PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA

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1 Departamentos Página 1 de 5 PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA

2 Departamentos Página 2 de 5 1. PROPOSITO Describir las actividades que se realizan para gestionar la correspondencia recibida y enviada de los Departamentos y de la Oficina de de la Facultad. 2. ALCANCE El presente Procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula (Comunicación con el cliente) de la Norma ISO 9001:2008. El procedimiento se aplica a todos los Departamentos de la de la Universidad de Chile. 3. PROCEDIMIENTOS Y/O DOCUMENTOS RELACIONADOS Nombre del Procedimiento: Control de Documentos. Control de Registro. Solicitud de Certificados. 4. DEFINICIONES 4.1 Correspondencia recibida: Sobres de la Facultad o de otras Facultades, de otras Universidades u otras reparticiones y servicios públicos, facturas y revistas científicas 5. RESPONSABILIDADES 5.1 La responsabilidad por el cumplimiento del procedimiento recae sobre Encargado de Oficina de, Secretarias y estafetas de los Departamentos, Secretaria de Estudios, Secretaria Docente de Secretaria de Estudios.

3 Departamentos Página 3 de 5 6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO INGRESO CORRESPONDENCIA INTERNA EN LOS DEPARTAMENTOS 6.1 La correspondencia se Ingresa al libro de correspondencia por fecha y se distribuye a quien corresponde o se deja en los casilleros correspondientes de los docentes. 6.2 Las circulares internas, resoluciones, se archiva copia física y se informan por correo electrónico cuando corresponda. 6.3 Si llegan paquetes o entregas de mayor volumen se avisa directamente al docente o a quien corresponda. 6.4 Se debe procurar llevar la firma de retiro de la correspondencia. EGRESO DE CORRESPONDENCIA INTERNA EN LOS DEPARTAMENTOS 6.5 La secretaria del departamento envía la correspondencia por fecha a través del libro de correspondencia 6.6 Puede ser entregado por la secretaria o estafeta, y se solicita firma de recepción en el libro de correspondencia. 6.7 Si la correspondencia no es recepcionada por el interesado, puede ser entregada a otro funcionario que pertenezca al área correspondiente, solicitando nombre y firma de recepción. OFICINA DE PARTES INGRESO CORRESPONDENCIA INTERNA EN LOS DEPARTAMENTOS 6.8 La correspondencia que llega a la oficina de de la Facultad se le coloca timbre de la oficina de y fecha de recepción, luego se Ingresa al libro de correspondencia del departamento al cual está dirigido y se deja en el casillero correspondiente a cada departamento (un libro por cada departamento). 6.9 El estafeta o funcionario de cada departamento pasa dos veces al día a oficina de para retiro de correspondencia, si corresponde. Estafeta firma el libro de correspondencia. (No debe recepcionar correspondencia de quienes ya no están en la Facultad.) EGRESO CORRESPONDENCIA

4 Departamentos Página 4 de 5 Nota: la situación de egreso de correspondencia solo se produce cuando la correspondencia no pertenece o no corresponde a la 6.10 El encargado de la oficina de saca fotocopia de lo recepcionado y se archiva en correspondencia que no pertenece Facultad. Posteriormente lo envía a la Oficina de Central a través del estafeta de la Facultad. SOLICITUDES CERTIFICADOS 6.11 El encargado de la oficina de recibe la solicitud de certificado más las estampillas valorizadas, debiendo verificar que la fecha de dicha Solicitud corresponda a la fecha de entrega en esa oficina Las Secretarias Docentes retiran desde la Oficina de las Solicitudes de Certificados diariamente para proceder a la confección de estos, los que una vez emitidos son entregados al alumno en la Secretaria de Estudios 7. REFERENCIAS No aplica. 8. REGISTROS Nombre Responsable Almacenamiento Correspondencia no pertenece Encargado de la Oficina de Carpeta oficina de facultad Libro de Correspondencia Secretaria de los Archivador Secretaria Departamentos de Dpto Libro de Correspondencia Biología Libro de Correspondencia Ciencias Ecológicas Encargado de la Oficina de Casillero oficina de Libro de Correspondencia Física Libro de Correspondencia Química Libro de Correspondencia Matemáticas Libro de Secretaria de Estudio

5 Departamentos Página 5 de 5 Nombre Responsable Almacenamiento Administración Libro de correspondencia del Decanato Pregrado Postgrado 9. LISTA DE PÁGINAS ACTUALIZADAS Revisión Fecha Modificación Actualización Página 0 20/04/ Ítem