CORPORACIÓN DEL ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE SANTIAGO (CORAASAN) TÉRMINOS DE REFERENCIA

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1 CORPORACIÓN DEL ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE SANTIAGO (CORAASAN) TÉRMINOS DE REFERENCIA Consultoría Nacional de Apoyo al Fortalecimiento del Departamento de Políticas y Procedimientos Preparado por: Departamento Políticas y Procedimientos Fecha: Agosto 2015

2 1. ANTECEDENTES Creación de la Estructura El Departamento Políticas y Procedimientos se crea en el año 2006 bajo la dependencia de la Dirección General, por la debilidad presentada en la Institución al no contar con una estructura responsable de llevar el control de los Manuales de Políticas y Procedimientos, este primer intento no fue suficiente debido a que entre mediados del 2009 hasta finales del 2011 esta unidad quedó inactiva debido al limitado apoyo recibido por las diversas áreas internas de la CORAASAN. Con la elaboración del Plan Estratégico Institucional (PEI) , en el año 2011, se diagnostica como debilidad en el Análisis del Ambiente Interno de CORAASAN (PEI, pág. 60) la insuficiencia en los sistemas de políticas y procedimientos, por lo que se decide incluir como acción activar el área de Política y Procedimientos, adjunto al departamento de Planificación y Desarrollo institucional. Diagnóstico Evaluación Institucional y Financiera En referencia al Informe de la Evaluación Institucional y Financiera de la Corporación del Acueducto y Alcantarillado de Santiago (CORAASAN), de fecha abril 2012, preparado por el consultor Andrés Garrett, se identificaron, entre otras, las siguientes debilidades: a) existencia de un nuevo Departamento de Políticas y Procedimientos que inicialmente cuenta con un solo funcionario; b) carencia de un manual de procedimientos internos de planificación, programación, monitoreo y evaluación; c) la falta de flujogramas de procesos que determinen la interdependencia de las instancias para la realización de las actividades y logro de objetivos en el marco del PEI y de un Plan Operativo Anual (POA) consolidado; d) la necesidad de llevar a cabo una actualización o elaboración de los manuales de normas y procedimientos internos en materia organizacional, de planificación, recursos humanos, adquisiciones, administración financiera y control interno.

3 A partir de las recomendaciones planteadas en el Informe de la Evaluación Institucional y Financiera, en el 2012, se activa la estructura nueva vez para la definición de normas y procedimientos y el personal asignado incluía un Encargado con tres Analistas. Estructura Actual En cumplimiento de lo establecido en el PEI, en el 2015, se crea la Gerencia de Planificación y Desarrollo, se hace el movimiento del Departamento Políticas y Procedimientos bajo la dependencia de esta nueva Gerencia. A continuación se presenta la nueva estructura: Gerencia de Planificación y Desarrollo Departamento Desarrollo Institucional Departamento Control de Gestión, Monitoreo, Planes, Programas y Proyectos Departamento Relaciones y Cooperaciones Internacionales División Políticas y Procedimientos División Gestión de Calidad, Innovación y Cambio Funciones Principales del Departamento 1. Levantar y analizar los procesos de la organización, identificando las necesidades de rediseño, mejora, estandarización o control de los mismos. 2. Documentar los procesos institucionales, promoviendo una cultura de mejoramiento continuo.

4 3. Diseñar y revisar los flujogramas de procedimientos actuales, formularios e instructivos de trabajo. 4. Trabajar con la mejora de los procedimientos y políticas de la Institución. 5. Actualizar las políticas, procedimientos, manuales y formularios de la empresa, logrando la adecuación de los requerimientos existentes. 6. Analizar y proponer posibles soluciones a problemas, necesidades o limitaciones existentes, evaluando los resultados esperados y certificando su efectiva aplicación. 7. Realizar Estudios de Tiempo y Movimiento proporcionando las informaciones necesarias para establecer un estándar de tiempo para realizar una tarea determinada. 8. Trabajar en proyectos que impliquen cambios significativos en las operaciones de la organización. 9. Participar en la implementación y seguimiento de los sistemas, procedimientos o estructuras organizativas propuestas. 10. Trabajar con la realización de los cambios de la estructura interna de la Institución. 11. Controlar la publicación de la documentación de procesos de la Institución a través de nomenclatura codificada por departamentos e historiales de revisión. Necesidades del Departamento 1. Actualizar el Sistema de Documentación existente. 2. Revisar las responsabilidades del Departamento Políticas y Procedimientos y de las áreas involucradas en la documentación. 3. Revisar las plantillas de procedimientos, políticas e instructivos de trabajo. 4. Revisar el formato y proceso de registro y control de documentos. 5. Automatizar los procesos de registro y control de documentación. 6. Diseñar nuevas plantillas de levantamiento de información de los procesos. 7. Conocer técnicas en base a las buenas prácticas para realizar Estudios de Tiempo y Movimiento. 8. Estandarizar los tiempos y técnicas para el cumplimiento de las etapas del sistema de documentación.

5 2. OBJETIVOS DE LOS SERVICIOS DE CONSULTORÍA Objetivo General: Brindar acompañamiento al Departamento Políticas y Procedimientos de la CORAASAN en el fortalecimiento del sistema de documentación. Objetivos Específicos: 1. Elaborar un diagnóstico de la situación actual del Departamento Políticas y Procedimientos. 2. Proponer recomendaciones para el fortalecimiento del sistema de documentación y de las responsabilidades del Departamento Políticas y Procedimientos. 3. Elaborar y llevar a cabo un programa de capacitación, mediante charlas y talleres, al Departamento Políticas y Procedimientos y las áreas claves de la institución. 4. Elaborar y actualizar los documentos, formularios y plantillas correspondientes al sistema de documentación. 5. Realizar y actualizar el levantamiento de los procesos internos de algunas áreas de la institución. 6. Introducir nuevas prácticas y modelos efectivos para la documentación de procesos. 3. ALCANCE Y ENFOQUE El alcance de esta consultoría comprende tres etapas en la primera incluye la realización del diagnóstico y levantamiento de la situación actual del Departamento Políticas y Procedimientos y realización de encuentro con los implicados para detectar debilidades. En una segunda etapa se contempla la ejecución de un programa de capacitación para la dotación de conocimientos y transmitir experiencias sobre la importancia de la documentación de procesos. Por otro lado la tercera etapa corresponde a la introducción y aplicación de mejoras de las debilidades detectadas, diseño y actualización de un nuevo procedimiento del sistema de documentación.

6 4. ACTIVIDADES O TAREAS A REALIZAR Como parte de los servicios de la consultoría, a continuación de describen las actividades mínimas a desarrollar, las mismas no son limitativas, por lo que el consultor deberá proponer o desarrollar las actividades que considere pertinentes para la buena marcha de los servicios ofrecidos, basados en su experiencia. a) Primera Etapa: La Primera Etapa comprende un análisis de la situación actual del Departamento Políticas y Procedimientos relacionadas a la definición y levantamiento de los procesos. Entre las actividades para lograr esto se detallan las siguientes: 1. Recopilar información y datos, para realizar un diagnóstico de la situación actual del sistema de documentación. 2. Identificar y realizar el levantamiento de los procesos internos de las áreas claves de la institución, y distribuirlos según su categoría: procedimientos, políticas o instructivos de trabajo. 3. Proponer mejoras al procedimiento del sistema de documentación actual, a partir de las informaciones detectadas. 4. Elaborar y actualizar las políticas y procedimientos requeridos para la aplicación de las mejores prácticas en materia documentación de políticas y procedimientos. 5. Actualizar el mapa de procesos de la CORAASAN. b) Segunda Etapa: Corresponde a la elaboración de un Programa de Capacitación, con la finalidad de transmitir conocimientos y experiencias en la documentación de procesos. Algunas de las actividades sugeridas son: 1. Impartir charlas y talleres explicando la importancia de redactar y describir los procesos, la contribución de los manuales a los objetivos de cada persona, área y proceso. En los mismos los participantes deberán trabajar, además, de manera práctica.

7 2. Presentar los procedimientos básicos que se utilizarán en la organización para estandarizar la documentación. 3. Explicar la forma en que se elaborarán, revisarán y aprobarán los documentos controlados. c) Tercera Etapa: En la misma el consultor entregará los productos resultantes de la consultoría como son: 1. Proporcionar nuevos formatos de registros, control y entrega de documentos. 2. Entregar un plan de trabajo para la documentación que servirá de referencia para trabajos posteriores en el Departamento. 3. Presentar propuestas de los documentos y plantillas de referencia para la introducción del software que sirva de soporte de la automatización del registro y control de los documentos. 4. Proporcionar los estándares y técnicas para el establecimiento de los tiempos en los procesos del sistema de documentación. 5. Establecer los criterios y lineamientos para realizar Estudios de Tiempo y Movimiento de los procesos de la institución. 6. Entregar la documentación con las normas y procedimientos actualizados, las plantillas, registros para uso del Departamento de Políticas y procedimientos. 5. PRODUCTOS E INFORMES A ENTREGAR 1. Entregar un informe inicial con los resultados del diagnóstico realizado y que incluya las propuestas de mejora a implementar y las recomendaciones de todas las observaciones detectadas. En un periodo de 20 días después de firmado el contrato. 2. Entregar un informe preliminar de seguimiento y el avance de la ejecución de las recomendaciones y observaciones señaladas, aprobadas por la CORAASAN. En un periodo de 45 días después de haber entregado el primer informe.

8 3. Entregar un informe final, con los resultados de la consultoría e indicando las actividades, conclusiones y recomendaciones realizadas del trabajo solicitado. En un periodo de 80 días después de haber entregado el primer informe. 6. DURACIÓN DEL SERVICIO DE CONSULTORÍA La duración del servicio de consultoría para el Apoyo al Fortalecimiento del Departamento de Políticas y Procedimientos es por 110 días hábiles. CRONOGRAMA DE LA CONSULTORÍA Tiempo (*) Actividad Producto Elaborar diagnóstico situación actual del sistema de 20 días documentación Informe Inicial 15 días Capacitación y entrenamientos Cursos y Talleres Documentos/Informe 60 días Elaboración de documentos Preliminar 15 días Entrega de productos y resultados Informe Final Totales: Días: 110 días * A partir de la fecha del contrato 7. RECURSOS Y FACILIDADES A SER PROVISTAS POR LA ENTIDAD CONTRATANTE La CORAASAN, podrá proveer el espacio físico para el desarrollo de las actividades de capacitación y entrenamiento y uso de equipos audiovisuales.

9 8. PERFIL DEL CONSULTOR El consultor contratado debe contar con experiencia en la elaboración e implementación de un Sistema de Documentación. Las siguientes son algunas de las calificaciones que debe cumplir: 1. Licenciado o Ingeniero Industrial, preferiblemente con Maestría en Gestión de Empresas. 2. Experiencia de trabajo demostrable, en unidades de Políticas y Procedimientos, Procesos o Métodos, con un mínimo de 3 años de experiencia en la elaboración y diseño del sistema de documentación. 3. Conocimientos en algunas de estas áreas: Gestión de Procesos, Análisis y Mejora de Procesos, Control de Calidad, Administración y Evaluación de Proyectos, Planificación Estratégica, Redacción de Informes y Documentos Técnicos, a partir de la realización demostrada de cursos, talleres, diplomados u otros, avalados con títulos o certificados por la entidad correspondiente. 4. Práctica y experiencia demostrada, en 3 o más proyectos, de implementación de estándares en materia de normas y procedimientos institucionales, mediante informes o cartas certificados. 5. Dominio del idioma español. 6. Dominio de comunicación oral y escrita. 7. Habilidades de redacción y documentación. 8. Dominio de aplicaciones para realización de flujogramas, como Visio u otras herramientas. 9. Dominio de los paquetes básicos para redacción y control de documentos, como Word, Excel u otros.

10 9. PRECIO DE CONSULTORIA Y CRONOGRAMA DE PAGOS El precio de esta consultoría es: Cinco Mil Dólares Con 00 centavos de los Estados Unidos de Norteamérica /100 (US$5,000.00); incluye los impuestos indirectos nacionales. Los impuestos indirectos nacionales que se vayan a cobrar con respecto a este contrato por los servicios que preste el consultor serán pagados por el consultor. Cronograma de pago: % con la entrega y aprobación del Informe Inicial y la elaboración del Plan de Trabajo % con entrega y aprobación del Informe preliminar % contra la entrega y aprobación del Informe Final.