MANUAL DE PROCESO DE RENDICIONES FINANCIERAS DE EDUCACIÓN

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1 MANUAL DE PROCESO DE RENDICIONES FINANCIERAS DE EDUCACIÓN (PROC RENDFIN 02) DOCUMENTO NO CONTROLADO

2 Vigencia documento: 21/11/2012 Página 2 de 20 PROCEDIMIENTO RENDICIONES FINANCIERAS DE EDUCACIÓN 1. Objetivo Asegurar de manera correcta el Proceso de Rendiciones Financieras de los Fondos de Educación de acuerdo a lo establecido por el Ministerio de Educación y la Junta Nacional de Jardines Infantiles. 2. Alcances Considera la rendición de fondos de la SEP, FAGEM y del MVT desde la aprobación de las declaraciones de asistencia promedio hasta la validación y aprobación de la rendición de los recursos transferidos por el Ministerio de Educación y JUNJI. Este proceso es anual para SEP y FAGEM, y mensual para JUNJI. 3. Términos y Definiciones CONCEPTO Rendición Junji Sep DEFINICIONES Acto que permite transparentar los gastos ejecutados con fondos públicos respaldándolos con medios de verificación, como por ejemplo: documentación contable financiera y remuneraciones. Esto, con objeto de seguir percibiendo recursos financieros públicos para dar continuidad al servicio educativo de la comuna. La Junta Nacional de Jardines Infantiles en convenio con la CMLP, a través de la línea programática MVT transfiere los recursos financieros a la CMLP, para brindar educación parvularia inclusiva y de calidad a niños y niñas menores de 4 años en situación de vulnerabilidad por medio de salas cunas y jardines infantiles. La Subvención Escolar Preferencial está destinada al mejoramiento de la calidad de la educación de los establecimientos educacionales subvencionados por el estado. Esta se impetra por los alumnos prioritarios que están cursando 1 º y 2º nivel de transición de la educación parvularia, y educación general básica acorde a la asistencia

3 Vigencia documento: 21/11/2012 Página 3 de 20 media mensual declarada por cada E.E. Fagem Legalización El Fondo de Apoyo al Mejoramiento de la Gestión Municipal en Educación, tiene como objetivo general, contribuir al mejoramiento de la gestión municipal en el área de educación, mediante el financiamiento de iniciativas que permiten resolver los nudos críticos que afectan la gestión y en consecuencia la calidad de la educación. Comprobar y certificar la autenticidad de un documento y/o firma ante un ministro de fe. Oficio Conductor Documento formal para dirigir o comunicar información y su contenido entre organismos públicos. Sostenedor Persona natural o jurídica responsable del funcionamiento de los Establecimientos Educacionales de la comuna.

4 Vigencia documento: 21/11/2012 Página 4 de 20 Siglas: DAF JUNJI BH F29 MVT SEP CMLP E.E. MINEDUC SEREMI FAGEM Dirección de Administración y Finanzas Junta Nacional de Jardines Infantiles Boleta de honorarios Formulario de rentas y pagos provisionales mensuales Manual Vía Transferencia de Fondos JUNJI Subvención Escolar Preferencial Corporación Municipal de Lo Prado Establecimiento (s) Educacional (es) Ministerio de Educación Secretaría Regional Ministerial Fondo de Apoyo al Mejoramiento de la Gestión Municipal 4. Funciones y Responsabilidades Responsable del Proceso RP: Directora de Educación. Directora de Educación Responsabilidad: Administrar y entregar lineamientos del proceso de rendiciones financieras de los Fondos de Educación con el objeto de seguir percibiendo recursos financieros públicos para dar continuidad al servicio educativo de la comuna según el alcance definido para el sistema de gestión de Calidad de la CMLP.

5 Vigencia documento: 21/11/2012 Página 5 de 20 Encargada del proceso EP: Encargada Unidad Subvenciones. Encargada Unidad Subvenciones Responsabilidad: Aplicar los lineamientos y estrategias proporcionadas por la Responsable del Proceso facilitando las condiciones para que las operativas de cada proceso puedan realizar en forma oportuna cada rendición. (JUNJI, SEP, FAGEM) Operativa del proceso OP: Técnico Unidad Subvenciones Operativa del proceso Responsabilidad: Responsable de ejecutar las disposiciones establecidas en el procedimiento para la correcta rendición. Ejecuta y administra los procesos de rendición financiera de JUNJI a través de planilla Excel; así como también rendición financiera SEP, a través de plataforma web comunidadescolar.cl en tiempo y forma establecidos por JUNJI y Ministerio de Educación, respectivamente. Tesorero CMLP: Encargado de revisar los Ingresos mensuales (JUNJI, SEP y FAGEM) Sostenedor CMLP: Persona natural o jurídica responsable del funcionamiento de los Establecimientos Educacionales de la comuna.

6 Vigencia documento: 21/11/2012 Página 6 de Diagrama de Flujo de proceso rendiciones JUNJI

7 Vigencia documento: 21/11/2012 Página 7 de 20 Continuación:

8 Vigencia documento: 21/11/2012 Página 8 de Descripción de las Actividades del proceso: Rendición financiera JUNJI. Etapa Descripción Evidencia 1 Solicitud de documentos: Identificación de las facturas, BH y F29 a rendir del mes correspondiente. Se solicita vía correo electrónico al DAF con copia a la Directora de Educación y la operativa de la Unidad, los documentos detallados en el párrafo anterior. Se solicita a RRHH las Liquidaciones de sueldo y Cotizaciones Previsionales del personal que trabaja en salas cuna (SC) y los ingresos contables al depto. de Contabilidad. Planilla contable mensual (software contabilidad) 2 Revisión de documentos recibidos: Las facturas deben estar debidamente canceladas por el proveedor, con todos sus respaldos (orden de compra, cotizaciones, orden de pedido) y las copias firmadas y timbradas por el proveedor correspondiente. Las BH con F29 e informe contable sean coherentes con los pagos y los datos. Las liquidaciones de sueldo con las cotizaciones contengan la firma del trabajador (a) y todos los campos llenos. Las cotizaciones previsional es estén canceladas oportunamente y no sólo declaradas. Total de facturas originales, BH, cotizaciones y liquidaciones de sueldo ok. 3 Firma de Facturas canceladas: Se envía Correo electrónico a las Directoras de las SC para visto bueno de las facturas mediante firma y timbre de conformidad, respecto de lo solicitado, versus lo plasmado en la factura. Facturas y firmadas timbradas BH y 4 Legalización: Todas las facturas y BH en donde se haya adquirido insumos para las SC deben ser legalizados en la Secretaría Municipal antes de enviarlas a la JUNJI. Facturas y legalizadas BH 5 Ingreso en Planilla Junji: Junji envía el formato de la planilla en los cuales se debe ingresar los datos a rendir.la planilla es impresa y llevada al sostenedor para su firma y timbre. Planilla JUNJI

9 Vigencia documento: 21/11/2012 Página 9 de 20 6 Ok para presentar a Directora de Educación: La encargada de la Unidad revisa la información de la rendición al azar. 7 VB Directora Educación: La Directora de Educación otorga VB a la rendición presentada. VB Encargada Unidad Subvenciones Planilla JUNJI con VB para presentar a Sostenedor 8 Envío de rendición a Secretaría de Gerencia: Se envía mediante la Libreta de correspondencia de la secretaria de Educación a la secretaria de Gerencia. 9 Recepción de Secretaría de Gerencia: Se envía mediante la Libreta de correspondencia de la secretaria de Educación a la secretaria de Gerencia. Libreta de correspondencia Oficio conductor 10 Firma y timbre Sostenedor: Junto con las planillas firmadas y timbradas, el sostenedor adjunta oficio conductor para la entrega de la Rendición JUNJI dirigido a la Directora Regional Metropolitana JUNJI. 11 Entrega a JUNJI: Se lleva a JUNJI la Rendición del mes correspondiente. Esta entrega es realizada por mano al Encargado de transferencias de Fondos Junji en JUNJI. Firma y timbre Sostenedor Copia de oficio firmado recepcionado por Junji 12 Envío a SC: Se envía a cada sala cuna una copia visada por JUNJI para el proceso de fiscalización interna. Copia rendición cada SC. de de 13 Recepción de Fondos JUNJI: El depósito es realizado por JUNJI vía electrónica y es revisado por el Tesorero de la CMLP. Comprobante electrónico de Ingresos

10 Vigencia documento: 21/11/2012 Página 10 de Diagrama de Flujo de proceso rendición SEP

11 Vigencia documento: 21/11/2012 Página 11 de 20 Continuación:

12 Vigencia documento: 21/11/2012 Página 12 de Descripción de las Actividades del proceso: Rendición financiera SEP Etapa Descripción Evidencia 1 Solicitud de Documentos: Se solicita a DAF, las facturas, boletas de honorarios, liquidaciones de sueldo y contratos correspondientes al año a rendir. 2 Recepción de Documentos: Las facturas deben estar debidamente canceladas, con todos sus respaldos (orden de compra, cotizaciones, orden de pedido) y copias firmadas y timbradas por el proveedor correspondiente. Las facturas y BH deben tener fecha correspondiente al año a rendir. No debe faltar ningún contrato ni liquidación de sueldo del personal con cargo a SEP del año a rendir. Oficio conductor Facturas originales, BH, Liquidaciones de sueldo y contratos. 3 Entrega de Documentación: Se elabora planilla Excel con datos contablesfinancieros a rendir por cada E.E. 4 Entrega de Documentación: Se organiza la documentación por cada E.E. en 11 archivadores. 5 Ingresar a Plataforma comunidadescolar.cl: Se suben los archivos (planillas Excel) de cada E.E. a plataforma comunidadecsolar.cl Planillas Excel de cada E.E. Copias de Facturas, BH, Liquidaciones de sueldo y contratos. Planillas Excel de cada E.E. 6 Fotocopias: Debe quedar copia de esta rendición en Dirección de Educación, 11 E.E. y en Unidad de Apoyo y Subvenciones. Fotocopias 7 Cierre y Validación: Una vez terminado el proceso de rendición del año correspondiente en Plataforma comunidadescolar.cl, se imprime Certificado de rendición de cuentas de cada E.E. Se hace entrega de certificados a Dirección de Educación. Certificación de Rendición de Cuentas del Mineduc.

13 Vigencia documento: 21/11/2012 Página 13 de Diagrama de Flujo de proceso rendición FAGEM

14 Vigencia documento: 21/11/2012 Página 14 de Descripción de las Actividades del proceso: Rendición financiera FAGEM Etapa Descripción Evidencia 1 Revisión de documentos vigentes: Se revisan fechas de rendición y sus alcances en las actividades comprometidas. La Dirección de Educación ejecuta, monitorea y rinde acorde a cada Iniciativa durante el año en curso. Resolución Exenta y documento de detalle del programa aprobado por el Concejo Municipal 2 Solicitud de documentos de respaldo financiero: La Dirección de Educación solicita vía oficio a DAF, facturas originales y BH con un mes de anticipación a la fecha a rendir. Oficio conductor 3 Revisión de documentos recibidos: Se revisa que las facturas deben estar debidamente canceladas, con todos sus respaldos (orden de compra, cotizaciones, orden de pedido) y copias firmadas y timbradas por el proveedor correspondiente. Las facturas y BH deben tener fecha correspondiente al año a rendir. La glosa de los documentos debe ser coherente con las iniciativas. Egresos contables (contiene toda la documentación) 4 Ingreso de documentación a plataforma: Se elabora planilla Excel con datos contables financieros a rendir. Planilla Excel con detalle de gastos 5 Ingresar a Plataforma Mineduc correspondiente: Se ingresan a la plataforma Mineduc correspondiente los datos financieros de cada documento a rendir. 6 Presentación para VB de datos a rendir a Directora de Educación y Sostenedor: VB de Directora de Educacióny Sostenedor. Impresión de plataforma Mineduc correspondiente. VB Directora de Educación y Sostenedor 7 Presentación de rendición al Concejo Municipal para su aprobación: Una vez que el Concejo aprueba la rendición, la Secretaria Municipal emite el Acta de aprobación. Acta aprobación de

15 Vigencia documento: 21/11/2012 Página 15 de 20 8 Cierre y validación: Se validan y envían los datos ingresados en plataforma. Rendición impresa 9 Firma de Alcalde a rendición impresa: Se envía a alcaldía rendición impresa para firma de alcalde. Rendición impresa firmada por Alcalde 10 Oficio a Seremi de Educación: Alcalde envía oficio a Seremi de Educación con copia a Coordinadora regional del Programa del Mineduc FAGEM, solicitando la aprobación de la rendición del programa adjuntando copia impresa y firmada de rendición en plataforma y acta de aprobación por parte del Concejo Municipal. 11 Envío de medios de verificación originales contables a la Provincial Poniente de Educación: Se lleva previa citación y por mano a la coordinadora provincial del programa FAGEM, los medios de verificación contables financieros en dos carpetas: la primera contiene los documentos originales ordenados por actividad y la segunda fotocopia de las mismas. Oficio documentos adjuntos Medios verificación originales fotocopia con de y 12 Aprobación de Mineduc

16 Vigencia documento: 21/11/2012 Página 16 de Control de registros Identificación Lugar /responsables Medio de Soporte Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Retención Disposición Planilla JUNJI Unidad Subv/Enc. Unidad Digital y físico Respaldo mensual digital Y el físico? Digital: Comp., Unidad de Apoyo Subvenciones/ Mi Pc/ carpeta digital JUNJI /por año X /por mes. Impresa: Of Unidad de Apoyo Subvenciones/ estante/ archivador color amarillo ( JUNJI )/ por mes. Impresa:2 años Digital: 5 años Impreso: Bodega Educación ( con archivador ) Respaldos Digital DROPBOX Plan de Mejoramiento SEP Unidad de Apoyo Subvenciones /Enc. Unidad Digital Plataforma Comunidades colar.cl Certificados de rendición de cuentas de los E.E. Impresa: Comprobante Electrónico Mineduc. Estante/archiva dor de color Naranja (SEP) por año Impresa 2 años Bodega Educación ( con archivador) FAGEM Jefatura de Proyectos y Programas/Jefa Planificación y Proyectos Digital y físico Proteccion? Digital: comp. Jefatura de proyectos/mi pc/carpeta digital FAGEM/ año xxx xxx Archivador

17 Vigencia documento: 21/11/2012 Página 17 de 20 x Completar xx y z FAGEM color blanco 9. Indicadores de Cumplimiento DESCRIPCIÓN Nº de facturas pagadas en tiempo ( JUNJI) INDICADORES: FORMULA DE CALCULO Sumatoria de facturas pagadas a rendir en el periodo ( mes desfasado) META ÁMBITO DIMENSIÓN SEGUIMIENTO 100% Proceso Eficacia Mensual Nº de rechazos por JUNJI (Sumatoria de facturas pagadas fuera de plazo ( 2 meses para rendir)/sumatoria de documentos rendidos )*100 10% Proceso Eficacia Mensual Nº facturas, BH Y liquidaciones de sueldo entregadas mensualmente (SEP) Sumatoria de facturas, BH y Liquidaciones de sueldo entregadas a tiempo para el proceso de rendición. 100% Proceso Eficacia Mensual Nº de rechazos de la (Sumatoria de facturas, BH y 10% Proceso Eficacia Mensual

18 Vigencia documento: 21/11/2012 Página 18 de 20 rendición (SEP) Liquidaciones entregada a tiempo para el proceso de rendición observadas /sumatoria total de documentos rendidos)* Referencia Ref.1: Manual Vía Transferencia JUNJI Ref.2: Ley N Ref.3: Ley N Anexos JUNJI Anexo 1: Planilla Excel (entregada por JUNJI) Anexo 2: Boletas de Honorarios (emitidas por proveedor o empleado de sala cuna) Anexo 3: Facturas afectas (emitidas por proveedor) SEP Anexo 4: Facturas de Proveedores, Boletas de Honorarios, Liquidaciones Sueldos, Contratos. Anexos 5: Certificado de rendición de Cuentas Anexos 6: Impresión de Plataforma de SEP rendida FAGEM

19 Vigencia documento: 21/11/2012 Página 19 de 20 Anexo 7: Resolución exenta Anexo 8: Actas municipales de aprobación del Programa y rendición. Anexo 9: Impresión de ingreso del programa a plataforma. Anexo 10: Impresión de rendición en plataforma. 12. Aprobación y Control de los Cambios

20 Vigencia documento: 21/11/2012 Página 20 de 20 Fecha Modificaciones Responsable Fecha de aprobación de la modificaciones Responsable Fecha de la implementación de la modificación Responsable Responsable del proceso Secretario General Representante de la Dirección. Firmas de los responsables Versión Fecha Principales Puntos Modificados Resumen de Modificaciones Versión Inicial Control de Registros Registro de Modificaciones Referencia y anexo Se elimina el documento Instructivo operativo de FAGEM, ya que se controlará en la matriz de control de documentos En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos que cambian de versión. Indicadores de Cumplimiento Se precisa el nombre del procedimiento indicado en la Ref. 1. Se actualizan los indicadores en cuanto a su identificación, descripción y meta Revisión total del Procedimiento Modificación de Diagramas de flujo Se corrige redacción del manual Se agregan nuevos conceptos al Manual Se revisa y complementa el Diagrama de flujo Se revisa y modifican los registros Se agregan indicadores Se modifican las referencias Se incorporaron anexos