Procedimiento General de Ingeniería de Proyectos Revisó: Gerente Area Ingeniería Fecha: Octubre 2011

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1 1. OBJETIVO REF: P - GP - 01 Pág. 1 de 9 El propósito de este procedimiento es establecer las directrices principales para el desarrollo de los proyectos del área de Ingeniería. 2. ALCANCE Este procedimiento debe ser atendido por todos los funcionarios que participen en el desarrollo de un proyecto de Ingeniería y será aplicable según el tipo de proyecto. Toda actividad que no sea descrita en este documento, debe incluirse en el Plan de Gestión de cada proyecto. 3. RESPONSABILIDAD Los responsables de la aplicación de este procedimiento son todos los funcionarios que participen en el desarrollo de un proyecto de Ingeniería y será indicado en la actividad respectiva. El Jefe Departamento junto a los Coordinadores de propuestas y cotizaciones, y a los Jefes de Proyecto son responsables que los integrantes del equipo de Ingeniería que utilicen este procedimiento sepan el método de manejo, registro, distribución y almacenamiento de toda la información generada en los proyectos. 4. DOCUMENTOS APLICABLES P-GG-01 Procedimiento Proceso de Compras P-GG-02 Procedimiento Desarrollo Propuestas y Cotizaciones P-GG-03 Control de Proyectos Asignados P-GG-04 Control de Subcontratos 5. TERMINOLOGIA Criterios de Diseño: documento que se debe elaborar al comienzo del proyecto, y en el cual se define las bases y requerimientos para el diseño. En el se incluye, según el proyecto: alcance; referencias; condiciones geotécnicas, ambientales y de operación; restricciones; supuestos; fórmulas y rangos; cargas y posibles combinaciones; materiales; normas y códigos. Memoria de Cálculo: documento que describe el diseño e incluye sus modelos, análisis, cálculos y condicionantes; las alternativas que se han manejado y las razones por las que se llega a una elección determinada. Emisión: aquella versión de un plano o documento aprobado por el y que es enviado al cliente, o un tercero, luego de haber cumplido el proceso de emisión, el cual debe cumplir con etapas de ruteo y aprobación. Ruteo: etapa previa a la aprobación de un plano o documento por parte del Jefe de Proyecto, y en la que se distribuye entre las distintas personas involucradas en su desarrollo, para incluir en él las revisiones, observaciones y correcciones respectivas

2 REF: P - GP - 01 Pág. 2 de 9 6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS No aplica. 7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO 7.1 Actividades generales de inicio y control a) Propuesta/ Cotización. Las propuestas y cotizaciones deben elaborarse cumpliendo con los requisitos establecidos por el cliente (plazos, documentos, etc.) Se deben desarrollar en la red de ingeniería, según estándar de carpetas y subcarpetas, indicado en Anexo Red de Ingeniería. Todas las propuestas y cotizaciones se elaboran según P-GG-02. b) Información de Visita a Terreno. Las actividades principales son las siguientes: Consultar al mandante en caso de haber dudas, sobre los datos precisos de la visita a terreno (fecha, hora, lugar, nombre contacto, etc) por vía escrita (carta o mail) Requerir información sobre otras empresas participantes en la propuesta (en la medida de lo posible) Recopilación de información de terreno mediante apuntes en terreno y registro gráfico c) Creación y eliminación Carpetas. El Coordinador designado solicita la creación vía correo al Administrador de Redes, quien crea la carpeta en la red. Si el proyecto es asignado, el Jefe del Proyecto debe avisar al Administrador de Redes para traspasar la información de propuesta a proyecto. Al existir algún cambio en estado propuesta o proyecto, incluida la eliminación, se procede de la misma forma. Adicionalmente, el Administrador de Redes consulta a cada / Coordinador de Propuesta el estado de los proyectos y propuestas/ cotizaciones para eliminar las debidas y evitar la acumulación excesiva de carpetas en la red. Responsable (quién) - Jefe Departamento - Coordinador Propuesta/ Cotización Coordinador de la Propuesta o Designado a la Visita Terreno Designado a la Visita Terreno Designado a la Visita Terreno - Coordinador Propuesta/ Cotización - - Administrador de Redes Información salida registro (respaldo) Anexos en P-GG- 02 Correo electrónico Registro Visita Terreno Registro Visita Terreno Fotografías y apuntes Correo-e

3 REF: P - GP - 01 Pág. 3 de 9 d) Resultado Propuesta/ Cotización. Si la propuesta/ cotización ha sido asignada debe seguir las instrucciones contenidas en P-GG-03 y continuar en e). Si por el contrario, ha sido rechazada (no asignada) debe ceñirse a lo indicado en P-GG-02 (No Asignada) e) Proyecto Asignado. Se debe designar un Jefe de Proyecto, responsable de planificar el trabajo a realizar, y controlar su correcto desarrollo. Importante es el Plan de Calidad, que debe ser confeccionado antes de comenzar el proyecto. Instrucciones de Inicio de Proyecto se encuentran en P-GG-03 f) Subcontratos. En los casos de subcontratación de servicios, se debe seguir las indicaciones contenidas en P-GG-04, Control de Subcontratos g) Control. Se debe llevar control periódico e informar al Gerente de Área y Jefe Departamento sobre el desarrollo del proyecto (hh, recursos, plazos), según P-GG-03. En caso de detectar desviaciones respecto a la planificación, se debe proponer y adoptar las medidas necesarias para completar el proyecto dentro del plazo y los costos establecidos en la planificación. - Coordinador Propuesta/ Cotización - Gerente de Ingeniería - Anexos en P-GG-02 Anexos en P-GG-03 Anexos en P-GG-04 Anexos en P-GG Actividades desarrollo proyectos de ingeniería a) Criterios de Diseño. Para su elaboración, se debe reunir todos los elementos de entrada necesarios para el desarrollo del proyecto: requerimientos del cliente, información de proyectos anteriores, planos, documentos, fotos, etc. Si el cliente posee sus propios criterios de diseño se utilizan los suyos. Si el proyecto se refiere a una obra existente, este documento se denomina Criterios de Verificación. Criterios de Diseño / Criterios de Verificación

4 REF: P - GP - 01 Pág. 4 de 9 b) Análisis y Diseño. Corresponde a la etapa de diseño y desarrollo. El equipo del proyecto estudia la factibilidad técnica y económica de distintas alternativas, si las hubiere, seleccionando la(s) que cumple(n) con los Criterios de Diseño hasta llegar a la(s) solución(es) definitiva(s). Se debe supervisar y revisar continuamente, de manera de verificar que la(s) solución(es) definitiva(s) cumple(n) con los requerimientos del cliente; por lo tanto, puede implicar un cambio de los criterios de diseño. Además, se desarrolla en paralelo con la elaboración de la memoria de cálculo, documentos y planos, resultando un proceso interactivo c) Memoria de Cálculo Una vez terminado el proceso de análisis y diseño, se debe completar la Memoria de Cálculo del proyecto para traspasar la información necesaria al Sub Departamento de Dibujo. Debe incluir, cuando corresponda: índice, descripción del proyecto, esquemas de diseño, exclusiones, antecedentes, conclusiones y/o resultados, razonamientos o procedimientos utilizados y anexos. d) Desarrollo de Documentos. El Jefe de Proyecto debe nombrar los responsables de preparar los documentos del proyecto, quienes los deben desarrollar de acuerdo a los requerimientos del proyecto y a los estándares predefinidos, lo que debe ser supervisado y aprobado para su emisión final. Si el cliente establece los criterios para el desarrollo de los documentos, debe informarse en el Plan de Gestión del proyecto - - Ingeniero Proyecto - Ingeniero Ayudante - - Ingeniero Proyecto - Ingenieros Proyecto Criterios de Diseño Memoria de Cálculo - Criterios de Diseño, - Memorias de Cálculo, - Informes Técnicos Parciales o Finales, - Especificaciones Técnicas Generales y Particulares, - Catastro de Daños, - Lista Materiales, Cubicaciones - Presupuestos, etc

5 REF: P - GP - 01 Pág. 5 de 9 e) Control de Documentos Proyecto. Los documentos elaborados deben someterse a una autocorrección. Para tal efecto, puede ser utilizado un check list, de acuerdo a la necesidad y característica del proyecto, lo que debe ser registrado al inicio en el Plan de Gestión. Cada uno de los revisores del documento deben completar este check list, cuya finalidad es detectar posibles errores antes de la entrega al cliente - Ingenieros Proyecto Lista Chequeo de: - Criterios de Diseño, - Memorias de Cálculo, - Especificaciones Técnicas de Compra, - Especificaciones Técnicas Hormigón Armado, - Especificaciones Técnicas Acero, etc Actividades Sub Departamento Dibujo Para asegurar un estándar técnico de calidad en los proyectos, en los que se desarrolla planos y se deba traspasar información entre personal de Ingeniería y Dibujo, se debe: a) Información Ingeniería a Dibujo. Para asegurar la calidad y claridad de la información que reciben los Proyectistas y/o Dibujantes (documentos del cliente, memorias de cálculo, etc.), se debe formalizar y respaldar vía correo electrónico o bien, el llenado de un formulario para este efecto, no obstante, se puede comenzar a trabajar con la información recibida inicialmente b) Información Dibujo a Ingeniería. Cada vez que los Proyectistas y/o Dibujantes soliciten información (aclaraciones, revisiones, modificaciones, etc.) a los Ingenieros, esto debe ser formalizado y respaldado vía correo electrónico o bien, el llenado de un formulario para este efecto - Dibujantes - Proyectistas Correo electrónico Formulario de Traspaso Ingeniería a Dibujo Correo electrónico Formulario de Traspaso Dibujo a Ingeniería

6 REF: P - GP - 01 Pág. 6 de 9 Una vez que Dibujo cuenta con la información requerida para el Desarrollo de Planos, las actividades son las siguientes a) Utilización de Software. Salvo requerimiento expreso del proyecto o mandante, se debe utilizar el AUTOCAD 2000 o superior b) Creación archivos CAD (.dwg). Serán creados y distribuidos al desarrollador del plano por el administrador de documentos, y de acuerdo a la lista de planos elaborada por el Jefe Sub Departamento Dibujo. c) Desarrollo. El Jefe de Dibujo es quien recibe la información necesaria desde Ingeniería para iniciar el desarrollo de los planos, quien la revisa, procesa y distribuye a los proyectista o dibujantes para su ejecución. Asimismo, identifica los estándares que deben ser utilizados (propios o del cliente) antes de comenzar el desarrollo. Se debe crear una lista con los planos incluidos en el proyecto e) Impresión para Chequeo. Luego de llevar las especificaciones recibidas desde ingeniería, y siguiendo las indicaciones respectivas en el dibujo de planos (Anexo 1 y Anexo 2), el autor del plano debe realizar un cuidadoso autochequeo del trabajo en una copia de tamaño reducido, para comprobar haber realizado todo lo requerido, pudiendo utilizar la Lista de Chequeo para Dibujo de Planos. Luego debe ser revisada por otro profesional, pudiendo utilizar la Lista de Chequeo para Revisión de Planos Responsable (quién) Jefe Dibujo Administrador Documentos - Administrador Documentos - Dibujante - Proyectista Revisor f) Chequeo y traspaso chequeo Jefe Dibujo g) Ruteo: el plano emitido es distribuido a los profesionales relacionados con su desarrollo para verificar su correcta confección h) Aprobación Inicial: si no existen modificaciones, se aprueba inicialmente i) Modificaciones: Al existir correcciones y/o modificaciones, debe volver al punto c) para incluirlas j) Impresión: se imprime la nueva versión con las modificaciones y/o correcciones para ser aprobada Jefe Dibujo Jefe Dibujo Dibujantes Administrador Documentos N/A Archivos digitales Formato del Plano y estándares a usar Plano preliminar Lista de Chequeo para Revisión de Planos Impresión para Chequeo Plano Revisión A, B,... Plano para Aprobación Inicial Plano para Aprobación Inicial Plano para Aprobación Final

7 REF: P - GP - 01 Pág. 7 de 9 k) Aprobación Final: esta versión se envía al cliente para su revisión y posible aprobación l) Aprobación Cliente: si no existen modificaciones y/o correcciones, se distribuye para construcción m) Modificaciones: si existen modificaciones solicitadas por el cliente, y son aprobadas internamente, se debe volver al punto c) n) Distribución: se distribuye en archivo magnético y/o físico aprobado en Versión 00 o superiores (para construcción) Cliente - Dibujantes Jefe Dibujo Plano para emisión al Cliente Carta o Guía Despacho Plano con Modificaciones Plano Aprobado, versiones 00 y superiores Nota: las características de confección de planos, se indican en el Anexo Generalidades Desarrollo de Planos 7.3 Actividades de Entrega al Cliente a) La entrega al cliente de las distintas revisiones de documentos y planos debe realizarse en las fechas acordadas. En caso de no poder cumplirlas, el debe solicitar por escrito un aumento de plazo sólo en aquellos proyectos que tengan cláusulas contractuales de multa b) En caso de no conseguir el aumento de plazo o de no existir, debe cursarse como producto no conforme, utilizando el Procedimiento para el Control de Producto No Conforme P-GC-07. c) Una vez que el cliente recibe la entrega final aprobada del proyecto, debe responder una encuesta de satisfacción que mide la calidad del servicio entregado utilizando el Procedimiento para Medir la Satisfacción del Cliente P-GC-03. El control del proyecto en su desarrollo y las actividades de cierre, se realizan según P-GG-03 Control de Proyectos Asignados Carta o Guía Despacho Planilla de Producto No Conforme Anexo en P-GC-03

8 REF: P - GP - 01 Pág. 8 de 9 d) Evaluación y Mejoramiento Para proceder al cierre de un proyecto debe realizarse una evaluación donde participen el Gerente y Jefe Departamento Ingeniería, el, y algunos o todos los integrantes del equipo del proyecto si fuese necesario (decisión del Gerente de Ingeniería) con la finalidad de detectar debilidades y fortalezas, y así poder mejorar la calidad y eficiencia en el siguiente proyecto e) En caso que una propuesta o cotización importante no fuese asignada, también debe desarrollarse una evaluación donde participen el Gerente y Jefe Departamento de Ingeniería y el Coordinador, con la finalidad de detectar las razones por la cual no fue asignada la propuesta o cotización, determinar las debilidades y fortalezas, y así poder mejorar la calidad en la siguiente propuesta o cotización (P-GG-02 Desarrollo Propuestas y Cotizaciones) f) Cierre. El debe verificar que toda la información generada durante el transcurso del proyecto quede almacenada. Completar la ficha técnica del proyecto y entregarla a Secretaría Técnica y avisar a Contabilidad del término del Proyecto - Gerente Ingeniería - Coordinador Propuesta Jefe Proyecto - Evaluación Proyectos Terminados - Ficha Técnica del Proyecto Anexo en P-GG-02 Anexos en P-GG ANEXOS Los anexos a este procedimiento se encuentran disponibles en sitio corporativo en intranet, y son los siguientes: Red de Ingeniería Desarrollo de Planos Generalidades Desarrollo de Planos Formatos

9 REF: P - GP - 01 Pág. 9 de CONTROL DE CAMBIOS Nº Página Fecha Tipo Cambio Descripción 01 N/A Septiembre 2010 General Se modifica el formato del documento. 02 N/A Septiembre 2010 General Se fusionan los siguientes documentos: P-GP- 01 Procedimiento Desarrollo Proyectos Ingeniería, I-GP-01; Desarrollo y Control Calidad Documentos; I-GP-02 Traspaso Información Dibujo Ingeniería; I-GP-03 Desarrollo Planos; IT- GP-01/1 Desarrollo Criterios de Diseño; IT-GP- 01/1 Desarrollo Memorias de Cálculo 03 2 Octubre 2010 Adición Se agrega actividades de visita a terreno en etapa de estudio de la propuesta