PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DESPACHADA

Transcripción

1 Revisó: Director de Certificación y Clasificador de Aprobó: Rector Página 1 de 11 Fecha de aprobación: viembre 29 de 2007 Resolución Nº 1843 OBJETIVO ALCANCE Entregar las comunicaciones oficiales tanto dentro como fuera de la Universidad a su respectivo destinatario en un tiempo óptimo. Aplica a todos los documentos que deben ser despachados dentro y fuera de la Universidad Industrial de Santander. NORMATIVIDAD Acuerdo. 060 (30 de Octubre de 2001). Archivo General de la Nación. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Oficial: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. : Son todas las comunicaciones que no generan tramite para la Universidad. Se consideran como tal: - Todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la Universidad a título personal, citando o no el título del funcionario. - Aquellas dirigidas a un funcionario de la Universidad, cuando éste no ocupa un cargo administrativo. - Aquellas dirigidas a un Jefe de una UAA sin especificar el cargo que ocupa en la Universidad

2 Página 2 de 11 DEFINICIONES Despachada: Es aquella que se produce en la Universidad para ser enviada entre Unidades Académicas Administrativas (UAA) o fuera de la Universidad, como por ejemplo: comunicaciones oficiales, revistas, afiches de eventos, seminarios, entre otros. Despachada Externa: Es aquella correspondencia que tiene como destino una persona o entidad localizada fuera de la Universidad. Despachada Interna: Es aquella que tiene como destino una UAA dentro de la Universidad y los organismos que operan dentro de ella. DCGD: Dirección de Certificación y. Radicación de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, la Universidad asigna un número consecutivo, a las comunicaciones producidas o recibidas dejando constancia de la fecha y hora de envío o de recibo, con el propósito de oficializar su tramite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. Registro de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, la Universidad ingresa en su sistema informatico de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona y/o entidad destinataria o remitente, nombre o código de la (s) dependencia (s) competente (s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y Tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. UAA: Unidad Académica y/o Administrativa.

3 Página 3 de 11 CONSIDERACIONES Toda la correspondencia que sea enviada a la Dirección de Certificación y para ser entregada a las diferentes empresas de correo debe estar acompañada del Formato Envío de FGD.08 donde se especifica el tipo de correspondencia y el tipo de servicio que se va a utilizar. Todo envío internacional requiere carta de responsabilidad (Formato FGD.34) Los recorridos realizados por los mensajeros para la entrega de la correspondencia son establecidos previamente. Para aquellos casos en que el recorrido o la entrega a través de los operadores de la universidad no sea oportuno, la UAA podrá hacer la entrega directamente diligenciando el Formato FGD.35 Las comunicaciones oficiales tramitadas por la Oficina Jurídica son prioritarias, tanto para las Unidades Gestoras como para la Unidad de, por lo tanto su trámite debe ser inmediato. REQUISITOS PARA LA RADICACIÓN: 1. La carta debe elaborarse en original y dos copias; el original va para el destinatario, la primera copia queda para el consecutivo de correspondencia despachada y la segunda copia se devuelve a la UAA que la originó para ser archivada en la carpeta correspondiente. 2. Tanto el original como la primera copia de la carta, deben estar firmadas por el Jefe de la UAA remitente, no se acepta fasimil. 3. Se deben elaborar las copias adicionales anunciadas. 4. En la parte superior izquierda de la carta debe escribirse el código de la UAA que la está originando. Luego de un espacio doble, se escribe la ciudad, seguido de una coma y sin fecha. La fecha se coloca en la Dirección de Certificación y en el momento de realizar la radicación.

4 Página 4 de 11 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I, o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página INICIO 1. Elaboración de correspondencia 1. Elaboran la correspondencia a ser despachada. UAA La correspondencia será enviada por la chuspa? 2. Recibe documentación en la Ventanilla A Pág.5 2. Recibe la documentación directamente en la ventanilla de correspondencia despachada de la DCGD. 3. Organización de correspondencia en las chuspas 3. Organizan la correspondencia en las chuspas para ser entregada a los mensajeros en el horario establecido. UAA 4. Recogen las chuspas 4. Recogen la chuspa de cada UAA de acuerdo a los recorridos establecidos. Listado de Recorridos 5. Recibe la Documentación a ser despachada 5. Recibe los documentos que van a ser despachados tanto interna como externamente. 6. Clasifica los documentos 6. Clasifica los documentos correspondencia y comunicación oficial. 1

5 Página 5 de 11 1 Los documentos son órdenes de la División Financiera o de la Sección de Presupuestos? 7. Registra la orden 7. Registra en el formato, datos relacionados con el remitente y el destinatario. Planilla de envío de correspondencia División Financiera- Sección Presupuesto FGD.11 A 8. Entrega los documentos Es una Comunicación Oficial? B Pág.7 8. Entrega los documentos a los Auxiliares de Archivo y Gestión documental. Despachada y Recibida) 9. Verifica si cumple con los requisitos 9. Verifica que la comunicación cumple con los requisitos para su radicación. Cumple con los requisitos de radicación? C Pág.6 2

6 Página 6 de Devuelve a la UAA que lo origino FIN 10. el documento no cumple con los requisitos de radicación, lo devuelve a la UAA que lo originó, con un formato que indica el motivo de su devolución. Devolución de correspondencia interna FGD.10 C 11. Revisa la TRD de la UAA 11. Se revisa la TRD de UAA para verificar el código respectivo TRD de la UAA Sí El tema se encontró en la TRD de la UAA 12. Informa a la DCGD 13. Radica el Documento 12. Informa a la DCGD para orientar el caso especifico. 13. Procede a realizar Radicación, la cual consiste: Colocar el número consecutivo, código de la serie y fecha de radicación; se deja copia del documento para su conservación. El usuario retira el documento original? D Pág Diligencia el formato el documento original lo retira el usuario por ventanilla, se diligencia el formato FGD.35. el documento pertenece a Sec Gral, Oficina Jurídica y Rectoría, diligencia formato FGD.37 Control de radicada, despachada y recibida no enviada por GD FGD.35 Envío Especial FGD.37

7 Página 7 de 11 3 FIN D Se va a despachar externamente Sí E Pág.8 B 15. Entrega los documentos 15. Entrega los documentos al Gestión Documental (Clasificación) 16. Organiza los documentos y los introduce en las chuspas 16. Organiza los documentos en los casilleros de cada UAA, los introduce en las chuspas respectivas y entrega a los mensajeros. El documento es recomendado? Sí 17. Diligencia el formato 17. el documento es recomendado, se diligencia es respectivo formato. Formato Planilla de Entrega de Recomendados FGD Realizan los respectivos recorridos 18. Realizan los respectivos recorridos para la entrega de los documentos. Listado de Recorridos 4

8 Página 8 de 11 4 El documento Pertenece a Sede UIS Guatiguará? Sí 19. Diligencia el formato El documento pertenece a Control Interno Disciplinario? 19. el documento va para la sede UIS Guatiguará se diligencia el respectivo formato Control de envío de correspondencia sede UIS-Guatiguará «Administración Guatiguará, Cinbin y Cintrop» FGD Diligencia el formato 20. el documento pertenece a Control Interno Disciplinario se diligenciará el respectivo formato. Prueba de Entrega de FGD.27 FIN E 21. Verifica el soporte de envío 21. Verifica que la UAA ha diligenciado el formato de envío de correspondencia para asignar el respectivo operador. Envío de FGD.08 El documento requiere Carta de Responsabilidad? 5 F Pág.9

9 Página 9 de Verifica su anexo 22. el documento requiere carta de responsabilidad se verifica el anexo respectivo. Carta de Responsabilidad FGD.34 F 23. Introduce el original en el sobre y coloca el sello 23. Introduce el original en el sobre, y le coloca el sello que identifica el tipo de servicio de correo que se utilizará y entrega a los. Las copias tienen el siguiente trámite: Una copia se devuelve a la UAA que la originó, para archivarla en la serie correspondiente de acuerdo a lo estipulado en las Tablas de Retención Documental. Otra copia se deja en la DCGD para conformar el consecutivo. 24. Registran la información de los despachos 24. Registran la información de los despachos. Registro de Urbana Despachada 25. Elaboran guías y planillas 25. Diligencian las guías y planillas de los correos a despachar por cada empresa y entregan los sobres al (Clasificación) Guías y planillas según corresponda a cada una de las diferentes empresas de correo 26. Envía relación en el Formato envío de, a la DCGD. 26. Envía mensualmente la relación de los correos despachados a la DCGD. Formato envío de FGD Entrega los sobres a la empresa correspondiente 27. Entrega los sobres a la empresa correspondiente y se diligencia el formato correspondiente. Control de Empresas de Mensajería Externa FGD.29 6

10 Página 10 de Entrega las copias de los documentos radicados del día a la DCGD 28. Entrega los documentos radicados del día al auxiliar encargado de la DCGD. 29. Realiza el Escaneo y el registro 29. Se escanean los documentos y se registran los datos tales como Número de radicación, Fecha, mbre del remitente, mbre de destinatario y Código de la serie o subserie asignada para su almacenamiento en el software Docu-ware. (Registro) Guía para el registro de documentos radicados GGD Consulta de los documentos radicados 30. Consulta de los documentos redicados (Registro) Formato Consulta de Despachada y Recibida FGD Entrega las copias de los documentos radicados del día a la DCGD 31. Una vez terminado el proceso de Despachada y finalizado el mes los auxiliares de y Mensajería reportan el informe respectivo. (Registro) Formato Informe Mensual de Despachada Interna FGD.12 Formato Informe Mensual de Despachada Externa FGD Recepciona y registra las devoluciones del operador de correos 32. el operador de correos posteriormente devuelve el documento por falta de información acerca del destinatario, se recepciona y se diligencia el formato correspondiente. Formato Externa devuelta por Empresas de Mensajería FGD.25 FIN

11 Página 11 de 11 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 viembre 29 de 2007 Creación del Documento 2 Octubre 09 de 2008 Modificación al contenido 3 Octubre 29 de 2008 Modificación al contenido 4 5 Julio 18 de 2014 Agosto 19 de 2015 Inclusión consideraciones de envios internacionales y prioridad de las comunicaciones oficiales tramitadas por la oficina juridica. Creación de nuevas actividades de revisión, verificación y calsificación para fortalecimiento del procedimiento. Para dar mayor claridad al procedimiento se modifica la actividad 13, además se incluyen las actividades 7, 14, 17, 19, 20, 21, 28, 29, 30 y 31 para agregar mayor detalle. Se referencian los documentos: FGD.06, FGD.11, FGD.12, FGD.21, FGD.24, FGD.25, FGD.27, FGD.29, FGD.34, FGD.35, FGD.36, FGD.37, GGD.02 y Registro de Urbana Despachada