que le brinda al usuario un sinfín de posibilidades para adaptarlo a sus propias necesidades. Flexibilidad: La parametrización de las principales variables del manejo de la información, hacen de a2 un producto ajustable a las prácticas y necesidades de cualquier empresa, adaptándose a los cambios constantes de nuestro medio tanto para el manejo de información, como para el manejo de reportes. Para ello cuenta con diversas opciones de configuración o políticas, las cuales se definen como políticas básicas y políticas avanzadas. Integración. El usuario puede automatizar las relaciones entre los módulos Administrativos y Contabilidad, con la garantía de que cada transacción será procesada automáticamente. Mult. Monedas: Los procesos internacionales de globalización económica han creado la necesidad de registrar transacciones en diferentes monedas. a2 permite el uso de dos monedas en forma simultánea para las transacciones. Seguridad: El sistema permite definir claves de acceso, estableciendo niveles de restricción a los usuarios, para la protección y confiabilidad de la información. Aplicación de programas de personalización: Es una herramienta que sin el uso de expertos permite adaptar los formatos de impresión, así como los reportes operativos, de una forma más eficiente, a2 cuenta con una serie de reportes Predefinidos con alta flexibilidad y de uso común. Asimismo, se dispone de un Generador de Informes Personalizado, ofreciéndole herramientas adicionales que le brindan la libertad de crear reportes específicos, cuya operación es tan sencilla que la realiza el usuario final.

4 Estructura y contenido del Módulo Administrativo Módulo administrativo Capítulo 1 Capítulo 2 Capítulo 3 Capítulo 4 Capítulo 5 Mantenimiento Transacciones Ventas Compras Bancos Moneda Zona Vendedores Departamento Depósito Inventario Proveedores Inventario Cargos Descargos Transferencias Ajustes Ofertas y Presentaciones Presupuestos Facturas Devoluciones N. de entrega Ord. De Compra Compra Devoluciones N. Entrega Proveedor Depósitos Cheques.Conciliación Clientes Bancos T. de Crédito Clientes Cuentas X cobrar Conceptos Beneficiarios Proveedores Cuentas X pagar Retenciones de

5 Estructura de la Ventana del Módulo Administrativo 1.- Ingrese al sistema haciendo dos clics al acceso directo de a2 administrativo El acceso directo lo encontrará en el escritorio de Windows o en el menú archivo programas. 2.- Ingrese el nombre de usuario y contraseña de usuario El nombre de usuario se llama master y la clave: 1234 En el módulo demostrativo demo el usuario llevará por nombre: demo y su clave Si desea cambiar el nombre y contraseña se explicará más adelante en el módulo sistema.

6 Entorno de Trabajo La primera pantalla que presenta a2 es la siguiente: Barra de título Barra de menú Barra de herramientas Barra de estado Barra de título: En términos de computación así le llamamos, en dicha barra nos indica el nombre de la ventana que estamos utilizando. Barra de menú: En la barra de menú aparece el contenido de trabajo del sistema a2. Barra de herramientas: En la barra de herramientas aparecen los principales contenidos de trabajo. Barra de estado: En la barra de estado aparece la fecha y hora del sistema en uso. Otras herramientas: Accesos directos en el teclado: Ctrl. + M: Cambio de moneda Ctrl. + D: Calendario Ctrl. + T: Calculadora Ctrl. + U: Cambio de usuario Ctrl. + S: Información del Sistema Ctrl. + P: Imprimir Pantalla, tal cual Print Screen. Ctrl. + E: Pantalla para cargar seriales en las transacciones.

7 Menú y Barra de Acceso Rápido: En la parte superior se encuentra una Barra Horizontal llamada Menú y debajo de esta, la Barra de Acceso Rápido (o de Herramientas). La Barra de Menú tiene las siguientes opciones: Para acceder a cualquiera de estas opciones puede, hacer clic con el ratón en la opción que se desee abrir o presionar la combinación de teclas ALT + la letra que esté subrayada, ejemplo ALT + M le dará acceso al menú mantenimiento. Menú: Mantenimiento ALT + M Transacciones ALT + T Ventas ALT + V Compras ALT + C Bancos ALT + B Informes ALT + I Sistema ALT + S Botones de Acceso Rápido (Herramientas): Estos Botones le dan la posibilidad de acceder a cada opción de la aplicación de una manera rápida y practica, aunque no son todas la opciones son las que comúnmente el usuario interactúa. Inventario: Archivo de Departamentos Archivo de Depósitos o Bodegas Archivo de Inventario Manejo de los Clientes: Archivo de Clientes Módulo de Presupuestos a Clientes Módulo de Facturación (Ventas)

8 Manejo de los Proveedores: Archivo de Proveedores Módulo de Elaboración de Ordenes Módulo de Compras Bancos: Archivo de Bancos Módulo de Transacciones de Bancos Salir de la aplicación: Cómo Agregar, Modificar, Borrar y Grabar? En la siguiente imagen se muestra el menú de opciones para administrar las formas y la información: Funciones básicas para el manejo de todas las Fichas (Formas):

9 BOTONES DE TRABAJO: (Anterior registro) Ir al registro anterior (Activo en modo de Modificación). (Siguiente registro) ir al registro siguiente (Activo en modo de Modificación). Cancela la operación actual. Imprime reporte de la información mostrada. Muestra listado de ítem de los rubros donde estamos trabajando Crea ó incluye nuevo registro. Activa el modo de modificación de registros Elimina o borra registro actual Guarda o almacena los cambios realizados al registro actual.

10 Menú Mantenimiento REGISTROS: En el menú mantenimiento es donde se hace la carga de información de datos importantes: departamentos, depósitos, inventario, zonas, clientes, vendedores, tarjetas de crédito, monedas, proveedores, bancos, conceptos y beneficiarios. Al hacer clic en el Menú Mantenimiento aparecerá una ventana tal como se muestra en la siguiente figura. En el menú mantenimiento se incluyen los registros. A continuación se procede por recomendación el siguiente orden para incluir los registros en este menú del Menú Mantenimiento.

11 Menú Mantenimiento: Tarjetas de crédito a2 permite para los clientes diferentes formas de pagos, una de ellas se configura en esta pantalla, Tarjetas de Crédito, las cuales tienen características especiales al momento de cancelar una transacción de ventas. Las particularidades de las tarjetas de crédito las estipula cada banco emisor, los cuales tiene total autonomía en definir el porcentaje de retención y los días de Diferimiento según las característica del negocio. La retención a aplicar se calcula en base al monto total de la venta y se refiere a la comisión que cobra el banco por el uso de esta forma de pago. Los días de Diferimiento aplican desde el momento que se deposita la relación de tarjetas de crédito en el banco y no al momento de realizada la venta o transacción. Es muy importante hacer estas relaciones el mismo día que se produzca así el dinero estará disponible en la cuenta bancaria de forma más eficiente. Paso a Paso: Crear: 1. Haga click en el botón de Incluir de la barra de botones. 2. Introduzca los datos requeridos. Para parametrizar la tabla de Retenciones de ISRL haga click en la barra de botones en los iconos de Retenciones. 3. En la Tabla de ISRL, haga click en la segunda columna primera fila e introduzca el monto final del primer rango, presione la tecla ENTER y escribe el porcentaje de Impuesto. Repita este procedimiento tanta veces sea requerido. Al terminar haga click en el Botón Aceptar.

12 4. Para grabar haga click en botón Grabar. Si desea cancelar haga click en el botón Cancelar.. 5. Para terminar haga click en el botón Salir. Modificar o Borrar: 1. Para modificar haga click en el botón de Modificar de la barra de botones. Para borrar haga click en el botón Borrar. En ambas opciones se muestra la lista de Tarjetas de Crédito para ser seleccionado una de ellas. Si eligió borrar confirme su acción. 2. En caso de modificar realiza los cambios necesarios. Recuerde el paso 2 y 3 de Crear. 3. Para grabar haga click en botón Grabar. 4. Para terminar haga click en el botón Salir. Tabla de Retenciones de Impuesto Sobre las Ventas (Tarjetas de Crédito): Según lo estipulado en la ley de impuesto sobre la renta se deben aplicar retenciones de impuestos según el monto de la venta, los cuales se dividen en rangos, donde se realiza la búsqueda del rango a aplicar de arriba hacia abajo donde la correspondencia de rangos ocurra. % de Retención Valor Inicial Valor Final

13 Paso a Paso: 1. En la tabla haga click en la segunda columna, primera fila titulada Valor Final, introduzca el "Hasta" del rango a trabajar, presione la tecla ENTER y escriba el valor. 2. Repita el paso 1 tantas veces como rangos requiera. 3. Para finalizar haga click en el botón Aceptar. Reporte General de Ventas (Tarjetas de Crédito): Esta opción visualiza la siguiente ventana: Imprime las ventas a Contado, Crédito o ambas, realizadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha final. Las facturas son el tipo de transacción, que se pueden visualizar, si se desea. Reporte General de Ventas

14 En la casilla Documento se puede seleccionar una factura en particular del total de facturas realizadas en el periodo. Se puede detallar los ítems, incluir los costos de operación y los fletes. Imprime los siguientes datos: Fecha de emisión, documento, monto bruto (sin impuestos), el impuesto 1 o IVA., el impuesto 2 o I.A.L., el flete, la cantidad cancelada de la factura, el saldo restante, el total del precio costo, el monto de la utilidad, el porcentaje de utilidad de cada factura y el descuento parcial. Totaliza todos los montos, y muestra en el pie de página, el total de ingresos o pagos realizados, el saldo deudor, la utilidad total en monto y porcentaje, el total de facturas y operaciones en el lapso dado. Estadísticas y Proyecciones Tarjetas de Crédito: Información que podemos visualizar: Número de Operaciones: Nos indica la cantidad de operaciones de venta que se han efectuado con la forma de pago tarjetas de crédito. Total Ventas en Moneda: Ventas Brutas de las transacciones de ventas con tarjetas de crédito. Retención en Moneda: Monto que el Banco nos retuvo por concepto de uso. Retención Impuesto: Monto de impuesto Retenido. Total Retención: Total Retención la suma de las dos tanto la de uso del Banco como la de los impuestos Ingresos en Moneda: Ingresos Netos después de las retenciones. Estadísticas y Proyecciones