ADMINISTRACIÓN, EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PRESUPUESTO Procedimiento: 1.3) Unidad Responsable: GAF

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1 Página 1 de 14 1) Descripción del Procedimiento 1.1) Nombre del Proceso o Gestión de Recursos Administrativos y Financieros Cadena de Valor (Procesos Misionales) 1.2) Nombre del ADMINISTRACIÓN, EJECUCIÓN Y Procedimiento: 1.3) Unidad Responsable: GAF 1.4) Objetivo: Programar la distribución del presupuesto general de la universidad de acuerdo con los rubros presupuestales establecidos en la Ley General de y el Estatuto Presupuestal y Financiero de la UNAD para el cumplimiento de las metas previstas en los proyectos del Plan de Desarrollo Institucional y el cumplimiento de la misión. 1.5) Alcance: El procedimiento inicia con la incorporación y distribución del presupuesto general de la Universidad aprobado por el Consejo Superior y finaliza con la generación del informe final de cierre presupuestal en su respectiva vigencia. 2) Definiciones 2.1) Concepto 2.2) Definición Es la herramienta que le permite a la UNAD cumplir con la producción de bienes y servicios para la satisfacción de las necesidades de la población que demanda sus servicios de conformidad con el rol asignado por el Gobierno Nacional. CDP (Certificado de Es un documento expedido por el Coordinador de o quien haga sus Disponibilidad veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y Presupuestal) libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la CRP (Certificado de Registro Presupuestal) CHIP respectiva vigencia fiscal. Se entiende por certificado de registro presupuestal el compromiso o la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación del rubro presupuestal, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. Esta operación indica el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. El acto del registro perfecciona el compromiso. Sistema de información financiero y contable para reportar al Ministerio de hacienda, contaduría general de la nación y otras entidades de control.

2 Página 2 de 14 3) Condiciones Generales 1) Para la presentación de informes mensuales relacionados con la UNAD FLORIDA, remitirse al Instructivo para la elaboración y seguimiento de la información financiera del proyecto UNAD Florida (I-4-5-1). 2). En el paso 10 se considera un acto administrativo a: Contratos, Órdenes de servicio, Órdenes de compra, Resoluciones, Convenios, Facturas de Servicios Públicos, Impuestos, Nóminas y Planillas de Seguridad Social. 3). Los convenios y/o contratos interadministrativos que sean celebrados por la UNAD y que comprometan recursos se incorporaran dentro del presupuesto de inversión, dentro del rubro denominado Convenios. Para su ejecución requerirán del correspondiente CDP, en donde se indicará la correspondiente actividad que lo genera y de acuerdo con el presupuesto particular establecido en cada convenio y/o contrato interadministrativo. Para la expedición del CDP se requiere que la solicitud realizada por la Unidad ejecutora cuente con el aval de la Oficina de Planeación, como lo requiere cada gasto del presupuesto de inversión. Para los demás efectos debe cumplirse con el ciclo presupuestal establecido en el presente procedimiento de acuerdo con las normas, políticas y principios aplicables según el Estatuto Presupuestal y Financiero, el Manual de Manejo del de la UNAD de acuerdo a cada vigencia, y demás normas relacionadas. El Grupo Funcional de Financiera y controlará e identificará de manera independiente la ejecución de cada uno de los convenios y contratos interadministrativos incorporados.

3 Página 3 de 14 Nº 4.1) Actividad 1 Elaborar propuesta de desagregación del General de la Universidad 2 Aprobar la resolución 4.2) Insumos necesarios para la actividad General de la Universidad, aprobado mediante Acuerdo del Consejo Superior Propuesta de Resolución 4) Descripción del Procedimiento 4.3) Descripción detallada de la actividad Análisis del comportamiento de la ejecución de los rubros de la vigencia anterior y proyección de las nuevas partidas que se van a asignar a los rubros presupuestales de la presente vigencia de acuerdo con las partidas globales aprobadas en el presupuesto general de la universidad. Rectoría revisa la propuesta de Resolución y determina la aprobación, si necesita ajuste se devuelve al paso 1 de lo contrario continua con el procedimiento. 4.4) Resultados o productos de la actividad Propuesta de Resolución Resolución firmada o Devuelta 4.5) Códigos de registros y documentos asociados Número de resolución 4.6) Medio de archivo Físico 4.7) Código de carpeta en la que se archiva (código según la TRD) 4.8) Encargado de la actividad (responsables) Gerencia Administrativa y Financiera Coordinación Financiera y Físico N/A Rectoría 3 Incorporar presupuesto 4 Solicitar expedición de CDP Resolución aprobada por rectoría Sistema de Información Financiero con información desagregada del presupuesto Ingresar el presupuesto aprobado y desagregado para la vigencia en el Sistema de Información Financiero, para su respectiva ejecución. Hacer solicitud de CDP en el FORMATO DE SOLICITUD DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - CDP (F-4-5-1) Sistema de Información Financiero con información desagregada del presupuesto Formato de solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal - CDP (f ) diligenciado Formato de CDP Digital N/A Coordinación Financiera y Físico N/A Unidades misionales y de gestión

4 Página 4 de 14 5 Dar visto Bueno de acuerdo a lo planeado en el plan de desarrollo o planes operativos. Formato de solicitud de CDP diligenciado Si el tipo de solicitud es para proyectos de IN, continuar con el paso siguiente, si la solicitud de CDP es de FUNCIONAMIENTO continuar con el paso 6. Revisar que la solicitud está incluida dentro de las actividades estipuladas dentro de los planes de la UNAD (plan de desarrollo y planes operativos). Solicitud de CDP con visto bueno entregado a la GAF. Físico N/A Oficina Asesora de Planeación 6 Recibir solicitud de expedición de CDP Solicitud de CDP con visto bueno de la oficina de planeación si es por inversión, en el caso que sea por funcionamiento, el formato de CDP diligenciado correctamente. Si no es aprobado como proyecto de inversión se devuelve a la unidad (paso 4) y finaliza el proceso. Revisar que la solicitud se efectúe en el formato establecido, y este correctamente diligenciado con la firma del solicitante. Formato de solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal - CDP (f ) diligenciado Físico N/A Gerencia Administrativa y Financiera 7 Analizar y aprobar solicitud Formato de solicitud de CDP diligenciado Se analiza la solicitud y de ser necesario se hacen consultas a las diferentes unidades. Se verifica la existencia del saldo de apropiación, que el objeto del gasto corresponda al objeto de apropiación. Aprobación o devolución de la solicitud de CDP Físico N/A Gerencia Administrativa y Financiera Si es viable se autoriza la expedición del CDP y continua el paso siguiente, de lo contrario, se devuelve la

5 Página 5 de 14 solicitud a la unidad solicitante y finaliza el proceso. 8 Expedir el CDP Aprobación de la solicitud de CDP con la Firma de la Gerente Administrativa y Financiera Ingresar al Sistema financiero para registrar la información y expiden y firman el Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Posteriormente entrega CDP a gerencia administrativa y financiera. Registro de CDP entregado. Físico N/A Coordinación Financiera y 9 Informar y Entregar CDP a unidades solicitantes. 10 Ejecutar CDP aprobado. Certificado de Disponibilidad Presupuestal recibido por la Coordinación de Financiera y. Certificado de Disponibilidad Presupuestal aprobado Informar y entregar a las diferentes unidades los CDP expedidos, evidenciando la entrega mediante firma de recibido. Gestionar la ejecución del CDP y obtener el acto administrativo con el cual se evidencie la adquisición del producto, servicio o gasto. (Consultar condición general 1). Y continúa con el procedimiento. Registro de CDP entregado. Físico Serie Facilitativa Gerencia Administrativa y Financiera Acto administrativo Físico N/A Unidades misionales y de gestión 11 Recibir actos administrativos y Verificar información de tercero. (condición general 1) Viene de procedimientos aplicables: Contratos, Ordenes de servicio, órdenes de compra, resoluciones, convenios, facturas de servicios públicos y de impuestos, nóminas y Recibir actos administrativos (consultar condición general 1), verificando que tenga original o copia del CDP (la copia se recibe únicamente cuando un solo CDP afecta varios documentos). Verificar en el Sistema Financiero que este creado el tercero o el NIT de la empresa: Aprobación de la documentación o envío a contabilidad para creación de tercero. Físico N/A Coordinación Financiera y

6 Página 6 de Crear información de terceros 13 Elaborar registro presupuestal (CRP), aprobar, archivar copia y entregar a tesorería con Acto administrativo y soportes. planillas de seguridad social. Soportes adicionales dependiendo el tipo de acto administrativo. Recibir la documentación de la coordinación de Financiera y Presupuestó Documentación Completa a) Sí se encuentra creado continuar paso 13. b) No se encuentra creado, remitir al Grupo de Contabilidad con todos los soportes y formato de terceros para su creación y continúa con el procedimiento. Crear en el Sistema Financiero la información de terceros Ingresar al sistema Financiero y afectar la disponibilidad o CDP expedido, el cual produce el registro presupuestal y revisar que coincida el nombre con el registro, el valor y el objeto. Si existe alguna falencia se devuelve a la unidad que haya creado el acto administrativo para ajustes., de lo contrario, Sacar copia del documento, anexar copia del registro presupuestal, archivar los respectivos y entregar a grupo de Tesorería. (Continuar con procedimiento de desembolsospagos). FIN Información de terceros en el Sistema Financiero CRP, Actos administrativo y soportes entregados a Tesorería. Físico N/A Coordinación de Contabilidad Físico N/A Coordinación Financiera y

7 Página 7 de 14 MODIFICACION DE PRESUPUESTO Y ELABORACION DE INFORMES Nº 4.1) Actividad 1 Solicitar modificaciones al presupuesto de la vigencia y proponer resolución. 4.2) Insumos necesarios para la actividad Normatividad externa, ingreso de recursos, análisis de prioridades por parte del ordenador del gasto. 4.3) Descripción detallada de la actividad Efectuar análisis de la ejecución de los rubros en el transcurso de la vigencia y proponer modificaciones respectivas (traslados, adiciones, reducciones): 4.4) Resultados o productos de la actividad Propuesta de Acuerdo o Resolución según corresponda 4.5) Códigos de registros y documentos asociados Propuesta de Acuerdo y/o Resolución 4.6) Medio de archivo Físico 4.7) Código de carpeta en la que se archiva (código según la TRD) 4.8) Encargado de la actividad (responsables) a) Si corresponde al monto de las partidas aprobadas por el Consejo Superior, continuar con el procedimiento de planeación institucional. (P-DE-OPLAN-002). 2 Aprobación de la resolución Propuesta de Acuerdo y/o Resolución b) Si son modificaciones entre rubros sin modificar el monto aprobado por el Consejo Superior, se prepara el acto administrativo (resolución) ordenando la modificación del presupuesto. La Gerencia Administrativa y Financiera revisa la propuesta de Resolución y determina la aprobación si necesita ajuste se devuelve al paso anterior de lo contrario se envía a Rectoría y continua con el procedimiento. Aprobación de la Propuesta de Resolución Gerencia Administrativa y Financiera

8 Página 8 de Aprobar acto administrativo (resolución o acuerdo) Ingresar modificación al Sistema de Información Financiera Elaborar informes financieros presupuestales. Dar visto bueno a informe. Aprobar y firmar informe. 8 Enviar informe al Ministerio de Educación Nacional. 9 Efectuar cierre de la Vigencia Propuesta de Acuerdo o Resolución según corresponda Resolución o Acuerdo firmado Sistema de Información Financiero con información desagregada del presupuesto Informes de ejecución generados por el programa financiero Informes revisados y aprobados Informe aprobado y firmado por rector. Sistema de Información Financiero con Rectoría revisa la propuesta de Resolución y determina si necesita ajuste debe devolverse al paso anterior para ajustes, de lo contrario aprueba y firma el acto administrativo. Efectuar en el aplicativo las modificaciones autorizadas por Acuerdo o por Resolución. Elaborar mensualmente el informe de ejecución presupuestal, el cual se presenta a la Gerencia Administrativa y Financiera para su visto bueno. Para lo relacionado con UNAD Florida verificar condición general 1. Revisar informe de ejecución presupuestal y definir si el informe necesita ajuste se devuelve al paso anterior para su corrección, de lo contrario se da visto bueno continua en el paso siguiente. Revisar informe y si el informe necesita ajuste se devuelve al paso anterior para su corrección, de lo contrario se aprueba. Se envía informe al Ministerio de Educación Nacional y Oficina de Planeación. Efectuar cierre de la vigencia fiscal (en el mes de enero), constituir reservas Resolución o Acuerdo firmado o devuelta. Sistema de Información Financiero con información desagregada del presupuesto Informes de ejecución generados por el programa financiero Informes revisados y aprobados Informe aprobado y firmado por rector. Informe Enviado. Informe de Cierre Presupuestal y Ejecución Presupuest al Ejecución Presupuest al Mensual Estatuto Presupuest Rectoría Gerencia Administrativa Rectoría

9 Página 9 de Aprobar Informe de Constitución de Reservas Presupuestales. 11 Enviar informes al Ministerio de Educación Nacional Aprobar acto administrativo (resolución o acuerdo) Ingresar modificación al Sistema de Información Financiera Elaborar informes financieros presupuestales. información desagregada y detallada del presupuesto Informe de Cierre Presupuestal y resolución de constitución de reservas presupuestales. Informes firmados. Propuesta de Acuerdo o Resolución según corresponda Resolución o Acuerdo firmado Sistema de Información Financiero con información desagregada del presupuesto presupuestales, las cuales se ejecutaran en la siguiente vigencia. Y hacer Informe de Cierre Presupuestal y Constitución de Reservas Presupuestales. Aprobar y firmar el Informe de Constitución de Reservas Presupuestales. Si se necesita ajuste se devuelve al paso anterior, de lo contrario finaliza el proceso. Se envía informe al Ministerio de Educación Nacional. Rectoría revisa la propuesta de Resolución y determina si necesita ajuste debe devolverse al paso anterior para ajustes, de lo contrario aprueba y firma el acto administrativo. Efectuar en el aplicativo las modificaciones autorizadas por Acuerdo o por Resolución. Elaborar mensualmente el informe de ejecución presupuestal, el cual se presenta a la Gerencia Administrativa y Financiera para su visto bueno. Constitución de Reservas Presupuestales. Informe firmado. Informe Enviado. Resolución o Acuerdo firmado o devuelta. Sistema de Información Financiero con información desagregada del presupuesto Informes de ejecución generados por el programa financiero al y Ejecución Presupuest al Ejecución Presupuest al Rectoría. Rectoría

10 Página 10 de 14 5) Diagrama de Flujo del Procedimiento Gerencia Administrativa y Financiera Coordinación Financiera y Rectoría Unidades misionales y de gestión Oficina Asesora de planeación Coordinación de Contabilidad INICIO Elaborar propuesta de desagregación del General de la Universidad Aprobar la Resolución SI Necesita ajustes? NO Incorporar presupuesto Solicitar expedición de CDP Qué tipo de solicitud es? Funcionamiento Inversion Dar visto Bueno de acuerdo a lo planeado en el plan de desarrollo o planes operativos.

11 Página 11 de 14 SI Es Aprobado? NO Recibir solicitud de expedición de CDP Analizar y aprobar solicitud NO Es viable? SI Expedir el CDP Informar y Entregar CDP a unidades solicitantes. Ejecutar CDP aprobado Recibir actos administrativos y verificar información de tercero (condición general 1). SI Se encuentra creado el tercero? NO Crea en el sistema financiero la información de terceros.

12 Página 12 de 14 Elaborar registro presupuestal (CRP), aprobar, archivar copia y entregar a tesorería con Acto Administrativo y soportes. SI Necesita Ajustes? NO Entregar a Grupo de Tesorería CRP con Acto administrativo y soportes. Ver Procedimiento Desembolsos-Pagos FIN

13 Página 13 de 14

14 Página 14 de 14 6) Documentos de Referencia 6.1) Tipo de Documento 6.2) No. y Fecha de Aprobación 6.3) Nombre Decreto 115 de enero 15 de 1996 Por el cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de los presupuestos de las empresas industriales y comerciales del Estado y de las sociedades de economía mixta sujetas al régimen de aquéllas, dedicadas a actividades no financieras. Acuerdo 0002 del 29 de agosto de 2006 Por el cual se expide el Estatuto Presupuestal y Financiero de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD) Resolución CONCEPTO MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO 4707 de 30 de Diciembre de 2011 Por medio de la cual se modifica parcialmente la Resolución 0004 de enero de 2011 en donde se establece el Manual para el Manejo del de la UNAD en referencia a los recursos generados de los contratos y/o convenios interadministrativos Incorporación de recursos al presupuesto. 7) Modificaciones/actualizaciones 7.1) Versión 7.2) Fecha 7.3) Descripción resumida de la modificación/actualización 0 16/12/2013 Primera versión emitida 1 07/03/2014 Se incluye dentro del procedimiento el instructivo para la elaboración y seguimiento de la información financiera del proyecto UNAD florida y se anexa como una generalidad.

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