SIIGO Pyme Plus. Informes Gestión de Recaudos. Cartilla I

Transcripción

1 SIIGO Pyme Plus Informes Gestión de Recaudos Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son Informes? 3. Qué son Informes de Gestión de Recaudos? 4. Cuál es la Ruta para Generar los Informes de Gestión de Recaudos? 5. Cuáles son los Tipos de Informes que maneja el Modulo de Gestión de Recaudos? 5.1 Informes Estratégicos Cartera Detallada por Cobrador Edades de Cartera por cobrador Cartera por vencer por cobrador 5.2 Informes de Cumplimiento Seguimientos sin Ejecutar detallado Seguimientos Ejecutados Total Seguimientos sin Ejecutar Seguimientos Ejecutados por Fecha Seguimientos sin ejecutar a n días 5.3 Informes de Efectividad Cumplimiento Presupuestal Cumplimiento Presupuestal por edades de cartera Recaudos VS Seguimientos Numero de Seguimientos por Recaudo

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica la funcionalidad de los informes con que cuenta el programa en el Modulo de Gestión de Recaudos, los cuales sirven para evaluar la gestión realizada por los funcionarios del área de cartera en su labor de cobranza.

4 INFORMES GESTION DE RECAUDOS Qué son Informes? Los informes son documentos que describen o dan a conocer las características y/o el estado de un parámetro, también permiten conocer una actividad, movimiento o proceso ejecutado y dependiendo de los datos que se presenten también servirá de apoyo para el análisis y la toma de decisiones Qué son Informes de Gestión de Recaudos? Los informes del modulo de Gestión de Recaudos son listados que permiten evaluar la gestión realizada por el cobrador a cada uno de los clientes que tiene asignados, como los compromisos pendientes, los ejecutados, las llamadas efectuadas, clientes sin llamar, etc. El objetivo principal de estos informes es reflejar la efectividad de cada uno de los cobradores al efectuar el recaudo de cartera. Cuál es la Ruta para Generar los Informes de Gestión de Recaudo? La ruta para generar los Informes del Modulo de Gestión de Recaudos es: Gestión de Recaudo y allí se despliega el menú con cada uno de los grupos en que se clasifican los listados. Cuáles son los Tipos de Informes que maneja el Modulo de Gestión de Recaudos? El modulo de Gestión de Recaudos ofrece tres tipos de informes los cuales se clasifican de siguiente manera: 1. Informes Estratégicos: Estos informes reportan la cartera proyectada, la cartera recaudada y la cartera pendiente

5 Al seleccionar esta opción se habilitan los siguientes tipos de informes: Los informes que allí se presentan son: a. Cartera Detallada por Cobrador: En esta opción el programa permite generar un listado con la información detallada de la cartera que debe recaudar cada uno de los cobradores de la empresa, permitiendo definir si se toma el cobrador del catálogo de terceros o del movimiento. Al generar el informe el sistema solicita los siguientes datos: Rango de días: Se digita el rango de días vencidos hasta los días por vencer con los cuales se desea analizar el informe.

6 Cobrador: El sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el cobrador del catalogo de terceros o el cobrador registrado en la elaboración del recibo de caja. Rango de Cuentas contables: De las cuales se desean tener en cuenta en la generación del informe Rango de Cobradores: Es posible solo indicar un cobrador especifico o un rango de cobradores Nit desde / Hasta: Se debe seleccionar de que terceros se desea analizar en el informe Informe con Sucursales: Marcar esta opción siempre y cuando los clientes tengan la marcación de sucursal con el fin de analizar el informe detallado por cada una de ellas. El informe se puede generar en vista preliminar, impreso o en Excel. El listado reporta el número de días vencidos, el Nit Nombre y número de teléfono del cliente, el valor vencido y/o el valor por vencer, el valor total, el cobrador y el total de los clientes. b. Edades de Cartera por cobrador: En esta opción el programa permite generar un reporte con presentación general o detallada de las Edades de Cartera, discriminado por cada uno de los cobradores y de los documentos que se tengan pendiente por recaudar, de acuerdo al cobrador asignado en el catálogo de terceros o al registrado en el movimiento. Al generar el informe el sistema solicita los siguientes datos:

7 General o Detallado: Son campos excluyentes. La opción de general reporta cada uno de los clientes con sus respectivos valores según el rango de días. La opción de Detallado reporta cada uno de los clientes con sus respectivas facturas y valores según el rango de días. A un corte Anterior: Al seleccionar esta opción el programa solicita si se quiere generar el informe a un corte (fecha) determinada. Cobrador del: Permite seleccionar el cobrador utilizado en el catalogo de terceros o el cobrador utilizado en el movimiento (documento). Modelo a utilizar: El Modelo debe estar previamente definido en el modulo de cuentas por cobrar. Al seleccionarlo el programa confirma los datos definidos previamente, pero es susceptible de modificar. Rango de Cobradores: Es posible seleccionar un cobrador especifico o un rango de cobradores Rango de Cuentas contables: De las cuales se desean tener en cuenta en la generación del informe El informe se puede generar en vista preliminar, impreso o en Excel.

8 El listado reporta el código y nombre del cobrador, el código y descripción de la cuenta contable, el Nit y nombre del cliente, el valor total de la deuda, el saldo que tiene vencido y por cada uno de los rangos de cartera (en días) cual es el valor vencido y/o por vencer. c. Cartera por vencer por cobrador: En esta opción el programa permite generar un reporte con la información detallada de las Edades de Cartera, discriminado por cada uno de los cobradores el detalle de cada uno de los documentos que tengan pendientes; lo anterior se define de acuerdo al cobrador asignado en el catálogo de terceros o en el movimiento. Al generar el informe el sistema solicita los siguientes datos:

9 Rango de Fechas: Se debe seleccionar el rango de fechas de las cuales se desea generar el informe de la proyección de la cartera. Cobrador del: Permite seleccionar el cobrador utilizado en el catalogo de terceros o el cobrador utilizado en el movimiento (documento). Ordenamiento: Seleccionar en que orden se requiere generar el informe (Días de vencido, Fecha o Valor). Rango de Cobradores: Es posible solo indicar un cobrador especifico o un rango de cobradores. El informe se puede generar en vista preliminar, impreso o en Excel. En esta opción el sistema genera un informe donde muestra la cartera pendiente de vencer organizada por cobrador. El informe detalla el código y nombre del cobrador, el Nit Sucursal Nombre Dirección y Teléfono del Cliente el código de la cuenta contable los datos del documento (Numero Consecutivo) la fecha de vencimiento, el valor en mora, los días de mora y el valor total. 2. Informes de Cumplimiento: Estos informes reportan los diferentes seguimientos que se tengan pendientes de realizar por cada uno de los cobradores en un periodo de tiempo determinado Al seleccionar esta opción se habilitan los siguientes tipos de informes:

10 Los informes que allí se presentan son: a. Seguimientos sin Ejecutar detallado: En esta opción el sistema presenta un informe con los seguimientos sin ejecutar por cobrador. Para su generación el sistema solicita un rango de cobradores, un rango de fechas en las cuales se fijaron realizar los compromisos, si el ordenamiento debe ser alfabético o numérico y si se requieren visualizar las observaciones. El sistema muestra en el informe el código y nombre del cobrador, el nombre del cliente, el nombre del contacto, el teléfono, el tipo de seguimiento a realizar y la fecha y hora en que se debe ejecutar el compromiso. b. Seguimientos Ejecutados: En esta opción el sistema presenta un informe con los seguimientos de cartera ya ejecutados por cada cobrador. Para generar este informe el sistema solicita un rango de cobradores, si se desea organizar por cliente o por cobrador y el rango de fechas que se desean tener en cuenta. El sistema muestra todos los seguimientos marcados como ejecutados según los rangos digitados al momento de generar el informe; discrimina el código y nombre del cobrador, el nombre de la empresa y del contacto, el número de teléfono, la descripción del seguimiento realizado y la fecha y hora en que fue ejecutado. c. Total Seguimientos sin Ejecutar: En esta opción el sistema presenta un informe con el análisis de los seguimientos que le fueron asignados a cada cobrador; cuantos de ellos están pendientes y

11 cuantos están cerrados. Para su generación el sistema solicita un rango de cobradores y una fecha de corte. d. Seguimientos Ejecutados por Fecha: En esta opción el programa presenta un informe discriminando por cada tercero (cliente) y por cada cobrador la fecha en que se realizo la acción o se ejecutaron los seguimientos de cartera. Para su generación el sistema solicita un rango de cobradores, un rango de fechas y un rango de horas en que fueron ejecutados los seguimientos. El sistema genera un informe organizado por cada tercero discriminando la fecha, la hora, el número de llamadas y el cobrador que realizo la acción, detallando si el compromiso se ejecuto o no.

12 e. Seguimientos sin ejecutar a n días: En esta opción el sistema presenta un informe con los clientes que no han sido contactados durante un rango de días específico. Para su generación el sistema solicita un rango de cobradores y rango de días. El sistema genera un informe con los datos de los clientes que no han sido contactados según el número de días indicados digitados al momento de diligenciar los datos del informe, adicional reporta el cobrador que tiene asignado el compromiso. 3. Informes de Efectividad: A través de estos informes se puede medir si el cobrador está realizando correctamente la gestión de Cobro a los clientes y evidenciar cuanto tiempo se demora realizando dicho proceso, que compromisos adquiere con el cliente y si estos se cumplen o no. Al seleccionar esta opción se habilitan los siguientes tipos de informes: Los informes que allí se presentan son:

13 a. Cumplimiento Presupuestal: A través de estos informes se puede medir si el cobrador está realizando correctamente la gestión de cobranza a los clientes y evidenciar cuanto tiempo se demora realizando dicho proceso, que compromisos adquiere y si estos se cumplen. Es necesario seleccionar la forma de presentar el informe de cobranza es decir de forma: General, Cuenta o Cobrador. Para generar este listado el sistema solicita un rango de fechas, si se desea generar a un corte anterior, si se toma el cobrador del catalogo o del movimiento, el rango de terceros, si se desean incluir las sucursales y el rango de ellas. El listado muestra todos los clientes que han contraído deudas con la empresa reflejando los valores proyectados, recaudados y pendientes de recibir, así mismo permite conocer el porcentaje del cumplimiento sobre los valores recaudados. b. Cumplimiento Presupuestal por edades de cartera: A través de esta opción el programa presenta un reporte con la información detallada del recaudo realizado por cada cobrador. Para generar este informe el sistema solicita el cobrador del catalogo o del movimiento, el rango de cobradores, el rango de cuentas contables a tener en cuenta, al igual que el rango de fechas, el numero del modelo de edades de cartera a utilizar, si se desea detallar por cliente y si se genera a un corte anterior.

14 El informe discrimina por cada cobrador cual es el valor total que debe cada cliente, cual es el valor de cartera vencido y por cada rango de fechas o rango de edades de cartera cual es el valor vencido; de igual forma por cada rango de edades de cartera refleja los valores recaudados con su respectivo porcentaje. c. Recaudos VS Seguimientos: A través de esta opción el sistema presenta un informe con la efectividad del cobro realizado por cada uno de los cobradores; detallando los valores recaudados a cada cliente. Para generar este informe el sistema solicita el rango de cobradores y de fechas en las cuales se desea conocer la información. El sistema genera un informe de efectividad, mostrando cada uno de los cobradores con el número de llamadas realizadas, el número de seguimientos ejecutados, el número de seguimientos pendientes, por ultimo refleja el porcentaje de seguimiento y recaudo registrado. d. Numero de Seguimientos por Recaudo: A través de esta opción el programa presenta un reporte con la información de los seguimientos y valores recaudados por cada uno de los cobradores y detallado por cada cliente. Para generar este informe el sistema solicita el rango de cobradores, rango de fechas y seleccionar si se desea tener en cuenta el cobrador del catalogo o del movimiento. Este informe refleja una estadística de seguimientos y recaudo registrados en el sistema; mostrando cada uno de los cobradores con los clientes asignados, el numero de seguimientos realizados al igual que el valor a recaudar.