SIIGO WINDOWS. Procesos de Presupuesto. Cartilla I

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1 SIIGO WINDOWS Procesos de Presupuesto Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es Presupuesto? 3. Cuál es la Ruta para Ejecutar los Procesos en el Modulo de Presupuesto? 4. Cuáles son los Procesos que se Pueden Ejecutar en el Modulo de Presupuesto? 5. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Ejecutar los Procesos del Modulo de Presupuesto? a. INCREMENTO DEL PRESUPUESTO (CUENTAS Y CENTRO DE COSTOS) b. INCREMENTO DEL PRESUPUESTO (INVENTARIO) c. DISMINUCION DEL PRESUPUESTO (CUENTAS Y CENTRO DE COSTOS) d. DISMINUCION DEL PRESUPUESTO (INVENTARIO)

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica los procesos de Incremento y Disminución del presupuesto, teniendo en cuenta que se puede aplicar por porcentaje o valor, tomando como base lo presupuestado o lo ejecutado.

4 PROCESOS DEL PRESUPUESTO Qué es Presupuesto? El concepto de presupuesto tiene varios usos, por lo general vinculados al área de las finanzas y la economía. El presupuesto es en este sentido es la cantidad de dinero que se estima será necesario para hacer frente a ciertos gastos; también se puede definir como el cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica durante un período de tiempo determinado, por lo general en forma anual. Cuál es la Ruta para Ejecutar los Procesos en el Modulo de Presupuesto? La ruta para ejecutar los procesos en el Modulo de Presupuesto es: Presupuesto Procesos Incremento o Disminución del Presupuesto Importante: En la misma ruta se puede realizar el incremento o disminución del presupuesto tanto de cuentas contables, centros de costos, como de inventarios. Cuáles son los Procesos que se Pueden Ejecutar en el Modulo de Presupuesto? Los procesos que se pueden ejecutar en el Modulo de Presupuesto son: Incremento del Presupuesto: Incremento del Presupuesto (Cuentas) Incremento del Presupuesto (Centros de Costo) Incremento del Presupuesto (Inventario) Disminución del Presupuesto: Disminución del Presupuesto (Cuentas) Disminución del Presupuesto (Centros de Costo) Disminución del Presupuesto (Inventario)

5 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Ejecutar los Procesos del Modulo de Presupuesto? Como se menciono anteriormente los procesos que se pueden ejecutar son: el Aumento y la Disminución del presupuesto por Cuenta Contable, Centro de Costos y de Inventarios, a continuación se describirá cada uno de ellos. INCREMENTO DEL PRESUPUESTO (CUENTAS Y CENTRO DE COSTOS) Importante: El incremento del presupuesto por Centro de Costos aplica exactamente igual que por Cuenta Contable; solo que para que se habilite su funcionalidad las cuentas deben estar marcadas en su definición como si Centro de Costo Al ingresar a ejecutar el proceso de Incremento del Presupuesto de Cuentas Contables y/o Centros de Costo, el sistema muestra los siguientes campos: General: Por esta opción el sistema permite realizar el incremento de forma general a todas las cuentas presupuestadas. Por Cuenta: Por esta opción el sistema permite hacer el incremento cuenta por cuenta de cada una de las cuentas contables que se encuentren presupuestadas Si se escoge la opción General aparecerá la siguiente ventana solicitando diligenciar los siguientes campos:

6 Centro de Costos: Al marcar esta casilla el sistema permite seleccionar cada uno de los centros de costos y sub-centros a los cuales se les desea realizar el incremento del presupuesto. En caso de no marcar la casilla el sistema realizara el incremento a nivel general a todas las cuentas. Importante: Al marcar esta opcion el programa solo permite seleccionar un centro de costos con un solo sub centro, NO permite asignar rangos; en caso de requerir otro centro o sub centro de costos se debe ingresar y definir nuevamente todos los parametros del incremento. Porcentaje o Valor: En esta opción la empresa decide si el aumento del presupuesto se realizara por porcentaje o por valor. De acuerdo a la selección realizada se habilitara la siguiente ventana donde el sistema solicitara el porcentaje o valor a aplicar mes a mes:

7 Importante: Dependiendo de la opción seleccionada el sistema habilita un recuadro para ingresar mes a mes el Porcentaje o Valor en que se incrementara el presupuesto. De esta forma es posible a algún mes no aplicar aumentos. Año Anterior o Rango de Meses: Al escoger año anterior el sistema realizara el incremento con base en el presupuesto del año inmediatamente anterior; pero al seleccionar rango de meses el sistema abre una ventana donde solicitara el rango de meses y el año que se desea tomar como base para realizar el incremento; por ultimo solicita el valor o porcentaje a incrementar.

8 Importante: Dependiendo de la opción seleccionada anteriormente si Por Porcentaje o Valor el sistema habilitara el último recuadro de la ventana anterior solicitando la información de acuerdo al parámetro definido Con Base en Presupuesto o Ejecutado: El programa toma los parametros definidos en la parte superior (Porcentaje o Valor y Año Anterior o Rango de Meses) y realizara la ejecucion del incremento tomando como base el valor presupuestado o ejecutado Por ultimo el sistema solicita el rango de cuentas contables y el Centro de Costos y Sub centro al que se requiere aplicar el incremento del presupuesto. Importante: El Centro de Costos y Sub centro, el sistema solamente lo solicita si en la pantalla inicial se marco Centro de Costo

9 Al marcar esta opcion el programa solo permite seleccionar un centro de costos con un solo sub centro, NO permite asignar rangos; en caso de requerir otro centro o sub centro de costos se debe ingresar y definir nuevamente todos los parametros del incremento del presupuesto. Si se escoge la opción Por Cuenta aparecerá la siguiente ventana solicitando diligenciar los siguientes campos: Porcentaje o Valor: En esta opción la empresa decide si el aumento del presupuesto se realizara por porcentaje o por valor. De acuerdo a la selección realizada se habilitara la siguiente ventana donde el sistema solicita el porcentaje o valor a aplicar mes a mes. Importante: De esta forma es posible a algún mes no aplicar aumentos.

10 Año Anterior o Mes Anterior: Si se escoge año anterior el sistema incrementara el presupuesto con base al presupuesto del año anterior; pero si se escoge mes anterior el sistema abre una ventana donde solicita confirmación de cual es el mes base y el mes a aplicar este ultimo corresponde al mes en el cual se realizara el incremento; por último el sistema solicita el valor o porcentaje a incrementar dependiendo del parámetro definido anteriormente. Con base en Presupuesto o Ejecutado: El programa toma los parametros definidos en la parte superior (Porcentaje o Valor y Año Anterior o Rango de Meses) y realizara la ejecucion del incremento tomando como base el valor presupuestado o ejecutado.

11 Por ultimo el sistema solicita una a una las cuentas contables a las cuales se les realizara aumento del presupuesto, para ello se habilita la siguiente ventana: Importante: Si la cuenta contable está marcada como Si Centro de Costos; en esta ventana se habilitaran las casillas de centro y sub centro de costos, este ultimo dependiendo del tipo de SIIGO y si el centro de costos los esta manejando. En las casillas de Centro y sub centro de costo el programa solo permite seleccionar un solo centro de costos con un solo sub centro, NO permite asignar rangos; en caso de requerir otro centro o sub centro de costos se debe ingresar y definir nuevamente todos los parametros del incremento del presupuesto.

12 INCREMENTO DEL PRESUPUESTO (INVENTARIO) Al ingresar a ejecutar el proceso de Incremento del Presupuesto de Inventario el sistema habilita la siguiente ventana: Donde informa que para realizar el aumento del presupuesto de inventarios, el programa siempre lo realizara tomando como base el presupuesto del año anterior. Al continuar presentara la siguiente ventana: Este mensaje indica que el sistema en los meses que no se digite ningún porcentaje, el programa tomara la misma cantidad y el mismo valor del año anterior. Al dar Aceptar continuara con la siguiente ventana:

13 En ella se debe digitar el porcentaje en el cual se aumentaran las cantidades y valores del presupuesto; a continuación solicita el rango de productos a los cuales se les desea realizar el incremento; este proceso se realizara en forma automática y demora dependiendo del nivel de información (rango de productos seleccionado) y capacidad del computador.

14 DISMINUCION DEL PRESUPUESTO (CUENTAS Y CENTRO DE COSTOS) Importante: La disminución del presupuesto por Centro de Costos aplica exactamente igual que por Cuenta Contable; solo que para que se habilite su funcionalidad las cuentas deben estar marcadas en su definición como si Centro de Costo Al ingresar a ejecutar el proceso de Disminución del Presupuesto de Cuentas Contables y/o Centros de Costo, el sistema muestra los siguientes campos: General: Por esta opción el sistema permite realizar la disminución de forma general a todas las cuentas presupuestadas. Por Cuenta: Por esta opción el sistema permite hacer la disminución cuenta por cuenta de cada una de las cuentas contables que se encuentren presupuestadas Si se escoge la opción General aparecerá la siguiente ventana solicitando diligenciar los siguientes campos:

15 Centro de Costos: Al marcar esta casilla el sistema permite seleccionar cada uno de los centros de costos y sub-centros a los cuales se les desea realizar la disminución del presupuesto. En caso de no marcar la casilla el sistema realizara el incremento a nivel general a todas las cuentas. Importante: Al marcar esta opcion el programa solo permite seleccionar un centro de costos con un solo sub centro, NO permite asignar rangos; en caso de requerir otro centro o sub centro de costos se debe ingresar y definir nuevamente todos los parametros del incremento. Porcentaje o Valor: En esta opción la empresa decide si la disminución del presupuesto se realizara por porcentaje o por valor. De acuerdo a la selección realizada se habilitara la siguiente ventana donde el sistema solicitara el porcentaje o valor a aplicar mes a mes.

16 Importante: Dependiendo de la opción seleccionada el sistema habilita un recuadro para ingresar mes a mes el Porcentaje o Valor en que se incrementara el presupuesto. De esta forma es posible a algún mes no aplicar aumentos. Año Anterior o Rango de Meses: Al escoger año anterior el sistema realizara la disminución con base en el presupuesto del año inmediatamente anterior; pero al seleccionar rango de meses el sistema abre una ventana donde solicitara el rango de meses y el año que se desea tomar como base para realizar la disminución; por ultimo solicita el valor o porcentaje a disminuir.

17 Importante: Dependiendo de la opción seleccionada anteriormente si Por Porcentaje o Valor el sistema habilitara el último recuadro de la ventana anterior solicitando la información de acuerdo al parámetro definido Con Base en Presupuesto o Ejecutado: El programa toma los parametros definidos en la parte superior (Porcentaje o Valor y Año Anterior o Rango de Meses) y realizara la ejecucion de la disminucion tomando como base el valor presupuestado o ejecutado Por ultimo el sistema solicita el rango de cuentas contables y el Centro de Costos y Sub centro al que se requiere aplicar la disminucion del presupuesto.

18 Importante: El Centro de Costos y Sub centro. el sistema solamente lo solicita si en la pantalla inicial se marco Centro de Costo Al marcar esta opcion el programa solo permite seleccionar un centro de costos con un solo sub centro, NO permite asignar rangos; en caso de requerir otro centro o sub centro de costos se debe ingresar y definir nuevamente todos los parametros de la disminucion del presupuesto. Si se escoge la opción Por Cuenta aparecerá la siguiente ventana solicitando diligenciar los siguientes campos: Porcentaje o Valor: En esta opción la empresa decide si la disminución del presupuesto se realizara por porcentaje o por valor. De acuerdo a la selección realizada se habilitara la siguiente ventana donde el sistema solicitara el porcentaje o valor a aplicar mes a mes. Importante: De esta forma es posible a algún mes no aplicar aumentos.

19 Año Anterior o Mes Anterior: Si se escoge año anterior el sistema disminuirá el presupuesto con base al presupuesto del año anterior; pero si se escoge mes anterior el sistema abre una ventana donde solicita confirmación de cual es el mes base y el mes a aplicar este ultimo corresponde al mes en el cual se realizara la disminución; por último el sistema solicita el valor o porcentaje a disminuir dependiendo del parámetro definido anteriormente. Con base en Presupuesto o Ejecutado: El programa toma los parametros definidos en la parte superior (Porcentaje o Valor y Año Anterior o Rango de Meses) y realizara la ejecucion de la disminucion tomando como base el valor presupuestado o ejecutado.

20 Por ultimo el sistema solicita una a una las cuentas contables a las cuales se les realizara disminucion del presupuesto, para ello se habilita la siguiente ventana: Importante: Si la cuenta contable esta marcada como Si Centro de Costos; en esta ventana se habilitaran las casillas de centro y sub centro de costos, este ultimo dependiendo del tipo de SIIGO y si el centro de costos los esta manejando. En las casillas de Centro y sub centro de costo el programa solo permite seleccionar un solo centro de costos con un solo sub centro, NO permite asignar rangos; en caso de requerir otro centro o sub centro de costos se debe ingresar y definir nuevamente todos los parametros de la disminucion del presupuesto. DISMINUCIÓN DEL PRESUPUESTO (INVENTARIO) Al ingresar a ejecutar el proceso de Disminución del Presupuesto de Inventario el sistema habilita la siguiente ventana:

21 Donde informa que para realizar la disminución del presupuesto de inventarios, el programa siempre lo realizara tomando como base el presupuesto del año anterior. Al continuar presentara la siguiente ventana: Este mensaje indica que el sistema en los meses que no se digite ningún porcentaje el programa tomara la misma cantidad y el mismo valor del año anterior. Al dar Aceptar continuara con la siguiente ventana:

22 En ella se debe digitar el porcentaje en el cual se disminuirán las cantidades y valores del presupuesto; a continuación solicita el rango de productos a los cuales se les desea realizar la disminución; este proceso se realizara en forma automática y demora dependiendo del nivel de información (rango de productos seleccionado) y capacidad del computador