Manual Único de Procesos

Transcripción

1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO GENERAL INICIO/TÉRMINO Pagar al personal comisionado de la Secretaría los viáticos, El proceso inicia cuando los delegados administrativos mediante la gestión de la autorización del pago y la reciben de las áreas usuarias el formato de viáticos eventuales entrega del cheque. para que gestionen el pago correspondiente, y termina cuando se entrega el cheque a los servidores públicos comisionados. NORMATIVIDAD GENÉRICA Código Financiero del Estado de México y Municipios Reglamento Interior de la Secretaria de la Contraloría Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México del año que corresponda Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares Públicos del Poder Ejecutivo Estatal. Manual General de Organización de la Secretaria de la Contraloría Manual de Normas y Políticas para el Ejercicio, Registro, y Evaluación del Gasto Publico del Gobierno del Estado. Manual Único de Contabilidad FECHA DE EMISIÓN FECHA DE REVISÍÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG. 22 de octubre de Septiembre de 2013 Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yamín Arévalo Athié 1/7

2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. ACTIVIDAD DURACIÓN RESPONSABLE NORMATIVIDAD ESPECIFICA 1. Reciben de las unidades administrativas, los formatos de viáticos eventuales requisitados y proceden a: a) Verificar que los formatos de viáticos eventuales estén validados por el personal autorizado, si no es así recaba firmas faltantes. b) Requisitar y anexar formato único. c) Enviar los formatos de viáticos y el formato único al responsable de viáticos de la. 2. Recibe el formato único y los formatos de viáticos eventuales y procede a: a) Verificar que el formato único y los formatos de viáticos eventuales estén debidamente requisitados. En caso de errores devuelve los formatos de viáticos y el formato único a las áreas tramitadoras para su corrección. 1 a 8 días Delegados Administrativos De 0.5 a 3 días Responsable de Viáticos de la Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares Manual de Normas y Políticas para el Ejercicio, Registro, y Evaluación del Gasto Publico del Gobierno del Estado. INSTRUMENTOS formas, registros de control Formato de Pago de Viático Eventual. Formato Único para la Solicitud de Comprometido y Pago de Programas Federales y Estatales. b) Sumar los formatos de viáticos eventuales y verificar que estos totalicen el mismo importe requisitado en el formato único. c) Verificar en el Sistema de Presupuesto de la Secretaría de la Contraloría, que exista suficiencia presupuestal y que el recurso este comprometido. FECHA DE EMISIÓN FECHA DE REVISÍÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG. 22 de octubre de Septiembre de 2013 Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yamín Arévalo Athié 2/7

3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. ACTIVIDAD DURACIÓN RESPONSABLE NORMATIVIDAD ESPECIFICA d) Elaborar, carátula de solicitud de reembolso de fondo fijo de caja y anexa los formatos de viáticos y el formato único, para revisión y firma del Subdirector de. INSTRUMENTOS formas, registros de control 3. Recibe, carátula de solicitud de reembolso de fondo fijo de caja, los formatos de viáticos y el formato único, los revisa, firma y turna todos los documentos al Coordinador de. En caso de errores se devuelven los documentos a las áreas tramitadoras para su corrección. De 0.25 a 0.5 días Subdirector de Manual de Normas y Políticas para el Ejercicio, Registro, y Evaluación del Gasto Publico del Gobierno del Estado. FECHA DE EMISIÓN FECHA DE REVISÍÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG. 22 de octubre de Septiembre de 2013 Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yamín Arévalo Athié 3/7

4 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. ACTIVIDAD DURACIÓN RESPONSABLE NORMATIVIDAD ESPECIFICA 4. Recibe, carátula de solicitud de reembolso de fondo fijo de caja, los formatos de viáticos y el formato único, los revisa y procede a: a) Firmar cada uno de los formatos de viáticos b) Regresa todos los documentos y el oficio firmado a la. De 0.5 a 1.25 días Coordinador de Manual de Normas y Políticas para el Ejercicio, Registro, y Evaluación del Gasto Publico del Gobierno del Estado. INSTRUMENTOS formas, registros de control 5. Recibe, carátula de solicitud de reembolso de fondo fijo de caja, los formatos de viáticos y el formato único, los revisa que se encuentren todos firmados y envía al responsable de viáticos día Subdirector de 6. Envía, a tramite de la Dirección General de Tesorería la carátula de solicitud de reembolso de fondo fijo de caja, una ves que se tiene la liberación se Registra en el control de seguimiento y turna al áreas contable para elaboración de la póliza cheque día Responsable de Viáticos de la FECHA DE EMISIÓN FECHA DE REVISÍÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG. 22 de octubre de Septiembre de 2013 Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yamín Arévalo Athié 4/7

5 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. ACTIVIDAD DURACIÓN RESPONSABLE NORMATIVIDAD ESPECIFICA 7. Recibe los formatos de viáticos firmados y el formato único y procede a: a) Capturar los movimientos contables y presupuéstales en el Sistema PROGRESS de la Contaduría General Gubernamental. b) Imprimir póliza cheque c) Someter a firma del Subdirector de la póliza cheque y la acompaña con los formatos de viáticos. De 1 día a 4 días Responsable de contabilidad de la Manual Único de Contabilidad INSTRUMENTOS formas, registros de control Sistema PROGRESS/ cheque 8. Recibe póliza cheque y los formatos de viáticos, revisa, verifica y firma el cheque, somete el cheque a firma del Coordinador de de día Subdirector de Manual Único de Contabilidad Cheque validado 9. Recibe la póliza cheque con los formatos de viáticos, revisa, firma el cheque y devuelve a la de día Coordinador de administración Manual Único de Contabilidad Cheque firmado mancomunadame nte FECHA DE EMISIÓN FECHA DE REVISÍÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG. 22 de octubre de Septiembre de 2013 Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yamín Arévalo Athié 5/7

6 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. ACTIVIDAD DURACIÓN RESPONSABLE NORMATIVIDAD ESPECIFICA 10. Recibe la póliza cheque con los formatos de viáticos, verifica que se encuentren todas las firmas en los cheques y envía al responsable de contabilidad para que proceda a entregar el cheque de día INSTRUMENTOS formas, registros de control 11. Recibe póliza cheque con los formatos de viáticos y procede a llamar a los beneficiarios para su entrega. 12. Entrega cheque al beneficiario, previa identificación y firma de recibido. 13. Una vez que se paga el cheque realiza las siguientes actividades: a) Coloca el sello de pagado a los formatos de viáticos originales b) Anota en los formatos de viáticos el número de cheque, fecha y cuenta bancaria con los que fueron pagados. c) Fotocopia la documentación y archiva como respaldo de la póliza. d) Entrega los formatos de viáticos de día Responsable de la contabilidad de la El beneficiario acude entre 1 a 10 días este tiempo no se contabiliza 1 día este no se contabiliza debido que se realiza después del pago Responsable de la contabilidad de la Responsable de la contabilidad de la Manual Único de Contabilidad Manual Único de Contabilidad Cheque FECHA DE EMISIÓN FECHA DE REVISÍÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG. 22 de octubre de Septiembre de 2013 Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yamín Arévalo Athié 6/7

7 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. ACTIVIDAD DURACIÓN RESPONSABLE NORMATIVIDAD ESPECIFICA eventuales originales al área de viáticos para la comprobación correspondiente. INSTRUMENTOS formas, registros de control Total de tiempo: Mínimo 4.25 días Máximo 19 días NOTA: EL TIEMPO MÍNIMO Y MÁXIMO REPRESENTA EL PROMEDIO PARA LA EMISIÓN DE CHEQUES PARA PAGO DE VIÁTICOS AL MES. FECHA DE EMISIÓN FECHA DE REVISÍÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG. 22 de octubre de Septiembre de 2013 Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yamín Arévalo Athié 7/7

8 Delegados administrativos y Departamento de Recursos Materiales INICIO 1 Reciben de las unidades administrativas, los formatos de viáticos eventuales requisitados y proceden a: a) Verificar que los formatos de viáticos eventuales estén validados por el personal autorizado, si no es así recaba firmas faltantes. Continúa Responsable de viáticos de la 2 Recibe el formato único y los formatos de viáticos eventuales y procede a: a) Verificar que el formato único y los formatos de viáticos eventuales estén debidamente requisitados. En caso de errores devuelve los formatos de viáticos y el formato único a las áreas tramitadoras corrección. para su b) Sumar los formatos de viáticos eventuales y verificar que estos totalicen el mismo importe requisitado en el formato único. Continúa 3 Recibe, carátula de solicitud de reembolso de fondo fijo de caja, los formatos de viáticos y el formato único, los revisa, firma y turna todos los documentos al Coordinador de. En caso de errores se devuelven los documentos a las áreas tramitadoras para su corrección. 4 Recibe, carátula de solicitud de reembolso de fondo fijo de caja, los formatos de viáticos y el formato único, los revisa y procede a: a) Firmar cada uno de los formatos de viáticos b) Regresar todos los documentos firmado a la. Responsable contabilidad 22 de octubre de octubre de 2013 Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yamín Arévalo Athié 1/8

9 Delegados administrativos y Departamento de Recursos Materiales Responsable de viáticos de la Responsable contabilidad b) Requisitar y anexar formato único. c) Enviar los formatos de viáticos y el formato único al responsable de viáticos de la. c) Verificar en el Sistema de Presupuesto de la Secretaría de la Contraloría, que exista suficiencia presupuestal y que el recurso este comprometido. d) Elaborar carátula de solicitud de reembolso de fondo fijo de caja y anexa los formatos de viáticos y el formato único, para revisión y firma del Subdirector de. 22 de octubre de octubre de 2013 Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yamín Arévalo Athié 2/8

10 Delegados administrativos y Departamento de Recursos Materiales Responsable de viáticos de la Responsable contabilidad 6 Envía, a trámite de la Dirección Gral. de Tesorería la carátula de solicitud de reembolso de fondo fijo de caja, una ves que se tiene la liberación se Registra en el control de seguimiento y turna al área contable para elaboración de la póliza cheque. 5 Recibe, carátula de solicitud de reembolso de fondo fijo de caja, los formatos de viáticos y el formato único, los revisa que se encuentren todos firmados y envía al responsable de viáticos. 22 de octubre de octubre de 2013 Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yamín Arévalo Athié 3/8

11 Delegados administrativos y Departamento de Recursos Materiales Responsable de viáticos de la Responsable contabilidad 8 Recibe póliza cheque y los formatos de viáticos, revisa, verifica y firma el cheque, somete el cheque a firma del Coordinador de. 7 Recibe los formatos de viáticos firmados y el formato único y procede a: a) Capturar los movimientos contables y presupuéstales en el Sistema PROGRES de la Contaduría General Gubernamental. b) Imprimir póliza cheque Continúa 22 de octubre de octubre de 2013 Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yamín Arévalo Athié 4/8

12 Delegados administrativos y Departamento de Recursos Materiales Responsable de viáticos de la Responsable contabilidad c) Someter a firma del Subdirector de la póliza cheque y la acompaña con los formatos de viáticos. 22 de octubre de octubre de 2013 Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yamín Arévalo Athié 5/8

13 Delegados administrativos y Departamento de Recursos Materiales Responsable de viáticos de la Responsable contabilidad 10 Recibe la póliza cheque con los formatos de viáticos, verifica que se encuentren todas las firmas en los cheques y envía al responsable de contabilidad para que proceda a entregar el cheque. y. 9 Recibe la póliza cheque con formatos los de viáticos, revisa, firma el cheque y devuelve a la. 11 Recibe póliza cheque con los formatos de viáticos y procede a llamar a los beneficiarios para su entrega. 12 Entrega cheque al beneficiario, previa identificación y firma de recibido. 22 de octubre de octubre de 2013 Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yamín Arévalo Athié 6/8

14 Delegados administrativos y Departamento de Recursos Materiales Responsable de viáticos de la Responsable contabilidad 13 Una vez que se paga el cheque realiza las siguientes actividades: a) Coloca el sello de pagado a los formatos de viáticos originales b) Anota en los formatos de viáticos el número de cheque, fecha y cuenta bancaria con los que fueron pagados. Continúa 22 de octubre de octubre de 2013 Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yamín Arévalo Athié 7/8

15 Delegados administrativos y Departamento de Recursos Materiales Responsable de viáticos de la Responsable contabilidad c) Fotocopia la documentación y archiva como respaldo de la póliza. FIN 22 de octubre de octubre de 2013 Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yamín Arévalo Athié 8/8