SIIGO WINDOWS. Informes Modulo de Seriales. Cartilla

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1 SIIGO WINDOWS Informes Modulo de Seriales Cartilla

2 Tabla de Contenido CARTILLA - INFORMES I 1. Presentación 2. Qué son Seriales? 3. Qué son Informes? 4. Qué son Informes en el Modulo de Seriales? 5. Cuál es la Ruta para Generar Informes del Modulo de Seriales? 6. Cómo Clasifica el Programa los Informes que se Pueden Generar en el Modulo de Seriales? 6.1 INFORMES DE ENTRADAS Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Entradas? Cuáles son los Informes de Entradas que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? a. Pantalla b. Impreso 6.2 INFORME DE SALDOS DE SERIALES Cuál es la Funcionalidad del Informe de Saldos de Seriales? Qué Información Contiene el Informe de Saldos de Seriales? 6.3 INFORMES DE MOVIMIENTO DE SERIALES Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Movimiento de Seriales? Cuáles son los Informes de Movimiento de Seriales que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? a. Pantalla b. Impresora c. Auditoria 6.4 INFORMES DE DISPONIBILIDAD DE SERIALES Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Disponibilidad de Seriales? Cuáles son los Informes de Disponibilidad de Seriales que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? a. Pantalla b. Impresora 6.5 INFORMES VENCIMIENTO GARANTIAS Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Vencimiento Garantías? Cuáles son los Informes de Vencimiento Garantías que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? a. Pantalla b. Impresora

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica la funcionalidad de cada uno de los informes con que cuenta el programa en el Modulo de Seriales, los cuales sirven para analizar el comportamiento y la disponibilidad de cada uno de los seriales asociados a cada producto.

4 INFORMES MÓDULO DE SERIALES Qué son Seriales? Los Seriales son un herramienta o complemento del Módulo de Inventarios que está destinado básicamente a controlar el movimiento de los productos a través de un código que identifica de forma única e irrepetible las características propias de cada producto genérico existente en el inventario; su objetivo es realizar un manejo independiente y detallado de cada uno de los seriales Entre las opciones que este módulo ofrece por cada uno de sus productos están: Auditorias y control de existencia de cantidades con respecto a la cantidad del producto genérico. Garantías de compra y venta de cada uno de los seriales. Movimiento histórico de cada serial; actualizándolo de manera independiente dentro del mismo módulo o automáticamente desde SIIGO; manejan una estrecha relación con la actualización de inventarios. Qué son Informes? Son documentos que describen o dan a conocer el estado o movimiento de una actividad o proceso ejecutado y sirven de apoyo para el análisis y la toma de decisiones Qué son Informes en el Módulo de Seriales? Son listados que ofrece el software y permite conocer datos exactos por cada uno de los seriales que maneja el usuario, permite la generación Auditorias y control de existencias en cantidades de seriales respecto a la cantidad del producto genérico, el control de garantías de compra y venta de cada uno de los seriales y la generación del movimiento histórico de cada serial; actualizándolo de manera automática los saldos por producto del módulo de Inventarios Cuál es la Ruta para Generar Informes del Módulo de Seriales? La ruta para generar informes de Seriales es: Seriales y allí se habilitan las opciones para generar los informes

5 Dentro de cada una de las opciones, se despliega un sub menú con informes específicos a generar en cada ítem Cómo Clasifica el Programa los Informes que se Pueden Generar en el Modulo de Seriales? El sistema clasifica los informes del Módulo de Seriales de la siguiente forma: 1. Entradas 2. Saldos 3. Movimiento 4. Disponibilidad 5. Vencimiento Garantías INFORMES DE ENTRADAS Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Entradas? La funcionalidad de los Informes de Entradas es verificar el código de serial o los seriales asignados a cada uno de los productos que maneja la empresa y que fueron marcados como "Utiliza Seriales

6 Cuáles son los Informes de Entradas que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Los informes de Entradas que se pueden generar en el sistema son: 1. Pantalla: En esta opción se puede realizar una consulta producto por producto de cada uno de los seriales que existen en el sistema; para ello al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente pantalla: Al seleccionar las casillas Alfabético, Numérico o Referencia de fábrica, se refiere a la forma de realizar la búsqueda y permite visualizar todos los seriales que le fueron asignados a cada uno de los productos. Al seleccionar la casilla de Seriales se habilita la búsqueda por código de serial, reflejando la disponibilidad de cada uno de los seriales creados en el sistema

7 2. Impreso: En esta opción se presenta un listado que puede ser enviado a Vista Preliminar, Impreso o Excel; para generar el informe el sistema solicita el rango de productos o seriales los cuales deben estar previamente creados en el sistema; para ello al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente pantalla: Al seleccionar las casillas Alfabético, Numérico o Referencia de fábrica, se refiere a la forma de realizar la búsqueda y permite visualizar todos los seriales que le fueron asignados a un rango o a todos los productos.

8 Al seleccionar la casilla de Seriales se habilita la búsqueda y allí permite asignar un rango de seriales, el listado refleja la disponibilidad y a que productos corresponde cada uno de los seriales. INFORME DE SALDOS DE SERIALES Cuál es la Funcionalidad del Informe de Saldos de Seriales? La funcionalidad del Informe de Saldos de Seriales es presentar un listado de los saldos y existencias de los seriales por cada producto bien sea por pantalla o impreso, a nivel general y por bodega, consolidado o detallado Qué Información Contiene el Informe de Saldos de Seriales? Al momento de ingresar a generar este informe se habilita la siguiente ventana:

9 En la cual se pueden seleccionar las siguientes opciones: a. Pantalla: Al ingresar a esta opción el programa permite definir si el informe se desea a nivel General o por Bodega y el rango de productos sobre los que se requiere conocer la información General: Este listado permite conocer la cantidad de seriales existentes para cada uno de los productos. Se puede generar a nivel Consolidado donde se presenta el total general de seriales de cada producto o se puede generar de forma Detallada donde adicional al total de seriales el informe discrimina la información o código de cada uno de ellos Ejemplos. Consulta a Nivel Consolidado Consulta a Nivel Detallado

10 Bodega: Este listado permite conocer la cantidad de seriales existentes en cada una de las bodegas y ubicaciones que maneje la empresa, para cada uno de los productos. Se puede generar a nivel Consolidado donde se presenta el total general de seriales de cada producto o se puede generar de forma Detallada donde adicional al total de los seriales se discrimina el código de cada uno de ellos b. Impreso: Contiene la misma información de la consulta generada por pantalla, al igual que los mismos filtros es decir si se requiere su presentación a Nivel General o por Bodega y si la información se desea a nivel consolidado o detallado; solo que a nivel impreso la información puede ser enviada a Vista Preliminar, Impresión o Excel Explicación: TIPO INFORME GENERAL BODEGA CONSOLIDADO Genera un informe de existencias de seriales de todas las bodegas de un rango de productos y su resultado es consolidado por cada producto DETALLADO Genera un informe de existencias de todas las bodegas entre un rango de Genera un informe de existencias de seriales de un rango de bodegas y ubicaciones al igual que de un rango de productos y su resultado es consolidado por cada producto Genera un informe de existencias entre un rango de bodegas y ubicaciones al igual

11 productos y su resultado es detallado por cada serial que de un rango de productos y su resultado es detallado por cada serial INFORMES DE MOVIMIENTO DE SERIALES Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Movimiento de Seriales? La funcionalidad de los Informes de Movimiento de Seriales es presentar listados que permitan visualizar cada una de las transacciones que han afectado a los seriales, el informe incluye datos como el Tipo y Numero del Documento en el cual se contabilizo la transacción, la fecha del movimiento, la fecha de vencimiento de garantías bien sea de compra o de venta, el producto que tiene asignado ese serial y el Nit del tercero que está involucrado en el movimiento sea Cliente, Proveedor u Otro. Adicional existe una auditoria la cual compara la cantidad de existencias de un producto por bodega contra las existencias de seriales del mismo producto y en la misma bodega permitiendo visualizar si se encuentran diferencias. Cuáles son los Informes de Movimiento de Seriales que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Los informes de movimiento de seriales que se pueden generar en el sistema son: 1. Pantalla 2. Impresora 3. Auditoria A continuación se describen los datos que solicita y la presentación de cada uno de ellos: 1. Pantalla: Consulta que refleja el movimiento de cada uno de los productos que maneja la empresa y que en su catálogo está marcado como Utiliza Seriales, permitiendo filtrar la presentación a nivel Alfabético, Numérico, Referencia de Fabrica, Seriales, Fecha o Bodega

12 2. Impresora: Listado que permite filtrar para su presentación los siguientes criterios: Alfabético, Numérico, Referencia de Fabrica, Seriales, Fecha o Bodega; de igual forma para su generación el programa solicita el rango de seriales, productos, fechas y bodegas con ubicación; datos que serán reportados en el informe. Se puede enviar a vista preliminar, impreso o Excel. 3. Auditoria: En esta opción se generan informes que permiten detectar diferencias entre el movimiento de los productos y las existencias de los seriales; para ello el programa realiza una comparación en unidades. Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana: Cantidad: Se puede generar por pantalla o impreso; permite seleccionar un producto o rango de productos; presentando los que tienen diferencias. Se puede enviar a vista preliminar, impreso o Excel

13 Movimiento: Este informe lista las inconsistencias que se presentan por cambios realizados en los parámetros definidos para los seriales, el sistema genera el siguiente mensaje aclarativo: Importante: El sistema permite generar este informe en Vista Preliminar, impreso y Excel, en caso de no presentar inconsistencias el informe se genera en blanco Diferencias: Este informe reporta las inconsistencias en saldos de inventarios comparando el saldo de unidades de cada producto con el saldo de seriales que tenga el producto asociados, para su generación el sistema solicita un rango de fechas, un rango de productos, un rango de bodegas y ubicaciones. El listado se puede enviar a vista preliminar, impreso y Excel

14 Borrados: Este informe genera un listado de los documentos que fueron borrados y que afectan o estaban contabilizando seriales. Se puede filtrar su presentación por Producto, Serial, Fecha o Bodega; para su generación solicita un rango de Seriales, un rango de Productos, un Rango de Fechas y un rango de Bodegas. El listado se puede enviar a vista preliminar, impreso y Excel INFORMES DE DISPONIBILIDAD DE SERIALES Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Disponibilidad de Seriales? La funcionalidad de los Informes de Disponibilidad de Seriales es consultar por bodega y producto si los seriales se encuentran disponibles o no, para registrar en ellos una transacción de compra o de venta Cuáles son los Informes de Disponibilidad de Seriales que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Los informes de disponibilidad de seriales que se pueden generar en el sistema son: 1. Pantalla 2. Impresora En estas opciones el sistema genera un informe por pantalla o impreso de los seriales definidos en el sistema de acuerdo a su estado (Disponible o No Disponible) para lo cual se debe asignar un rango de productos y una bodega determinada Importante: Sí en el campo de Bodegas se digita 9999, el informe que se genera tendrá en cuenta todas las bodegas definidas en el sistema Ejemplos: Consulta por Pantalla - Seriales Disponibles:

15 Informe Impreso - Seriales No Disponibles: INFORMES DE VENCIMIENTO GARANTIAS Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Vencimiento Garantías? La funcionalidad de los Informes de Vencimiento Garantías es presentar listados con una relación de las fechas de vencimiento de las garantías de compra o venta de los seriales que ha comercializado la empresa Cuáles son los Informes de Vencimiento Garantías que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Los informes de vencimiento garantías que se pueden generar en el sistema son: 1. Pantalla 2. Impresora A continuación se describen los datos que solicita y la presentación de cada uno de ellos: 1. Pantalla: Permite generar una consulta de los vencimientos de las garantías de los seriales filtrando la compra o venta de ellos, para su generación el sistema solicita un rango de fechas (Año Mes Día):

16 2. Impresora: Permite generar un listado el cual se puede enviar a vista preliminar, impreso o en Excel, filtrando la compra o venta de ellos, para su generación el sistema solicita un rango de fechas (Año Mes Día): MODULO DE SERIALES