GUÍA DE ENTREGA Y RECOLECCIÓN DE CORESPONDENCIA

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1 GUÍA DE ENTREGA Y RECOLECCIÓN DE Página 1 de 12

2 Tabla de contenido CARACTERÍSTICAS ENTREGA DE CORRESPONDENCIA DE VENTANILLA (RECEPCIÓN) HORARIO DE RECOLECCIÓN DE CORRESPONDENCIA DE RECEPCIÓN CONTENIDO DE LA RELACIÓN DE ENTREGA POR CADA ÁREA Contenido de la relación cuando se entrega a cada funcionario Contenido de la relación cuando se entrega a un funcionario encargado del área QUÉ PASA SI EL FUNCIONARIO NO FIRMA LA RELACIÓN? HORARIO DE LOS RECORRIDOS DE ENTREGA RECOLECCIÓN Y ENTREGA DE CORRESPONDENCIA INTERNA (A NIVEL LEASING BOGOTA O LEASING BOGOTA Y SUCURSALES) CONTROL DE LA CORRESPONDENCIA HORARIO DE LAS ENTREGAS RECOLECCIÓN Y ENTREGA DE CORRESONDENCIA O DILIGENCIAS EXTERNAS ORDEN DE TRANSPORTE Manejo de las copias de órdenes de transporte ORDEN DE SERVICIO Manejo de las copias de órdenes de servicios HORARIO DE RECEPCIÓN DE ÓRDENES DE TRANSPORTE O SERVICIO QUÉ SE HACE CON LAS ÓRDENES DE TRANSPORTE O SERVICIO? Hoja de control de entrega individual ASPECTOS A TENER EN CUENTA CONTROL DEL DOCUMENTO E HISTORIA DE CAMBIOS Página 2 de 12

3 CARACTERÍSTICAS OBJETO Describir las políticas y procedimientos que maneja DOMESA para hacer la entrega de la correspondencia ALCANCE Aplica para la oficina principal y las sucursales. DUEÑO Jefe de Recursos Humanos y Administrativos SOFTWARE Y HARDWARE Página 3 de 12

4 1 ENTREGA DE CORRESPONDENCIA DE VENTANILLA (RECEPCIÓN) 1.1 Horario de recolección de correspondencia de Recepción El oficial de DOMESA recoge la correspondencia en recepción a las 8:00 Y 11:00 AM; posteriormente imprime la relación de entrega de éstos documentos por cada área. 1.2 Contenido de la relación de entrega por cada área La relación contiene: Número de radicado de cada documento Fecha y hora de ingreso Nombre del remitente Ciudad de origen Nombre del destinatario Fecha en la que el oficial esta haciendo la entrega. Nota: Debe ser firmada por cada funcionario en el momento que reciba su correspondencia a conformidad. En algunas áreas la correspondencia es recibida por una única persona encargada, y en otras es necesario entregarla directamente a cada funcionario Contenido de la relación cuando se entrega a cada funcionario En el caso de entregar la correspondencia a cada funcionario: Contenido de la relación cuando se entrega a un funcionario encargado del área En caso de entregar la correspondencia a un funcionario encargado por área: Página 4 de 12

5 1.3 Qué pasa si el funcionario no firma la relación? Entonces la correspondencia no le será entregada y se le informará al jefe inmediato la situación. 1.4 Horario de los recorridos de entrega Los recorridos de entrega son realizados a las 8:30 y 11:30 de la mañana, y en horas de la tarde a las 2:30 y 4:30. Página 5 de 12

6 2 RECOLECCIÓN Y ENTREGA DE CORRESPONDENCIA INTERNA (A NIVEL LEASING BOGOTA O LESING BOGOTA Y SUCURSALES) 2.1 PROCESO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA DESDE LAS SUCURSALES A LA PRINCIPAL 2.2 Control de la correspondencia La correspondencia interna enviada a través de DOMESA será controlada por medio de stickers y planillas de registro. Página 6 de 12

7 Cada documento o sobre enviado deberá tener el sticker (leasbol) con su respectivo consecutivo, y solo se entregara al oficial de DOMESA una vez diligenciada la planilla de registro y éste la haya firmado. La planilla de registro deberá tener la fecha de envío, el destinatario y la firma del oficial de DOMESA que ha recibido el documento. 2.3 Horario de las entregas La entrega de documentos en la oficina de Bogotá se realizará en el recorrido siguiente a su recogida. En el caso de la correspondencia enviada a sucursales se enviará diariamente a las 5:30 de la tarde a través del courrier de la compañía, y ésta deberá llegar a su destino el día siguiente máximo a las once de la mañana. Los recorridos de recolección y entrega son realizados a las 8:30 y 11:30 de la mañana, y en horas de la tarde a las 2:30 y 4: Precinto de seguridad Es muy importante que al enviar tulas por correo nacional, registre el número del precinto de seguridad en la orden de envío del courrier de la compañía. Para su posterior verificación 2.5 Contenido de las tulas CADA TULA DEBE INCLUIR DENTRO: Una planilla en donde se indiquen los documentos contenidos en la tula. Para verificar que efectivamente estos llegaron completos. Página 7 de 12

8 3 RECOLECCIÓN Y ENTREGA DE CORRESONDENCIA O DILIGENCIAS EXTERNAS 3.1 Orden de transporte La correspondencia enviada fuera de la compañía debe ser soportada por la orden de transporte, la cual debe ser diligenciada por cada funcionario y anexada al sobre a enviar. IMPORTANTE: El número de teléfono de los destinatarios ubicados fuera de Bogotá debe estar también escrito de forma clara en la parte exterior del sobre enviado, ya que el courrier por el que se envía la correspondencia realiza seguimiento telefónico a la persona en caso de que ésta no se encuentre en el lugar de entrega. Si los sobres no llevan el teléfono, entonces el mensajero hará automáticamente la devolución del paquete, lo cual demorará entre uno o tres días, dependiendo de la ubicación del lugar Manejo de las copias de órdenes de transporte Las órdenes de transporte tienen tres copias, una blanca, una azul y otra rosada: La copia azul la debe conservar el funcionario como control sobre los servicios de DOMESA Las otras dos copias deben ser entregadas al oficial para facilitar su gestión de entrega. Página 8 de 12

9 3.2 Orden de Servicio En el caso de que se necesite que el mensajero recoja algún documento o paquete fuera de la compañía el funcionario debe diligenciar la orden de servicio y entregarla al oficial de DOMESA cuando éste haga su recorrido Manejo de las copias de órdenes de servicios Las órdenes de servicio tienen tres copias, una amarilla, una blanca y otra rosada: La copia blanca la debe conservar el funcionario como control sobre los servicios de DOMESA Las otras dos copias deben ser entregadas al oficial para facilitar su gestión de entrega. 3.3 Horario de recepción de órdenes de transporte o servicio La orden de transporte o de servicio se recibe máximo a las 10:00 AM o a las 3:00 PM. Ya que diariamente se hacen únicamente dos recorridos motorizados. Si el mensajero no encuentra a la persona especifica a la que se le debe entregar o recoger el documento o el lugar de entrega esta vacío, llama inmediatamente al coordinador de DOMESA para que éste contacte al funcionario que envió el documento o solicito el servicio y consulte el paso a seguir (dejar la correspondencia en el buzón, dejarla con otra persona, volver luego...) Página 9 de 12

10 3.4 Qué se hace con las órdenes de transporte o servicio? La información consignada en la orden de transporte o de servicio es ingresada al sistema de DOMESA, para generar la hoja de ruta (hoja transporte de documentos) por la cual se le establece al mensajero motorizado el recorrido a realizar y los documentos a entregar. Al final de día el mensajero motorizado entrega las copias de las órdenes de servicio o de trasporte con la respectiva firma de la persona que lo atendió en su diligencia. Éstas ordenes se comparan frente a la hoja de ruta que se planteo al inicio del día y se supervisa que todas los encargos fueron realizados. Al día siguiente del envió de la orden de transporte por parte del funcionario, se le entregará la copia rosada de la respectiva orden con la firma y sello de recibido y la fecha y hora de entrega. Si el envió es fuera de Bogotá, la entrega de éste comprobante dependerá del courrier y sus tiempos de repuesta (de 24 a 72 horas según la ubicación del destino). En el caso de las órdenes de servicio se le entregará al funcionario la copia rosada junto con los documentos o paquetes que se hayan recogido. Es importante aclarar que este servicio solo se presta a nivel Bogotá Hoja de control de entrega individual Cuando el funcionario reciba los comprobantes de entrega y su respectivo paquete si es el caso, deberá firmar la hoja de control de entrega individual asegurando el cumplimiento a satisfacción de su solicitud. Página 10 de 12

11 4 Aspectos a tener en cuenta Los recorridos de recogida y entrega de correspondencia duran aproximadamente 40 minutos, por lo que el oficial de DOMESA no estará en todos los puestos simultáneamente atendiendo solicitudes, si no que lo hará en un intervalo de tiempo. La hora de inicio de los recorridos si está especificada. Los oficiales de DOMESA no realizan diligencias de tipo personal a los funcionarios de la compañía. Los formatos de orden de transporte, de orden de servicio y los stickers y la planilla de registro, para el caso de correspondencia interna, son suministrados por el coordinador de DOMESA según solicitud de cada área. Es importante que cuando se solicite un servicio de recogida de documentos éstos ya estén listos cuando el mensajero pase por ellos, ya que de no ser así se atrasará el recorrido general y se verán afectados todos los funcionarios que solicitaron entrega o recogida de correspondencia externa. Los oficiales de DOMESA solo responderán por la correspondencia que ha sido entregada en sus manos y de la cual hay soporte de entrega por alguno de los medios mencionados durante esta guía; no se harán responsables por documentos o solicitudes que se dejen en la ventanilla de su departamento mientras ellos no estén. Página 11 de 12

12 CONTROL DEL DOCUMENTO E HISTORIA DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción de Cambios Elaborado por Aprobado por 01 28/12/09 Versión inicial Nathalia Prada Hernández Analista de procesos Paola Velandia Jefe de Recursos Humanos y Administrativos Página 12 de 12