PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA

Transcripción

1 Revisó: Líder Talento Humano Coordinación HSEQ Coordinación SYSO Aprobó: Vicerrector Académico Página 1 de 13 Fecha de aprobación: Noviembre 25 de 2011 Resolución No OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades y mecanismos para garantizar la comunicación interna y externa entre los diferentes niveles (profesores, visitantes, estudiantes, administrativos y comunidad en general) así como generar conciencia en lo correspondiente a sus funciones y responsabilidades en el cumplimiento de las políticas y objetivos del stema de Gestión Integrado. Este procedimiento aplica a la Comunidad Universitaria, visitantes y contratistas de la Universidad Industrial de Santander. NORMATIVIDAD Norma NTC OHSAS 18001:2007 Norma NTC ISO 9001:2008 Norma NTC GP 1000:2009 Norma NTC ISO 14001:2004 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Comunicación: Proceso mediante el cual se puede transmitir información de una entidad a otra. Al interior de una Institución la comunicación debe ser asertiva. UAA: Unidad Académico Administrativa. SGI: stema de Gestión Integrado SYSO: Seguridad y Salud Ocupacional Toma de conciencia: Grado de interiorización por parte del personal en cuanto a la importancia de las actividades o tareas que desarrolla en la organización y cómo estas contribuyen al logro de los objetivos del stema de Gestión Integrado Evento: Actividades relacionadas con congresos, encuentros, simposios, seminarios, entre otros.

2 PROCESO TALENTO HUMANO/ SUBPROCESO FORMACIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Página 2 de 13 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Las actividades de comunicación que se realizan para generar toma de conciencia en la comunidad universitaria estarán relacionadas con los siguientes temas: Funciones y responsabilidades en el cumplimiento de las políticas y objetivos del stema de Gestión Integrado Identificación y control de los peligros y riesgos asociados a las actividades que realizan Identificación y control de los aspectos e impactos ambientales significativos generados por las actividades, productos y servicios de la Universidad Consecuencias por desviarse de los procedimientos y de todos los beneficios asociados a un mejor desempeño en SYSO y Ambiental. El, el Coordinador del stema de Gestión Ambiental y el en consideración a la dinámica de los procesos evaluará la necesidad de actualización de la Matriz de Comunicación. En las porterías de visitantes, se dispondrá de una cartelera para la comunicación de los temas en Seguridad y Salud Ocupacional y Ambiental pertinentes al respaldo del carnet se identifican las rutas de evacuación de la Universidad. Las especificaciones para el ingreso de visitantes a los laboratorios de la universidad se encontrarán en cada uno de los Protocolos de Seguridad de los mismos. La socialización para los estudiantes de educación continua y no continua se realizará de acuerdo a lo definido en el Anexo 1. Matriz de Comunicaciones. La inducción para el docente y personal administrativo de planta de la universidad sobre el stema de Gestión Integrado(Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional y Ambiental) se incluye como uno de los requisitos necesarios para la posesión del cargo, de acuerdo a lo establecido en el Formato FTH.27 La inducción al docente cátedra o tutor sobre el stema de Gestión Integrado(Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional y Ambiental) debe ser realizada por el Jefe de la UAA a la que el docente se encuentre vinculado. NOTA: Para los eventos o actividades desarrolladas en el Auditorio Luis A. Calvo, el Coliseo Deportivo y el Auditorio Ágora de Ciencias Humanas, se presentará al inicio de cada evento un video o una presentación en Power Point para divulgar las políticas, peligros y riesgos asociados, aspectos e impactos, planes de emergencia, ruta de evacuación, clasificación de residuos y comportamientos seguros.

3 Página 3 de 13 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Identifica necesidad de comunicación 1. Identifica la necesidad de comunicar los temas sobre los stemas de Gestión de Calidad, Ambiental y/o Seguridad y Salud Ocupacional. Dirigida a docentes que se vinculan a la UIS? No 1 Pag. 4 DOCENTES 2. Selecciona información 2. Selecciona la información que considere apropiada y pertinente para ser divulgada al personal docente. (Anexo 1. Matriz de Comunicaciones). 3. Prepara material de apoyo 4. Entrega el formato FTH.27 Formato FTH Prepara el material de apoyo que se mostrará durante la presentación con base en la información seleccionada. 4. La División de Recursos Humanos entrega al docente que se vincula a la Universidad el formato FTH.27, donde se relacionan los documentos necesarios para la posesión del cargo. División de Recursos Humanos Documentos necesarios para posesión personal docente o administrativo profesional FTH Reporta a la Coordinación HSEQ la vinculación del docente 5. Reporta a la Coordinación HSEQ la vinculación del docente. Profesional Asuntos de Personal Docente 1

4 Página 4 de 13 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 6. Coordinar inducción del SGI 6. Coordina con el docente el día y hora de la capacitación del stema de Gestión Integrado. 7. Realiza la inducción del SGI al docente Requiere re-inducción? 2 Pág Realiza la inducción del stema de Gestión Integrado al docente que asume la posesión del cargo. Nota: La inducción al docente cátedra o tutor sobre el stema de Gestión Integrado(Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional y Ambiental) debe ser realizada por el Jefe de la UAA a la que el docente se encuentre vinculado. Profesionales de apoyo No Fin PERSONAL ADMINISTRATIVO 1 Dirigido a personal Administrativo que se vincula la UIS? 8. Selecciona información No 3 Pág Selecciona la información que considera apropiada y pertinente para ser divulgada al personal administrativo. (Anexo 1. Matriz de Comunicaciones). 9. Prepara material de apoyo 9. Prepara el material de apoyo que se mostrará durante la presentación con base en la información seleccionada. 2

5 Página 5 de 13 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE REFERENCIA Entrega formato FTH.26 o FTH.27 Formato FTH.26 o FTH La División de Recursos Humanos entrega al personal administrativo que se vincula a la Universidad el formato FTH.26, o FTH.27, según corresponda, donde se relacionan los documentos necesarios para la posesión del cargo. División de Recursos Humanos Documentos necesarios para posesión personal Administrativo no Profesional FTH.26 Documentos necesarios para posesión personal Docente o Administrativo Profesional FTH Reporta a la Coordinación HSEQ 12. Coordina con el personal administrativo la capacitación 11. Reporta a la Coordinación HSEQ la vinculación del personal administrativo. NOTA: el personal administrativo se vincula a través de contratación externa, coordina con el Operador Externo la inclusión de la información y el material de apoyo durante las jornadas de inducción anuales que se hacen al personal de contratación externa de la Universidad. 12. Coordina con el personal administrativo el día y hora de la capacitación del stema de Gestión Integrado. Profesional Asuntos de Personal Administrativo 13. Realiza Inducción No 13. Realiza inducción al personal administrativo nuevo. Profesional de apoyo SGI 2 Requiere re-inducción? 14. La re-inducción al personal docente y administrativo de la Universidad del stema de Gestión Integrado, se programa por medio del Subproceso de Formación de Personal, en las jornadas de capacitación realizadas en el plan de formación semestral. Profesional Formación de Personal 14. Realiza re-inducción SGI Fin 3

6 Página 6 de 13 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3 ESTUDIANTES 15. Selecciona información 15. Selecciona la información que considere apropiada y pertinente para ser transmitida al personal estudiantil Prepara material de apoyo 16. Con base en la información seleccionada en la actividad anterior, prepara el material de apoyo que se mostrará durante la presentación. Dirigido a estudiantes ingresan primera vez a la UIS? 17. Coordina inducción HSEQ 17. Coordina con Bienestar Estudiantil la inclusión de la información y el material de apoyo durante las jornadas de inducción al personal estudiantil que se vincula a la Universidad. Coordinador de Programas Educativos Preventivos 18. Realiza inducción 18. Realiza la inducción del stema de Gestión Integrado al personal estudiantil nuevo. Vicerrector Administrativo Estudiantes que requieren reinducción? 19. Programa las fechas de la Semana Universitaria 20. Realiza re-inducción 19. Programa la Semana Universitaria e informa a la Coordinación HSEQ para definir la actividad de re-inducción. 20. Realiza la inducción stema de Gestión Integrado al personal estudiantil nuevo. Profesional de Desarrollo Humano Profesional de apoyo SGI Facilitadores HSEQ Fin

7 Página 7 de 13 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4 PROVEEDORES Y CONTRATISTAS Dirigida a proveedores y contratistas? No 4 Pág Selecciona información 21. Selecciona la información que considere apropiada y pertinente para ser transmitida a los proveedores y contratistas, de acuerdo con lo definido en el Anexo 1. Matriz de Comunicaciones. 22. Prepara material 22. Con base en la información seleccionada en la actividad anterior, prepara el material de apoyo que se mostrará durante la presentación. 23. Entrega de material Fin 23. Entrega material preparado con la información seleccionado al proveedor y/o contratista, esta entrega es requisito obligatorio para la legalización del contrato. (Ver Anexo 1. Matriz de Comunicaciones) el contrato es por un valor superior o igual a 50 SMLMV, el responsable es la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión. el contrato es por un valor inferior a 50 SMLMV, el responsable es el Jefe de cada Unidad Académica y/o Administrativa que realiza la compra del bien y/o servicio. Director de Contratación y Proyectos de Inversión Jefe de UAA

8 Página 8 de 13 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5 VISITANTES 4 No Dirigida a visitantes? 24. Selecciona información y prepara material 24. Selecciona la información que considere apropiada y pertinente para ser transmitida a los visitantes y prepara el material de apoyo con base en la información seleccionada 25.Reporta el evento autorizado 25. La División de Planta Física a través del Supervisor o Jefe de la División deben reportar oportunamente a la Coordinación HSEQ, el evento y la fecha autorizada para el ingreso a las instalaciones de la UIS, con el objetivo de coordinar el proceso de difusión del SGI. Jefe de la División de Planta Física Supervisor El visitante participará de un evento? No Fin 26. Reporta el evento a la Coordinación HSEQ 27. Envía registro firmado a la Coordinación HSEQ 28.Garantiza en las porterías UIS la socialización del SGI 26. Reporta con anticipación a tres días hábiles el evento programado a la Coordinación HSEQ. 27.Envía el registro firmado por los visitantes que participaron del evento como evidencia de la difusión de la información suministrada por la Coordinación HSEQ a más tardar un día hábil siguiente de finalizado el evento. 28. Garantiza en las porterías de visitantes de la UIS la publicación y lectura de la información a socializar del stema de Gestión Integrado. NOTA: Todos los visitantes que ingresen a las instalaciones de la UIS portarán un carnet que contempla las rutas de evacuación. Jefe UAA Funcionario que coordina el evento Jefe UAA Funcionario que coordina el evento Supervisor Vigilante

9 Página 9 de 13 ANEXO 1. MATRIZ DE COMUNICACIONES MENSAJE TEMÁTICA RECEPTOR PÚBLICO VISITANTES CONTRATISTAS MEDIO ACCIÓN CARNET-RUTA EVACUACIÓN VIDEO INSTITUCIONAL CARTELERA EN PORTERÍA DE VISITANTES MANUAL DE REQUISITOS SYSO Y PARA CONTRATISTAS PÁGINA WEB EMISOR LÍDER PLANTA FÍSICA PERSONAL DE VIGILANCIA SUPERVISOR O JEFE DE SEGURIDAD QUE AUTORICE EL INGRESO DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y PROYECTOS DE INVERSIÓN INTERVENTOR DEL CONTRATO UAA PERIODICIDAD AL MOMENTO DEL INGRESO A LAS INSTALACIONES DE LA UIS Ó CUANDO SE AUTORICE EL INGRESO AL INICIO DE LA CONTRATACIÓN POLITICAS, OBJETIVOS, DIRECTRICES INSTITUCIONALES, CONSIGNAS DE EMERGENCIAS Y EVACUACIÓN OPS DEL PERSONAL QUE TRABAJA EN EL INTERIOR DE LAS INSTALACIONES DE LA UIS OPS QUE LABORA FUERA DE LAS INSTALACIONES DE LA UIS CAPACITACIÓN CARTILLAS PLEGABLES PÁGINA WEB (BANNER) INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN MATERIAL AUDIOVISUAL CORREO ELECTRÓNICO CARTILLAS PLEGABLES PÁGINA WEB (BANNER) INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN MATERIAL AUDIOVISUAL PLEGABLES PÁGINA WEB (BANNER) COORDINACIÓN HSEQ COORDINACIÓN SYSO COORDINACIÓN FACILITADORES HSEQ PROFESIONALES DE APOYO SYSO Y COORDINACIÓN HSEQ COORDINACIÓN SYSO COORDINACIÓN FACILITADORES HSEQ PROFESIONALES DE APOYO SYSO Y JEFE UAA VINCULACIÓN DE PERSONAL ANUALMENTE RE-INDUCCIÓN PERIODICAMENTE DE ACUERDO AL PLAN DE MEDIOS VINCULACIÓN DE PERSONAL DEL OPERADOR EXTERNO CAPACITACIÓN CARTILLAS PLEGABLES PÁGINA WEB (BANNER) INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN MATERIAL AUDIOVISUAL OPERADOR EXTERNO AL MOMENTO DE LA VINCULACIÓN DE PERSONAL

10 Página 10 de 13 ANEXO 1. MATRIZ DE COMUNICACIONES MENSAJE TEMÁTICA RECEPTOR PÚBLICO MEDIO ACCIÓN EMISOR PERIODICIDAD POLITICAS, OBJETIVOS, DIRECTRICES INSTITUCIONALES, CONSIGNAS DE EMERGENCIAS Y EVACUACIÓN ESTUDIANTES PREGRADO ESTUDIANTES DE EDUCACIÓN NO CONTINUA (POSGRADO, MAESTRÍA, DOCTORADO, POSTDOCTORADO) Y EDUCACIÓN CONTINUA( SEMINARIOS, DIPLOMADOS, CURSOS, ETC) CORREO ELECTRÓNICO PÁGINA WEB (BANNER) ENTRECABLES ACTIVIDADES LÚDICAS CAMPAÑAS (YO PROMUEVO- SEMANA UNIVERSITARIA- PIVU) CORREO ELECTRÓNICO PÁGINA WEB (BANNER) MATERIAL (PRESENTACIÓN EN POWER POINT) PLEGABLE COORDINACIÓN HSEQ COORDINACIÓN SYSO COORDINACIÓN FACILITADORES HSEQ PROFESIONALES DE APOYO SYSO Y COORDINACIÓN HSEQ COORDINACIÓN SYSO COORDINACIÓN FACILITADORES HSEQ PROFESIONALES DE APOYO SYSO Y INDUCCIÓN A ESTUDIANTES QUE INGRESAN AL PRIMER SEMESTRE Y PERIODICAMENTE DE ACUERDO AL PLAN DE MEDIOS ANUAL EN LA SEMANA UNIVERSITARIA EN LA PRIMERA CLASE AL INICIO DEL PERÍODO, NIVEL, CICLO, CURSO, ETC..POR PARTE DEL COORDINADOR Y DOCENTE PELIGROS Y RIESGOS ASPECTOS E IMPACTOS PLEGABLE CAPACITACIÓN PROCESO DE VALIDACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE MATRIZ COORDINACIÓN SYSO FACILITADORES HSEQ COORDINACIÓN PROFESIONALES DE APOYO SYSO Y ANUALMENTE GESTIÓN EN PROGRAMAS DE SYSO Y CAPACITACIÓN CARTILLAS PLEGABLES PÁGINA WEB (BANNER Y TIPS) INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN MATERIAL AUDIOVISUAL CORREO ELECTRÓNICO ACTIVIDADES LÚDICAS COORDINACIÓN HSEQ COORDINACIÓN SYSO COORDINACIÓN FACILITADORES HSEQ EQUIPO ANUALMENTE

11 Página 11 de 13 ANEXO 1. MATRIZ DE CANALES DE COMUNICACION MENSAJE TEMÁTICA RECEPTOR PÚBLICO MEDIO ACCIÓN EMISOR PERIODICIDAD (PERSONAL DE LABORATORIOS, DOCENTES, TÉCNICOS) DEL OPERADOR EXTERNO CAPACITACIÓN MATERIAL IMPRESO SOFTWARE INDUCCIÓN Y RE-INDUCCIÓN DE LABORATORIO (DOCENTE, TÉCNICO) VINCULACIÓN DE PERSONAL ANUALMENTE RE-INDUCCIÓN OPS HOJAS DE SEGURIDAD ESTUDIANTES CADA UNA DE LAS PRÁCTICAS DE LABORATORIO DOCENTE Y TÉCNICO DE ACUERDO A LA PRÁCTICA REALIZADA GESTOR DE RESIDUOS MATERIAL IMPRESO DEL LABORATORIO EQUIPO - PROGRAMA PGIR CADA VEZ QUE SE HACE RECOLECCIÓN DE SUSTANCIAS QUÍMICAS VISITANTES MATERIAL IMPRESO DE LABORATORIO (DOCENTE, TÉCNICO) CADA VEZ QUE SE AUTORICE EL INGRESO DE PERSONAL RESULTADOS DE ACCIDENTES E INCIDENTES DE TRABAJO Y/O ES- LECCIONES APRENDIDAS INFORMES A LOS INTERESADOS PÁGINA WEB INFORME DE INVESTIGACIÓN DEL INCIDENTE Y ACCIDENTE Y SYSO COORDINACIÓN DE SYSO COORDINACIÓN LÍDER SYSO LÍDER CUANDO SE PRESENTEN ACCIDENTES E INCIDENTES DE TRABAJO Y/O ES RESULTADOS DE INSPECCIONES INFORMES A LOS INTERESADOS COORDINACIÓN DE SYSO COORDINACIÓN CUANDO SE PRESENTEN HALLAZGOS

12 Página 12 de 13 ANEXO 1. MATRIZ DE CANALES DE COMUNICACION MENSAJE TEMÁTICA RECEPTOR PÚBLICO MEDIO ACCIÓN EMISOR PERIODICIDAD (PERSONAL DE LABORATORIOS, DOCENTES, TÉCNICOS) DEL OPERADOR EXTERNO CAPACITACIÓN MATERIAL IMPRESO SOFTWARE INDUCCIÓN Y RE-INDUCCIÓN DE LABORATORIO (DOCENTE, TÉCNICO) VINCULACIÓN DE PERSONAL ANUALMENTE RE-INDUCCIÓN OPS HOJAS DE SEGURIDAD ESTUDIANTES CADA UNA DE LAS PRÁCTICAS DE LABORATORIO DOCENTE Y TÉCNICO DE ACUERDO A LA PRÁCTICA REALIZADA GESTOR DE RESIDUOS MATERIAL IMPRESO DEL LABORATORIO EQUIPO - PROGRAMA PGIR CADA VEZ QUE SE HACE RECOLECCIÓN DE SUSTANCIAS QUÍMICAS VISITANTES MATERIAL IMPRESO DE LABORATORIO (DOCENTE, TÉCNICO) CADA VEZ QUE SE AUTORICE EL INGRESO DE PERSONAL RESULTADOS DE ACCIDENTES E INCIDENTES DE TRABAJO Y/O ES- LECCIONES APRENDIDAS INFORMES A LOS INTERESADOS PÁGINA WEB INFORME DE INVESTIGACIÓN DEL INCIDENTE Y ACCIDENTE Y SYSO COORDINACIÓN DE SYSO COORDINACIÓN LÍDER SYSO LÍDER CUANDO SE PRESENTEN ACCIDENTES E INCIDENTES DE TRABAJO Y/O ES RESULTADOS DE INSPECCIONES INFORMES A LOS INTERESADOS COORDINACIÓN DE SYSO COORDINACIÓN CUANDO SE PRESENTEN HALLAZGOS

13 Página 13 de 13 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Noviembre 25 de 2011 Creación del documento 2 Febrero 06 de 2012 Inclusión del Formato FTH.26 en el diagrama de flujo