GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES. Tabla de contenido

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2 Código: PG-PLN-AUR Página: 2 de 8 Tabla de contenido Tabla de contenido Propósito Alcance Documentos de referencia Definiciones Cronograma General del Proyecto Recursos Programa Procedimiento Generalidades... 3 Documentación requerida Programa de Adquisición y Uso de Materiales Utilización de la hoja de Análisis de Costos Unitarios con sus respectivas fases Asignar fases a las actividades del cronograma Cálculo de cantidad de materiales por mes Selección de materiales más incidentes Programa de Uso de Equipos Actualización del Programa Modo de Aceptación Responsabilidades Anexo.... 8

3 Código: PG-PLN-AUR Página: 3 de 8 1. Propósito. Planificar la adquisición y uso de los recursos del proyecto, para su disponibilidad oportuna en obra. 2. Alcance. Este procedimiento rige para todas las obras de Cosapi S.A., o en las que participe en asociación con otras empresas, siempre que el Comité Técnico Administrativo (CTA) de la asociación lo apruebe, y se aplica a nivel nacional e internacional. 3. Documentos de referencia. 4. Definiciones. IT-PLN-PEC Guía para la Elaboración del Plan de Ejecución de la Construcción PG-PLN-CRO Rev.01 Procedimiento para la Elaboración del Cronograma FG-COM-01-C Relación de materiales y servicios críticos 4.1 Cronograma General del Proyecto Es un cronograma que contiene hitos y actividades agrupadas por entregables del WBS, que muestra la ruta crítica y plazo total del proyecto. Se elabora al inicio del proyecto y se actualiza durante su ejecución. Puede estar referido a un cronograma contractual o una meta interna. 4.2 Recursos Son medios físicos y concretos que permiten conseguir el objetivo de una actividad. Ejemplo: mano de obra, equipos, herramientas, materiales, dinero, etc. 4.3 Programa Documento que contiene en una lista de actividades ordenadas, con sus respectivas fechas de inicio y fin. 5. Procedimiento 5.1 Generalidades El Programa de Adquisición y Uso de recursos es elaborado a partir del cronograma general del proyecto por el ingeniero de planeamiento, en coordinación con el área de producción. En este documento se reflejan las cantidades y fechas requeridas de los principales recursos a emplearse en el proyecto. Para su elaboración se tendrán en cuenta los materiales más incidentes en coordinación con la oficina técnica, identificando las cantidades totales esperadas y fechas requeridas, para que su adquisición pueda ser gestionada oportunamente por el área de procura. Asimismo, se elaborará un programa de uso de equipos, identificando cantidades y su permanencia en obra. Documentación requerida Plan de ejecución de la construcción. Acta de Reunión de Coordinación (estrategia de movilización). Procedimientos constructivos que apliquen según el plan de construcción. Relación de materiales y servicios críticos. Cronograma general del proyecto.

4 Código: PG-PLN-AUR Página: 4 de Programa de Adquisición y Uso de Materiales Utilización de la hoja de Análisis de Costos Unitarios con sus respectivas fases Los materiales a utilizar en las actividades del proyecto son agrupados según su fase y proceso, a partir del Análisis de Costos Unitarios suministrado por el área de Presupuestos. Es función del ingeniero de Costos la realización de este trabajo para la elaboración de su RO inicial (RO Cero). El resultado de este trabajo es un listado de recursos agrupados de acuerdo a las fases del proyecto (con sus respectivas cantidades), las que hacen referencia a entregables del WBS. Fig.1 Colocación de la fase correspondiente a las partidas presupuestales del Análisis de Costo Unitario Asignar fases a las actividades del cronograma Las actividades del cronograma deben contar con una fase asignada (en Primavera Project Management es posible la asignación mediante los activities codes). Luego de ello, las actividades deberán ser agrupadas por fases. Con esta nueva distribución, y los respectivos porcentajes de avance planeado de las actividades, se puede obtener una distribución del avance mensual planeado para cada fase.

5 Código: PG-PLN-AUR Página: 5 de 8 Fig.2 Colocación de la fase correspondiente a las actividades del cronograma Fig.3 Ordenamiento de las actividades del cronograma según las fases del proyecto. A partir de este ordenamiento se emitirá un reporte en Excel organizado por las fases definidas.

6 Código: PG-PLN-AUR Página: 6 de 8 Fig.4 Porcentaje de avance por período de acuerdo a las fases del proyecto Cálculo de cantidad de materiales por mes Los porcentajes de avance planificado por fase y por mes son multiplicados por las cantidades totales previstas de los recursos identificados en el punto Con ello, se obtiene un listado de materiales con sus respectivas cantidades distribuidas por mes y por fase. En esta lista pueden existir materiales que se repiten para diferentes fases. Estos materiales se agruparán de manera que se obtengan las cantidades de cada material, distribuidas en el tiempo. Fig.5 Cantidades previstas por mes de los diferentes materiales del proyecto, de acuerdo a los costos unitarios y la distribución del avance previsto según el cronograma.

7 Código: PG-PLN-AUR Página: 7 de Selección de materiales más incidentes Del listado de materiales obtenido en el punto 5.2.3, se seleccionarán aquellos que se consideren críticos en el proyecto, de acuerdo a su costo, disponibilidad, necesidad de importación, entre otros. Estos materiales serán consignados en un registro, el cual se denomina Programa de Adquisición y Uso de materiales (según formato predefinido). Para la selección, puede tomarse como referencia la Relación de materiales y servicios críticos (según documento FG-COM-01-C), resultado de la Reunión de Coordinación. Fig.6 Selección de los materiales incidentes y publicación en el Formato del Programa de Adquisición de Recursos. Finalmente, los materiales y sus cantidades deberán ser validados por el responsable de producción, a fin de que pueda evaluar la necesidad de incorporar contingencias a las cantidades demandadas según su distribución en el tiempo. Similarmente, aprobará las fechas de requerimiento por material. 5.3 Programa de Uso de Equipos El Programa de Uso de Equipos es elaborado siguiendo la misma metodología que la del programa de materiales. Adicionalmente se deberán considerar detalles para casos específicos. Por ejemplo, en el caso de carreteras, debe evaluarse la necesidad de contar con equipo adicional, por tenerse frentes de trabajo muy distanciados que no permitirían compartir recursos. 6. Actualización del Programa El programa de adquisición y uso de recursos debe actualizarse cada vez que exista un cambio en el cronograma general. Para mantener la confiabilidad del programa, se deben revisar los requerimientos de la planificación intermedia, para prever la llegada oportuna de los recursos.

8 Código: PG-PLN-AUR Página: 8 de 8 7. Modo de Aceptación El ingeniero de planeamiento someterá el programa de adquisición y uso de recursos a revisión por el Equipo de Dirección del Proyecto. Completadas las revisiones se entrega el programa al Gerente del Proyecto para su aprobación final. 8. Responsabilidades. El Equipo de Dirección del proyecto es responsable por las estimaciones y las consideraciones establecidas para el planeamiento inicial de la obra. Las áreas de Procura y Equipos, respectivamente, son las responsables de proveer los recursos solicitados según las fechas del programa de adquisición y uso de recursos. El Ingeniero de Planeamiento es el encargado de la elaboración y actualización del programa. El ingeniero de Oficina Técnica se encargará de hacer seguimiento al programa. 9. Anexo. 01. Formato estándar del Programa de.

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