SIIGO WINDOWS. Instalación - Parámetros Explosión de Cuotas. Cartilla

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1 SIIGO WINDOWS Instalación - Parámetros Explosión de Cuotas Cartilla

2 I Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Cómo se Define el Modulo de Explosión de Cuotas? 3. Cómo se Instala el Modulo de Explosión de Cuotas? 4. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Empezar a Manejar el Modulo de Explosión de Cuotas? 5. Cuáles son los Parámetros que se Deben Definir en el Sistema para Implementar el Modulo de Explosión de Cuotas?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica el proceso de instalación, los aspectos a tener en cuenta y los parámetros necesarios que se deben definir en el sistema para implementar el modulo de Explosión de Cuotas.

4 INSTALACIÓN - PARAMETROS EXPLOSIÓN DE CUOTAS Cómo se Define el Módulo de Explosión de Cuotas? Explosión de Cuotas es un módulo de SIIGO, que se crea obedeciendo a la necesidad de optimizar el proceso de facturación y recaudo para aquellas empresas que venden mercancía a crédito, es complemento de los módulos de Cuentas por Cobrar y Gestión de Recaudos, permitiendo el control de: Cuotas de pago Cálculo automático de fechas de vencimiento en la factura Pagos extraordinarios del crédito Manejo de información de codeudores Referencias comerciales Referencias personales Planes de pago Circulares de cobro a codeudores, entre otros. Cómo se Instala el Modulo de Explosión de Cuotas? Después de verificar que se tengan instalados los módulos de Documentos, Cuentas por Cobrar y Ventas se debe: 1. Ubicar el archivo INSESP.EXE que se encuentra en el directorio de programas es decir en SIIGO Windows Ejemplos: Si el sistema operativo de la maquina esta en español el archivo se encuentra en la ruta: [Unidad]:\Archivo de Programas\Informática y Gestión S.A\SIIGO Windows Si el sistema operativo de la maquina esta en ingles el archivo se encuentra en la ruta: [Unidad]:\Program Files\Informática y Gestión S.A\SIIGO Windows

5 2. Luego se debe ejecutar el archivo INSESP.EXE; para ello se presiona dobleclic y con ello el sistema habilita la siguiente pantalla permitiendo seleccionar la empresa en la cual se desea instalar el Modulo de Explosión de Cuotas Importante: El Modulo de Explosión de Cuotas se puede instalar en todas las empresas que se encuentren en el software o solamente en algunas de ellas 3. Después de definir la empresa en la cual se realizara el proceso, se debe seleccionar el modulo que se desea instalar, en este caso EXPLOSION DE CUOTAS

6 4. Luego el sistema informa que el modulo no se encuentra instalado y confirma si se desea instalar, opción que se debe responder en forma afirmativa Al seleccionar la casilla de SI el programa realiza automáticamente la instalación del módulo en caso de marcar NO, el sistema no instala el modulo y no ejecuta ningún proceso adicional 5. Al dar aceptar se habilita un mensaje informativo indicando el proceso a seguir, el cual corresponde a ingresar a SIIGO.

7 6. El primer ingreso a SIIGO después de instalado el modulo se recomienda hacerlo con clave de administrador, de esta forma el sistema regenera el menú permitiendo así la inclusión del nuevo módulo instalado Importante: Se debe ingresar al sistema con clave de administrador, para que el sistema regenere el menú y pueda incluir en el menú el nuevo módulo instalado. 7. Al momento de terminar el proceso de regenerar el menú, el Modulo de Explosión de Cuotas se visualiza como un modulo mas

8 Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Empezar a Manejar el Módulo de Explosión de Cuotas? Los aspectos principales antes de empezar a manejar el módulo de explosión de cuotas son: Se debe tener instalados los Módulos de Documentos, Cuentas por Cobrar y Ventas Si los anteriores Módulos están instalados verificar si ya existen cuentas contables detalladas por cobrar, (marcación obligatoria para el manejo de Explosión de Cuotas). Realizar la adquisición del módulo de explosión de cuotas, para que la licencia quede marcada con este modulo Revisar los permisos a claves de usuarios, asignar los derechos correspondientes y respectivos para el manejo de este módulo. Crear o definir mínimo una Circular de Cobro. Crear o definir mínimo un Modelo de Edades de Cartera Importante: El módulo de explosión de cuotas aplica para todos los productos o servicios que se vendan a crédito Cuáles son los Parámetros que se Deben Definir en el Sistema para Implementar el Módulo de Explosión de Cuotas? Los parámetros que se deben definir en el programa para el manejo del módulo de explosión de cuotas son:

9 1. Cuentas Contables Verificar que las cuentas contables de crédito clientes se encuentren detalladas por cobrar y como Si tercero, esto se realiza por la ruta: Contabilidad Administración de Cuentas Contables - Apertura 2. Formas de Pago Revisar por la ruta: Parametrización Formas de Pago, se encuentre creada una forma de pago en la cual se encuentre asociada la cuenta contable de Crédito - Clientes que este detallada por cobrar y si tercero

10 3. Catálogo de Terceros: En la apertura de Terceros se debe crear la información necesaria para la correcta utilización del módulo de Explosión de Cuotas, para ello es necesario digitar los datos iníciales tal y como funciona el programa sin el módulo de explosión de cuotas: Luego al terminar de repasar esta ventana, se abren unos nuevos recuadros en los cuales se debe digitar la información requerida, como se explica a continuación:

11 El programa solicita datos como: Números Telefónicos de Casa y Oficina Nombre de la Empresa: Lugar donde labora la persona Referencias Comerciales: Son referencial del tercero que se está creando, para ello se habilita la siguiente ventana en la cual se debe digitar datos como nombre, dirección y teléfono; para granar la información se utiliza la tecla de función F1 o el icono Referencias Personales: Tiene el mismo manejo que las Referencias comerciales, se ingresa la información correspondiente (nombre, dirección y

12 teléfono), se graba la información con la tecla de función F1 o clic en el icono. Importante: Entre más completa y verídica sea la información digitada, el sistema será de mayor confiabilidad y certeza al momento de generar informes y realizar procesos. Creación de Codeudores: para ello se habilita la siguiente ventana:

13 Digitando los datos del codeudor, al diligenciar todos estos campos se abre una nueva ventana en la cual se debe digitar la información correspondiente a las Referencias de ese codeudor: Para grabar la información se utiliza la tecla de función F1 o el icono. Luego el sistema solicita un nuevo codeudor:

14 En caso de no requerirlos y si no se necesita ingresar más información se digita la tecla de Función F1 o el icono. 4. Definición de Documentos El módulo de explosión de cuotas maneja y tiene un control sobre las ventas a crédito, cuando se manejan varios vencimientos, por ello se debe tener en cuenta el campo Numero vencimientos Importante: Se recomienda en el campo Numero vencimientos asignar un número de acuerdo a las políticas y el número de pagos que pueden llegar a manejar los terceros a los cuales la empresa les vende a crédito 5. Planes: Se debe realizar la apertura de planes los cuales serán utilizados al momento de facturar y para el cálculo de comisiones por vendedor; esto se realiza por la ruta: Explosión de Cuotas Apertura de Planes

15 En ella se debe digitar un código de plan, un nombre y un porcentaje de comisión en ventas. 6. Circular de Cobro. Se debe definir mínimo un modelo de circulares de cobro, esto se realiza por la ruta: Cuentas por Cobrar Circulares de cobro Actualiza, al seleccionar el código de un modelo se habilita la siguiente pantalla dividida en dos partes, en la cual se deben ingresar los comentarios, que van a salir en la impresión de las circulares de cobro.

16 7. Módelo de Edades de Cartera Se debe ingresar por la ruta: Cuentas por Cobrar Edades de Cartera - Actualiza a 5 Columnas, el cual solicita un código, nombre y rango de edades Importante: Si se cataloga un rango menor que cero es decir con SIGNO NEGATIVO se presentaran los saldos vencidos Si se cataloga un rango mayor que cero decir POSITIVO se presentaran los saldos por vencer