Taller: Planificación con Matriz de Marco Lógico. Vólker Gutiérrez Aravena Presidente Cultura Mapocho

Transcripción

1 Taller: Planificación con Matriz de Marco Lógico Vólker Gutiérrez Aravena Presidente Cultura Mapocho

2 Elementos centrales de la Planificación Estratégica Qué es? Una poderosa herramienta de diagnóstico, análisis, reflexión y toma de decisiones colectivas, en torno al quehacer actual y al camino que deben recorrer en el futuro las organizaciones e instituciones, para adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr el máximo de eficiencia y calidad de sus prestaciones. (DIPRES, 2001). Para qué es? Facilitar la consecución de los objetivos de la organización Disminuir los riesgos de la incertidumbre Consensuar y ganar voluntades internas para el mejor funcionamiento de la organización Medir resultados de acuerdo a los objetivos de la organización 2

3 Secuencias de la PE 1. PREPARACIÓN DEL PROCESO Conformar un equipo o comité de planificación en el que se integrarán todos los niveles de la organización y definir roles. Identificar y recoger la información que sea necesaria y esté disponible para orientar la toma de decisiones. 2. MISIÓN Y VISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN La misión establece el objetivo principal del accionar de la organización, comunicando su esencia, su significado último y la justificación social de su existencia. La Visión trata de describir la imagen ideal de la organización que se desea tener en el futuro, es una imagen guía del éxito de la organización. 3

4 Secuencias de la Planificación Estratégica 3. ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO Ejercicio de prospección del contexto con en el que se vincula la organización y de preparación para el futuro, que debe necesariamente tomar como punto de partida la situación presente en la que actualmente se encuentra la organización. 4. OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS Establecer prioridades que orientarán a la organización en el período de referencia del plan. Estas prioridades se concretan en objetivos que expresan lo que queremos lograr. Definidos los objetivos, hay que estudiar las estrategias necesarias, posibles y más convenientes para lograrlos. 4

5 Secuencias de la Planificación Estratégica 5. PLAN DE ACCIÓN Entrar al terreno operativo para proporcionar propuestas realistas para la puesta en marcha efectiva de las estrategias seleccionadas. El Plan facilitará el logro de transformaciones concretas y mejoras tangibles a corto plazo (apreciables por el equipo y que tiene un efecto estimulante, demostrando que es posible cambiar las cosas ). 6. DISEÑO SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PLAN Tareas continuas de control y seguimiento de la ejecución: detectar desviaciones con relación a lo inicialmente planificado y realizar las modificaciones y correcciones oportunas. 5

6 Secuencias de la Planificación Estratégica 7.ELABORACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO El proceso de planificación estratégica finaliza con la elaboración del documento de plan estratégico, que recoge los resultados de todas las etapas anteriores. Es una guía para la acción y para informar a terceros qué somos y qué hacemos Una vez elaborado, deberá ser revisado, analizado críticamente y se debe recoger las opiniones de los distintos miembros de la organización antes de proceder a su redacción en una versión definitiva. 6

7 La MML permite: Presentar en forma resumida y estructurada cualquier iniciativa de inversión (programa o proyecto). En este sentido, su contribución a la gestión del ciclo de vida de los proyectos es comunicar información básica y esencial, estructurada de forma tal que permite entender con facilidad la lógica de la intervención a realizar. Además: Resume en un solo cuadro la información más importante para la gerencia del proyecto, permitiendo así focalizar la atención y los esfuerzos de ésta. Facilita alcanzar acuerdos precisos acerca de los objetivos, metas y riesgos del proyecto con todos los involucrados. Sienta una base para evaluar la ejecución del proyecto y sus resultados e impactos. 7

8 El análisis de la MML de un proyecto permite responder a las siguientes preguntas: Cuál es la finalidad que se persigue con su ejecución? Qué impacto concreto se espera alcanzar? Qué bienes o servicios deberán ser producidos? Cómo se va a hacer para producir dichos bienes o servicios? Cuánto nos va a costar producirlos? Cómo sabremos si se han cumplido los objetivos? Qué factores externos pueden comprometer el éxito? 8

9 Aún cuando la información se presenta a un nivel demasiado agregado para un seguimiento detallado del avance del proyecto, puede ser utilizada como punto de partida para la desagregación en actividades más específicas y la preparación del programa de ejecución. La existencia de una MML facilita mucho la evaluación de un proyecto al término de su ejecución. Se sabrá qué analizar y cómo hacerlo para poder juzgar si se han producido los bienes o servicios previstos y si ello se ha logrado en forma eficiente y con la calidad esperada. (Ojo): La MML no es autosuficiente. No soluciona por sí sola todos los problemas de la gerencia ni garantiza el éxito del proyecto. 9

10 La MML es una sencilla tabla (matriz) de cuatro filas por cuatro columnas en la cual se registra, en forma resumida, información sobre un proyecto. Las filas de la matriz presentan información acerca de cuatro distintos niveles de objetivos llamados Fin, Propósito, Componentes y Actividades. Las columnas de la matriz, por su parte, presentan información sobre Resumen narrativo, Indicadores, Medios de Verificación y Supuestos. Es importante saber que la MML tiene también: Una lógica vertical que se refiere a las relaciones de causalidad entre los distintos niveles de objetivos en la MML (Actividades => Componentes => Propósito => Fin) y relaciona éstas con los factores externos que pueden afectar los resultados del proyecto (los Supuestos). Esta lógica vertical se refleja en la primera y última columnas de la matriz. Y una lógica horizontal, que establece cómo se controlará y medirá el logro de cada nivel de objetivos y de dónde se obtendrá la información necesaria para ello. Constituye así la base para el seguimiento, el control y la evaluación del proyecto. La lógica horizontal se refleja en las tres primeras columnas. 10

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12 Las filas: La primera fila corresponde al Fin del proyecto, y describe la situación esperada una vez que el proyecto ha estado funcionando por algún tiempo. La segunda fila corresponde al Propósito del proyecto y presenta la situación esperada al concluir su ejecución (o bien poco después). La tercera fila corresponde a los Componentes del proyecto, es decir, lo que debe ser completado (entregado) durante la ejecución o al término de ésta. La cuarta fila corresponde a las Actividades que deberán ser realizadas durante la ejecución del proyecto para producir los Componentes. 12

13 Las columnas: La primera columna, llamada Resumen Narrativo, sirve para registrar los objetivos del proyecto y las actividades que será necesario desarrollar para el logro de éstos. La segunda columna detalla los Indicadores que nos permitirán controlar el avance del proyecto y evaluar los logros alcanzados. La tercera columna presenta los Medios de Verificación (fuentes de información) a los que se puede recurrir para obtener los datos necesarios para calcular los indicadores definidos en la segunda columna. La cuarta columna, llamada Supuestos sirve para anotar los factores externos cuya ocurrencia es importante para el logro de los objetivos del proyecto. (Ojo, que los supuestos están fuera del ámbito de gestión del equipo que ejecutará el proyecto). 13

14 Si el proyecto ha sido bien diseñado, deberá ser cierto que: Las Actividades detalladas son las necesarias y suficientes para producir cada Componente; Los Componentes son los necesarios y suficientes para lograr el Propósito del proyecto; Si se logra el Propósito del proyecto, ello debería resultar en una contribución significativa al logro del Fin. 14

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17 Bibliografía: METODOLOGÍA DEL MARCO LÓGICO, INSTITUTO LATINOAMERICANO Y DEL CARIBE DE PLANIFICACIÓN ECONÓMICA Y SOCIAL (ILPES). Santiago,