PROCEDIMIENTO REPORTES DE GASTOS (PR-IME-03)

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO REPORTES DE GASTOS ()

2 DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO. Emb. Patricia Espinosa Cantellano Secretaria. Lic. Julio Camarena Villaseñor Oficial Mayor. Ing. Luis Mariano Hermosillo Sosa Director General de Programación, Organización y Presupuesto. Sr. Cándido Morales Rosas Jefe de la Unidad del Instituto de los Mexicanos en el Emb. Carlos García de Alba Zepeda Director Ejecutivo del Instituto de los Mexicanos en el Lic. Mónica Pérez López Directora General Adjunta de Organización, Soporte Operativo y Contabilidad-DGPOP. Lic. Hilda Dávila Chávez Directora General Adjunta de Atención y Administración-IME. Lic. Berenice Bonilla Rojas Subdirectora de Organización-DGPOP. C. María de los Ángeles Ruíz Mejía Subdirectora de Procuración de Fondos-IME. Dictaminó: Lic. Horacio Balderas Valdés Enlace de Alta Responsabilidad-DGPOP. Junio de 2009 Versión 0.

3 Página: 2 de Propósito del procedimiento Llevar un control eficiente de gastos que se realizan con cargo a la Cuenta de procuración de fondos, los pagos que correspondan a los proyectos autorizados, manteniendo informado al patronato. 2. Alcance Este procedimiento aplica a todas las áreas del Instituto de los Mexicanos en el Exterior que tienen a su cargo proyectos. 3. Marco jurídico Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y su reglamento. Convenio Establecido con el FONCA para la Constitución del Fondo Especial de Apoyo al Programa para las Comunidades Mexicanas en el Extranjero ; Primer Convenio Modificatorio; Segundo Convenio Modificatorio y Tercer Convenio Modificatorio. Reglamento Interior de la Secretaría de Relaciones Exteriores. Normas internas en materia presupuestal que deberán observar los servidores públicos adscritos a las unidades administrativas y delegaciones de la Secretaría de Relaciones Exteriores. 4. Responsabilidades El Director General Adjunto de Atención y Administración, y el Subdirector de Procuración de Fondos son responsables de la elaboración y actualización del presente procedimiento. El Director Ejecutivo del Instituto de los Mexicanos en el Exterior es el responsable de la supervisión para la correcta aplicación del presente procedimiento.

4 Página: 3 de Definiciones Banamex: Banco en el que se tiene la cuenta del fondo especial para las Comunidades Mexicanas en el Extranjero. Patronato: Órgano Colegiado integrado por: El Subsecretario para América del Norte, el Oficial Mayor de la SRE, el Director General de Asuntos Jurídicos, el Director General de Programación Organización y Presupuesto y el Titular del Órgano de Control Interno, que tiene la obligación de reunirse por lo menos tres veces al año para aprobar proyectos, patrocinadores y ejercicio de recursos. Procuración de fondos: Obtención de recursos privados para ser aplicados en un proyecto especifico del Instituto de los Mexicanos en el Proveedores.- Empresas privadas que proveen de un bien o servicio al Instituto de los Mexicanos en el Exterior en la realización de sus proyectos. Proyectos.- Conjunto de actividades que tienen como propósito ampliar la capacidad de un sector social determinado, y que en el contexto de las prioridades nacionales definidas en la planeación, contribuye de una manera particularmente significativa para el logro de los objetivos y metas del programa correspondiente, dentro del marco de su propia estrategia. Unidad administrativa (UA): Cualquier unidad responsable u órgano administrativo desconcentrado, adscrito a la Secretaría de Relaciones Exteriores. DGAAA: Dirección General Adjunta de Atención y Administración. FONCA.- Fondo Nacional para la Cultura y las Artes. IME: Instituto de los Mexicanos en el SPF: Subdirección de Procuración de Fondos. SRE: Secretaría de Relaciones Exteriores.

5 Página: 4 de Método de trabajo 6.1. Políticas y lineamientos 1. El área que solicite el pago a proveedores, deberá presentar a la Subdirección de Procuración de Fondos la factura que ampare el gasto acompañada de una nota informativa firmada por el director del área encargada del proyecto. 2. La factura a pagar siempre deberá hacerse a nombre del Banamex. 3. El oficio dirigido a Banamex para la solicitud del cheque deberá ir firmado por el Titular del Instituto de los Mexicanos en el Exterior y el Director Ejecutivo del IME. 4. Los cheques se deberán expedir a nombre de la persona o empresa a la que corresponda el Registro Federal de Causantes de la factura. 5. La fecha de entrega del cheque corresponde únicamente al Banamex, por lo que no se podrá comprometer una fecha de entrega. 6. Es responsabilidad de cada área encargada de los proyectos, solicitar a los proveedores la factura que ampare el gasto a realizar a fin de que la Subdirección de Procuración de Fondos pueda solicitar la expedición de un cheque comprobando el gasto y sustentándolo. 7. La Subdirección de Procuración de Fondos debe mantener informado al Fondo Nacional para la Cultura y las Artes de cada uno de los gastos que se realizan y a que proyecto obedecen. 8. Las normas a que se refiere este procedimiento deberán ser modificadas en su momento de conformidad con lo publicado en el Diario Oficial de la Federación, y de acuerdo a las políticas dictadas por el Gobierno Federal.

6 6.2 Descripción de actividades Paso Responsable Actividad 1. Subdirección de Procuración de Fondos Página: 5 de 14 Recibe de Banamex, el estado mensual de la cuenta de Programa para las Comunidades Mexicanas en el Documento de trabajo (Clave) - Estado de cuenta mensual. 2. Captura en el formato de Conciliación Bancaria y en el formato de Ejercicio Anual, todos los ingresos y pagos que se realizaron durante el mes. 3. Revisa en el archivo de ejercicio anual, el concepto al que correspondan los pagos efectuados en el mes a reportar para su captura. 4. Coinciden los ingresos, egresos y el saldo inicial y final? - Conciliación Bancaria. - Ejercicio Anual. - Conciliación Bancaria. - Ejercicio Anual. No: Continúa en la actividad número 5. Sí: Continúa en la actividad número Verifica los gastos y pagos efectuados, así como ingresos y egresos que no se tenga en los registros, si es necesario solicita al banco la aclaración de ingresos y egresos de la cuenta de Procuración de Fondos. Continúa en la actividad número Captura en el formato de Reporte Trimestral los gastos realizados, una vez que se acumulan tres reportes mensuales. - Reporte 7. Entrega con oficio el Reporte Trimestral para su revisión y firma del Director Ejecutivo del IME. - Oficio. - Reporte 8. Director Ejecutivo del IME Recibe oficio y Reporte Trimestral para su revisión y firma. - Oficio. - Reporte 9. Está correcto el reporte trimestral? No: Continúa en la actividad número 10. Sí: Continúa en la actividad número 11.

7 Página: 6 de 14 Paso Responsable Actividad 10. Director Ejecutivo IME del Asienta modificaciones al Reporte Trimestral, y entrega a la Subdirección de Procuración de Fondos para su corrección. Regresa a la actividad número 3. Documento de trabajo (Clave) - Reporte 11. Firma Reporte Trimestral y entrega a la Subdirección de Procuración de Fondos para su registro y control. - Reporte 12. Subdirección de Procuración de Fondos Recibe Reporte Trimestral firmado y lo fotocopia, así como los tres estados mensuales correspondientes y se concentra en dos carpetas una en original y otra en copia. - Reporte 13. Entrega al área administrativa la carpeta original para su envío con oficio al Fondo Nacional para la Cultura y las Artes; y la carpeta en copia para su archivo y control. - Oficio. - Carpeta. 14. Captura en el formato de Ejercicio Anual al término de cada año, los ingresos y egresos por rubro mostrado saldo inicial y final del año. - Resumen Anual. 15. Entrega con oficio el Ejercicio Anual a la Dirección General Adjunta de Atención y Administración para su conocimiento. - Oficio. - Ejercicio Anual. 16. Dirección General Adjunta de Atención y Administración Recibe oficio y Ejercicio Anual, y entrega a la Dirección Ejecutiva del IME para su conocimiento. - Oficio. - Resumen Anual. Fin de procedimiento.

8 6.3 Diagrama de flujo (continúa) Página: 7 de 14 INICIO Recibir de Banamex, el estado mensual de la cuenta de Programa para las Comunidades Mexicanas en el Exterior. 1 -Estado de cuenta mensual. Capturar en el formato de Conciliación Bancaria y en formato de Ejercicio Anual todos los ingresos y pagos. 2 -Conciliación Bancaria. -Ejercicio Anual. Revisar en el archivo de ejercicio anual, el concepto al que correspondan los pagos efectuados. 3 -Conciliación Bancaria. -Ejercicio Anual. Coinciden los ingresos, egresos y el saldo inicial y final? 4 NO Verificar los gastos y pagos efectuados, así como ingresos y egresos que no se tenga en los registros. 5 Sí 6 Capturar en el formato de Reporte Trimestral los gastos realizados. 6 -Reporte Entregar oficio y Reporte Trimestral para su revisión y firma. 7 -Oficio. -Reporte 8

9 6.3 Diagrama de flujo (continúa) Página: 8 de 14 Recibir oficio y Reporte Trimestral para su revisión y firma. 8 -Oficio. -Reporte Está correcto el reporte trimestral? 9 NO Asentar modificaciones al Reporte Trimestral, y entregar a la Subdirección de Procuración de Fondos para su corrección. 10 -Reporte Sí 3 Firmar Reporte Trimestral y entregar a la SPF para su registro y control. 11 -Reporte Recibir Reporte Trimestral firmado y lo fotocopia, así como los tres estados mensuales correspondientes. 12 -Reporte Entregar al área administrativa la carpeta original y la carpeta en copia. 13 -Oficio. -Carpeta. Capturar en el formato de Ejercicio Anual al término de cada año, los ingresos y egresos. 14 -Reporte Anual. 15

10 6.3 Diagrama de flujo Página: 9 de 14 Entregar con oficio el Ejercicio Anual a la DGAAA para su conocimiento. 15 -Oficio. -Ejercicio Anual. Recibir oficio y Ejercicio Anual, y entregar a la Dirección Ejecutiva del IME para su conocimiento. 16 -Oficio. -Resumen Anual. FIN

11 Página: 10 de Formatos e Instructivos

12 Página: 11 de 14 Formato de Reporte de Gastos Mensual

13 Página: 12 de 14

14 Página: 13 de 14 Formato de Reporte Trimestral de Gastos

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