CIERRE Y LIQUIDACIÓN DE VIAJES PROCEDIMIENTO. Control de Cambios del Documento. Fecha Versión Síntesis de la Modificación ELABORO REVISO APROBO

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1 Pág.: 1 de 9 PROCEDIMIENTO CIERRE Y LIQUIDACIÓN Control de Cambios del Documento Fecha Versión Síntesis de la Modificación Versión Nº 1 ELABORO REVISO APROBO Control Administrativo Subgerente de Operaciones Gerencia General CODIGO DEL DOCUMENTO: Versión 1 01/09/ /09/ /09/2011 Ubicación: SGC/PROC.GENERALES/CIERRE Y LIQUIDACION VIAJES El presente documento es propiedad de MOYA Y CÍA LTDA. Su contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceros. Toda impresión del documento es una copia NO CONTROLADA.

2 Pág.: 2 de 9 INDICE Ítem Materia Pág. 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES RESPONSABILIDADES MODO OPERATIVO Cierre de Viajes Nacionales Cierre de Viajes Internacionales Liquidación de Viajes Nacionales (Parte 1) Liquidación de Viajes Nacionales (Parte 2) Liquidación de Viajes Internacionales S REFERENCIAS ANEXOS... 9

3 Pág.: 3 de 9 1. OBJETIVO Establecer las actividades que involucran el cierre y la liquidación de viajes, realizado una vez que el Chofer vuelve a la casa matriz de la empresa y el servicio se ha llevado a cabo. 2. ALCANCE Aplicable al proceso de cierre y liquidación de viajes de Moya y Cía. Ltda. 3. DEFINICIONES No aplica. 4. RESPONSABILIDADES Las personas responsables que están indicadas en el ítem 5, en la columna Responsable del diagrama de flujo son los que tienen relación directas con la ejecución de las actividades establecidas en el. 5. MODO OPERATIVO

4 Pág.: 4 de Cierre de Viajes Nacionales. Cierre de Viajes Nacionales Camión Retorna de Arica Listado de Despachos Santiago-Arica Se recepciona unidad en Operaciones y se entrega al cliente Operaciones Cierre de Viajes Nacionales Unidad Disponible (Unidad Vacía) se planifica carga para Santiago Proc. Planificación y Programación Proc. de Despacho Según tipo de carga se entrega al cliente o se retiran de las bodegas de Transportes Moya. Chofer debe llenar estanques con Petróleo y el Encargado de Patio registra odómetro Chofer Proc. Control Patio Mantención de Equipos e Infraestructura Liquidación de Viaje Nacionales

5 Pág.: 5 de Cierre de Viajes Internacionales. Cierre de Viajes Internacionales Camión Retorna de viaje internacional Listado de Despachos Santiago-Arica Es Entregado al Cliente en forma directa Es Entregado a Operaciones el cual envía al Cliente Operaciones Cierre de Viajes Internacionales Unidad Disponible (Unidad Vacía) se planifica carga Proc. Planificación y Programación Liquidación de Viaje Internacional

6 Pág.: 6 de Liquidación de Viajes Nacionales (Parte 1). Liquidación de Viajes Nacionales Camión Retorna de viaje nacional Liquidación de Viaje Chofer entrega a Control Administrativo la Liquidación de Viajes. Chofer Liquidación de Viajes Nacionales Para ingresar la liquidación de Viaje Nacional se va al Sistema de Transportes: Ir a transporte Nacional/ Transporte/Rendición del Viaje/ Liquidación Dinero Viaje Nacional. Apretar icono Agregar e Ingresar Liquidación de Viaje. Indicar dinero extra Arica. Vales Egresos. Luego evaluar: - El saldo a favor (Haber) - Saldo en contra (Debe) Lo anterior se va como información para el área de remuneraciones. Grabar información, salir Control Administrativo Realizado el cruce de la información a favor o la diferencia se ingresa el gasto de petróleo IR A PÁG. SIGUIENTE

7 Pág.: 7 de Liquidación de Viajes Nacionales (Parte 2). Liquidación de Viajes Nacionales Rendición de Gastos de Petróleo Para realizar el gasto de petróleo se va al Sistema de Transportes: Ir a Listados/de Petróleo/Resumen de Petrolero Nacional/Genera la liquidación con Informe detallado del Petróleo Control Administrativo Liquidación de Viajes Nacionales Informe de Petróleo Liquidación de Viaje Informe detallado de Petróleo mas la Liquidación de Viaje es usada para Análisis posterior de la Gerencia General Fin

8 Pág.: 8 de Liquidación de Viajes Internacionales. Liquidación de Viajes Internacionales Camión Retorna de Viaje Internacional El procedimiento es el mismo que el descrito en las Liquidación de Viajes Nacional con la diferencia que se realiza la conversión a la Moneda correspondiente del país ($ argentino, dólares, etc.). Liquidación de Viajes Internacionales Informe de Petróleo Se ingresa para rendir el gasto de petróleo en la siguiente ruta en el Sistema de Transportes: Ir a Transporte Internacional/ Resúmenes de Petróleo Internacional/Combustible extra por nuevas rutas (si corresponde). IR A Pag Anterior Liquidacion Viaje Nacionales Informe detallado de Petróleo mas la Liquidación de Viaje es usada para Análisis posterior de la Gerencia General Control Administrativo Liquidación de Viaje Fin

9 Pág.: 9 de 9 6. S Nombre del Registro Listado de despachos Arica Stgo Liquidación de viaje Informe detallado petróleo Responsable Subgerente de operaciones Chofer Control Administrativo Lugar de Almacenamiento LAPTOR Subgerente Operaciones Microsoft Outlook/ carpeta Listado de despachos Arica.- Stgo Archivador liquidaciones de viaje Archivador liquidaciones de viaje Tiempo de Disposición Retención Final 1 año Respaldo magnético D.D. Externo 1 año Bodega 1 año Bodega 7. REFERENCIAS ISO 9001:2008, Punto ANEXOS No aplica.