7. Gestión de Costes Presupuesto

Transcripción

1 1 7. Gestión de Costes Presupuesto Gestión de Proyectos Informáticos Universidad Nacional de Jujuy Analista Programador Universitario Plan 2008 Ciclo 2012 Jorge R. Mendoza

2 Gestión de Costes 2 La Gestión de los Costes del Proyecto incluye los procesos involucrados en la planificación, estimación, preparación del presupuesto y control de costes de forma que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado (PMBook)

3 Procesos de la Gestión de Costes 3 A-Estimación de Costes: desarrollar una aproximación de los costes de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto. B-Preparación del Presupuesto de Costes: sumar los costes estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una línea base de coste. C-Control de Costes: influir sobre los factores que crean variaciones del coste y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto.

4 4 A-ESTIMACIÓN DE COSTES Gestión de Costes

5 Estimación de Costes Técnicas 5 Desarrollar una aproximación de los costes de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto. Estimación por Analogía Determinación de Tarifas de Costes de Recursos Estimación Ascendente Estimación Paramétrica Análisis de Propuestas para Licitaciones Análisis de Reserva

6 Estimación de Costes Técnicas 6 Estimación por Analogía: implica usar el coste real de proyectos anteriores similares como base para estimar el coste del proyecto actual. Determinación de Tarifas de Costes de Recursos: conocer las tarifas de costes unitarios, como el coste del personal por hora y el coste del material correspondientes a cada recurso para estimar los costes de la actividad del cronograma. Reunir cotizaciones es un método de obtener las tarifas. Estimación Ascendente: implica estimar el coste de paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel más bajo de detalle. Este coste detallado luego se resume o acumula en niveles superiores para fines de información y seguimiento Estimación Paramétrica: es una técnica que utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables. Un ejemplo relacionado con el coste supone multiplicar la cantidad planificada de trabajo a realizar (hs hombre) por el coste histórico por unidad, a fin de obtener el coste estimado. Análisis de Propuestas para Licitaciones: es otros método de estimación de costes. En los casos en los que los proyectos se ganan mediante procesos competitivos, se le podrá demandar al equipo del proyecto un trabajo de estimación de costes adicional para examinar el precio de los productos entregables individuales, y obtener un coste que respalde el coste total final del proyecto. Análisis de Reserva: Muchos estimadores de costes incluyen reservas, también llamadas asignaciones para contingencias, como costes en muchas estimaciones de costes de las actividades del cronograma. Esto tiene el problema inherente de la posible exageración de la estimación de costes para la actividad del cronograma. Las reservas para contingencias son costes estimados que se utilizarán a discreción del director del proyecto para gestionar eventos previstos, pero no ciertos. Estos eventos son incógnitas conocidas, y forman parte del alcance del proyecto y de las líneas base de coste.

7 Estimación de Costes Técnicas 7 Tabla de costo unitario de recursos: se coloca el costo/hora por cada recurso a intervenir en el proyecto. La es porque si interviene mas un recurso, se suman sus costos Costo de Tarea = ( Costo Unitario de Recurso) x Duración de Tarea

8 8 B-PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO DE COSTES Gestión de Costes

9 Preparación del Presupuesto de Costes 9 Sumar los costes estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una línea base de coste. Línea Base del Proyecto (Curva S) Alcance (WBS) $;Hs + Tiempo (Cronograma) TAREAS Especificar Necesidades Diseño Programas Diseño Base de Datos Realización Esquema Codificación Programas Pruebas SEMANAS = $ 1 Costo Estimado $ 1.1 $ 1.2 $ $ $ $ $ Tiempo

10 Preparación del Presupuesto de Costes 10 Línea Base de Coste: La línea base de coste es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base respecto a la cual se puede medir, supervisar y controlar el rendimiento general del coste en el proyecto. Se desarrolla sumando los costes estimados por período y normalmente se representa por una curva S.

11 Preparación del Presupuesto de Costes 11 Curva S (Línea Base de Coste): según PMBook es una muestra grafica de acumulados de costos, horas hombre, y otros costos, graficadas contra tiempo. El nombre deriva de la forma S de la curva (mas achatada al comienzo y al final y mas empinada al centro) Línea Base del producida Proyecto (Curva en S) un proyecto que Costo comienza lentamente se acelera y luego decae. Acumulado Tiempo

12 Preparación del Presupuesto de Costes 12 Partiendo de la vista de costos, se puede obtener una curva S en Microsoft Project exportada a Excel

13 Costo Costo acumulado Preparación del Presupuesto de Costes Informe del flujo de caja Costo Costo acumulado Semana 44 Semana 45 Semana 46 Semana 47 Semana 48 Semana 49 T4 2009

14 Ri1*C i Ri2*C i Ri3*C i Ri4*C i Ri5*C i Ri6*C i Ri7*C i Ri8*C i Preparación del Presupuesto de Costes 14 CUANDO Y CUANTO PAGO Flujo de Pagos: el conjunto de pagos que realizamos por los recursos que aplicamos a un proyecto. Siempre se ha de tener en cuenta el momento en que este pago se hace efectivo. En cada periodo se acumula el total de recursos multiplicado por su coste. Recursos\Mes Coste indivi Analista C 1 R 11 R 12 R 13 R 14 R 15 R 16 R 17 R 18 Diseñador C 2 R 21 R 22 R 23 R 24 R 25 R 26 R 27 R 28 Programador C 3 R 31 R 32 R 33 R 34 R 35 R 36 R 37 R 38 Consultor C 4 R 41 R 42 R 43 R 44 R 45 R 46 R 47 R 48 Instalador C 5 R 51 R 52 R 53 R 54 R 55 R 56 R 57 R Gasto acumulado Planificado Flujo de Pagos

15 Preparación del Presupuesto de Costes 15 CUANDO Y CUANTO COBRO Flujo de Ingresos: es el conjunto de ingresos percibidos por la empresa que desarrolla el sistema. Cada ingreso se tiene en cuenta en el instante en que se hace efectivo. Recursos\Mes Cliente I 11 I 12 I 13 I 14 I 15 I 16 I 17 I 18 Subvenciones I 21 I 22 I 23 I 24 I 25 I 26 I 27 I 28 I 41 I 42 I 43 I 44 I 45 I 46 I 47 I 48 Flujo de Ingresos I i1 I i2 I i3 I i4 I i5 I i6 I i7 I i8 Subvención: ayuda financiera por cuestiones legales o impositivas, ej: zona desfavorable, leyes de promoción de empleo.

16 Preparación del Presupuesto de Costes 16 CUANTO Y CUANDO SE HIZO MOVIMIENTOS Flujo de caja: (efectivo) es el conjunto de Flujos de Ingresos menos el Flujo de Pagos. Así al final de cada período de pagos, acumulamos los pagos e ingresos que realizamos en el proyecto. FLUJO DE CAJA= FLUJO INGRESOS FLUJO DE PAGOS El Flujo de Caja no es requerido en esta etapa de preparación de presupuestos, solo se requiere el flujo de pagos e ingresos.

17 Preparación del Presupuesto de Costes 17 En este caso, el cliente paga al finalizar la tarea J Egresos Ingresos

18 Preparación del Presupuesto de Costes 18 Costo Acumulado Línea Base del Proyecto (Curva S) Tiempo Hasta aquí ya podemos contar con una planilla de costes de proyecto y la curva s de pago e ingresos. Pero aquí termina todo?

19 Preparación del Presupuesto de Costes 19 DOCUMENTO DE PROPUESTA

20 20 El formato siguiente es el adecuado, cuando se va a presentar una propuesta a un cliente, éste requiere información orientada a funcionalidad, tiempo y costo, debido a que él ya ha detectado la problemática de implementar un servicio/producto informático en su empresa. Cuando se presenta un presupuesto a la gerencia de nuestra empresa, debe estar orientada a los beneficios que se puede obtener con el desarrollo del proyecto planteado. 4. Estimación del esfuerzo

21 Preparación del Presupuesto de Costes Elementos de un Presupuesto de Software 21 ID: código de presupuesto emitido y Fecha. Empresa: debe indicar el nombre completo de la empresa que realiza el presupuesto, dirección completa, teléfono de contacto con los datos del registro impositivo. Cliente: datos del cliente, contacto responsable que solicitó. Objetivo del Presupuesto: breve detalle del trabajo a realizar y del producto final. Documentos Referenciados: se adjuntan al proyecto los documentos que crean pertinentes (todos deben estar firmados y sellados): Modelo de Contrato, Project Charter, Alcance (WBS), Cronograma, RBS, CashFlow (que indica cuando y cuanto se gastará). Materiales y Equipamiento: especificar materiales, equipamientos requeridos, cantidad y precios unitarios. Mano de obra: especificar el precio de los RRHH, partida por partida, de cada trabajo.

22 Preparación del Presupuesto de Costes Elementos de un Presupuesto de Software 22 Otros datos: si existe alguna cláusula u otros datos a reseñar, sobre el presupuesto. Cronograma de Desembolso: fechas en las que el cliente deberá realizar los desembolsos. Resumen de Costos: resumen que indique globalmente los costos involucrados. IVA: si está o no incluido el IVA, en el importe presupuestado. Forma de pago: condiciones de pago sobre el trabajo a realizar. Validez: tiempo que es válido el presupuesto presentado. Garantías: las garantías que ofrece nuestra empresa sobre el trabajo presupuestado. Firma y sello: el responsable comercial debe firmar y sellar, la conformidad, sobre el presupuesto presentado. Firma y sello de Aceptación: el cliente debe firmar y sellar, la conformidad de aceptación, sobre el a proyecto a ejecutar.

23 Preparación del Presupuesto de Costes 23 El presupuesto debe emitirse por duplicado, uno para el cliente y otro se almacena en la empresa. El presupuesto tiene un periodo de validez de oferta. Presupuesto Presupuesto Copia

24 24 Preparación del Presupuesto de Costes Recomendaciones No mas de 5 hojas para la presentación: quien analiza el presupuesto es la gerencia del cliente (personas ocupadas). Hacer referencia a documentos adjuntos para mas detalle. Claridad en la redacción Usar diagramas y tablas Resumir la información No olvidar formas de contacto para consultas sobre el presupuesto. Acordar una cita para la explicación del presupuesto: normalmente los clientes no son especialistas en software y requieren una explicación.

25 25 C-CONTROL DE COSTES Gestión de Costes

26 Control de Costes 26 Influir sobre los factores que crean variaciones del coste y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto. Asegurarse de que los cambios solicitados sean acordados Gestionar los cambios reales cuando y a medida que se produzcan Asegurar que los posibles sobrecostes no excedan la financiación autorizada periódica y total para el proyecto Realizar el seguimiento del rendimiento del coste para detectar y entender las variaciones con respecto a la línea base de coste Registrar todos los cambios pertinentes con precisión en la línea base de coste Informar los cambios aprobados a los interesados pertinentes