SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PROCEDIMIENTO SELECCION Y EVALUACION DE PROVEEDORES Y PRESTADORES DE SERVICIOS PR-GA-17

Transcripción

1 SISTEMA DE GESTION DE PROCEDIMIENTO DE PROVEEDORES Y PR-GA-17 REVISION FECHA REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO de septiembre de 2008 Primera Edición de Abril de 2009 Se incluye definición de los criterios de proveedores a evaluar. Se modifica punto de diciembre del 2009 Se modifican las calificaciones de los proveedores y prestadores de servicos, punto 6.3 y 6.4. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Fabrizzio Oviedo P. Gerente de Administración Rodrigo González R. Responsable Dirección Fernando Miguel F. Gerente General

2 1.- OBJETIVO Identificar la capacidad de los Proveedores y Prestadores de Servicios para asegurar el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad. 2.- ALCANCE Es aplicable a todos los Proveedores de Materiales y Servicios Críticos definidos en la Plan de Compras y Contrataciones. 3.- RESPONSABILIDADES Jefe de Abastecimiento y Proveedores Identificar y Seleccionar a los Proveedores de productos y materiales según respuestas óptimas de satisfacción entregados a la empresa. Potenciar con Proveedores el sistema de Post-Venta. Encargado de Bodega Registrar las calificaciones según parámetros de medida en el proceso de Recepción de Materiales. Identificar en Facturas/Guías de Despacho del Proveedor las no Conformidades del Producto. Gerente de Administración y Finanzas Corroborar el Informe de Evaluación del Proveedor y de los Prestadores de Servicios. Controlar los registros de control y evaluación ante situación de incumplimiento. Gerente de Operaciones Aprobar Identificación y Selección de Proveedores y Prestadores de Servicios. Identificar Materiales y Prestación de Servicios Críticos según Plan de Compras. Definir estándares para selección de Proveedor y Prestadores de Servicios. Requerir auditoría ante incumplimiento de Ordenes de Compra y Contratos de Servicios. Administrador de Obra Calificar los Parámetros de Medida Prestadores de Servicios o Subcontratistas. Verificar el registro del cumplimiento en la entrega de productos:. Solicitar el ingreso de Proveedores y Prestadores de Servicios según experiencia en Obra. Generar con Prestadores de Servicios una relación de mutuo beneficio y de responsabilidad. Página 2 de 6

3 4.- DOCUMENTOS APLICABLES Procedimiento de Compras y Contratación de Servicios PR-GA-15. Procedimiento de Bodega PR-GA-16. Procedimiento de Pago de Proveedores y Prestadores de Servicios PR-GA-25. Procedimiento de Correspondencia PR-GA-27. Procedimiento de Cierre Administrativo de Obra PR-GA-28. Procedimiento de Subcontrato PR-GA-30. Procedimiento de Planificación y Programación de Obras PR-GO TERMINOLOGIA TÉRMINO Materiales y Servicios Críticos Selección de Proveedor y Prestador de Servicio Evaluación de Proveedor y Prestador de Servicio DEFINICIÓN Materiales y Servicios definidos en el Plan de Compras como fundamentales en el normal desarrollo de la ejecución de las obras. Elección de un proveedor con el cual nunca se ha tenido una relación comercial mediante una evaluación de sus capacidades para suministrar un determinado producto o servicio. Calificación que se realiza a un proveedor una vez que éste ha concluido la entrega de un producto o servicio y existen antecedentes en relación a su capacidad y desempeño para suministrar un determinado producto o servicio. 6.- PROCEDIMIENTO Generalidades La Selección y Evaluación de Proveedores y Prestadores de Servicios Críticos, generará una base de datos que será considerada en el Proceso de Compras y Contratación de Servicios para el suministro y ejecución normal de una obra. Aquellos Proveedores y Prestadores de Servicios que suministren Productos y Servicios No Críticos (material de ferretería, servicio de mantención básica y general, entre otros) serán considerados en el Proceso de Compras y Contratación de Servicios por las variables de distancia, precio, y oportunidad considerando que existe homogeneidad en el mercado. Página 3 de 6

4 La determinación de los proveedores a evaluar, estará regida considerando aquellos proveedores o prestadores de servicios que estén asociados a alguna actividad indicada en el punto 8.1 Identificación de ítems Críticos del Plan de Calidad de Obras del periodo en evaluación Parámetros de Evaluación de los Proveedores de Productos y Materiales La evaluación se efectuará en forma semestral en cuanto al cumplimiento de los siguientes parámetros de medida: Cumplimiento de Especificaciones: grado en el cual un proveedor cumple con las especificaciones técnicas del producto solicitado, considerando la ausencia de defectos, roturas o anomalías y/o productos que no corresponden a lo solicitado, lo cual es verificado al momento de su recepción, contra las órdenes de compra. Cumplimiento de Cantidades: se evalúa la entrega completa en cantidad de los productos requeridos a través de la orden de compra, no considerándose las entregas parcializadas acordadas con el proveedor. Entrega en fecha convenida: se consideran los atrasos en las entregas según plazos convenidos. Atención recibida: considera disponibilidad del proveedor a resolver pedidos urgentes o no agendados. Información Técnica: considera entrega oportuna de información que es proporcionada por proveedor a petición de la empresa, ejemplos: certificados de calidad, folletos explicativos, manuales, etc. Fallas funcionales al utilizar el producto: corresponde a fallas detectadas al momento de su utilización o instalación de los productos o materiales adquiridos Evaluación de los Proveedores de Productos y Materiales El Encargado de Bodega y/o el Jefe de Abastecimiento y Proveedores, utilizarán sólo en instancias de incumplimientos de los Parámetros de Medida un registro a modo de hoja de vida del Proveedor, correspondiente al Registro Incumplimiento de Proveedores : FO17-GA-01: En la Recepción de los productos se deberá verificar lo recibido contra la Orden de Compra, cumplimiento de las especificaciones, existiendo una falta de estos se deberá registrar en la documentación que acompaña el material, facturas/guías de despacho, su no conformidad. Se devolverá y se generará anotación en el Registro de Incumplimiento de Proveedores antes indicado. La Evaluación será semestral y corresponderá a una calificación de 1 a 7, colocado en cada uno de los parámetros de medida de acuerdo al comportamiento del proveedor. Si el proveedor no presentase Página 4 de 6

5 incumplimientos su calificación será con nota máxima 7. Todos los proveedores serán evaluados en el mismo período y sus registros serán válidos para ese período. El Encargado de Bodega y/o el Jefe de Abastecimiento y Proveedores completará la Evaluación del Proveedor según el registro FO17-GA-02: Registro Evaluación de Proveedores, donde cada parámetro será calificado y su promedio, incluyendo comentarios y observaciones, generará una nota final. La calificación final del proveedor definirá su capacidad de Suministrar materiales en forma óptima, los resultados de las evaluaciones se clasificaran según la nota obtenida según lo siguiente: Nota Calificación 1 a 3,9 No Confiables 4 a 4,9 Poco Confiables 5 a 5,9 Confiables 6 a 7 Muy Confiables Esta Evaluación será presentada al Gerente de Operaciones para su revisión y comentarios. Además el Jefe de Abastecimiento y Proveedores enviará esta Evaluación al Proveedor para que tome las medidas necesarias para ser aceptado Parámetros de Evaluación de los Prestadores de Servicios o Subcontratistas La evaluación será semestral de acuerdo al cumplimiento de los siguientes parámetros de medida: Cumplimiento de Requerimientos: considera el acatamiento de instrucciones dadas por el Administrador de Obra o Ingeniero de Proyecto para la realización de los trabajos y los acuerdos de Contratación. Cumplimiento de Plazos: considera el cumplimiento de los plazos acordados de entrega de los trabajos. Personal Calificado/Entrenado: evalúa la capacidad del personal manejado por el subcontratista. Uso de Equipos y Herramientas: considera la utilización de herramientas y equipos en buen estado. Orden y Limpieza: se relaciona con el comportamiento del subcontratista mientras se desarrollan las actividades, en cuanto al orden y cuidado de su entorno de trabajo. Cooperación entregada: se considera la colaboración prestada por el subcontratista para la coordinación de las actividades de terreno. Página 5 de 6

6 6.5.- Evaluación de los Prestadores de Servicios o Subcontratistas El Administrador de Obra será el encargado, una vez ejecutado el servicio, de Evaluar a los Prestadores de Servicios calificando su comportamiento durante la ejecución de servicio, esta calificación será registrada en el FO17-GA-03: Registro Evaluación de Prestadores de Servicios o Subcontratistas. La calificación final del subcontratista definirá su capacidad de prestar servicios en forma óptima, los resultados de las evaluaciones se clasificaran según la nota obtenida según lo siguiente: Nota Calificación 1 a 3,9 No Confiables 4 a 4,9 Poco Confiables 5 a 5,9 Confiables 6 a 7 Muy Confiables La Evaluación será presentada al Gerente de Operaciones para su revisión y comentarios. Además el Jefe de Abastecimiento y Proveedores enviará esta Evaluación al Prestador de Servicios para que tome las medidas necesarias para modificar su estado y sea nuevamente aceptado. 7.- CONTROL DE REGISTROS IDENTIFICACION DE REGISTRO F017-GA-01 Incumplimiento de Proveedores F017-GA-02 Evaluación de Proveedores F017-GA-03 Evaluación de Prestadores de Servicios o Subcontratistas ALMACENAMIENTO PROTECCION RECUPERACION Oficina de Oficina de Oficina de Gerente de Operaciones No requiere No requiere No requiere Jefe de Jefe de Gerente de Operaciones TIEMPO DE RETENCION Y DISPOSICION Duración faena / Destrucción 1 año Duración faena / Destrucción 1 año Duración faena / Destrucción 1 año 8.- ANEXOS No aplica. Página 6 de 6