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1 Manual de Espacios Documentación Intelisis. Publicado en docs.intelisis.com Sujeto a cambios sin previo aviso.

2 Manual de Espacios 1 Introducción Objetivos generales y aplicaciones con el ERP 4 Diagrama de Integración 5 Diagrama de Proceso 6 2 Con guración Con guración General 8 Con guración de Módulos 9 3 Cuentas Espacios 12 Artículos 15 4 Funcionalidad 4.1 Renta de Espacio 25 5 Temas relacionados 5.1 Temas Relacionados 35 6 Errores Frecuentes 6.1 is not a valid time 37

3 Introducción Manual de Espacios - 3

4 Objetivos generales y aplicaciones con el ERP Hay empresas que prestan servicios de renta de espacios, por ejemplo, salones de estas o cuartos de hospital. En estos casos se requiere un control de los espacios para evitar sobreventa de los mismos. Intelsis cuenta con el módulo de Espacios, el cual genera la reservación del mismo y al mismo tiempo crea la factura por el monto correspondiente, facilitando el manejo de todos los espacios disponibles y evitando su descontrol. Manual de Espacios - 4

5 Diagrama de Integración Manual de Espacios - 5

6 Diagrama de Proceso Manual de Espacios - 6

7 Con guración Manual de Espacios - 7

8 Con guración General Ruta: Con gurar Empresas Seleccionar Empresa Seleccionar Empresa Menú Edición 1: Con guración General 1. En la pestaña General, activar el check Módulo Espacios. 2. Dar click en Guardar y cerrar. Nota. Salir y volver a entrar al sistema para ver re ejados los cambios. Manual de Espacios - 8

9 Con guración de Módulos Espacios Ruta: Con gurar Empresas Seleccionar Empresa Seleccionar Empresa Menú Edición 2: Con guración Módulos Pestaña Espacios 1. Nivel. Indicar si el control de este espacio será por día o por hora. Por ejemplo: en un quirófano será por hora; mientras que en un hotel será por día. 2. %Sobreventa. Es el porcentaje donde se puede agotar el espacio y un poco más. 3. Bloqueo Fechas Anteriores. Al activar esta opción no muestra en pantalla los espacios de fechas anteriores a las que se está realizando la operación. 4. Con guración a Nivel. Indica el nivel de con guración que se requiere. El sistema sugiere: empresa o artículo. 5. Dar click en Guardar y cerrar. Ventas(2) Ruta: Con gurar Empresas Seleccionar Empresa Seleccionar Empresa Menú Edición 2: Con guración Módulos Pestaña Ventas(2) Activar los siguientes checks: Espacio a Nivel Detalle. Fecha requerida a Nivel Detalle. Manual de Espacios - 9

10 Fecha requerida a Nivel Detalle. Hora requerida a Nivel Detalle. Nota. Salir completamente del sistema y volver a entrar para ver los cambios re ejados. Manual de Espacios - 10

11 Cuentas Manual de Espacios - 11

12 Espacios Una vez realizada la con guración General y de Módulos, reingresar al sistema para encontrar la nueva cuenta llamada espacios. Ruta: Cuentas Espacios. 1. Dar click en Nuevo. 1. Espacio. Capturar la clave de identi cación del espacio. 2. Nombre. Escribir el nombre asignado al espacio. 3. Tipo. Para dar de alta la información del campo ingresar al menú Maestros Tipos. 4. Fecha Alta. Fecha en la que se da de alta el espacio. 5. Fecha Baja. Indica cuando se da de baja el espacio. 6. Último Mantenimiento. Indica la fecha en la que se realizó el último mantenimiento al espacio. 7. Observaciones. Campo abierto a la captura de comentarios adicionales. 8. Estatus. Seleccionar ALTA. 9. Una vez capturados los datos, dar click en el botón Fechas Válidas. Manual de Espacios - 12

13 Manual de Espacios - 13

14 1. Dar click en la ayuda en captura De Fecha. 2. Seleccionar el día. 3. Dar click en Aceptar. Repetir el proceso con la columna A Fecha para determinar le rango de disponibilidad. Manual de Espacios - 14

15 Artículos Manual de Espacios - 15

16 Ruta: Cuentas Artículos Artículos Nuevo 1. Clave. Capturar la clave del artículo, esta debe ser única. 2. Tipo. Seleccionar Servicio ya que los espacios no son tangibles y por lo tanto no necesitan estar inventariados para hacer operaciones con ellos. 3. Descripción. Capturar el nombre del espacio al que se dará de alta. Aunque las características a capturar de un artículo son más, las que se describieron anteriormente son las básicas para dar de alta al espacio. Manual de Espacios - 16

17 1. En la pestaña Otros Datos, activar el check Controla Espacios, con la nalidad de que se conozca la capacidad de ocupación y disponibilidad de los mismos. 2. Al activar el check Controla Espacios, aparecerá un check más llamado Espacios Especí cos, mismo que debe activarse también. Al activar el check Espacios Especí cos, se debe ingresar al menú Edición Espacios Especí cos. Manual de Espacios - 17

18 Manual de Espacios - 18

19 1. Dar click en la ayuda en captura de la columna Espacio. Manual de Espacios - 19

20 1. Dar click sobre el espacio con el que se relacionará el artículo. 2. Dar click en Seleccionar. Manual de Espacios - 20

21 Como se observa, se agregó el espacio que se enlazará al artículo creado. 1.Dar click en Guardar y cerrar. 1. Nivel. Indica a qué nivel se requiere el control del espacio. El sistema sugiere Hora / Día. 2. % Sobreventa. Es el porcentaje donde se puede agotar el espacio y un poco más. por ejemplo, los hoteles sobrevenden reservaciones en temporada alta por los lugares que se llegan a cancelar. 3. De Hora. Marca el inicio de la Renta del espacio. Es importante iniciar desde las 00:30 hrs. 4. A Hora. Marca el nal de la Renta del espacio. Manual de Espacios - 21

22 4. A Hora. Marca el nal de la Renta del espacio. 5. Intervalo(Minutos). Indica el tiempo en minutos en que se puede volver a ocupar el espacio. 6. Dar click en el icono Guardar. Manual de Espacios - 22

23 Asignación de Activos Fijos a Espacios Ruta: Financiero Activos Fijos Nuevo 1. Movimiento. Seleccionar Asignación. 2. Moneda. Seleccionar pesos o la moneda que utilice la empresa. 3. Fecha Emisión. Fecha en la que se realiza el movimiento. 4. Espacio. Espacio al que se le asignará el activo jo. 5. Artículo / Serie. Clave y número de serie del artículo a asignar. 6. Al nalizar la captura de los datos, dar click en afectar para concluir el movimiento. Manual de Espacios - 23

24 Funcionalidad Manual de Espacios - 24

25 Renta de Espacio Ruta: Comercial Ventas Nuevo 1. Movimiento. Seleccionar Pedido. 2. Moneda. Seleccionar pesos o la moneda que maneje la empresa. 3. Fecha Emisión. Fecha en la que se genera el movimiento. 4. Cliente. Clave y nombre del cliente que rentará el espacio. 5. Almacén. Aunque el espacio es un servicio intangible y no se "almacena", el sistema exige que se seleccione algún almacén. 6. Al dar click en la ayuda en captura para seleccionar el artículo se despliega la siguiente ventana que muestra, a través de una matriz, el plan de producción distribución o control de los espacios asignados al artículo. 1. Seleccionar día en el calendario. 2. Dar clikc en Asignar. 3. Seleccionar la pestaña del espacio que se va a asignar. 4. Activar los checks de las horas en la que se utilizará el espacio. 5. Dar click en Aceptar. Manual de Espacios - 25

26 Manual de Espacios - 26

27 Automáticamente se muestra en el detalle de los artículos las horas que han sido reservadas. 1. Dar click en Afectar. Manual de Espacios - 27

28 Al afectar por primera vez, cambia el estatus a Pendiente y en el detalle agrega las columnas pendiente y a Afectar. 1. Dar click en afectar. Manual de Espacios - 28

29 1. Al afectar aparece una ventana de noti cación donde se debe seleccionar qué hacer con el pedido. En este ejemplo se seleccionó Geneara Nota (Venta Mostrador). 2. Dar click en Aceptar. 3. Al aceptar, surge una nueva ventana que pide que se indique la cantidad por la que se hará la nota. Seleccionar Todo el Pendiente. 4. Dar click en Aceptar. Manual de Espacios - 29

30 Se genera una nota en estatus Sin Afectar. 1. Dar click en afectar. Manual de Espacios - 30

31 Al aceptar aparecen los datos del cobro, seleccionar la forma de cobro y dar click en afectar. Se genera la nota en estatus por procesar en el módulo de Tesorería. Manual de Espacios - 31

32 Manual de Espacios - 32

33 Posición de Movimiento Ruta: Movimiento Menú Ver Posición del Movimiento Se puede observar que el movimiento Nota proviene de un pedido en el módulo de Ventas ya concluido (1) y deriva en una solicitud Depósito en el módulo de Tesorería por procesar (2). Manual de Espacios - 33

34 Temas relacionados Manual de Espacios - 34

35 Temas Relacionados Para mayor información consultar los siguientes manuales: Ventas. Tesorería. Activos Fijos. Manual de Espacios - 35

36 Errores Frecuentes Manual de Espacios - 36

37 is not a valid time Problema Este problema se presenta cuando se intenta asignar un horario a determinado espacio dentro de una venta. Solución Ruta: Cuentas Artículos Artículos Seleccionar Artículo Pestaña Espacios 1. De Hora. Seleccionar a partir de las 00:30 hrs. 2. Dar click en el icono guardar. Manual de Espacios - 37

38 Manual de Espacios - 38

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