Ventanilla Única de Correspondencia Módulo de Correspondencia SEVENET. Subtítulo
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- Soledad Castillo Rivas
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1 Ventanilla Única de Correspondencia Módulo de Correspondencia SEVENET Subtítulo Bogotá 2016
2 Cómo solicitar usuario Comunicarse con la Oficina de Gestión Documental o la Ventanilla Única de Correspondencia, en las exts , con el fin que le sea asignado vía correo electrónico el usuario y clave.
3 Cómo ingresar a SEVENET Link: docusevenet/inicio/index.php Ingresa usuario y clave
4 Módulo de Correspondencia Bandejas de Correspondencia (Personal):
5 Estados de la correspondencia Bandejas de Correspondencia (Personal)
6 Usabilidad Tipos de correspondencia Correspondencia Personal Correspondencia Recibida Correspondencia Interna Correspondencia Despachada Correspondencia de Carácter Académico
7 Usabilidad Son aquellas comunicaciones que se reciben en la Institución a título personal y cuyo contenido interesa únicamente al destinatario. Tipos Extractos bancarios, de cesantías, de tarjetas de crédito, etc. Facturas Invitaciones Material publicitario Los funcionarios no deben utilizar la dirección de la institución para este tipo de correspondencia. Si se presentan estos casos no se abrirá la correspondencia; únicamente se marcará con el sello radicador, si se identifica su dependencia se procederá a distribuir a los destinatarios, sin que ello implique responsabilidad alguna a los funcionarios de la ventanilla única de correspondencia o de la Institución.
8 Correspondencia Recibida Se entiende como todo documento recibido por la Fundación Universitaria Los Libertadores, que activa un trámite administrativo. Proceso Radicador Radica en Sevenet Envía por correo electrónico Visualización y Tramite de usuario Ventanilla Única de Correspondencia Entrada Distribución Física Mensajero Interno 3 Recorridos
9 Correspondencia Interna Son las comunicaciones que se producen entre dependencias. Proceso de Radicación Usuario Sevenet 2. Imprimir y firmar comunicado 3. Diligenciar el formulario de Sevenet de correspondencia interna y Indicar el número de radicado en lápiz- sobre el documento 4. Direcciona el comunicado a otro USUARIO DE SEVENET 5. Enviar documento a la ventanilla de correspondencia 1.Generar comunicado Usuario Final Nota: Es importante que al realizar la radicación por el sistema Sevenet, no se deben generar copias o planillas de recibido, ya que la trazabilidad de la comunicación queda por el sistema.
10 Correspondencia Interna Ventanilla Única de Correspondencia 1. Abrir las carpetas e identificar los tipos de correspondencia 2. Verifica el radicado en Sevenet 3.Imprime rótulo y captura imagen asociada al Radicado 4. Distribuye por recorrido interno Distribución Física Mensajero Interno 3 Recorridos Interna Despachada
11 Correspondencia Despachada Hace referencia a todas aquellas comunicaciones que la Institución remite a terceros. Proceso de Radicación Usuario Sevenet 1.Generar comunicado 2. Imprimir y firmar comunicado 3. Diligenciar el formulario de Sevenet de correspondencia Despachada 4. Direcciona el comunicado DESTINATARIO SEVENET 5. Enviar documento a la ventanilla de correspondencia Usuario Final
12 Correspondencia Despachada Copia Radicador Devuelve a la dependencia copia por recorrido Verifica el No. de Radicado por Sevenet e imprime rotulo Las dependencias entregan el sobre abierto con el original y copia para asignar el código de barras. Las dependencias solicitan a la Ext 4113, guías para los envíos sea Nacional o Internacional, por recorrido interno se entregan. El sobre debe estar marcado en su parte inferior y pegada la guía en la parte superior
13 Gracias
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