SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA PR-GA-27

Transcripción

1 SISTEMA DE GESTION DE PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA PR-GA-27 REVISION FECHA REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO de junio de 2008 Primera Edición de marzo de de diciembre de 2009 Se elimina ingreso de documentación en libro foliado y se mantiene solamente en planilla electrónica. Se modifica punto 6.1 Se modifica 6.2 la información necesaria en planilla de control de correspondencia recibida, FO27-GA-01 ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Fabrizzio Oviedo P. Gerente de Administración Rodrigo González R. Responsable Dirección Fernando Miguel F. Gerente General

2 1.- OBJETIVO Implementar lineamientos para la coordinación y gestión de la correspondencia recibida y enviada por nuestra empresa. 2.- ALCANCE Este procedimiento es aplicable para el control de correspondencia externa recibida en Oficina y en Obras; la correspondencia interna destinada hacia la empresa como a sus obras o al exterior en su comunicación con el mandante, proveedores, clientes, etc. 3.- RESPONSABILIDADES de Oficina. Control de la Recepción de la de la empresa. Gestión de la Emisión oficial y archivo de documentación al interior y exterior de la empresa. Departamento de Personal y de Administración y Finanzas. Deriva a de Oficina el envío de información oficial a través de cartas u otra documentación a personas, instituciones y organismos públicos relacionados. Recibe la documentación desde el interior y exterior de la empresa a través de de Oficina. Departamentos de Obra, Bodega y Maquinaria. A través del Administrativo de Obra derivará a de Recepción el envío de información oficial interna y externa por medio de una Valija de que contendrá cartas, informes u otra documentación a personas, instituciones y organismos públicos y acumulará información como máximo de una semana, en situaciones de urgencia se podrá despachar esta valija en el mismo día o al siguiente. 4.- DOCUMENTOS APLICABLES Procedimiento de Compras y Contratación de Servicios PR-GA-15. Procedimiento de Bodega PR-GA-16. Procedimiento de Gestión y Control del Recurso Humano PR-GA-21. Procedimiento de Rendición de Gastos PR-GA-18. Procedimiento de Pago de Proveedores y Prestadores de Servicios PR-GA-25. Procedimiento de Facturación a Cliente PR-GA-26. Procedimiento de Cierre Administrativo de Obra PR-GA-28. Procedimiento de Control Administrativo de Obras PR-GO-38. Procedimiento de Término de Obra PR-GO-40. Página 2 de 5

3 5.- TERMINOLOGIA TÉRMINO Libro de Valija DEFINICIÓN Documentación escrita que contiene información enviada o recibida dentro o fuera de la empresa para una persona o empresa. Donde se registra la recepción y entrega de documentación de la empresa que se lleva cronológicamente y se halla foliada. Proceso de envío de información desde Terreno a Administración que incluye documentación interna y externa acumulada como máximo en una semana. 6.- PROCEDIMIENTO Generalidades La gestión de correspondencia es un procedimiento que controlará el ingreso y envío de la información oficial desde y hacia la empresa, a través de comunicación escrita como cartas, informes y notas que podrán llevar adjunto otra documentación con información relacionada. La de Oficina ingresará la documentación con un timbre de fecha y posteriormente la registrará en planilla electrónica originando un folio. La documentación desde Terreno será canalizada por un Administrativo de Obra, quien la hará llegar a través de una Valija de, dependiendo de la situación será un tiempo menor; en un Memo de Obra deberá individualizar destinatario, fecha, documentación adjunta Registro de Recibida en Libro de La de Oficina mantendrá planilla según Formulario FO27-GA-01 Control Recibida, toda la correspondencia recibida, indicando la siguiente información. Número de correlativo de ingreso asignado a la correspondencia. Fecha de ingreso por medio de timbre. Identificación del documento (Tipo de documento, Nº de documento, Detalle) Origen / Destino (Procedencia, firmante, destinatario) Recepción Departamento. Fecha de Recepción En planilla FO27-GA-01 Control Recibida, deberá archivarse en forma mensual, la cual se mantendrá en de Oficina. Página 3 de 5

4 6.3.- emitida al exterior desde Oficina y Obra La de Oficina emitirá la oficial a través de cartas o notas de envío, que podrán o no contener otra documentación escrita y archivos adjuntos, según registro FO27-GA-03 de Formato de Carta. El despacho de normal es independiente por cada departamento u obra siguiendo una codificación alfanumérica con la siguiente estructura: Departamento Emisor, en sigla de dos letras Nº Correlativo de la Carta en 4 dígitos Año en 2 dígitos: Departamento Emisor, en sigla de dos letras GR: Gerencia AF: Administración y Finanzas EP: Estudio de Propuestas RH: Recursos Humanos DA: Departamento de Adquisiciones DC: Departamento de Calidad DM: Departamento de Maquinarias O : Obra letra que identifique el nombre de la obra. Nº Correlativo de la. Compuesto por 4 dígitos, Ej. 0009, para la carta nº 0009 Año Compuesto por 2 dígitos, Ej. 08, para el año Registro de Enviada en Libro de El responsable en cada departamento del correlativo será también del envío de la correspondencia e identificará como un registro de confirmación el timbre y la firma del receptor, el recibo del courier, la confirmación de un fax o la impresión del mail enviado. Se les asignara a estos encargados un correlativo de correspondencia y así puedan asignar y tomar números no ocupados y evitar duplicidad con un mismo correlativo. En el caso de obras, el Administrativo de Obra mantendrá un listado de cartas, memos o notas de envíos según corresponda, con fecha y referencia, y así poder asignar y tomar números correlativos que no estén ocupados. La de Oficina anotará la enviada en Libro de que contendrá la siguiente información, además de procesarla en una planilla según el registro de Control de Despachada, FO27-GA-02: Página 4 de 5

5 Código de la carta Fecha de despacho Identificación de documento Destino del documento, externa Fecha de Recepción si acontece Control Courier / correo / boleta / factura Registro de Interna en Oficina y Obras La correspondencia al interior de la empresa podrá realizarse por medio de memos, cartas, notas de envío, mail o fax según corresponda, de acuerdo a lo definido por el Encargado en cada departamento y formato de Carta utilizado para envío de según registro FO27-GA-03 de Formato de Carta. 7.- CONTROL DE REGISTROS IDENTIFICACION DE REGISTRO F027-GA-01 Control Recibida F027-GA-02 Control Despachada F027-GA-03 Formato de Carta ALMACENAMIENTO PROTECCION RECUPERACION Oficina Oficina Oficina TIEMPO DE RETENCION Y DISPOSICION 8.- ANEXOS No aplica. Página 5 de 5