PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CAMBIO DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Transcripción

1 Página 1 de 5 Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Seguridad y Salud en el Trabajo Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Septiembre 14 de 2016 Resolución No OBJETIVO ALCANCE Establecer la metodología apropiada para evaluar y controlar el impacto que los cambios internos o externos puedan generar sobre la seguridad y salud en el trabajo en la Universidad Industrial de Santander. Aplica a todas Unidades Académico Administrativas que requieran alguna transformación y/o cambios que sobrevengan con ocasión de sus actividades propias y que puedan afectar la Seguridad y la Salud en el Trabajo del personal de planta, docentes cátedra, tutores, contratistas, estudiantes y visitantes de la Universidad Industrial de Santander en su Campus Central, Facultad de salud UIS, Sede UIS Guatiguará, Sede UIS Bucarica, Sedes Regionales UIS y demás sitios de trabajo donde la Universidad preste sus servicios. NORMATIVIDAD Ver matriz de Requisitos Legales - FTH.108 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Cambio: Modificación de un proceso, instalación, equipo o maquinaria (incluye nueva adquisición), que pueda alterar las condiciones de seguridad y salud en el trabajo de manera significativa. Cambio Interno: Introducción de nuevos procesos, cambios de métodos de trabajo, cambio en instalaciones, cambio de maquinaria, equipos o herramientas y cambio de mobiliario. Cambio Externo: Cambio en la Legislación y evolución del conocimiento en seguridad y salud en el trabajo Gestión del Cambio: Aplicación sistemática de procesos y procedimientos para identificar peligros, evaluar, controlar y monitorear el impacto en la seguridad y la salud en el trabajo de los cambios y nuevos proyectos. Identificación del peligro: Proceso para establecer si existe un peligro y definir las características de éste. IPVR: Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de Los Riesgos y Determinación de Controles.

2 Página 2 de 5 UAA: Unidades Académico Administrativa UAA ejecutora del cambio: Unidad académico-administrativa responsable de la implementación, desarrollo y entrega del cambio o nuevo proyecto. UAA usuaria del cambio: Unidad académico-administrativa que recibirá el cambio o nuevo proyecto para su uso final. COPASST: Comité paritario de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST: Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud el Trabajo SST: Seguridad y Salud en el Trabajo CONSIDERACIONES La UAA Usuaria del cambio, será la responsable de identificar el cambio y antes de recibir, implementar o utilizar el cambio, reportarlo en el formato autorización del cambio al subproceso de SST para su respectiva gestión coordinada. El cambio identificado debe alterar las condiciones de seguridad y salud en el trabajo de manera significativa en el área donde se implementará. Los encargados de controlar el cumplimiento del presente procedimiento y los compromisos adquiridos como producto de la gestión del cambio, serán el Coordinador SST, su equipo de trabajo, los directores de cada UAA, el facilitador o encargado HSEQ y el COPASST. Los contratistas o subcontratistas, podrán, cumpliendo con la legislación en SST que les aplique, manejar su propia metodología de gestión del Los funcionarios de las UAA y/o el COPASST, podrán informar en el formato autorización de cambio, al Subproceso de SST cualquier cambio que consideren pueda comprometer la Seguridad y la Salud de los trabajadores, junto con las respectivas recomendaciones para su posible eliminación o control, con el fin de que se estudien e implementen según sea el caso.

3 Página 3 de 5 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Identifica y registra el tipo de cambio autorización del cambio 1. Identifica y registra el tipo de cambio en el formato FTH.156 y lo comunica al subproceso SST. UAA Usuaria del cambio autorización del A El cambio comunicado puede alterar las condiciones de SST? SI 2. Identifica los peligros, evalúa los riesgos y establece controles solicitud y autorización del cambio NO 2. Determina el impacto del cambio en las condiciones de Seguridad y Salud en el Trabajo de la UAA usuaria del Si el cambio comunicado puede alterar las condiciones de seguridad y salud en el trabajo de manera significativa en el área donde se implementará, identifica los peligros y evalúa los riesgos que se puedan generar por el cambio, establece los respectivos controles para su eliminación o mitigación según el Procedimiento PTH.21, registra la información en el formato FTH.156 y socializa a la UAA usuaria del cambio para su aprobación; de lo contrario da las recomendaciones en materia de SST a que haya lugar y da por terminado la implementación del procedimiento. Facilitador HSEQ o el delegado de la UAA usuaria del cambio/ Equipo SST con el apoyo del COPASST autorización del PTH.21 Procedimiento de IPVR Emite las recomendaciones en materia de SST 3. Autoriza el cambio y controles FIN 3. Autoriza el cambio y los controles establecidos para la gestión de los riesgos. Líder /Ordenador del Gasto UAA/ Usuaria del cambio autorización del 1

4 Página 4 de 5 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 4. Actualiza el Plan de Capacitación Anual y el Plan de Trabajo Anual en SST 4. Teniendo en cuenta el numeral 2 del formato FTH.156 Registro de autorización del cambio, se debe actualizar el Plan de Capacitación Anual en SST y el Plan de Trabajo Anual en SST, con los controles de gestión del cambio según el caso. Equipo SST autorización Del 5. Implementa y realiza seguimiento a los controles. 5. Implementa y realiza seguimiento a los controles establecidos para la gestión del cambio, y comunica resultados al subproceso SST. Facilitador HSEQ de la UAA Usuaria del cambio o su delegado. autorización Del Los Controles fueron eficaces? NO A Pág. 3 SI 6. Actualiza la Matriz de IPVR. 6. Valida la información, si los controles fueron eficaces, actualiza la Matriz de IPVR y realiza seguimiento según Procedimiento IPVR PTH.21. De lo contrario vuelve a la actividad 2. Equipo SST autorización del cambio FIN

5 Página 5 de 5 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Septiembre 14 de 2016 Octubre 19 de 2017 Creación del Documento Se modificó la definición de cambio y la primera consideración. Se cambio la descripción de la actividad 2 y se incluye el delegado" a la descripción del responsable. Se modificó el nombre del formato de Procedimiento de gestión del Cambio a Procedimiento de gestión del Cambio de la Seguridad y Salud en el Trabajo