Portal de Proveedores Manual del Usuario

Transcripción

1 Portal de Proveedores Manual del Usuario Beta San Miguel S.A. de C.V.

2 Tabla de Contenido I Acerca del Portal 1 Ingreso al Portal 2 Estructura del Portal 2.1 Encabezado 2.2 Menú Principal 2.3 Contenido 3 Inicio 4 Nuevos Pedidos 5 Pedidos Pendientes 6 Facturas Pendientes 7 Facturas Pagadas 8 Facturas Invalidas 9 Enviar Facturas 10 Búsqueda de Documentos

3 I Acerca del portal El portal de proveedores fue creado con la finalidad de ofrecer a nuestros proveedores una herramienta para agilizar el proceso completo para la colocación de un pedido, cubriendo las actividades que se ven involucradas desde la generación del pedido por parte del área de Compras de BSM, hasta el envió de la factura por parte del proveedor. Por medio del portal podrá realizar las siguientes actividades: Consulta de Pedidos Nuevos Aquí se mostrara un listado con los pedidos nuevos, que son todos aquellos pedidos que fueron recientemente fincados a un proveedor y permanecerán en ese estado hasta el momento en el que el proveedor consulte el contenido del mismo. Consulta de Pedidos Pendientes Los pedidos pendientes se presentaran en este listado, los cuales pasaron de ser pedidos nuevos a pedidos pendientes justo en el momento que los reviso el proveedor. Cualquier pedido en este listado será considerado como fincado por el área de Compras de BSM. Consulta de Facturas Pendientes Esta sección mostrada todas las facturas que fueron recibidas por nuestro personal y que aun no han sido pagadas o cuyo pago esta siendo tramitado. Consulta de Facturas Pagadas Muestra un listado con las factura recibidas por nuestro personal que ya concluyeron cualquier tramite interno y que recibieron el pago pendiente. Consulta de Facturas Invalidas Todas las facturas que llegan a BSM tiene que pasar por un proceso de validación para verificar que los archivos pertenecientes a la factura digital son correctos, cualquier factura que no pase por este proceso aparecerá en este listado. Envío de Facturas Por medio de esta sección se podrá realizar el envío de facturas digitales para amparar los pedidos que ya fueron fincados, solamente es necesario contar con dos archivos que conforman la factura digital y el numero pedido en caso de ser necesario. Además, el portal cuenta con una sección para enviar sus comentarios, quejas o sugerencias sobre el portal y un centro de ayuda donde encontrara respuesta a las dudas mas comunes sobre la información que encontrara en el portal.

4 1.0 Ingreso al Portal El portal cuenta con un sistema de control de acceso para evitar que cualquier persona pueda consultar información de los sistemas de compras de Beta San Miguel. Para poder ingresar al portal, es necesario presentar su RFC y una contraseña. El RFC es su clave del Registro Federal de Contribuyentes, la cual debe de estar registrada previamente en nuestra base de datos y la contraseña es una clave de 6 dígitos formada por letras y números, la cual debió haber sido proporcionada por el personal de Beta San Miguel. En caso de que no cuente con su clave o si no esta seguro si su RFC ya se encuentra registrado en nuestros servidores, por favor póngase en contacto con nosotros a los teléfonos publicados en nuestra página oficial de internet en la sección de contacto: Para ingresar, en la pantalla de inicio de sesión, ingrese su RFC en el campo junto a la etiqueta RFC e ingrese también su contraseña en el campo junto a la etiqueta Contraseña, después dé clic en el botón Entrar. Si sus datos son correctos, el portal le mostrará la pantalla principal (la cual será explicada posteriormente) con toda la información disponible para su cuenta, de lo contrario, el portal enviará un mensaje de error y le pedirá que ingrese nuevamente sus datos.

5 2. Estructura del Portal La estructura del portal fue diseñada pensando en ofrecer una navegación ágil y sencilla para el usuario y se encuentra dividido principalmente en 3 bloques: 1. Encabezado 2. Menú Principal 3. Contenido Cada bloque cumple con una función especifica y cada uno será explicado a detalle en las siguientes secciones de este manual.

6 2.1 Encabezado La parte derecha del encabezado, ubicado en la parte superior del portal, muestra, en primera instancia, el nombre del usuario, el cual cuenta con un vinculo al panel de usuario que muestra mas información sobre la cuenta del proveedor (que será explicado mas adelante). Además, el encabezado ofrece la posibilidad de realizar búsquedas rápidas para ubicar fácilmente cualquier pedido o factura. Para realizar una búsqueda rápida, solamente necesita ingresar el numero o parte del numero de pedido o factura o que desea buscar en el campo ubicado debajo del nombre de usuario y hacer clic en el botón para que el portal muestre el resultado de la búsqueda. Si necesita mas ayuda para realizar búsqueda vaya a la sección de BUSQUEDAS de este manual, donde se detalle un poco mas las características del motor de búsquedas del portal. 2.2 Menú Principal El menú principal, ubicado bajo el encabezado principal, esta siempre disponible, sin importar en que parte del portal se encuentre y permite navegar entre sus diferentes secciones, desde la consulta de pedidos nuevos hasta el envío de facturas electrónicas. 2.3 Contenido El contenido es la que se encarga de mostrar la información completa de cada sección y esta ubicada por debajo del menú principal, esta área será la única que cambiara a través de todas las secciones del portal para mostrar la información que sea requerida a cada momento.

7 3. Inicio Esta es la primera pantalla que se mostrara y esta diseñada para mostrar un resumen de la información mas importante con la que cuenta el portal. Esta sección cuenta con un área que será utilizada para publicar avisos o información de su interés, por ejemplo, información para la realización de pagos a Ingenios del grupo o avisos de la interrupción del servicio por algún programa de mantenimiento en los servidores. También muestra un acumulado de sus pedidos y factura, organizados por las diferentes categorías que le corresponden a cada tipo de documento, cada resumen permite ingresar a la sección correspondiente para ver el detalle de los documentos seleccionados. Desde esta sección también es posible realizar búsquedas de documentos, además tiene vínculos a las secciones de Ayuda y Comentarios.

8 4. Nuevos Pedidos Dentro de esta sección encontrara un listado con los pedidos nuevos, es decir, todos aquellos pedidos que le fueron asignados recientemente por BSM. Cada fila del listado muestra un resumen con los datos mas relevantes de cada pedido iniciando con el numero de pedido, hasta llegar al total Todos los pedidos pueden ser consultados haciendo clic sobre el icono o sobre el numero de pedido correspondiente, al consultarlo, el portal fincara el pedido y lo colocara en el listado de pedidos pendientes.

9 5. Pedidos Pendientes La sección de pedidos pendientes se mostrara la lista de pedidos que aun no han sido fincados, incluso si estos fueron fincados parcialmente. El listado mostrara también, la información mas relevante de cada pedido, como observaciones asignadas por nuestra área de compras, el monto del pedido o la fecha en la que fue fincado. Al igual que en el listado de pedidos nuevos, también aquí se puede consultar cada pedido haciendo clic en el icono o sobre el numero de pedido. Los pedidos pendientes permanecerán en este listado hasta que sean enviadas todas las facturas que lo amparen y al concluir el proceso que se lleva a cabo dentro los sistemas de BSM.

10 6. Facturas Pendientes Todas las facturas que ya fueron enviadas pero que aun no han recibido el pago correspondiente aparecerán en esta sección y estará siendo procesada para programar el pago correspondiente. La factura aparecerá junto con el numero de pedido correspondiente y una serie de datos adicionales, como el monto de la factura o la fecha de pago. Una vez que se realice el pago, la factura pasara al listado de Facturas pagadas.

11 7. Facturas Pagadas En esta sección se mostraran todas las facturas que ya hayan recibido el pago correspondiente. Este listado muestra información relacionada con la factura que fue pagada, el pedido al que pertenece y al pago que recibió.

12 8. Facturas Invalidas Todas las facturas que se reciben tiene que pasar por un proceso de validación que implica, entre otras cosas, verificar que la factura corresponda con el pedido o que sus datos como proveedor estén correctos. Si alguna factura no puede pasar este proceso, se colocara dentro de la sección de Facturas Invalidas. Las facturas que sean invalidadas se mostraran junto con una descripción que explica la razón por la que nuestros sistema generaron el rechazo, el pedido correspondiente y el nombre del archivo que fue recibido para ampararla.

13 9. Enviar Facturas Esta sección del portal permite realizar el envió de facturas electrónicas, facilitando los tiempos de entrega y el control de las mismas dentro de nuestros sistemas. Para poder realizar un envió debe facilitar los archivos en formato XML y PDF de la factura, el primero debe ser indicado en el campo con la leyenda Seleccione el archivo XML perteneciente a la factura electrónica:, para seleccionar un archivo de haga clic sobre el botón o dentro del cuadro de texto ubicados a la derecha de este leyenda. El segundo archivo (PDF) se puede seleccionar haciendo clic en el botón o dentro del cuadro de texto a la derecha de la leyenda: Seleccione el archivo PDF perteneciente a la factura electrónica:. En caso de ser necesario, también se debe capturar el numero pedido en el cuadro de texto junto a la etiqueta: Indique el número de pedido vinculado a la factura:, asegurándose de que el numero de pedido es el correcto. Por ultimo, es necesario hacer clic sobre el botón, el cual solamente se activara después de haber seleccionado tanto el archivo XML como el archivo PDF de la factura.

14 10. Búsqueda de documentos El portal cuenta con un motor para la búsqueda que permite localizar rápidamente cualquier documento registrad, sin importar si se trata de una factura o un pedido o de la sección de la pagina en donde este se encuentre. Existen dos lugares dentro del portal en donde se puede realizar la búsqueda, la primera es en la pagina principal, justo debajo del resumen que indica la cantidad de facturas y documentos separados por sección: La segunda es en el encabezado que esta presente en todo el portal, justo por debajo del nombre de usuario: Para indicar una búsqueda basta con capturar el numero o parte del numero del pedido o factura que se desee buscar y presionar la tecla ENTER o haciendo clic sobre el botón. El portal mostrara un listado con el resultado de la búsqueda, resaltando el numero o parte del numero que haya sido capturado al indicar la búsqueda para hacer mas fácil su identificación, el estado del documento (sección del portal donde se encuentra), la fecha de fincado o fecha de factura dependiendo de si se trata de una factura o de un pedido, información adicional en caso de que el documento cuente con ella y el importe del documento: