SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PROCEDIMIENTO CONTROL TECNICO DE OBRAS PR-GO-37

Transcripción

1 SISTEMA DE GESTION DE PROCEDIMIENTO PR-GO-37 REVISION FECHA REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO de Septiembre de 2008 Primera Edición de diciembre de 2009 Se elimina párrafo punto 6.2 referente al informe de revisión de libro contable por parte del administrador de obra de febrero de 2010 Se modifica punto 6.2 Control de gestión de Obra, se detalla el informe técnico y se agrega anexo 5 de formulas de Abril del 2010 Actualización Versión Norma ISO 9001 ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Osvaldo Quiñones A. Responsable Dirección Rodrigo González R. Gerente de Operaciones Fernando Miguel F. Gerente General.

2 1.- OBJETIVO Constructora LFM Ltda, orienta su gestión al desarrollo de obras de construcción, por lo tanto el objetivo de este documento, es estandarizar en todos sus proyectos la forma de ejecutar y controlar las obras, con la finalidad de detectar la existencia de desviaciones respecto al programa original y tomar las acciones correctivas necesarias. 2.- ALCANCE Es aplicable a todas las obras realizadas por Constructora LFM Ltda. 3.- RESPONSABILIDADES Según se indican en Procedimiento de Planificación y Programación de Obras PR-GO DOCUMENTOS APLICABLES Procedimiento de Planificación y Programación de Obras PR-GO-34. Procedimiento de Ejecución y Control de Obras PR-GO-36. Bases Administrativas del Proyecto. Especificaciones Técnicas del Proyecto. 5.- TERMINOLOGIA TÉRMINO DEFINICIÓN Libro de Obra Instrumento de comunicación formal con la Inspección Técnica de Obra, el cual consta como mínimo de un original y 2 copias. Libro Contable Resumen mensual y acumulado de gastos e ingresos reflejado por la contabilidad de la empresa y clasificados por obra y cuentas de costos. Actividad Critica Es un actividad sin holgura de tiempo (holgura cero), es decir, un atraso en la ejecución de esta actividad, significa un atraso en la ejecución total de la obra. Ruta Crítica Es la secuencia de actividades críticas de una obra, la cual establece el plazo mínimo de ejecución de ésta. Hito Evento o fecha establecida como fija en el tiempo, dentro de la programación del proyecto. Las fechas de inicio y de término de la obra se consideran como los hitos principales del proyecto, pudiendo existir, dependiendo de las características de la obra, una serie de hitos intermedios Reprogramar Para efectos de este procedimiento cuando se habla de reprogramar una obra se refiere a actuar sobre los plazos de ejecución de las distintas actividades consideradas en la programación original y no de efectuar cambios sobre la estructura de dicha programación. Curvas S Muestra Gráfica de acumulados de costos, horas hombre, u otras cantidades, graficadas contra tiempo Página 2 de 10

3 CPTP CPTE CATE EPT EAT Costo Programado de Trabajo Programado, es el presupuesto, distribuido en el tiempo, de los recursos requeridos para completar el proyecto completo Costo Programado de Trabajo Ejecutado, corresponde al valor total del trabajo ejecutado a una cierta fecha, de acuerdo al presupuesto Costo Actual de Trabajo Ejecutado, son los fondos que han sido utilizados en la realidad para el trabajo ejecutado Estimación para Terminar, son los fondos requeridos para completar el trabajo que queda Estimación al Termino, son los fondos que representan todo el dinero que se va a gastar dado cierto desempeño de la obra. 6.- PROCEDIMIENTO Generalidades El Administrador de Obra deberá controlar el cumplimiento del método constructivo detallado utilizado en la ejecución del proyecto, junto con la programación detallada y la asignación de recursos de cada actividad de la obra. El Administrador de Obra será responsable del cumplimiento y control del plan de calidad de la obra, según lo indicado en cada procedimiento e instrucciones de trabajo que controlan los procesos, junto con las auditorías internas incluidas en el plan de calidad de cada obra en particular. Será función del Gerente de Operaciones en conjunto con el Administrador de Obra, gestionar y controlar el cumplimiento de las obligaciones establecidas para las empresas subcontratistas, según el Procedimiento PR-GA-30 Procedimiento de Subcontratos. Será responsabilidad del Administrador de Obra y/o Jefe de Oficina Técnica controlar y actualizar la programación de la obra y realizar las modificaciones en caso de surgir la necesidad de reprogramar, además de informar al Gerente de Operaciones los cambios al programa inicial. El Administrador del Contrato o el Profesional de Obra deberá mantener una periódica y fluida comunicación con la Inspección Técnica de Obra acerca de temas como: Avance de Obra Programación de Obra Calidad de los Trabajos Entregas Parciales y Final de Obra Entrega de informes que la ITO realice Esta comunicación se materializara a través del libro de obra, correo electrónico y reuniones periódicas con la inspección. Página 3 de 10

4 6.2.- Control de Gestión de Obra [02] El Administrador de Obra o Jefe de Oficina Técnica, debe mantener al día una Planilla de Control de Gastos por actividad. Sólo se deberán ingresar en este control, gastos debidamente respaldados por guías de despachos recibidas conforme en obra o facturas debidamente visadas. Aquellos otros gastos, como sueldos, gastos financieros, por ejemplo, serán ingresados, sólo con el debido respaldo de la documentación visada por el Administrador del Obra. Copia de dicha planilla debe ser enviada por semanalmente al Gerente de Operaciones; adicionalmente se deberá adjuntar un resumen de ésta en el informe mensual de obra. El Administrador de Obra y/o Jefe de Oficina Técnica, basándose en la información de Avance Físico de obra y el Presupuesto Objetivo de ésta, determinaran el costo programado asociado a dicho avance (CPTE). A partir del CPTE y del costo actual real indicado por la planilla de control de gastos (CATE), deberá de emitir un informe semanal dirigido al Gerente de Operaciones, el cual deberá señalar las variaciones significativa ya sea a nivel de gasto total o de gastos a nivel de insumos en particular. De igual manera, semanalmente deberán presentar un análisis comparativo del CPTP versus CPTE y CATE, para lo cual utilizarán como herramientas las curvas de Pert-Costo llamadas comúnmente curvas S, las cuales grafican los costos acumulados versus el tiempo. (Ver anexos) El Administrador de Obra deberá llevar a cabo un sistemático Control de Gestión de Obra a su cargo, el cual deberá generar y enviar mensualmente a la Gerencia el: FO37-GO-01 Informe de Control de Gestión de Obra Junto con dicho registro se deberán enviar los informes descritos en punto 6.5 del PR-GO-36 Ejecución y Control de Obras de acuerdo a la periodicidad indicada en este. Para el caso de los informes deberán contener al menos la siguiente información: Curva S comparativa entre CPTP, CPTE y CATE Curva S comparativa Costo Acumulado Mano de Obra Real y Costo Acumulado Mano de Obra Programada. Gantt de Seguimiento del Proyecto detallada, indicando Actividades Críticas de la obra. Cumplimiento de Programa de Obra como la razón entre Porcentaje Avance Físico Real Acumulado (%AFR) y el Porcentaje Avance Físico Programado Acumulado (%AFP) Calculo de Índices de desempeño de programa (IDP) e Índice de desempeño de Costo 8 (IDC) (Ver Anexo 5) Cálculos de variables Estimación para Terminar (EPT) y Estimación al Termino (EAT) considerando índices de desempeño actuales y programados iniciales En base a los resultados entregados por los informes anteriormente mencionados el Administrador de Obra o Gerente de Operaciones deberán adoptar las acciones correctivas que sean necesarias. De igual Página 4 de 10

5 forma, serán responsables de implementar todas las acciones sugeridas u ordenadas por la Gerencia General. Si se tiene este escenario: CATE ($) / CPTE ($) > 1,1: Se debe actualizar el programa de obra con la finalidad de suprimir todos aquellos gastos que no incidan directamente sobre el cumplimiento de los plazos del proyecto. % AFR / % AFP < 0,8: Se debe actualizar el programa de obra agregando los recursos necesarios para ajustarse al plazo estipulado, teniendo como única limitante que el costo del aumento de recursos debe ser menor o igual a la multa implícita en el no cumplimiento. Si IPC o IDP < 1: Se deben tomar las acciones correctivas pertinentes a mejorar la situación actual. 7.- CONTROL DE REGISTROS IDENTIFICACION DE REGISTRO FO37-GO-01 Informe de Control de Gestión de Obra ALMACENAMIENTO PROTECCION RECUPERACION Oficina Administrador de Obra / Oficina Gerente de Operaciones Sin Protección Administrador de Obra / Gerente de Operaciones TIEMPO DE RETENCION Y DISPOSICION Duración de Obra / Destrucción 1 año 8.- ANEXOS 8.1 Gráfico Pert Costo de Mayor costo atraso (anexo 1) 8.2 Gráfico Pert Costo de Menor costo atraso (anexo 2) 8.3 Gráfico Pert-Costo de Mayor costo adelanto (anexo 3) 8.4 Gráfico Pert-Costo de Menor costo adelanto (anexo 4) 8.5 Formulas (anexo 5) Página 5 de 10

6 8.1 Gráfico Pert Costo de Mayor costo atraso (anexo 1) Página 6 de 10

7 8.2 Gráfico Pert Costo de Menor costo atraso (anexo 2) Página 7 de 10

8 8.3 Gráfico Pert-Costo de Mayor costo adelanto (anexo 3) Página 8 de 10

9 8.4 Gráfico Pert-Costo de Menor costo adelanto (anexo 4) Página 9 de 10

10 8.5 Formulas (anexo 5) 1.- Variación de Programa VP = CPTE CPTP 2.- Variación de Costo VC = CPTE CATE 3.- Índice de Desempeño de Programa CPTE IDP = CPTP 4.- Índice de Desempeño de Costo CPTE IDC = CATE 5.- Estimación para Terminar 1er Criterio: Proyecto se desarrollará tal como hasta la fecha de control EPT = ( CT CPTE) IDC 2do Criterio: Proyecto se desarrollará tal como se había planificado originalmente EPT = ( CT CPTE) CT: Costo Total inicialmente estimado de la obra. 6.- Estimación al Término EAT = CATE + EPT Página 10 de 10